應收賬款管理制度
醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度 1. 應收賬款控制的兩個重要指標為：信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況 滾動制訂（參見信用額度滾動制訂實行辦法），信用期統(tǒng)一規(guī)定：商業(yè)最高為三個月 ，直銷醫(yī)院最高為四個月。應收帳款采用權(quán)責發(fā)生制核算。 2. 分項管理制度： 1、客戶開戶管理： 1. 對于新增客戶，由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè) 執(zhí)照（醫(yī)院為醫(yī)療機構(gòu)許可證）、藥品經(jīng)營許可證、稅務登記證，經(jīng)各級 業(yè)務經(jīng)理審核后交會計部，會計部就所提供的證照予以復審，合格后予以 開戶，相關(guān)信息錄入檔案。 2. 新增客戶原則上不授予信用額度，但業(yè)務部門認為該客戶資信條件良好，可 以賒銷的，應在申請表上填寫信用額度，經(jīng)合格的法人或自然人擔保，銷 售經(jīng)理、銷售副總裁、財務總監(jiān)核決后方可授予信用額度。 2. 客戶檔案管理： 1. 所有客戶均應提供客戶檔案，包括：客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址 、電話、傳真、開戶行、稅號、帳號、法人。 2. 客戶更名時，須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥 品經(jīng)營許可證、稅務登記證、股東構(gòu)成，并出具由新公司承擔原公司債務 的申明。 3. 客戶更改其它檔案時，必須提供書面通知。 4. 客戶的營業(yè)執(zhí)照（或醫(yī)療機構(gòu)許可證）、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年 更新存檔一次，時間要求與客戶的年協(xié)議同步。 5. 有關(guān)客戶的所有檔案信息、客戶函證、對帳調(diào)節(jié)表、其他檔案，全部由應收 賬款會計及時錄入微機，檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。 3. 應收帳款信用額度管理： 3-1、 公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式 ，按季度滾動核定，年度則對所有客戶予以全面修訂。 3-2、 對追加信用額度的申請，由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”，并經(jīng)各級經(jīng) 理、銷售副總核準后交會計部，會計部將結(jié)合該客戶的歷史資料和核定額 度予以對照，對超出核定信用額度的客戶報財務總監(jiān)核準。 3-3 臨時超信用額度或信用期限的發(fā)貨，銷售代表寫簽呈，經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈，銷 售副總核準，財務總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。 4. 銷售合同管理： 4-1、 銷售合同由銷售代表整本領(lǐng)用，一次最多2本，交舊領(lǐng)新，領(lǐng)用者對合同的使 用負全責，繳銷合同必須整本交回，作廢合同需聯(lián)次齊全，遺失合同需上 級商業(yè)經(jīng)理簽字確認。交回的合同必須為原件（紅章）。 4-2、 所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字，合同內(nèi)容必須填寫齊全、清晰，不 得涂改，銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章，否則，合同一律退回。 4-3、 銷售代表發(fā)生變動時，其已領(lǐng)用合同要辦理移交手續(xù)或退回，否則，給公司 造成的經(jīng)濟損失由其直接主管經(jīng)理負全責，并對責任人予以處罰。 4-5、 對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的，由業(yè)務人員在合同空白處醒目加注，否 則視同一般原則處理。 4-6、 合同存根交至會計部后，與計算機中已發(fā)貨合同核對，對合同存根件與傳真 件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責。檢查后分辦事處或分省裝訂 存檔備查。 5. 銷售發(fā)票管理： 5-1、 依據(jù)合同開具發(fā)票，發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接寄往辦事處；有特殊要求 寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發(fā)票安全。 5-2、 銷售代表將發(fā)票交與客戶時要簽收。 6、 應收帳款帳務管理： 6-1、 涉及應收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費用要求當日入帳。發(fā)貨、到款日報表、 應收賬款帳齡表等統(tǒng)計報表，每月二十號以前，每三天向相關(guān)人員發(fā)送一 次（每月二十日后每天發(fā)送一次）。 6-2、 每月三號之前，會計部將應收帳款帳齡分析表、預警分析表發(fā)往辦事處、業(yè) 務經(jīng)理、省經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經(jīng)管的 應收帳款簽字確認，對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯誤應及時反饋給應收帳 款會計。 6- 3、凡帳齡超過半年以上的欠款，由歸管銷售代表負擔其相應利息（按貸款利率） 的百分之八十，另外百分之二十上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔 7. 收貨回執(zhí)管理： 7-1、 從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調(diào)撥單、客戶回執(zhí)。 7-2、 從客戶處直接調(diào)貨給其他客戶的必須有調(diào)入客戶的收條。 7-3、 從公司直接發(fā)貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責收全回執(zhí)，會計部簽 收整理保管。 7-4、 所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對方公章或業(yè)務章或倉儲章，收 貨人簽字并注明日期。 7-5、 其他方式發(fā)貨給客戶的，以運輸郵寄部門的運單為回執(zhí)，由儲運部門保管 存檔。 8. 應收帳款函證管理： 1. 為了明確公司債權(quán)，會計部以每年6月末、12月末應收賬款余額為基準，分 兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準日60天內(nèi)回函，函證要求客戶蓋財 務專用章，如往來帳在業(yè)務部門核算的可由業(yè)務部門蓋章，但必須注明欠 款構(gòu)成。