十一、文書檔案立卷歸檔制度
十一、文書檔案立卷歸檔制度 （一）總則 第一條 為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。 第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值 的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存 ）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材 料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 （二）文件材料的收集管理 第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本 部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。 第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被 轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。 會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 1．公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動 的相關(guān)人員核報旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽 字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報旅費。 2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦 理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報銷會議費用。 第七條 各部門專（兼）職文書的職責(zé) 1．了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文 件材料。 2．認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的3月份前 應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3．承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用 文件材料登記手續(xù)。 （三）歸檔范圍 第八條 重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡 報、會議記錄等。 第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材 料。 第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。 第十二條 本公司反映主要職能活動的報告總結(jié)。 第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 第十四條 信訪工作材料。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 （四）平時歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書 集中統(tǒng)一保管。 第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類 目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。 第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理， 送交本部門專（兼）職文書歸卷。 第二十二條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存 文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。 （五）立卷案卷質(zhì)量要求 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔 案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不 同的價值，便于保管和利用。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文 件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕 密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒 有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在 針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī) 定執(zhí)行。 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批 復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形 成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正 面的右上角，背面的左上角打印頁號。 第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。 卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立 卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式。 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要 求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法 裝訂。 第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以 案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。
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