采購物流業(yè)務流程
采購物流業(yè)務流程 采購活動是一個比較復雜的過程，物流活動隨著采購過程的持續(xù)而發(fā)展。為了提高采 購物流作業(yè)的科學性、合理性和有效性，建立和完善采購物流系統(tǒng)，保證采購物流的順 暢進行，有必要研究采購物流業(yè)務流程，并對現(xiàn)有流程進行改革和完善。當然，采購作 業(yè)流程會因采購的來源、采購的方式以及采購的對象等不同在作業(yè)環(huán)節(jié)上存在一定的差 異。比如，國內采購采購物流與國際采購物流在流程上有許多明顯的不同點。但是，盡 管它們在作業(yè)細節(jié)上有若干差異，但對于基本的作業(yè)流程，則每個企業(yè)都大同小異。而 且隨著環(huán)境的變化，企業(yè)應對其采購流程進行相應的重組并加以改善。 §1 采購業(yè)務流程分析 1．1 采購業(yè)務的步驟 現(xiàn)代管理要求按照一定的程序，有條不紊地開展生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務，采購作為企業(yè)的一項 基本活動和重要職能，同樣必須按照一定的程序進行。典型的企業(yè)采購業(yè)務通常包括以 下基本步驟。 1．1．1 發(fā)現(xiàn)需求 任何采購都起源于企業(yè)中某個人的確切需求。負責具體業(yè)務活動的人應該清楚地知道本 部門獨特的需求：需要什么、需要多少、何時需要。這樣，庫存部門就會收到這個部門 發(fā)出的物料需求單。有時，這類需求也可以由其他部門的富余物料來加以滿足。但是或 遲或早公司必然要進行新的物料采購。采購申請可以來自于生產(chǎn)或使用部門，可以來自 銷售或廣告部門，也可以來自實驗室。供應部門還應協(xié)助使用部門預測物料需求以避免 太多的緊急訂單。由于了解價格趨勢和總的市場情況，有時為了避免供應商中斷或價格 上漲，供應部門必然會發(fā)出一些期貨訂單。 1．1．2 對所需產(chǎn)品或服務加以準確描述 發(fā)現(xiàn)需求后，對所需求的細節(jié)如品質、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等，均應加 以準確描述，以便使來源選擇以及價格談判等作業(yè)流程能順利進行。 1．1．3 選擇可能的供應來源 供應商的選擇是采購職能中重要一環(huán)，它涉及了高質量供應來源的確定。企業(yè)可以根 據(jù)需求描述在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公 開征求。決定和某個供應商進行大量業(yè)務往來需要一系列合理的標準。采購方對供應商 能否滿足自己的質量、數(shù)量、交付、價格、服務目標等的觀察將支配決策結果。與這些 基本采購目標相關的還有一些更重要的供應商品質，包括歷史記錄、設備與技術力量、 財務狀況、組織與管理、聲譽、系統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關系、位置等。 1．1．4 確定價格 確定所需支付的價格是采購過程中的一項重要決策，是否具備得到“好價格”的能力有 時是衡量一個優(yōu)秀采購者的首要標準。采購者必須很好地掌握各種定價的方法，了解各 種方法的適用時機，并能夠利用技巧來取得滿意的支付價格。 1．1．5 訂單安排 價格談妥后，應辦理定貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件， 對買賣雙方的要求、權利和義務，必須予以說明。任何實用的采購訂單所必備的要素有 ：序列編號、發(fā)單日期、接受訂單的供應商的名稱和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā) 貨日期、運輸要求、價格、支付條款，以及對訂單有約束的各種條件。訂單只有在供應 商接受以后才能構成一項合同。 1．1．6 訂單的追蹤與催貨 簽約訂單后，為求供應商按期、按質、按量交貨，應依據(jù)和約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定 交運，并予以嚴格檢驗入庫，在一些企業(yè)中，甚至設有全職的跟蹤催貨人員。跟蹤是對 訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。如果產(chǎn)生了問題， 例如質量方面的問題，采購方就要對此盡早了解，以便采取相應的行動。跟蹤通常需要 經(jīng)常詢問供應商的進度，有時甚至有必要到供應商那里走訪一下。不過，這一措施一般 僅用于關鍵的、大額的或提前期較長的采購事項。通常，為了及時獲得信息或知道結果 ，跟蹤是通過電話進行的，不過，一些企業(yè)也會使用一些簡單的表格，以查詢有關發(fā)運 日期和某一些生產(chǎn)計劃完成的百分比。 催貨是對供應商施加壓力，使其履行最初所做出的發(fā)運承諾，提前發(fā)運貨物或是加快 已延誤訂單涉及的發(fā)運。