東磁ERP_SAP實(shí)施方案
東磁集團(tuán)有限公司 ERP/SAP項(xiàng)目調(diào)查報(bào)告 會(huì)計(jì) 前 言 SAP系統(tǒng)的實(shí)施是對(duì)企業(yè)所有資源的一種整合，在項(xiàng)目實(shí)施之前，SAP系統(tǒng)實(shí)施顧問對(duì)企 業(yè)現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程的了解是完全必要的。因此自2002/05/22 日起，按東磁集團(tuán)ERP-SAP 項(xiàng)目組相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的要求，源景科技公司的顧問對(duì)東磁集團(tuán)財(cái)務(wù)總部、東磁股份有限公司 、東磁進(jìn)出口有限公司等單位的財(cái)務(wù)部進(jìn)行了調(diào)研。此次調(diào)研工作，得到了東磁集團(tuán)領(lǐng) 導(dǎo)和東磁股份、東磁進(jìn)出口等公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，通過調(diào)研，我們就東磁信息化建設(shè) 項(xiàng)目的進(jìn)行有了具體的規(guī)劃意見和建議。現(xiàn)就調(diào)研的相關(guān)內(nèi)容匯報(bào)如下： |受訪單位/部門 |受訪人/職位/通訊方式 |時(shí)間 |主 題 | |東磁集團(tuán)信息中心|李明主任 |2002/05/2|東磁集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)簡介 | | | |2 |各公司現(xiàn)使用系統(tǒng)介紹 | | | |(周三下午|東磁信息化建設(shè)初步規(guī)劃 | | | |) | | |東磁集團(tuán)財(cái)務(wù)總部|任總監(jiān)（總經(jīng)理助理） |2002/05/2|東磁集團(tuán)財(cái)務(wù)總部業(yè)務(wù)概況| | | |3 |東磁集團(tuán)組織結(jié)構(gòu) | | | |(周四上午| | | | |) | | |東磁集團(tuán)財(cái)務(wù)總部|栗先生（主辦會(huì)計(jì)） |2002/05/2|東磁集團(tuán)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)概況 | | | |4 |東磁股份財(cái)務(wù)處理流程 | | | |(周四下午| | | | |) | | |東磁進(jìn)出口公司 |張副總（進(jìn)出口公司） |2002/05/2|進(jìn)出口公司財(cái)務(wù)處理流程 | | |何部長（財(cái)務(wù)部） |5 |東磁集團(tuán)公司財(cái)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)| | | |(周五上午| | | | |) | | 現(xiàn) 狀 東磁集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)如下圖所示： 　　　　　　　　　　　東磁集團(tuán) 1. 總部為各管理職能部門，管理企業(yè)的人、財(cái)和物。并設(shè)有監(jiān)督職能的審計(jì)部、總經(jīng)辦等 部門； 2. 財(cái)務(wù)為集團(tuán)管理，各子公司的財(cái)務(wù)人員均為集團(tuán)會(huì)計(jì)部委派，直屬集團(tuán)會(huì)計(jì)部管理； 3. 集團(tuán)會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)包括對(duì)外收付款、銀行業(yè)務(wù)、集團(tuán)各部門費(fèi)用的收集及分?jǐn)?，資金劃撥 ； 4. 集團(tuán)各部門的日常管理費(fèi)用，分?jǐn)偟礁髯庸?，分?jǐn)偟臉?biāo)準(zhǔn)是人工數(shù)、產(chǎn)量等； 5.　