辦公行政管理制度
辦公行政管理制度 總公司辦公管理制度 第一章 總 則 第一條為使11公司系統的辦公工作實現規(guī)范化、程序化、制度化，迸一步加強管理和協 調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進11公司戰(zhàn)略目標的實現及各項業(yè)務的發(fā) 展，制定本制度。 第二條總公司辦公室負責本制度的組織實施和管理監(jiān)督。 第二章 經理辦公會議 第三條總公司經理辦公會議分為管理工作會和業(yè)務工作匯報會。 第四條每月第一、二、四周的周一上午8：40分召開管理工作會議，由總經理（或指 定其他總公司領導）主持，總公司其他領導及各管理部門正副職總經理（主任）參加， 必要時指定人員列席。主要研究公司重大事項，如經營戰(zhàn)略、重大經營決策、重要規(guī)章 制度；決 定重大投資或貿易項目、重要對外關系、主要工作部署以及需要經理辦公會議討論研究 的其它事項。 第五條每月第三周周一上午8：40分召開業(yè)務工作匯報會，由總經理（或指定副總經理） 主持，總公司其他領導、各部門、各專業(yè)公司負責人參加，必要時指定人員列席。業(yè)務 工作匯報內容包括：組織機構建設情況、職工思想狀況和具體業(yè)績、業(yè)務發(fā)展情況等。 匯報單位應于會前認真準備，屆時全面匯報。 第六條各部門及各專業(yè)公司需要提請經理辦公會研究的事項，應在會議召開的上周五前 以書面形式提出并附背景說明，送辦公室匯總篩選后，報總經理確定會議議題。議題確 定后，由辦公室通知有關部門做好會前準備（包括會議材料等）。 第七條經理辦公會議對議定的事項形成相應決議或決定，總經理有最終集中決策及決定 權。 第八條辦公室指定專人作好經理辦公會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀 要，印發(fā)有關單位或人員。辦公室對需貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。 第九條總公司領導會議由總經理主持，總公司其他領導參加，不定期召開，必要時由辦 公室主任負責記錄和督促會議議決事項的協調落實。 第三章 公文處理 第十條各部門原則上不得以部門名義對11公司系統外的單位制發(fā)正式文件。 第十一條國務院各部委及國務院扶貧辦來文（包括各部門收到或代領的），均應交由辦 公室統一登記、傳閱和歸檔。有關文件經辦公室同意，部門可復印留存。 第十二條凡以總公司名義發(fā)出的公文、函件及用總公司印章的，辦公室對內容和文字有 權審核，并負有把關責任。 第十三條辦公室負責文書檔案的管理工作并負責指導全系統的文檔工作。 第十四條辦公室負責制定總公司保密工作條例并指導全系統的保密工作。 第四章 內部呈批 第十五條總公司各部門、11各專業(yè)公司、子公司等以書面形式向總公司領導匯報工作或 請求批準有關事項，須使用呈批件。 第十六條總公司各部門的呈批件，由該部門直送分管領導，領導簽批后直接退該部門辦 理。屬于分管領導權限之外的，必須交由辦公室呈報總經理閱批，批后經分管領導閱后 退呈報部門或根據領導批示處理。 第十七條專業(yè)公司、子公司的呈批件，按呈報內容自行送交相關管理部門或分管領導。 需報總經理審批的，應交由辦公室負責呈送，批后按領導批示處理。 第十八條呈批件由總公司領導簽批后，原件交辦公室歸檔存查，呈報單位必要時可留復 印件。 第十九條辦理呈批件必須打印，按規(guī)定填寫，規(guī)范用表，由承辦人及呈報單位負責人簽 字；如有附件應齊全有效。一般應一事一呈。需要一事多批的，第二次呈報時應附上次 批示意見。 第二十條承辦部門要認真負責，收、交、轉、送要做到快速、準確、交接手續(xù)齊備，應 建立收發(fā)文和交接制度，指定專人負責登記和存檔。 第二十一條各部門及各專業(yè)公司應指定一名正式職工作為聯絡員，負責聯絡工作。包括 簽領文件、接聽通知并向本單位領導及人員傳達、報迭呈批件及其他相關事務。 第五章 印章使用 第二十二條凡涉及公司重要合同、協議、對外承諾、擔保、資產轉移等事宜的法律文書 及其他重要事由的文件，須經法規(guī)室審核，報總經理簽批后用印。 第二十三條呈送國務院扶貧辦及各部委的文件，須由辦公室主任核稿，報總經理簽批后 用印。 第二十四條涉及總公司領導具體分管業(yè)務的一般性函件、報表、證明等，由辦公室秘書 處審核，經分管領導簽批后用印。 第二十五條除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等，由辦公室主任批準后用印 。 第六章機要文書 第二十六條機要室主要負責總公司文件和有關材料的打印。打印內容須經辦公室主任（ 或分管領導）審核簽字。 第二十七條各單位需制發(fā)的業(yè)務公文、函件及其他材料等均應自行打印。 