倉庫管理制度框架
ZX4-1 ***有限責任公司 倉 庫 管 理 制 度 框 架 ***有限責任公司 倉 庫 管 理 制 度 目 錄 1. 倉庫管理制度 1. 采購入庫管理 2. 銷售出庫管理 3. 企業(yè)產品推廣部銷售管理 4. 緊急放行管理 5. 商品贈送管理 6. 內部調撥管理 7. 內部領用管理 8. 物資借用管理 9. 維修、更換、退貨和返修管理 10. 分倉庫管理 11. 庫存管理 12. 倉庫日常管理 13. 庫存商品盤點管理 14. 現(xiàn)場管理 二、流 程 1、采購入庫流程 2、銷售出庫流程 3、商品贈送流程 4、內部調撥流程 5、內部領用流程 6、物資借用流程 7、維修、更換、退貨和返修流程 三、表 單 1、預算清單 2、采購訂單 3、入庫單 4、模擬采購發(fā)票 5、銷售訂單 6、發(fā)貨單 7、送貨單 8、出庫單 9、模擬銷售發(fā)票 10、商品贈送預算清單 11、調撥申請單 12、調撥單 13、一般借用借條 14、檢測報告 15、過期銷售訂單管理費計算表 16、資金占用費計算表 四、表單流程 1. 采購預算清單 2. 采購訂單 3. 入庫單 4. 銷售預算清單 5. 銷售訂單 6. 發(fā)貨單 7. 送貨單 8. 出庫單 9. 內部調撥申請單 10. 調撥單 11. 商品檢測報告 五 、部門倉庫管理職責 ***有限責任公司 一、倉庫管理制度 為了保障公司庫存商品的安全與完整、降低倉庫管理成本、以免造成商品積壓與資 金浪費，特制定本制度，要求有關部門遵照執(zhí)行。 1. 采購入庫管理： 1. 商品采購主要分為日常備貨采購和業(yè)務員要求采購備貨兩類。日常備貨采購 指商務部根據倉庫商品庫存和市場行情主動備貨，預算清單由商務下；業(yè) 務員要求采購備貨指業(yè)務員根據銷售需要向商務部提出采購備貨，預算清 單仍由商務下，但業(yè)務員必須在預算清單紅聯(lián)簽字確認。 2. 商務部輸單員審核預算清單后輸入采購訂單，并在預算清單上加蓋“已錄”章 ，然后由商務部主管負責對預算清單和采購訂單進行審核。 3. 倉庫管理員根據審核無誤的預算清單，才可辦理物資入庫手續(xù)。入庫時倉庫 負責清點實物數量，進行外觀驗收，同時要關注商品的價格、規(guī)格、型號 、數量是否與預算清單一致，貨物名稱及編號是否統(tǒng)一，如有異常，應及 時通知經辦人員改正，否則拒絕入庫。 4. 倉庫將實物清點入庫后，應在實物上貼上標明商品編碼、名稱、規(guī)格型號、 批次的標簽。 5. 倉庫根據核對無誤的采購訂單關聯(lián)生成入庫單并打印，入庫單一式四聯(lián)，一 聯(lián)倉庫，一聯(lián)商務部，兩聯(lián)業(yè)務會計。 6. 倉庫負責編制、打印、報送入庫日、周、月報表。 7. 倉庫每日及時配對入庫單、采購預算清單，并與入庫日報表核對無誤后一并 報送業(yè)務會計。 8. 禁止虛開無實物的入庫單。 附件：采購入庫流程、采購預算清單傳遞流程、入庫單傳遞流程 2. 銷售出庫管理 1. 業(yè)務員在當日16：30之前填寫次日的銷售訂預算清單報送商務部輸單，并在 公司辦公自動化上輸入工作聯(lián)系單，銷售預算清單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫、 一聯(lián)業(yè)務員、一聯(lián)商務、一聯(lián)業(yè)務會計。倉庫在當日按銷售預算清單提前 備貨，辦公室根據業(yè)務員在公司辦公自動化的工作聯(lián)系單統(tǒng)一安排發(fā)貨車 輛，保證貨物及時送達客戶。 2. 業(yè)務員必須完好保管所有銷售預算清單，以便與財務和客戶結算、備查，否 則后果自負。 3. 商務部輸單員審核預算清單后輸入銷售訂單，并在預算清單上加蓋“已錄”， 然后由商務部主管對銷售訂單進行審核。 4. 