東磁股份有限公司擬于在香港上市 6.　公司從95年開始使用安易財(cái)務(wù)軟件，其中應(yīng)收明細(xì)帳在安易的總帳功能模塊中進(jìn)行 ，總帳和應(yīng)付往來明細(xì)帳也用安易的總帳功能模塊，但應(yīng)收和總帳是分離的，在月末 的時(shí)候，應(yīng)收明細(xì)帳匯總成一張憑證，再輸入到總帳會(huì)計(jì)中。安易軟件有13個(gè)會(huì)計(jì)期 間。 7.　總部目前固定資產(chǎn)以計(jì)算機(jī)、辦公用具，車輛等，安易軟件有固定資產(chǎn)管理模塊， 現(xiàn)用直線法自動(dòng)記提折舊，但安易的固定資產(chǎn)管理和總長會(huì)計(jì)分離，需要在月末的時(shí) 候匯總安易自動(dòng)記提的折舊數(shù)據(jù)，再手動(dòng)地將這張憑證輸入到總長會(huì)計(jì)中。 8.　總部與分公司使用同一套會(huì)計(jì)科目表，一級(jí)編碼相同，二級(jí)以上的編碼不做集中管 理，各分公司單獨(dú)管理。 9.　以人民幣為記帳本位幣；集團(tuán)內(nèi)有較多的關(guān)聯(lián)交易。 10. 合并財(cái)務(wù)報(bào)表是總部每月很重要的一項(xiàng)工作，每月分公司在月末進(jìn)行結(jié)帳，次月5號(hào)各 分公司將會(huì)計(jì)報(bào)表上交集團(tuán)會(huì)計(jì)部，集團(tuán)會(huì)計(jì)部在6號(hào)進(jìn)行簡單的加總合并，7號(hào)出總 集團(tuán)合并報(bào)表；外部報(bào)表以一級(jí)科目出具，對(duì)象有財(cái)稅、銀行等機(jī)構(gòu)。每月還須上報(bào) 上級(jí)部門（如控股母公司——橫店集團(tuán)）20多個(gè)報(bào)表。 11. 主要是對(duì)關(guān)聯(lián)交易、權(quán)益等的合并，集團(tuán)提供標(biāo)準(zhǔn)EXCEL表下發(fā)各分公司，分公司填完 后送回集團(tuán)，集團(tuán)根據(jù)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行手工的合并。利潤因?yàn)槭呛怂愕讲块T的，用 部門加總不會(huì)產(chǎn)生虛增的情況。 12. 固定資產(chǎn)分公司獨(dú)立管理，但是集團(tuán)有統(tǒng)一編號(hào)，固定資產(chǎn)有臺(tái)帳，在起用固定資產(chǎn) 的時(shí)候會(huì)有固定資產(chǎn)卡片。1年做1次以上的全盤，集團(tuán)內(nèi)部之間有租賃業(yè)務(wù)，并且有 自制的固定資產(chǎn)，和外部的租賃業(yè)務(wù)很少發(fā)生。 13. 目前集團(tuán)沒有預(yù)算機(jī)制，希望SAP系統(tǒng)中有預(yù)算功能。目前只是在年終的時(shí)候給各分公 司下利潤指標(biāo)。 14. 目前存在疑問的是：SAP中會(huì)計(jì)科目的結(jié)構(gòu)是什么樣的，能否靈活地對(duì)較低級(jí)的會(huì)計(jì)科 目進(jìn)行設(shè)置？SAP對(duì)稅務(wù)成本的控制有何優(yōu)點(diǎn)？SAP的售后服務(wù)方面提供怎樣的保障？ 15. 集團(tuán)的資金部負(fù)責(zé)整個(gè)集團(tuán)的融資工作，直接和銀行、上級(jí)主管部門等機(jī)構(gòu)溝通，進(jìn) 行集團(tuán)的借貸款工作； 16. 集團(tuán)的審計(jì)部起事前幫助和事后審計(jì)的作用，如：市場情報(bào)系統(tǒng)（了解市場信息）、 價(jià)格（供/銷）審核、合同審核、財(cái)務(wù)審核（票證領(lǐng)用）、法律訴訟、企業(yè)內(nèi)部管理 （全質(zhì)辦、ISO9000等認(rèn)證體系）； 二.　東磁股份有限公司 1. 組織結(jié)構(gòu)： 2. 東磁股份有限公司擬在香港上市，組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)確定，并且進(jìn)行了大部分的上市準(zhǔn)備工 作。