采購的功能和作用
采購的功能和作用 ---------------------------------------------------------------------------- ---- 發(fā)布時(shí)間：2002-11-1 11:47 閱讀次數(shù)：1121 中國商報(bào) 商品采購是零售業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的開始從國際流行說法來講，零售業(yè)有四大核心技術(shù)：采購 技術(shù)、信息技術(shù)、配送（物流）技術(shù)、低成本的營運(yùn)技術(shù)，而商品采購則是零售業(yè)經(jīng)營 活動(dòng)的開始。 　　我們經(jīng)常在講經(jīng)營管理，實(shí)際上，必須是先有經(jīng)營后有管理?！肮芾怼惫苁裁茨兀拷^ 不是一些空泛的對象，必須是實(shí)際的、看得見摸得著的東西。通過管理水平的提升，提 高我們的工作效率，降低營運(yùn)成本，增強(qiáng)競爭力，讓我們的公司發(fā)展得更快更好一些。 一個(gè)公司的管理水平不高，整體效益不可能好。如果沒有實(shí)實(shí)在在的效益，再好的管理 也只是空談。所以說，對于經(jīng)營和管理，一定是先有經(jīng)營，后有管理。既然是先有經(jīng)營 ，那么經(jīng)營活動(dòng)從何展開呢？還是回到“采購”這個(gè)起點(diǎn)，如果商品不進(jìn)場，一切后續(xù)工 作都將無法開展。 　　因此，一定要清醒地看到：采購工作，它是零售業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的開始。大家只有把這 個(gè)“開始”做好了，才能談“以后”。如果沒有一個(gè)良好的開端，我們后面的工作只會越做 越難。 　　集中統(tǒng)一的商品采購是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化經(jīng)營的前提和關(guān)鍵目前就整個(gè)中國內(nèi)地的零售業(yè) 來講，商品采購模式主要有兩種：集中采購（即中央采購）和分散采購。兩者根本的不 同點(diǎn)在于：集中采購是指企業(yè)設(shè)專門的采購機(jī)構(gòu)和專職采購人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)企業(yè)的商品采 購工作，企業(yè)所屬各門店只負(fù)責(zé)銷售；分散采購，就是公司將采購權(quán)分散到各個(gè)分店， 由各門店在核定的商品資金定額范圍內(nèi)，直接向供應(yīng)商采購商品。 　　從零售業(yè)發(fā)展的趨勢和潮流來看，分散采購是絕對不可取的。采購就一定要是集中 采購、中央采購，如果沒有這樣一種模式貫徹下去，我覺得零售業(yè)再要往下走是不可能 的。我們可以這樣說：集中統(tǒng)一的商品采購是連鎖零售業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)模化經(jīng)營的前提和關(guān)鍵 ，只有實(shí)行統(tǒng)一采購，才能真正做到統(tǒng)一陳列、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一促銷策劃、統(tǒng)一核算， 才能真正發(fā)揮連鎖經(jīng)營的優(yōu)勢。 　　首先，集中采購有利于提高連鎖零售企業(yè)與供應(yīng)商談判中的議價(jià)能力。我們一再強(qiáng) 調(diào)，如今中國的零售業(yè)不是利潤最大化的行業(yè)，它現(xiàn)在的單體規(guī)模相當(dāng)明顯。如萬佳百 貨在2000年做到了全省第一，也只不過是16．2億元的銷售額，只相當(dāng)于沃爾瑪全球銷售 額的千分之一都不到。所以，一定要在老店挖潛的同時(shí)不斷開新店，不斷擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模 。只有不斷擴(kuò)大企業(yè)的市場占有率，做到經(jīng)營規(guī)模最大化，中國民族零售業(yè)的前景才是 有希望的。