倉庫管理員根據審核無誤的銷售預算清單，才可辦理物資出庫手續(xù)，并在預 算清單上加蓋“貨已發(fā)”章。商品出庫時要關注商品的價格、規(guī)格、型號與 預算清單是否一致，審批程序是否符合規(guī)定，貨物名稱及編號是否統(tǒng)一， 如有異常，應及時通知經辦人員改正，否則拒絕出庫，出庫時應特別關注 低于最低售價的商品。 5. 業(yè)務員必須在十天內處理所下的訂單，如果處理不及時，公司將根據訂單金 額每天加收1‰管理費，統(tǒng)計樣表見附件：過期銷售訂單管理費統(tǒng)計表。 6. 出庫單上的商品編號、名稱、規(guī)格、型號必須與實物一致，如有異常，應及 時通知經辦人員改正，否則拒絕出庫。 7. 倉庫根據核對無誤的銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單并打印，發(fā)貨單一式五聯(lián)，三 聯(lián)業(yè)務會計（其中兩聯(lián)由業(yè)務員經客戶簽字后送交業(yè)務會計，一聯(lián)倉庫與 預算清單配對后送交業(yè)務會計）、一聯(lián)倉庫、一聯(lián)客戶，發(fā)貨單反映數量 、含稅單價、稅額、價稅合計。倉庫匯總當日發(fā)貨單后報業(yè)務會計進行核 銷。 8. 倉庫每天記帳，次日由業(yè)務會計負責打印出庫單，出庫單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉 庫、一聯(lián)業(yè)務員、兩聯(lián)業(yè)務會計，出庫單上反映數量、采購進價；與發(fā)貨 單配對，并負責將出庫單送交倉庫、業(yè)務員。 9. 如因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施，但事后必須及時補辦各項 手續(xù)。 10. 發(fā)貨單由業(yè)務員或技服人員送達客戶簽收后交業(yè)務會計核銷。 11. 倉庫必須嚴格按照發(fā)貨單上開具的商品名稱、編碼、規(guī)格、型號、數量發(fā)貨 ，違規(guī)操作造成的帳實不符等后果，由經辦人承擔全部責任。 12. 商品出庫要遵循“先進先出”原則，以免造成呆滯、積壓、過期、貶值等經濟 損失。 13. 倉庫每日及時配對發(fā)貨單、銷售預算清單，核對無誤后一并報送業(yè)務會計。 14. 編制、打印、報送發(fā)貨日、周、月報表。 15. 禁止虛開無實物的出庫單。 附件：銷售出庫流程、銷售預算清單傳遞流程、銷售訂單傳遞流程、發(fā)貨單傳遞流 程、送貨單傳遞流程、出庫單傳遞流程 3. 企業(yè)產品推廣部銷售管理 由于企業(yè)產品推廣部銷售情況復雜多樣，特做如下規(guī)定： 1. 企業(yè)產品推廣部根據銷售需要申請銷售樣品，經總經理審批后，從倉庫調用 。 2. 企業(yè)產品推廣部所有擺放的銷售樣品必須貼上商品標簽標明商品編碼、名稱 、規(guī)格型號、批次。 3. 企業(yè)產品推廣部根據業(yè)務需要專門配備分開票機、保險箱。 4. 企業(yè)產品推廣部內勤人員業(yè)務上隸屬于財務部和倉庫，行政上隸屬于企業(yè)產 品推廣部。 5. 銷售商品時業(yè)務員負責填寫預算清單、收款、發(fā)貨，內勤人員負責開票、輸 入銷售訂單。 6. 企業(yè)產品推廣部店面擺放樣品可直接銷售給客戶，同時開發(fā)票、收錢。直接 銷售樣品后，應于當日到倉庫補辦商品出庫手續(xù)，并領取商品補充企業(yè)產 品推廣部店面樣品。 7. 企業(yè)產品推廣部補辦出庫手續(xù)時應根據銷售商品的標簽填寫預算清單的商品 編碼、名稱、規(guī)格型號，確保預算清單與實際銷售商品一致。 8. 企業(yè)產品推廣部銷售店面沒有的商品時，如果預先知道銷售時間，應提前填 寫預算清單，通知內勤人員輸入銷售訂單；如果是預先無法預知的銷售， 客戶要求馬上提貨，可先發(fā)貨再補辦出庫手續(xù)。 