中小型企業(yè)行政事務(wù)管理制度

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中小型企業(yè)行政事務(wù)管理制度
中小型企業(yè)行政事務(wù)管理制度 (一)總 則 第一條 為加強公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事 效率,特制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、 庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。 (二)檔案管理 第三條 歸檔范圍: 公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、 人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知 等具有參考價值的文件材料。 第四條 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保 證安全。 第五條 檔案的借閱與索?。?1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理 借閱手續(xù),直接提檔; 2.公司其他人員需借閱檔案時,要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù); 3.借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄 錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn) 方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。 第六條 檔案的銷毀: 1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料; 2.若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案 ,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀 。 (三)印鑒管理 第七條 公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。 第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章,如違反此項規(guī)定 造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。 第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文,應(yīng)統(tǒng)一編號登記,以備查 詢,存檔。 第十條 公司一般不允許開具空白介紹信,證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須 經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出,持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹 信的用途,未使用的必須交回。 第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。 (四)公文打印管理 第十二條 公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字,交電腦部打印,按價計費。 第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件,必須一式三份,交總經(jīng)理辦公室留底存檔。 (五)辦公及勞保用品的管理 第十五條 辦公用品的購發(fā): 1.每月月底前,各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦 公室; 2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算;經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù) 責(zé)將辦公用品購回,根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽 字領(lǐng)回; 3.除正常配給的辦公用品外,若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可 領(lǐng)用; 4.公司新聘工作人員的辦公用品,辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單, 負(fù)責(zé)為其配齊,以保證新聘人員的正常工作; 5.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理 、開支適當(dāng)、用品保管好; 6.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本,辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取 人員簽字; 7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章 制度辦事,不允許非工作人員進(jìn)入庫房。 第十六條 勞保用品的購發(fā): 勞保用品的配給,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。 (六)庫房管理 第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。 第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時要當(dāng)面點清數(shù)目,檢查包裝是否 完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應(yīng)立即拆包清點數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符 時,庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。 第十九條 物資入庫后,應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。 第二十條 嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單,經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可出庫。 第二十一條 庫房物資一般不可外借,特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)。 第二十二條 嚴(yán)格管理帳單資料,所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準(zhǔn)確,不得隨意涂改。 第二十三條 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,禁止無關(guān)工作人員入內(nèi),庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施,做到防火、防盜、 防潮。 (七)報刊及郵發(fā)管理 第二十四條 報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預(yù)算,負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù) 。 第二十五條 報刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記,并分別送到有關(guān)部門。有 關(guān)部門處理后,一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。 第二十六條 任何人不得隨意將報刊挪作他用,若需處理,需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)。 (八)附則 第二十七條 公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。 (一)私人信件,一律實行自費,貼足郵票,交辦公室或自己送往郵局。 (二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口,由收發(fā)員登記,統(tǒng)一封口,負(fù)責(zé)寄發(fā); (三)控制各類掛號信凡因公需掛號者,須經(jīng)各部室主任批準(zhǔn),總經(jīng)理辦公室登記后方可 郵發(fā)。 第二十八條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的,各部門可提出修改 意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復(fù)。 第二十九條 本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。 第三十條 本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
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