而集中采購正是實(shí)施規(guī)?；?jīng)營的基本保證。連鎖零售企業(yè)實(shí)行了中央采購 制度，大批量進(jìn)貨，就能充分享有采購商品數(shù)量折扣的價(jià)格優(yōu)惠，保證了企業(yè)在價(jià)格競 爭中的優(yōu)勢地位，同時(shí)也能滿足消費(fèi)者求廉的心理需求。 　　其次，集中采購有利于降低商品采購成本。大批量集中進(jìn)貨，可大幅度減少進(jìn)貨費(fèi) 用，再輔以配套的統(tǒng)一配送機(jī)構(gòu)與制度，就能有效控制連鎖零售企業(yè)的采購總成本。 　　第三，集中采購有利于規(guī)范企業(yè)的采購行為。在分散采購制度中，由于商品采購的 決定權(quán)下放到各分店，對采購行為很難實(shí)施有效的約束，所以采購員的種種不規(guī)范行為 屢禁不止。而中央采購制度則有利于規(guī)范企業(yè)的采購行為，為企業(yè)營造良好的交易秩序 和條件。 　　這幾年，我不斷看到國內(nèi)許多零售企業(yè)在從分散采購向集中采購轉(zhuǎn)變，但由于他們 的歷史比較長，既得利益人員比較多，包袱比較重，整個(gè)變化過程牽扯面大、難度高， 需要的時(shí)間也相當(dāng)漫長，總之是非常痛苦。我記得在1997年，北京王府井百貨的老總在 同我們進(jìn)行交流時(shí)談到，他們也想將采購權(quán)從柜組層層回收至總部，結(jié)果是困難重重,不 少部門經(jīng)理提出辭職要求，冒出來700多臺傳呼機(jī)、七八十部手機(jī),要求公司報(bào)銷。因?yàn)?以前搞分散采購時(shí)，這些費(fèi)用都是找供應(yīng)商報(bào)銷、一旦不搞分散采購了，就都找公司報(bào) 銷了。 　　而萬佳從一開始就實(shí)行了中央采購制度，到目前來講，還實(shí)施得比較順利，我們必 須要堅(jiān)定不移地走下去。我記得1995年時(shí)，是采購部負(fù)責(zé)新品開發(fā)、柜組負(fù)責(zé)補(bǔ)貨，后 來我們就將柜組的補(bǔ)貨權(quán)收回給采購部，實(shí)施電子訂貨、補(bǔ)貨報(bào)警系統(tǒng)等等，到目前為 止，雖然仍不是很完善，但畢竟一步一步在中央采購的模式下往前走。當(dāng)時(shí)賣場體制一 變動(dòng)，有些人既得利益受到損害，抵觸情緒也是比較強(qiáng)烈的。其實(shí)，所有的商品采購、 補(bǔ)貨等活動(dòng)都應(yīng)該由總部采購部門來完成，賣場只要將整個(gè)門店的正常營運(yùn)活動(dòng)安排好 、處理好就夠了。總之，我們只有堅(jiān)持集中統(tǒng)一的商品采購模式，才符合最新的零售業(yè) 潮流趨勢，才是在未來的發(fā)展道路上有希望可言的。 　　中央采購模式下采購的三大功能功能之一,開發(fā)新商品，開發(fā)新供貨商。 　　萬佳在開發(fā)新品方面，與沃爾瑪、家樂福的路不太一樣。外資零售店遵循“二八原則 ”即“商品高度精選原則”，認(rèn)為零售企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中80％的利潤是來自20％的商品，在這 樣一種原則指導(dǎo)下，他們在開發(fā)新商品時(shí)，比較慎重，條件也會比較高，一定要在其他 商家試銷過覺得暢銷的，市場、消費(fèi)者接受的情況下他們才會引進(jìn)，否則不會冒險(xiǎn)引進(jìn) 。在這種高度精選的原則下，其商品品種就較少。 　　那么，萬佳目前實(shí)行多品種開發(fā)的原因何在呢？我認(rèn)為，至少有兩方面的原因。第 一，萬佳的歷史非常短，許多商品的暢、滯銷情況需要時(shí)間來考驗(yàn)。在這樣一個(gè)只有幾 年歷史的企業(yè)里，一定要將規(guī)矩定得很完善，要對所有問題的認(rèn)識都非常深刻，我覺得 是不太現(xiàn)實(shí)的。第二，眾所周知，深圳是個(gè)移民城市，大部分深圳市民（幾乎是九成以 上）都來自全國各地，他們有著各自的消費(fèi)習(xí)慣，有各種不同的嗜好。