采購控制程序1
|編制人： |評審人： |批準(zhǔn)人： |發(fā)放日期： | | | | | | 1. 目 的 為了對采購過程及供應(yīng)商進(jìn)行有效控制，確保采購的及時(shí)性、合理性及采購的產(chǎn) 品符合規(guī)定要求，特制定本程序。 2. 范 圍： 適用于生產(chǎn)用原料、輔料、包材及與質(zhì)量有關(guān)的所有物資的采購。 3. 職 責(zé)： 3.1資材部 3.1.1資材部負(fù)責(zé)采購控制的歸口管理。 3.1.2資材部負(fù)責(zé)編制采購計(jì)劃和采購活動(dòng)的具體實(shí)施。 3.1.3采購員負(fù)責(zé)對供方的調(diào)查、并組織有關(guān)部門進(jìn)行評價(jià)及編制供方清單，報(bào)資材 部經(jīng)理審核，并評定合格供方，供應(yīng)鏈副總負(fù)責(zé)審批合格供方認(rèn)可單。 3．2 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)計(jì)劃、采供需求的編制，確定采購需求，并報(bào)于資材部。 4. 程序內(nèi)容 |流程圖 |程序描述 |涉及部門 | | |根據(jù)有關(guān)部門提出的采購申請，對采購物資的供貨 | | | |商開展調(diào)查。 |生產(chǎn)部 | | |采購申請必須由供應(yīng)鏈副總簽字后才可轉(zhuǎn)交至資材 |技術(shù)部 | | |部。 |品管部 | | | | | | |新購物資的供方選擇辦法按照《合格供方選擇程序的| | | |管理辦法》實(shí)施. |資材部 | | |修訂重購物資的供方選擇辦法按照年度供應(yīng)商評定 | | | |結(jié)果的記錄進(jìn)行分配和選擇。 | | | |1．資材部是公司唯一執(zhí)行采購工作的部門，其他部| | | |門未經(jīng)授權(quán)，不得進(jìn)行任何采購活動(dòng)。 | | | |何采購活動(dòng)都必須以請購單或要貨計(jì)劃作為依據(jù)。 | | | |3．對于新購物資及重購物資，各職能部門在填寫要| | | |貨計(jì)劃的同時(shí)，應(yīng)提供關(guān)于采購產(chǎn)品的相應(yīng)的技術(shù) |申請部門 | | |資料，及能夠描述產(chǎn)品特性的信息和資料給資材部 | | | |；資材部把相應(yīng)的采購信息傳遞給供方，確保所購 | | | |產(chǎn)品符合要求。 | | | |4．資材部每月28日前根據(jù)生產(chǎn)部《要貨計(jì)劃》或《請 | | | |購單》，編制《月度采購計(jì)劃》，由采購經(jīng)理、核準(zhǔn)報(bào)| | | |供應(yīng)鏈副總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 |資材部 | | |5．對原料粉、包材等生產(chǎn)物資，由生產(chǎn)部每周五根| | | |據(jù)現(xiàn)有庫存情況及后續(xù)生產(chǎn)需求，確定后續(xù)的采購 | | | |需求。 | | | |6．對于新購物資，采購金額在3000元以上的，需進(jìn)| | | |行比價(jià)談判，并根據(jù)質(zhì)/價(jià)比結(jié)果，確定最終供應(yīng)商| | | |，進(jìn)行商務(wù)談判，簽定《購貨合同》。 | | | |7．對于修訂重購物資，采購金額在10000元以上的 | | | |，需進(jìn)行比價(jià)談判，并根據(jù)質(zhì)/價(jià)比結(jié)果，確定最終| | | |供應(yīng)商，進(jìn)行商務(wù)談判，簽定《購貨合同》。 | | | |8．對于直接重購物資，除非物價(jià)行情有較大變化（| | | |5%以上），否則可通過《訂購單》形式，直接向供方 | | | |購買。 | | | |9．《購貨合同》、《訂購單》《月度采購計(jì)劃》中應(yīng)清楚| | | |表明采購物資的名稱、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式 | | | |、品種數(shù)量、交貨期限和地點(diǎn)等。 | | | |10．合同/訂單簽定下發(fā)之后，由采購人員負(fù)責(zé)監(jiān)督| | | |采購進(jìn)度，保證訂購物資符合規(guī)定要求，并在規(guī)定 | | | |時(shí)間到達(dá)指定地點(diǎn)。 | | | | | | | |11．對于按公司配方要求加工原料的供方，由資材 | | | |部派駐廠員監(jiān)督生產(chǎn)（公司下屬工廠除外）。 | | | |1、生產(chǎn)部負(fù)責(zé)到貨總數(shù)量、奶粉到貨單位重量的驗(yàn)| | | |收，并填寫《原材料入庫單》。 | | | |管部負(fù)責(zé)到貨質(zhì)量的驗(yàn)收，并出具《原材料檢驗(yàn) |生產(chǎn)部 | | |報(bào)告單》。 | | | |公司需在供方處對供方產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，在采購合 |品管部 | | |同中要對驗(yàn)證方法做出規(guī)定，并明確產(chǎn)品放行方式 | | | |。 |資材部 | | |4、當(dāng)合同規(guī)定顧客或其代表需到供方貨源處對采購| | | |產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，供方應(yīng)提供必要的條件，使顧客 | | | |的驗(yàn)證既不能免除供方提供可接受產(chǎn)品的責(zé)任，也 | | | |不能排除其后顧客的拒收。 | | | |品管部負(fù)責(zé)供方到貨質(zhì)量等資料的提供與整理。 | | | |生產(chǎn)部負(fù)責(zé)供方到貨數(shù)量及時(shí)間等資料的整理。 | | | |資材部負(fù)責(zé)供方交貨價(jià)格和服務(wù)質(zhì)量資料的提供與 | | | |整理。 | | | |技術(shù)部負(fù)責(zé)整理供方對于我公司新品開發(fā)和質(zhì)量改 |品管部 | | |進(jìn)方面工作所做的貢獻(xiàn)的資料. | | | |相關(guān)資料將于每月5日前交至采購部登記存檔。 |生產(chǎn)部 | | |資材部負(fù)責(zé)建立合格供方檔案，并對所有供方資料 | | | |進(jìn)行管理。 |資材部 | | |6、資材部下發(fā)廠家的產(chǎn)品配方或標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件，| | | |必須有配方制定人和供應(yīng)鏈副總的簽字，并經(jīng)認(rèn)證 |技術(shù)部 | | |受控加蓋紅色受控章后，資材部方可下發(fā)并作好發(fā) | | | |放記錄；對于已作廢的技術(shù)文件，資材部必須督促 | | | |加工廠在一周內(nèi)將作廢文件帶回公司，以避免作廢 | | | |文件的錯(cuò)用或誤用。 | | | |每年6月15日，12月15日，由資材部匯集技術(shù)、財(cái)務(wù)| | | |、品管、生產(chǎn)等部門，根據(jù)供方的送貨記錄和發(fā)展 |技術(shù)部 | | |前景進(jìn)行全面評估，按照《供方的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行評 |資材部 | | |估。 |生產(chǎn)部 | | |2、當(dāng)供方供貨出現(xiàn)大的質(zhì)量事故，或供貨時(shí)間出現(xiàn)|品管部 | | |多次延誤時(shí)，任何部門均可提出對該供方資格進(jìn)行 |財(cái)務(wù)部 | | |評估 | | | |的申請，并填寫《供方評價(jià)申請表》，資材部將匯集 | | | |相關(guān)部門對該分供方進(jìn)行資格評估，根據(jù)結(jié)果編制《| | | |供方資格審查表》，報(bào)供應(yīng)鏈副總核準(zhǔn)。 | | | |1、資材部負(fù)責(zé)根據(jù)分供方評價(jià)的結(jié)果和新增分供方| | | |確認(rèn)書，對分供方的供貨比例和交易條款進(jìn)行調(diào)整 |資材部 | | |，以作為今后采購決定的依據(jù)。 | | 5．參考文件： 《質(zhì)量手冊》 6．引用表格： 《合格供方清單》 SHY4-02-01 《供方調(diào)查表》 SHY4-02-02 《供方資格評審表》 SHY4-02-03 《合格供方認(rèn)可單》 SHY4-02-04 《訂購單》 SHY4-02-05 《產(chǎn)品代加工合同》 SHY4-02-06 《購貨合同》 SHY4-02-07 《供方評價(jià)申請表》 SHY4-02-08 《中試效果評估表》 SHY4-02-09 《試用產(chǎn)品供方評價(jià)與選擇表》 SHY4-02-10 《月度采購計(jì)劃》 SHY4-02-15 《樣品認(rèn)可單》 SHY4-02-16 | | | | | |1．資材部是公司唯一執(zhí)行采購工作的部門，其他部門| | | |未經(jīng)授權(quán)，不得進(jìn)行任何采購活動(dòng)。 | | | |何采購活動(dòng)都必須以請購單或要貨計(jì)劃作為依據(jù)。 | | | |3．對于新購物資及重購物資，各職能部門在填寫要貨| | | |計(jì)劃的同時(shí)，應(yīng)提供關(guān)于采購產(chǎn)品的相應(yīng)的技術(shù)資料 | | | |，及能夠描述產(chǎn)品特性的信息和資料給資材部；資材 | | | |部把相應(yīng)的采購信息傳遞給供方，確保所購產(chǎn)品符合 | | | |要求。 | | | |4．資材部每月28日前根據(jù)生產(chǎn)部《要貨計(jì)劃》或《請購 | | | |單》，編制《月度采購計(jì)劃》，由采購經(jīng)理、核準(zhǔn)報(bào)供應(yīng)| | | |鏈副總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 | | | |5．對原料粉、包材等生產(chǎn)物資，由生產(chǎn)部每周五根據(jù)| | | |現(xiàn)有庫存情況及后續(xù)生產(chǎn)需求，確定后續(xù)的采購需求 | | | |。 | | | |6．對于新購物資，采購金額在3000元以上的，需進(jìn)行| | | |比價(jià)談判，并根據(jù)質(zhì)/價(jià)比結(jié)果，確定最終供應(yīng)商，進(jìn)| | | |行商務(wù)談判，簽定《購貨合同》。 | | | |7．對于修訂重購物資，采購金額在10000元以上的， | | | |需進(jìn)行比價(jià)談判，并根據(jù)質(zhì)/價(jià)比結(jié)果，確定最終供應(yīng)| | | |商，進(jìn)行商務(wù)談判，簽定《購貨合同》。 | | | |8．對于直接重購物資，除非物價(jià)行情有較大變化（5%| | | |以上），否則可通過《訂購單》形式，直接向供方購買 | | | |。 | | | |9．《購貨合同》、《訂購單》《月度采購計(jì)劃》中應(yīng)清楚表| | | |明采購物資的名稱、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、品 | | | |種數(shù)量、交貨期限和地點(diǎn)等。 | | | |10．合同/訂單簽定下發(fā)之后，由采購人員負(fù)責(zé)監(jiān)督采| | | |購進(jìn)度，保證訂購物資符合規(guī)定要求，并在規(guī)定時(shí)間 | | | |到達(dá) | | | |指定地點(diǎn)。 | | ----------------------- 采購申請 供方的選擇 供方評定 資料整理 到貨驗(yàn)收 采購實(shí)施 供方調(diào)整
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