數(shù)字化管理ERP日常運行管理制度
XXXX公司 數(shù)字化管理 ERP 日常運行管理制度 二000年XX月XX日 目 錄 1. 總則 2. 數(shù)字化管理操作使用管理制度 3. 計算機上機操作記錄制度 4. 數(shù)字化管理人員管理（崗位責任制）制度 5. 數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度 6. 數(shù)字化管理報表管理制度 7. 數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護制度 8. 數(shù)字化管理檔案管理制度 總 則 數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實現(xiàn)企業(yè)管理工作的 現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計算機硬件系統(tǒng)、 機房、核算軟件，及各類會計信息組成的一個有機整體，為保證已建立的ERP系統(tǒng)的安全 、可靠、正常穩(wěn)定的運行，而且在運行過程中不斷提高運行效率，增強信息系統(tǒng)的運行 效果，有必要對系統(tǒng)進行科學、嚴密的管理，即： 1. 建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運行； 2. 加強對已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運行效率； 3. 充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。根據(jù)以上目的，并結(jié) 合財政部對企業(yè)財務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和FAS2000 ERP系統(tǒng)的特殊性與我公司的實際情況，制定出我公司ERP系統(tǒng)的管理制度。 本制主要包括ERP系統(tǒng)的使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報表系統(tǒng) 管理、人員組織管理、維護管理及檔案管理等內(nèi)容。 本制度由XX部負責解釋說明及監(jiān)督實施。 本制度是依照財務(wù)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當前ERP系統(tǒng)的運行實際情況制定的，為滿足本 公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應(yīng)及時進行補充修改。 本制度從公布之日開始執(zhí)行。 數(shù)字化管理操作使用管理制度 數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計算機應(yīng)用技 術(shù)、INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學科與會計理論和方法融為一體，通過貨幣計量信息和其它有關(guān) 信息的輸入、存儲、運算和輸出，運用最新科技成果，以現(xiàn)代機器工作取代手工操作， 實現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，并定期或不定期地提供計劃和控制經(jīng)濟過程 需要的會計信息和生產(chǎn)信息等，為此，為保證數(shù)字化管理正常運轉(zhuǎn)并完成預(yù)定的任務(wù)， 特制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。 此制度主要是通過對系統(tǒng)運行的管理，保證系統(tǒng)正常運行完成預(yù)定的任務(wù)，保證系 統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整，只有加強使用管理才能避免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè) 秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失，保證發(fā)生故障后能及 時恢復(fù)，出現(xiàn)錯誤后能及時發(fā)現(xiàn)，及時糾正，保證輸出信息正確、真實。 一 機房的管理： 計算機屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應(yīng)創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，為保護計算機 設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下： 1. 機房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護人員分工負責、協(xié)調(diào)管理、非工作人員嚴禁入內(nèi)； 2. 保持機房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機以及其它設(shè)備的塵埃和贓物； 3. 嚴禁在微機前用水和吸煙，以免引起短路、火災(zāi)或其它操作； 4. 為防止意外事故的發(fā)生，機房內(nèi)杜絕一切火源，機房內(nèi)所有電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝 ，其它人員不得隨意拆遷或安裝； 5. 在工作中突然停電，應(yīng)注意及時關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開微機時應(yīng)關(guān)閉 微機電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉及UPS使用等情況； 6. 嚴禁在微機內(nèi)安裝或運行游戲盤； 7. 未經(jīng)許可，不準對外服務(wù)，以防病毒傳入； 8. 機房無人時應(yīng)加鎖，確保主機安全。 二、操作使用管理： 本管理是對計算機硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，主要任務(wù)是 建立、健全和完善數(shù)字化管理運行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源的安全、可靠及完 整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn) 、及時糾正、及時恢復(fù)，同時保證數(shù)字化管理信息資源的正確性、及時性、完整性和連 續(xù)性。 1、上機運行系統(tǒng)的規(guī)定： 1. 系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理 員批準的有關(guān)人員，有權(quán)上機操作運行系統(tǒng)； 2. 非指定人員不能上機運行系統(tǒng)； 3. 上機使用注意事項見附錄：（上機注意事項規(guī)定）； 4. 上機使用人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有 權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的 責任； 5. 