我認(rèn)為在這樣一 個(gè)移民城市里面，應(yīng)該讓消費(fèi)者有更大的選擇余地，這對于萬佳的發(fā)展，對整個(gè)零售業(yè) 的發(fā)展都會有所裨益。 　　但是，是否萬佳會無限制地這樣多品種開發(fā)下去呢？當(dāng)然不是。最多再過兩年，萬 佳勢必也要對商品品種進(jìn)行一定程度的精選，必須對一些商品實(shí)行禁入，但我們不會跟 沃爾瑪、家樂福做得一樣，我們會根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合中國國情、國內(nèi)零售業(yè)現(xiàn) 狀進(jìn)行一定程度的精選。 　　實(shí)際上，萬佳與外資零售企業(yè)一樣，都需要經(jīng)常根據(jù)環(huán)境的變化做出相應(yīng)的改變， 如果我們跟不上市場環(huán)境的變化，一成不變，那我們只有死路一條。我記得1996年沃爾 瑪湖景店開業(yè)時(shí)，18000多平方米的營業(yè)面積，只有10000多個(gè)商品品種。而在山姆會員 店10000多平方米的營業(yè)賣場內(nèi)也只有4000多個(gè)品種。大家再看現(xiàn)在的沃爾瑪購物廣場與 山姆會員店內(nèi)經(jīng)營的商品品種與當(dāng)時(shí)相比翻倍都不止。又如，1998年沃爾瑪在其總部所 在地——阿肯色州，做了一個(gè)將來要在全世界推廣的，對它而言是全新的一個(gè)零售業(yè)態(tài)—— 新超級中心。沃爾瑪專門將其設(shè)立于公司總部的邊上，以便觀察這種業(yè)態(tài)的成長過程， 從而預(yù)測它將來在世界各地推廣又將是一個(gè)什么樣子。這個(gè)新超級中心的最主要特點(diǎn)是 ：商品品種顯著增加，可以說是成倍地增加，傳統(tǒng)百貨類商品也是顯著增長。我們跟沃 爾瑪、家樂福在業(yè)態(tài)上雖然都是大型綜合超市（GMS），實(shí)際上我們跟他們還是有很大差 別的。萬佳傳統(tǒng)百貨類商品的品種比較多，有接近40％的營業(yè)額來自鞋類、針織服裝、 床上用品、箱包、化妝品等傳統(tǒng)百貨類商品。而沃爾瑪整個(gè)的信息系統(tǒng)是成形的，如果 要將傳統(tǒng)百貨這一塊加進(jìn)來，將會是一件非常麻煩的事情。所以，他們要在美國總部旁 邊先做個(gè)試點(diǎn)，然后再向全球推廣。 　　因此，我們將來在做新品開發(fā)時(shí)，要開始注意控制新品開發(fā)的節(jié)奏，應(yīng)該逐步進(jìn)行 一定的選擇，可能在一些商品進(jìn)來的同時(shí)也會有一些商品出去。沃爾瑪、家樂福以往的 商品引進(jìn)都是遵循高度精選原則，但他們現(xiàn)在也在向“讓消費(fèi)者有更多選擇”這個(gè)方向過 渡。也就是說，大家都在變，關(guān)鍵要看這些變化最終對企業(yè)的生存、發(fā)展是否有利。沃 爾瑪、家樂福在增加商品品種，而萬佳的商品品種可能太多了，要適當(dāng)?shù)販p一減。 　　另外，新品開發(fā)的同時(shí)，也要開發(fā)新供貨商。萬佳現(xiàn)有供貨商的數(shù)量不少，但總體 情況是供貨商單體很小、實(shí)力不強(qiáng)。供貨商單體太小，就存在無法按時(shí)按量送貨等等一 系列問題。 　　在開發(fā)新供貨商方面，我們要注意兩方面的問題。第一，隨著零售商經(jīng)營規(guī)模的不 斷擴(kuò)大，供貨商也在加速自身的整合。第二，在開發(fā)新供貨商時(shí)還要注意盡可能撇除一 些中間代理商、繞開一些中間的炒買炒賣，找到最終生產(chǎn)廠家或是某個(gè)區(qū)域的總代理。 　　在顧國建教授的《超級市場營銷管理》一書中，有這樣一個(gè)案例：有一種叫做AB健腹 板的商品，是用來做腹部健美的。一家供貨商與廣州正大萬客隆談，每一個(gè)的供貨價(jià)是 222元。萬客隆的采購員就問該供貨商從廠家拿貨的成本是多少？運(yùn)輸成本、保險(xiǎn)成本各 是多少？從而計(jì)算出總成本是多少。三問兩問，問出真正的生產(chǎn)廠商不是該代理商而是 在蘇州的一家工廠。該采購員于是直接去跟蘇州的廠家談，結(jié)果是以66元的單價(jià)做了堆 頭促銷，最多的一天售出3500個(gè)健腹板。這個(gè)案例便說明了中間商存在很多問題。