74檔案管理制度(doc)
74檔案管理制度 一.總則 1. 為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。 二.公司檔案范圍 公司建檔范圍確立為： 1. 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料 ； 2. 公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料； 3. 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料； 4. 勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； 5. 經(jīng)營管理方面的文件材料； 6. 生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料； 7. 產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 8. 儀器、設(shè)備方面的文件材料； 9. 基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料； 10. 科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 11. 教育培訓(xùn)方面的文件材料； 12. 信息、情報方面的文件材料； 13. 黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 14. 其他具有利用和保存價值的文件材料。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記 錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。 公司檔案還包括聲像資料： 1. 照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成 ； 2. 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明； 3. 錄音檔案：唱片、錄音帶； 4. 錄像檔案：政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動。 三.公司檔案管理體制 1. 公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案 的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配 備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。 2. 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷 和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 3. 公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫 不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。 四.檔案管理工作 (一).檔案材料的收集： 1. 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限； 2. 對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 3. 及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。 (二).檔案的歸檔、立卷與管理。 1. 區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2. 分類。依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。 3. 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。 4. 案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件 請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。 5. 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過 寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。 6. 對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次 序排列和存放。 7. 每年對檔案進行一次清理： 1. 清除不必要保存的材料； 2. 對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。 (三).檔案的保管： 1. 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2. 公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案； 3. 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光 等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。 (四).檔案的鑒定： 1. 從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 2. 確定各類檔案的中管期限表。其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。 (五).檔案的銷毀： 1. 對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 2. 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀； 3. 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。 1. 公司終止、解散時，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。 2. 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 (六).檔案借閱、利用工作 1. 凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng) 導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱 2. 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手 續(xù)。 3. 借閱期限不得超過--星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借 手續(xù)。 4. 借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽 取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告 主管領(lǐng)導(dǎo)。 5. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離 檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 6. 公司內(nèi)檔案利用的方式有： 1).提供檔案原件； 2).提供檔案復(fù)印件； 3).提供文獻索引資料。 7.檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策 信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。 8.檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。 9.依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。 10.政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。 五.附則 1. 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。 2. 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
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