公司有永磁、軟磁、電池和磁材4個(gè)事業(yè)部，每個(gè)事業(yè)部各有銷供產(chǎn)職能部門，本 次信息化建設(shè)，第一階段僅考慮軟磁事業(yè)部；財(cái)務(wù)科為職員為集團(tuán)會(huì)計(jì)部委派的人員 。 3. 軟磁的產(chǎn)品由經(jīng)營部銷售，大部分通過進(jìn)出口公司出口到國外，也有一部分為國內(nèi)銷售 ； 4. 應(yīng)收帳款的業(yè)務(wù)流程： 5. 出庫單中有一聯(lián)交財(cái)務(wù)人員保管，在開立稅務(wù)發(fā)票后，由財(cái)務(wù)人員做應(yīng)收的憑證。產(chǎn)成 品有一個(gè)單獨(dú)的管理者管理成品的收發(fā)存臺(tái)帳，該臺(tái)帳和倉庫人員的臺(tái)帳進(jìn)行核對(duì)。 6. 輸入了應(yīng)收憑證之后，月末匯總出應(yīng)收往來帳報(bào)表，但是，沒有進(jìn)行帳齡分析和信用額 度管理。貨款回籠回到集團(tuán)總部，再確認(rèn)是哪個(gè)分公司的，在月末的時(shí)候集團(tuán)總部一 次性地劃還給分公司，資金集團(tuán)管理，但在帳上集團(tuán)和分公司是分開的。分公司有支 出性的資金帳號(hào)。 7. 帳齡需要另外整理，才能給出比較粗的帳齡分析報(bào)表。應(yīng)收帳款逾齡的情況很多，因?yàn)?沒有很好的清帳機(jī)制和應(yīng)收帳款的管理軟件，無法精確地進(jìn)行清帳，所以帳齡的數(shù)據(jù) 不準(zhǔn)確。而且對(duì)收款條件的執(zhí)行也不是很嚴(yán)格。 8. 應(yīng)收帳款對(duì)帳流程： 9. 對(duì)駐外的成品倉，往往因?yàn)槭瞻l(fā)存的數(shù)據(jù)不及時(shí)，給應(yīng)收帳款的管理帶來麻煩。 10. 對(duì)贈(zèng)品，一般以禮品的方式，通過贈(zèng)送部門領(lǐng)用，作為部門的費(fèi)用。 11. 退貨時(shí)經(jīng)常無法確定是對(duì)哪個(gè)訂單的退貨，也無法確定是所退貨是從哪出貨的。 12. 銷售的稅務(wù)發(fā)票用金穗軟件（財(cái)稅部門規(guī)定）開立。應(yīng)收明細(xì)帳用安易軟件管理。 13. 應(yīng)付帳款產(chǎn)生的流程： 14. 各分公司負(fù)責(zé)自己的采購，目前沒有集團(tuán)采購。入庫后，檢驗(yàn)部門在驗(yàn)收單上注明檢 驗(yàn)結(jié)果，有特采的處理方式。 15. 關(guān)聯(lián)公司之間的調(diào)撥，按發(fā)出公司的價(jià)格計(jì)價(jià)。對(duì)外采購一般都是90天付款，付款很 及時(shí)。 16. 辦公用品一部分是辦公室主任采購，直接報(bào)費(fèi)用。 17. 公司有1000多供應(yīng)商，和供應(yīng)商之間一般不對(duì)帳，如某供應(yīng)商發(fā)生的差異過大時(shí)，才 可能對(duì)帳，公司僅提供明晰清單，由對(duì)方核對(duì)。 18. 付款時(shí)先列一個(gè)審批總額報(bào)表給集團(tuán)，集團(tuán)將總額轉(zhuǎn)入分公司帳戶，分公司在給供應(yīng) 商付款，對(duì)既是客戶又是供應(yīng)商的，很少會(huì)對(duì)沖的。付款的方式主要有：現(xiàn)金支票、 以貨抵帳（年底一次）、轉(zhuǎn)帳支票、匯票、電匯等。 19. 軟磁會(huì)計(jì)部的出納負(fù)責(zé)現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳。沒有做現(xiàn)金預(yù)測，在入憑證時(shí)，對(duì) 現(xiàn)金憑證和銀行憑證做特殊標(biāo)記，以作為產(chǎn)生現(xiàn)金流量表的原始依據(jù)。 20. 軟磁沒有外匯業(yè)務(wù)，供應(yīng)商和客戶的資料會(huì)計(jì)部門不參與管理。 21. 一般期間費(fèi)用的報(bào)銷流程： 22. 固定資產(chǎn)的取得流程： 23. 