上機人員必須按照各自的操作權(quán)限進入，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上 機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； 6. 應(yīng)及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生； 7. 不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； 8. 未經(jīng)批準，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令； 9. 對各應(yīng)用軟件word、excel等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件， 系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如 被刪除，文件編輯者自負后果。 2、上機使用人員職責和權(quán)限： A、系統(tǒng)管理員： 對整個系統(tǒng)的運行進行負責。 ◆ 系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財務(wù)軟件的特點和本單位會計核算的實際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會計科目的設(shè)置必須符合 會計度與本單位的核算管理要求，報表數(shù)據(jù)格式必須符合財政部門和 其它有關(guān)部門的要求。 ◆ 協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系； ◆ 負責組織和監(jiān)督系統(tǒng)運行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作。 ◆ 負責保證計算機系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時性的檢查，并做好上機記錄的整 理工作，應(yīng)按規(guī)定及時性歸檔。 ◆ 負責作好系統(tǒng)運行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報告。 B、系統(tǒng)維護人員： 負責系統(tǒng)運行中硬件和軟件的維護工作： ◆ 負責系統(tǒng)維護工作，包括各環(huán)境庫的修改和更新操作； ◆ 負責定期或不定期地檢查硬件和軟件的運行情況； ◆ 負責系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作； ◆ 按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護； ◆ 系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護外，不允許隨意打開數(shù)據(jù)庫運行操作，實施數(shù)據(jù)維護 時不準修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其它上機人員一律不準實施數(shù)據(jù)庫操作。 C、系統(tǒng)操作人員： 系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進入當前運行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的 員。 ◆ 負責系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。 ◆ 嚴格按照系統(tǒng)規(guī)定進行操作； ◆ 負責軟盤備份及歸檔工作； ◆ 負責輸出打印憑證、帳簿和報表，并管理及歸檔工作； ◆ 日記帳應(yīng)當天登錄，登錄后即打印出當天的日報表，做到日清月結(jié)； ◆ 月底滿頁可打印所有的帳簿和會計報表； ◆ 記帳憑證按規(guī)定隨時打印。 D、數(shù)據(jù)錄入人員： ◆ 檢查專職會計人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，對于違規(guī) 記帳憑證不得錄入； ◆ 數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應(yīng)及時詢問有關(guān)人員，不 得擅自修改和作廢。 ◆ 認真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對，核對無誤后交復(fù)核人員進行復(fù)核； ◆ 日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。 E、數(shù)據(jù)審核人員： ◆ 負責數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性 ； ◆ 復(fù)核人員不得進行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤時，應(yīng)通知錄入人員修改 ，待修改后再進行復(fù)核； ◆ 負責輸出數(shù)據(jù)的審核； ◆ 對不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認。 F、專職會計人員： 根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財務(wù)制度的要求，做 到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準確、摘要簡明規(guī)范； G、檔案管理人員： ◆ 負責數(shù)字化管理各類系統(tǒng)軟盤、各種文檔、種類數(shù)據(jù)軟盤及輸出打印的記帳憑證， 帳簿和報表等有關(guān)會計資料存檔管理； ◆ 按規(guī)定時間催交入檔； ◆ 對不符合要求的會計資料及軟盤不予接收； ◆ 做好安全保密工作； ◆ 未經(jīng)批準，不得外借。 附錄一： 上機操作注意事項 一、開機步驟： 1. 打開電源開關(guān)； 2. 打開UPS電源開關(guān)； 3. 打開打印機開關(guān)； 4. 打開顯示器開關(guān)； 5. 打開主機開關(guān)。 二、關(guān)機步驟： 1. 關(guān)上主機開關(guān)； 2. 關(guān)上顯示器開關(guān)； 3. 關(guān)上打印機開關(guān)； 4. 關(guān)上UPS電源開關(guān)； 5. 關(guān)上電源開關(guān)。 三、每次關(guān)機后再一次開機應(yīng)間隔一至三分鐘； 四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開； 五、停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要及時將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操 作步驟； 六、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打； 七、嚴禁使用游戲盤，違者重罰。 