第二十八條辦理復印、傳真等應填寫“機要室業(yè)務申請單”，經部門負責人簽字后，送機 要室辦理。每季未由辦公室統計費用后轉財務本部，計入部門費用。 第二十九條一般業(yè)務性外發(fā)傳真由部門負責人簽字；重要傳真件外發(fā)由總公司分管領導 簽字。 第三十條收到傳真件應及時通知收件人簽字領取。 第三十一條各部門及個人的郵件自行發(fā)送或領取，屬于總公司領導的，辦公室負責辦理 。 第七章 接 待 第三十二條凡客人來訪的，登記后由被訪單位派人接見并引入。 第三十三條總公司領導的客人來訪由辦公室接待員負責接待，其他來訪客人由被訪單位 自行安排接待。 第三十四條業(yè)務談判需用會議室或談判間，應提前與辦公室聯系，由接待員負責安排。 第八章 其 他 第三十五條處以上干部每隔周六上午8：30一一11：30應到公司集體議事。臨時有事或有 病的，須向總公司分管領導請假。 第三十六條總公司各部門、各專業(yè)公司正副職以上（含）領導每日應于晚六時下班、臨 時有事的，須向總公司分管領導請假。 第三十七條總公司各部門對各專業(yè)公司、子公司實行歸口管理，每季度未各專業(yè)公司、 子公司相應的機構或相對固定的人員向歸口管理部門匯報工作、呈報報表及其他材料。 第九章 附 則 第三十八條本制度由總公司辦公室負責解釋。 第三十九條各專業(yè)公司、子公司在貫徹執(zhí)行本制度的同時，可根據實際情況，制定實施 細則。 總公司辦公區(qū)管理規(guī)定 第一條為加強辦公區(qū)的管理，創(chuàng)造文明的辦公環(huán)境，維護正常的辦公秩序，樹立良好的 企業(yè)形象，提高辦公效率，有利于公司各項工作的開展，特制定本規(guī)定。 第二條公司職工應嚴格遵守作息制度（管理部門職工上下班須打卡）。上班時間：8．3 0；下班時間：17：00午午休時間：11：30一13：00。班車發(fā)車時間：17：15。 第三條上班打卡后不得外出吃早點或辦私事。 第四條午休后應準時于13．00上班。 第五條不得將與工作無關的物品帶入公司。 第六條班車按規(guī)定路線、停車地點和時間運行，乘車職工不得隨意提出變更要求。乘車 時應注意維護車內衛(wèi)生，不得在車上吸煙、飲食、嚼口香糖。 第七條各類車輛要服從保安人員指揮，按指定車位停放。自行車要停放到指定位置，不 得亂放。 第八條公司職工上班時須衣著整潔、得體。除午休時間外，男士一律著西裝、系領帶。 女士不得穿著牛仔服裝、過于艷麗花哨或過于暴露的服裝；不得穿著運動服裝、T恤衫； 不得只穿毛衣不著外套；不得穿軍靴、露出腳趾及后跟的涼鞋及其他不適宜的裝束。男 女職工不準穿著與工作環(huán)境不相符、不協調的服裝和配戴不協調的飾物上班。 第九條辦公時間不得因私會客；午休時間不得在辦公區(qū)內搞文體娛樂活動；因私打電話 必須簡短。 第十條辦公區(qū)手機、尋呼機均應關閉，或設定在靜音狀態(tài)。 第十一條辦公區(qū)嚴禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天；不得使用不文明語言。 第十二條辦公區(qū)及公共區(qū)域應保持環(huán)境整潔，辦公用品擺放整齊，不得用餐、吃零食或 嚼口香糖；不得擺放鞋、雨傘及其他私人雜物；嚴禁隨地吐痰。 第十三條公司辦公區(qū)域、公用區(qū)域、樓前廣場及機動車內嚴禁吸煙。 第十四條按規(guī)定時間到食堂用餐，不得飲酒。午餐時間：11：30一13：00。 第十五條下班或辦公室無人時，須關閉所有電器，公文、印章、票據及貴重物品、現金 等須鎖人保險柜或抽屜內，關窗、鎖門后方可離開。 第十六條遵守保密紀律，保存好各種文件及技術資料，不得泄露公司機密。 第十七條各樓層談判間、會議室及大會議廳由辦公室統一管理安排。 第十八條墻壁不得亂刻亂畫、加釘。自己打開水時嚴禁亂潑亂倒，剩茶水只準倒入開水 間內水他的茶漏中。使用礦泉水機應管理得當。 第十九條文明用廁，注意保潔。 第二十條辦公區(qū)內除小隔斷間外，不得擺放沙發(fā)。 第二十一條本制度由總公司辦公室和有關物業(yè)管理公司負責監(jiān)督檢查執(zhí)行情況。 對違反規(guī)定者，辦公室將會同人事本部視情節(jié)輕重給予口頭警告、罰款100元至500元、 通報批評等處罰。 第二十二條愛護公司固定資產，發(fā)現損壞應及時報修，無法修復的應注明原因申請報廢 。因故意或使用不當損壞公物者，應予以相應賠償。 第二十三條本規(guī)定由總公司辦公室負責解釋。 總公司辦公管理制度監(jiān)督檢查細則 第一條為貫徹總公司有關辦公制度的精神，特制定本細則。 第二條本細則適用于總公司全體職工。 第三條為對全公司辦公制度的執(zhí)行情況進行全面的監(jiān)督和檢查，總公司辦公室獨自或召 集其他管理部門或專業(yè)公司人員組成檢查小組對總公司各部門、各專業(yè)公司的衛(wèi)生保持 、遵守辦公秩序、文件管理、印章使用、車輛維護保養(yǎng)、大樓物業(yè)管理等情況進行定期 和不定期的全面檢查。 