9. 根據銷售時是否收錢和是否開發(fā)票可分為下列四種情況： 1. 款已收、票已開：業(yè)務員收款后將預算清單和錢交內勤人員核對清點 ，內勤人員在預算清單上加蓋“錢已收”章，再根據預算清單開票， 在預算清單上加蓋“票已開”章，如果是開普通發(fā)票的，提貨聯(lián)給業(yè) 務員，并將發(fā)票號碼寫在預算清單上，如果是開增值稅發(fā)票的，將 發(fā)票號碼寫在預算清單上；業(yè)務員將預算清單送交倉庫提貨，倉庫 根據預算清單發(fā)貨。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算 清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單、出庫 單，并與預算清單配對、核銷。 2. 款已收、票未開：業(yè)務員收款后將預算清單和錢交內勤人員核對清點 ，內勤人員在預算清單上加蓋“錢已收”章；業(yè)務員將預算清單送交 倉庫提貨，倉庫根據預算清單發(fā)貨。內勤人員應在當天輸入所有銷 售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯(lián)生 成發(fā)貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。 3. 款未收、票已開：業(yè)務員填寫預算清單，內勤人員根據預算清單開票 ，并在預算清單上加蓋“票已開”章，如果是開普通發(fā)票的，提貨聯(lián) 給業(yè)務員，并將發(fā)票號碼寫在預算清單上；如果是開增值稅發(fā)票的 ，將發(fā)票號碼寫在預算清單上；業(yè)務員再將預算清單送交倉庫提貨 ，倉庫根據預算清單發(fā)貨。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單， 在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單 、出庫單，并與預算清單配對、核銷。 4. 款未收、票未開：業(yè)務員填寫預算清單，經部門主管審核批準后到倉 庫提貨，倉庫審核預算清單后發(fā)貨，業(yè)務員將商品送交客戶，并要 求客戶在簽收單上簽字確認。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單 ，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨 單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。 10. 內勤人員每日編制銷售日報表，與現(xiàn)金、支票核對相符后交財務部，銷售日 報表一式三份，一份留底，一份交財務部核銷，一份交倉庫核銷。 附件：企業(yè)產品推廣部銷售流程 4. 緊急放行管理 1. 因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施。 2. 業(yè)務員根據業(yè)務需要填寫銷售預算清單，提交部門經理審批。 3. 倉庫根據審批后的銷售預算清單，在預算清單上加蓋“緊急放行”章，并手工 開具送貨單，送貨單一式三聯(lián)，一聯(lián)客戶，一聯(lián)業(yè)務員、一聯(lián)業(yè)務會計。 4. 業(yè)務員送貨后，取得經客戶簽字確認的送貨單。 5. 業(yè)務員必須在三天內參照銷售出庫管理補辦銷售出庫手續(xù)。如果業(yè)務員沒有 在規(guī)定時間內補辦出庫手續(xù)，公司將根據銷售金額按天加收1‰的資金占用 費。 附件：物資借用流程 5. 商品贈送管理 1. 商品贈送包括采購贈送和銷售贈送。 2. 