按大類對(duì)固定資產(chǎn)分類，從而確定使用時(shí)間，折舊費(fèi)分部門，公司間轉(zhuǎn)移有單據(jù)，移 動(dòng)流程： 清理流程： 24. 為上市做準(zhǔn)備，對(duì)固定資產(chǎn)已經(jīng)作過全面的評(píng)估，對(duì)折舊期間也進(jìn)行了重新的確認(rèn)， 在建工程中利息不追加，在建的時(shí)間不長，結(jié)算時(shí)全部資本化，不轉(zhuǎn)費(fèi)用，大修的情 況較少，不延長折舊期間。 25. 存在帳實(shí)不符的情況，主要是帳上漏管的情況。 26. 軟磁有較多的存貨，對(duì)積壓的存貨，年末一次性（十一月）處理； 27. 管理部門不考核業(yè)績，只對(duì)生產(chǎn)部門進(jìn)行考核，用制造成本和產(chǎn)出進(jìn)行比較。期間費(fèi) 用沒有分部門核算，只分項(xiàng)目核算，目前沒有預(yù)算。每月月末依工人數(shù)、資產(chǎn)額等用 手工的方式分?jǐn)偟街圃觳块T。 28. 料一次性投入。領(lǐng)用物料時(shí)，直接歸部門核算，不分產(chǎn)品。用FIFO的計(jì)價(jià)方式，材料 管理有軟件進(jìn)行。月末出部門領(lǐng)用金額報(bào)表，手工做物料成本憑證，物料的采購單價(jià) 變化不大，沒有目標(biāo)成本，也沒有標(biāo)準(zhǔn)成本，物料在產(chǎn)品成本中約占60%左右。產(chǎn)成品 出庫用全月一次加權(quán)平均計(jì)價(jià)。入庫用實(shí)際成本。成本在月末一次性結(jié)算，平時(shí)的出 入庫只有數(shù)量，沒有金額，在月末一次性計(jì)算金額。 29. 成本項(xiàng)目分為料工費(fèi)，不能細(xì)分到產(chǎn)品品種，只能按一定的標(biāo)準(zhǔn)（約當(dāng)系數(shù)）分到產(chǎn) 品，希望用標(biāo)準(zhǔn)成本。 30. WIP按月末在產(chǎn)品，盤點(diǎn)資料（統(tǒng)計(jì)科盤點(diǎn)在產(chǎn)品數(shù)量），盤出每道工序的量，按約當(dāng) 產(chǎn)量進(jìn)行分配WIP和產(chǎn)成品成本。約當(dāng)系數(shù)對(duì)所有產(chǎn)品一樣，月末在產(chǎn)品不多，較穩(wěn)定 。 31. 沒有利潤中心、沒有獲利分析，內(nèi)部訂單沒有，但是都很需要。 32. 模具單獨(dú)有倉庫，部門領(lǐng)用按出租收取租賃費(fèi)，用完后，歸還到模具倉。模具的使用 時(shí)間很長，按期間費(fèi)用核算，軟磁的模具按固定資產(chǎn)。 33. 軟磁會(huì)計(jì)主要問題：材料會(huì)計(jì)工作量大，物料部門和財(cái)務(wù)部門重復(fù)工作，沒有分產(chǎn)品 的成本核算，沒有預(yù)算及預(yù)算管理，無法在系統(tǒng)上進(jìn)行量本利的分析。希望起用標(biāo)準(zhǔn) 成本核算，并對(duì)部門進(jìn)行成本管理和預(yù)算控制。 三.　進(jìn)出口公司 1. 組織結(jié)構(gòu)： 2. 進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程： 進(jìn)口： 出口： 3. 進(jìn)出口公司是一個(gè)獨(dú)立的法人公司，除了替集團(tuán)內(nèi)部的公司進(jìn)行進(jìn)出口業(yè)務(wù)，也有小部 分的代客戶代理進(jìn)出口物品。 4. 適用貿(mào)易公司的會(huì)計(jì)制度，主要是對(duì)應(yīng)收帳款和費(fèi)用的管理。 5. 分公司和進(jìn)出口公司之間是實(shí)際的買賣交易關(guān)系，但是，賣給進(jìn)出口公司的價(jià)格和客戶 的價(jià)格一樣，經(jīng)過進(jìn)出口公司不會(huì)產(chǎn)生價(jià)差。進(jìn)出口公司的利潤主要來自出口退稅。 進(jìn)出口公司有權(quán)利改變價(jià)格，但是產(chǎn)生的差額由出貨公司承擔(dān)。 6. 