我們 在開發(fā)新品時(shí)要注意的一點(diǎn)是：當(dāng)新品還未經(jīng)市場考驗(yàn)，尚控制在中間商或代理商手中 時(shí)，其價(jià)格與實(shí)際價(jià)值往往是相差很多，甚至是倒掛的。如果我們的采購員僅僅按照一 般的程序詢問價(jià)格，簡單在其他商家之間進(jìn)行粗略的比較，再派物價(jià)員出去看一看，實(shí) 際上是沒有多大作用的。只有越過中間代理商，盡可能直接與生產(chǎn)廠家接洽，才能最大 限度地降低進(jìn)貨成本。 　　功能之二,淘汰滯銷商品，淘汰不良供貨商。 　　為了更好地適應(yīng)消費(fèi)需求的變化，也為了更有效地利用有限的賣場空間，提高銷售 業(yè)績，采購部在開發(fā)新品的同時(shí)，必須做好滯銷商品的淘汰工作。在目前公司信息系統(tǒng) 還不完善的情況下，這還有賴于賣場與采購部的及時(shí)溝通與密切配合，形成一種定期淘 汰滯銷商品的制度。對那些銷路不佳的商品、處于衰退期的商品、存在質(zhì)量問題的商品 應(yīng)盡快與供貨商聯(lián)系，及時(shí)退貨清場。另外，一些季節(jié)性強(qiáng)的商品，如飲料、服裝等， 要進(jìn)行階段性淘汰，預(yù)先做好計(jì)劃，及時(shí)將滯銷商品清出去，同時(shí)引進(jìn)適銷新品。 　　另外，對違反采購合同、信譽(yù)不良的供貨商要毫不留情予以淘汰。這些不良供貨商 經(jīng)常虛報(bào)價(jià)格、不按時(shí)按量送貨、不愿做促銷、所送商品質(zhì)量有問題……屢教不改或是屢 次承認(rèn)錯(cuò)誤但從不改正，這樣的不良供貨商若不淘汰，正常的經(jīng)營業(yè)務(wù)怎么展開？今后 ，公司的相關(guān)采購合同應(yīng)更加完善，要加大對這些不良供貨商的不良行為的制約力度。 　　功能之三,控制采購付款。 　　為什么這個(gè)功能是在采購部呢？實(shí)際上合同的第一談判人是采購部。雖然支付貨款 最終由財(cái)務(wù)部實(shí)施，但貨款支付的時(shí)間、數(shù)量等交易條件基本上是由采購部根據(jù)采購合 同的條款來控制執(zhí)行，財(cái)務(wù)部偶爾會提出一些意見，但實(shí)際上不是太多。 　　1996年沃爾瑪、家樂福剛進(jìn)入中國零售市場時(shí)，一些媒體、經(jīng)濟(jì)學(xué)家都認(rèn)為他們的 進(jìn)入將給中國上游的工業(yè)帶來一個(gè)很大的希望前景。理由是沃爾瑪、家樂福實(shí)行的是全 部買斷的采購付款方式，這將會給中國的制造業(yè)帶來很多機(jī)會。實(shí)際上，經(jīng)過四五年的 發(fā)展，可以明顯看到許多外資零售業(yè)的付款方式也在逐漸改變。他們也開始實(shí)行代銷， 付款期也在延長。如深圳沃爾瑪在其2000年版的《供貨商手冊》中就非常明確地規(guī)定：從 2000年3月1日開始，所有商品的付款期均延長一倍。同時(shí)也開始對供貨商進(jìn)行一系列制 約，如供貨商沒有按預(yù)約時(shí)間送貨，沒有在送貨前12小時(shí)之內(nèi)通知門店,不能送貨或不能 按量送貨，那么每一次罰款500元。而且還規(guī)定，供貨商的商品進(jìn)入沃爾瑪銷售，是由沃 爾瑪負(fù)責(zé)陳列的，陳列品若有破損是對消費(fèi)者不利的，因此供貨商應(yīng)負(fù)責(zé)定期更換破損 的陳列商品。他們現(xiàn)在也意識到，在中國這種比較復(fù)雜的國情下，一味搞全部買斷，其 實(shí)是很難承受的，所以他們現(xiàn)在也在積極調(diào)整之中。 　　對于萬佳來講，我認(rèn)為在某些緊俏商品、非常暢銷的商品方面，要加快付款周期， 以便掌握貨源或獲得比其他商家更好的供貨折扣。而對一些平銷、不太好銷的商品、或 是一些傳統(tǒng)百貨類商品的服裝、化妝品等，我們就要盡量延長付款周期，與供貨商的付 款條件也要始終從嚴(yán)考慮。從這個(gè)層面來講，采購部對公司的資金流轉(zhuǎn)負(fù)有非常重要的 責(zé)任。
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