函證在規(guī)定時間不能傳回會計部或印章不合格的將停止發(fā)貨（貨 款在此期間已結(jié)清的除外）。 2. 醫(yī)院的應收帳款，一季度發(fā)函證一次，予以債權(quán)確認，若不能在次季度30 日內(nèi)蓋財務專用章或院公章確認的停止供貨。 3. 會計部在函證截至10日內(nèi)依據(jù)回函情況整理匯總，上報財務總監(jiān)，并以此確 定需對帳的客戶。 9. 退貨管理： 1. 客戶提出退貨時，銷售代表必須提出書面退貨申請，經(jīng)銷售經(jīng)理批準后方可 退貨。退貨帳務處理流程見附表。 2. 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫，并按退貨管理流程轉(zhuǎn)移原始憑整。 3. 公司發(fā)至客戶，客戶未入庫便直接退回的產(chǎn)品，應由儲運部門接收，聯(lián)系銷 售代表后進行相應處理。 4. 退貨入庫后，會計部依據(jù)退貨申請、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)帳憑證等處理帳務，需要換 貨的由營銷綜合辦負責按規(guī)定辦理，業(yè)務員在事先未經(jīng)任何領(lǐng)導書面同意 ，私自以任何方式換貨，處于額度的罰款，造成損失的全額賠償。 5. 客戶退貨，經(jīng)管銷售人員要索取當?shù)囟悇站殖鼍叩耐硕愖C明，并按稅后退貨 總額的20%處罰。若在退貨30天內(nèi)不能取得退稅證明，稅款全部由經(jīng)管人 員負擔，半年內(nèi)取回退稅證明，銷售人員簽呈，銷售經(jīng)理核準后，財務部 門將所扣稅額返還。 6. 凡屬非質(zhì)量原因退貨的，按無稅退貨額的百分二十處罰，其中責任人負擔罰 款的百分之八十，主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔罰款的百分之二十。 10. 調(diào)貨管理： 因故需從客戶處調(diào)出公司產(chǎn)品的，必須事先寫簽呈報主管經(jīng)理審批，在 調(diào)出貨物的同時，向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財務蓋章確認的無稅 扣款證明，不能取得上述資料時，調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)管人員負擔。調(diào) 出貨物直接銷售給另一客戶時，經(jīng)管業(yè)務員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和 合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調(diào)貨，調(diào)貨人員負全責， 11. 應收帳款對帳管理： 11- 1、銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應收帳款負全責。負責與客戶日常對賬是經(jīng)管 銷售人員的責任，對帳的流程和方法可參照“對帳流程及簡要方法”。 出現(xiàn)差錯及時反饋會計部。 11- 2、會計部將依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷 史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對帳的客戶。 3. 銷售人員發(fā)生變動時，必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下，逐戶確認應收帳款，辦 理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù)，隨意接受應收帳款，所發(fā)生的一切 損失（包括協(xié)助對帳差旅費）由接管人員和主管經(jīng)理負責（各負擔50% ）。 4. 上級經(jīng)理對所管轄的銷售人員的帳目有質(zhì)疑，需會計部派人抽查對帳的 ，可書面申請，會計部視情況安排對帳。 5. 會計部前往客戶處對帳的，銷售人員必須陪同，對帳結(jié)果需填寫“對帳調(diào) 節(jié)表”，對帳雙方加蓋財務專用章，如對方帳務全部在業(yè)務核算，可蓋 業(yè)務章或公章，但必須加以備注原因，陪同的銷售人員、對帳會計簽 字，事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認。 6. 經(jīng)對帳需要經(jīng)管銷售人員提供調(diào)整憑證的，必須在30天內(nèi)交會計部，否 則，先扣責任人款項進行平帳，再根據(jù)所提供資料調(diào)整。已對過帳的 會計期間的帳務不再重復對帳。 12. 銷售折扣管理： 12-1、 依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議，會計部將及時計算出銷售折扣，并在銷售發(fā) 票中扣除或季度后返還（可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條）。 12-2、 每季度給客戶反饋應享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折 扣等相關(guān)信息。 12-3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務總監(jiān)批準。 13. 到款及其他費用： 13- 1、銷售人員自客戶處取得匯票后，應在十日之內(nèi)郵回公司會計部，否則由銷售人 員負擔超期部分的利息（按銀行同期逾期貸款利率）。 13- 2、銷售人員應及時掌握客戶破損及帳務處理情況，并向?qū)Ψ剿饕茡p證明，破損 證明應為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單，載明品種、數(shù)量、金額 ，并加蓋財務專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位，不允許累計計算。 13- 3、一次性破損金額（售價）達一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司 的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。 14、清欠與訴訟 14-1、 銷售代表對自己管轄之內(nèi)的客戶欠款，認為以自己的能力已很難清回貨款 的，可書面申請（附件10）并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠 人員清欠。 14- 2、專職清欠仍無結(jié)果的情況下，應由清欠專員會同原銷售人員和上級經(jīng)理共同 提出訴訟解決的請求（附件10），由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解 決。 14- 3、經(jīng)清欠無結(jié)果，造成呆壞帳損失，由責任人負擔呆壞帳金額的百分之二十。 15. 權(quán)限 以上業(yè)務處理的其他核決權(quán)限均參照每年公司的核決權(quán)限表。 16. 本制度由公司會計部、銷售部負責解釋。
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