進(jìn)出口公司沒有自己的庫存，是典型的貿(mào)易公司業(yè)務(wù)，所以在財(cái)務(wù)上也有很強(qiáng)的貿(mào)易公 司性質(zhì)。 7. 用人民幣為本位幣，主要的業(yè)務(wù)外幣有美圓、歐圓、港幣等，在進(jìn)出口公司內(nèi)將外幣兌 換成人民幣，再和集團(tuán)內(nèi)部公司結(jié)算，匯率一般以月末的匯率為依據(jù)，一個(gè)月變動(dòng)一 次。 8. 有寄售品，倉庫委托別人管理。寄售只有在實(shí)現(xiàn)銷售后才和出貨公司結(jié)算。 9. 結(jié)算方式主要有LC和TT，TT較多，應(yīng)收款進(jìn)出口公司負(fù)責(zé)，有帳齡分析。有簡單的信用 額度管理，有很少的分期收款，沒有現(xiàn)金折扣。 10. 進(jìn)出口公司進(jìn)行獨(dú)立的成本核算，起成本主要是期間費(fèi)用，如電話費(fèi)、展費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、 保險(xiǎn)費(fèi)和銷售費(fèi)用等。 11. 外匯結(jié)轉(zhuǎn)采用逐筆結(jié)轉(zhuǎn)的方式進(jìn)行，月末一次性結(jié)算匯兌損益，匯兌損益由出貨公司 承擔(dān)。 12. 應(yīng)收帳款分客戶、業(yè)務(wù)員、發(fā)貨部門、商品代碼、回籠期間、收匯時(shí)間等進(jìn)行分析， 在收款清帳時(shí)按金額采用逐筆核銷的方式單筆進(jìn)行， 13. 進(jìn)出口公司現(xiàn)使用4個(gè)系統(tǒng)，宏橋——應(yīng)收帳款的管理（含清帳），安易帳務(wù)系統(tǒng)，國家 出口退稅系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)。對(duì)應(yīng)收帳款的管理是重點(diǎn)，但目前的系統(tǒng)打印很不方 便，要先導(dǎo)入Excel，再打印，對(duì)應(yīng)收的核銷（清帳）功能不完善。 14. 主要問題點(diǎn)有：沒有預(yù)測和預(yù)算管理（目前是收付實(shí)現(xiàn)制），銷售分析不全面，清帳 功能沒有，對(duì)帳齡分析有待加深； 改 善 從調(diào)研的結(jié)果，可以看到，東磁集團(tuán)的信息化建設(shè)在財(cái)務(wù)方面有以下幾個(gè)方面有待加強(qiáng) ： 1. 免重復(fù)工作，提高效率。 正如我們所看到的一樣，目前，在采購、銷售和財(cái)務(wù)部門有一些工作是重復(fù)的，不但 浪費(fèi)了人力物力，也降低了效率，增加了出錯(cuò)的幾率。例如，成品倉出庫之后，對(duì)客 戶產(chǎn)生應(yīng)收帳款，目前，需要有應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)臺(tái)帳和產(chǎn)成品管理臺(tái)帳兩邊同時(shí)進(jìn)行跟 進(jìn)，再結(jié)合成品倉三個(gè)部門進(jìn)行帳務(wù)核對(duì)。在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的前提下，卻無形中給成 品倉增加了工作量，因?yàn)樾枰獙?duì)兩個(gè)臺(tái)帳提供數(shù)據(jù)，而且，人工的數(shù)據(jù)傳遞比較容易 出現(xiàn)錯(cuò)漏。在系統(tǒng)實(shí)施后，倉庫管理、銷售管理、財(cái)務(wù)管理變成了一個(gè)無機(jī)的整體， 牽一發(fā)而動(dòng)相關(guān)，只要成品倉一出貨，在財(cái)務(wù)上，將自動(dòng)地產(chǎn)生相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。原 來需要三方合作的工作，現(xiàn)在變成一方的簡單動(dòng)作。數(shù)據(jù)自動(dòng)傳遞，成倍地增加了效 率，使物料帳和財(cái)務(wù)...
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