第四條各單項檢查具體內容如下： 衛(wèi)生保持情況，包括桌面、地面的潔凈等。 遵守辦公秩序情況，包括物品擺放、手機與呼機的使用、遵守禮貌和著裝要求、執(zhí)行辦 公區(qū)域有關規(guī)定等。 文件發(fā)放情況，包括文件是否齊全、是否按要求組織學習、貫徹落實清況等。 印章使用情況，包括是否按規(guī)定及印章使用程序使用印章。 車輛維護保養(yǎng)情況，包括車輛清潔情況、車內設備維護、保養(yǎng)情況。 大樓物業(yè)管理情況，包括公共場合的衛(wèi)生整潔和保持、樓內設備的維護與保養(yǎng)、維修是 否及時、食堂衛(wèi)生等。 第五條檢查實行打分制，設立好、較好、一般、較差、差五個等級，分別對應為5分、 4分、3分、2分、1分。 連續(xù)4次保持單項平均5分者，予以全公司通報表揚，一年內始終保持單項平均5分的單位 ，提請人事本部給予物質獎勵。 單項平均分數在之分以下的第一次給予警告，全公司通報批評；第二次處罰當事人的10 0元；第三次處罰當事人500元；四次以上者，提請人事本部給予降職、降工資級別的處 分。 確屬各單位領導教育不力、管理不嚴的，按照總公司人事管理規(guī)章制度有關獎罰的規(guī)定 辦理。 第六條各單位制定衛(wèi)生值班制度，每日一人；負責本單位當日桌面衛(wèi)生并負責保持本單 位工作環(huán)境的衛(wèi)生整潔。 檢查當日如出現之分以下情況，追究衛(wèi)生值日人員的責任，視為當事人。 第七條各單位使用的車輛應指定專人管理，負責維修、保養(yǎng)車輛，并負責保持車輛內外 清潔。檢查當日出現之分以下的情況，追究指定負責人的責任，視為當事人。 第八條各單位未制定衛(wèi)生值日制度，未指定專人負責車輛清潔和維護保養(yǎng)者，按照總公 司有關職工獎罰的規(guī)定追究各單位負責人領導責任。 第九條本細則由總公司辦公室負責解釋。 總公司公文處理辦法 第一章 總 則 第一條為使11公司系統的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的 效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度）的有關規(guī)定，制定本辦法。 第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公 司領導的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況 ，交流經驗的重要工具。 第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業(yè) 公司及子公司的公文處理工作。 第四條各專業(yè)公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應 當忠于職守，具備有關專業(yè)知識。 第五條在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全 。 第二章 公文種類 第六條總公司的公文種類主要包括。 （一）條例：由總公司制定或批準，規(guī)定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規(guī)章制 度性質； （二）規(guī)定：對特定范圍內的工作、業(yè)務及其他事務制定帶有約束性的措施： （三）制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法； （四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行 的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達；。 （五）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況； （六）請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準； （七）報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問； （八）批復：對請示事項予以答復； （九）會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項； （十）函：同級或與業(yè)務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問...
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