計算機上機操作記錄制度 實際應(yīng)用ERP管理軟件的企業(yè)在實踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對數(shù)字化管理單位要求有“必要的 上機操作記錄制度”，作為天心FAS2000ERP系統(tǒng)也不例外，為保證我公司數(shù)字化管理的正 常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護任務(wù)，了解故障發(fā)生原因、地點、時間以及處理方法和處 理結(jié)果等情況，嚴格微機管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下： 一 所有上機操作人員必須登記所有上機操作情況，要求填寫日期、 操作員姓名、操作內(nèi)容，運行時間和運行情況。 二、登記操作記錄要認真詳細，操作過程中沒有問題，運行情況及備注欄填寫運行 正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記錄,并向系統(tǒng)維護員報告。 三、不得進行未作登記記錄的任何軟硬件維護工作。 四、系統(tǒng)維護員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有明確記 載，對于嚴重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報告單。并向系統(tǒng)總 負責人匯報。 五、操作記錄每月裝訂成冊，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 六、要真實完整地填寫操作記錄，發(fā)生問題不登記者，按有關(guān)制度根據(jù)問題的嚴重 程度予以處理，請所有操作人員及維護人員必須嚴格遵照執(zhí)行。 附錄二： 上機操作記錄 |上機時間 |操作員姓名 |操作內(nèi)容 |運行時間 |運行情況 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 數(shù)字化管理崗位責任制 為使我公司數(shù)字化管理工作進程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開展，確保此項工 作的合法性、準確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責任性。 一 數(shù)字化管理崗位： 根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部物料、制造管理和會計核算的特點及企業(yè)對數(shù)字化管理崗位設(shè)置的 要求，在系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導(dǎo)下，從各個崗位出發(fā)圍繞數(shù)字化來開展工作，更好地 發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特設(shè)如下管理崗位： 主管會計、財務(wù)負責人、系統(tǒng)管理與維護、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作錄入、業(yè)務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù) 稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。 二、崗位職責： 1. 主管會計：對企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應(yīng)用項目進 行決策，保證數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。 2. 財務(wù)負責人：制訂財務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會計提供重大硬件、軟件使用、 應(yīng)用項目的決策依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)特點合理的設(shè)置數(shù)字化管理崗位及配備崗位 人員，檢查崗位人員的工作情況，嚴格按各崗位標準進行考評。 3. 系統(tǒng)管理維護崗： 1. 參與制定本廠財務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度； 2. 執(zhí)行對操作人員的管理和計算機檔案管理職能，對會計軟件進行日常維護， 保證計算機軟件、硬件財產(chǎn)安全可靠； 3. 及時了解計算機故障情況，并采取相應(yīng)處理措施，遇到重大的系統(tǒng)運行故障 必須根據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫故障報告單并及時報給數(shù)字化主管人 員； 4. 正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作； 5. 開發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用的信息系統(tǒng)、報表系統(tǒng)的功能，并應(yīng) 以易接受、易掌握為原則； 6. 未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準的開發(fā)項目，不得上機； 7. 保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實施。 4. 業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作： 依照科目負責制的原則，設(shè)置成本核算、費用核算、材料、銷售、債權(quán)債務(wù)往來的核 算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級核算等崗位，各崗位嚴格按照本公司財 務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標準進行日常工作。做好記帳前對明細帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正 確。充分使用計算機對帳、核銷等功能來完成工作，并按《帳務(wù)管理制度》要求打印帳 簿、報表。 5. 數(shù)據(jù)錄入： 1. 執(zhí)行系統(tǒng)管理對崗位工作的具體指揮、要求； 2. 及時、準確地按規(guī)定標準輸入手工記帳憑證、生成機制憑證及帳表； 3. 通過系統(tǒng)管理員及時準確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)； 4. 系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人； 5. 正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項規(guī)定； 6. 發(fā)現(xiàn)問題，及時向系統(tǒng)管理員及財務(wù)主管負責人反映； 6. 數(shù)據(jù)復(fù)核崗： 1. 對輸入計算機憑證質(zhì)量把關(guān)，保證手工憑證與機制憑證的一致性； 2. 對已錄入的憑證及時復(fù)核，最遲不得超過次日復(fù)核完畢； 3. 發(fā)現(xiàn)憑證錯...
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