采購贈送指公司采購商品時供貨商贈送商品給本公司；銷售贈送指本公司業(yè) 務員銷售商品給客戶時贈送商品給客戶。 3. 商務收到供貨商提供的贈送清單時，登記采購贈送商品臺帳，并將臺帳和倉 庫提供的其他入庫單核銷，填寫預算清單，商品價格由商務部根據市場價 確定，并輸入訂單。 4. 倉庫清點采購贈送商品入庫，并根據訂單關聯(lián)生成其他入庫單（一式四聯(lián)） ，一聯(lián)倉庫、一聯(lián)商務、兩聯(lián)財務。 5. 各部門、各業(yè)務員根據明年業(yè)務預算，于當年12月20日前制定出全年銷售贈 送商品預算，分小件銷售贈送商品預算和大件銷售贈送商品預算，經部門 經理審核后報總經理審批。 6. 業(yè)務員在批準的銷售贈送商品額度內，根據下列權限辦理相關手續(xù)。對每次 贈送金額（含稅價）在50元以下（含50元）的由倉庫在預算額度內審核控 制；對每次贈送金額在50元以上200元以下（含200元）的由部門經理審批 ；對每次贈送金額在200元以上的由總經理審批。 7. 由于業(yè)務發(fā)展的需要超出本年度商品贈送額度的可申請增加贈送額度，經總 經理批準后，通知倉庫增加贈送額度。 8. 倉庫每月統(tǒng)計各業(yè)務員本年贈送商品報表，報表中注明各業(yè)務員本年贈送預 算額度、本年度已贈送商品額度、剩余贈送額度，報表一式三份，一份倉 庫留底、一份業(yè)務員、一份總經理。 9. 銷售贈送商品必須在預算清單單和出庫單自定義欄內注明“贈送”字樣，出庫 單上必須輸入商品數量、單價、金額。 10. 倉庫必須按月統(tǒng)計各業(yè)務員的銷售贈送商品清單報業(yè)務會計核算。 11. 銷售贈送其他程序參照銷售出庫管理 附件：商品贈送流程 6. 內部調撥管理 1. 內部調撥僅適用總倉與辦事處之間的調撥，原則上辦事處與辦事處之間不得 辦理調撥，特殊情況確需調撥的須到總部辦理相應的調撥手續(xù)。 2. 公司統(tǒng)一擬訂調撥申請單格式，調入方根據商品庫存量及市場銷售形勢，填 寫調撥申請單（一式二聯(lián)），一聯(lián)由調入方保存、一聯(lián)傳真到商務。 3. 商務審核調撥申請單，調撥申請單輸入有誤的，通知調入方重新填寫；庫存 商品短缺的，參照采購入庫流程辦理采購入庫；審核無誤的根據調撥申請 單填寫調撥預算清單，并輸入調撥單。 4. 倉庫審核調撥預算清單和調撥單，并打印調撥單，調撥單一式四聯(lián)，一聯(lián)調 出方、一聯(lián)調入方、一聯(lián)商務，一聯(lián)業(yè)務會計。 5. 調入方清點實物入庫，在調撥單上簽字確認。每隔一星期與倉庫核對調撥清 單。 6. 倉庫每日將調撥單和辦事處上報調撥單日列表核對無誤后一并報送業(yè)務會計 。 附件：內部調撥流程、內部調撥申請單傳遞流程、調撥單傳遞流程 7. 內部領用管理 1. 內部領用包括日常辦公用品的領用及辦公設備的領用。日常辦公用品領用指 公司各部門到辦公室領用日常辦公用品，辦公設備領用指公司各部門到倉 庫領用辦公設備。 2. 各部門必須根據公司的業(yè)務規(guī)模及管理要求，制定全年的辦公用品與辦公設 備預算，報總經理批準后執(zhí)行。 3. 日常辦公用品一次領用金額在100元以下（含100元）的，由部門主管在預算 額度內審批，一次領用金額在100元以上500元以下（含500元）的由部門經 理在預算額度審批，一次領用金額在500元以上或超出預算額度的由總經理 審批。 4. 倉庫另建行政倉，核算日常辦公用品。日常辦公用品由辦公室負責采購，根 據采購清單輸入采購訂單，關聯(lián)生成入庫單，倉庫通過內部調撥，將辦公 用品調到行政倉，具體操作參照采購入庫。每月辦公室根據各部門領用辦 公用品清單輸入訂單，關聯(lián)生成出庫單，具體操作銷售出庫流程 5. 每...
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