如果供應商不能履行合約，采購方會威脅取消訂單或是以后可 能的交易。催貨一般僅適用于采購訂單的一小部分，因為供應商的能力采購方已做過全 面分析，能夠被選中的供應商一般是能遵守合約的。而且一家企業(yè)對其物料需求已做了 充分的計劃工作，如果不是特殊情況，它就不必要求供應商提前貨物的發(fā)運日期。當然 ，在貨物匱乏的時候，催貨確實有重要意義。 1．1．7 貨物的接受和檢驗 貨物的正確接受有重要意義，大部分有經(jīng)驗的企業(yè)采用將所有貨物的接受活動集中于 一個部門的方法。由于收貨部門和采購部門關系十分密切，所以許多公司中收貨部門直 接或間接地向采購部門負責。 貨物接受的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實際到達并檢查是 否完好無損，是否符合數(shù)量。這樣才能將貨物送往應該到達的下一個目的地以進行儲存 、檢驗或使用。接受部門要將與接受手續(xù)有關文件進行登記并送交有關人員。 凡廠家所交貨物與合約不符而驗收不合格著，應依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購 。 1．1．8 結清發(fā)票、支付貨款 供應商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款。采購部門應核查發(fā)票的內容 是否正確后，財務部門才能付清貨款。 1．1．9 結案 凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續(xù)，查清各項書面資料有無缺 失，績效好壞等，簽報高級管理部門或權責部門核閱批示。 1．1．10 記錄并維護檔案 凡經(jīng)過以上所有的步驟之后，對于一次完整的采購活動而言，剩下的就是更新采購部 門的記錄。凡經(jīng)結案批示后的采購案件，均應列入檔案、登記編號分類，予以保管，以 備參閱或事后發(fā)生問題時查考。檔案應具有一定保管期限的規(guī)定。例如：一張可以作為 和外界所簽合同的證據(jù)的采購訂單一般要保存7年，應該比作為備忘錄的采購申請單的保 存期限要長。 要保存的記錄有以下幾種： （1）采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都應被編號并說明結案與否。 （2）采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本都被順序編號后保管在里面。 （3）商品文件。記錄所有的主要商品或主要項目的采購情況（日期、供應商、數(shù)量、 價格和采購訂單編號）。 （4）供應商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應商進行的所有采購事項。 （5）勞務合約。指明所有主要供應商與工會所簽合約的狀況（合約期日）。 （6）投標歷史文件。指明主要物料項目所邀請的投標商、投標額、不投標的次數(shù)、成 功的中標者等信息。這一信息可以清楚反映供應商的投標習慣和供應商可能存在的私下 串通。 （7）工具和壽命記錄 。指明采購的工具、使用壽命、使用歷史、價格、所有權和存放位置。 1．2 采購業(yè)務流程的注意事項 企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設計越為重視。這里將一般采購作業(yè) 流程設計應注意的要點闡述如下： 1．2．1 控制關鍵點 企業(yè)應建立以采購申請、經(jīng)濟合同、結算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項 在處理的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。譬如在國外采購時，從詢價、報價、申請 輸入許可正、開信用證、裝船、報關、提貨等均有管制要領或辦理時限。 1．2．2 注意劃分權責或任務 （1）貨物的采購人同時不能擔任貨物的驗收工作。 （2）貨物審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應商和索價業(yè)務。 （3）貨物的采購、儲存和使用人不能擔任帳目的計錄工作。 （4）貨物審核人應同付款人職務分離。 （5）接受各種勞務的部門或主管這些業(yè)務的人應適當?shù)赝瑤沼涗浫朔蛛x （6）記錄應付帳款的人不能同時擔任付款任務。 1．2．3 注意流程的先后順序及時效控制 應當注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。譬如，避免同一主 管對同一采購案件作多次簽核；避免同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式，避免 同一采購案件會簽部門過多，影響實效。 1．2．4 價值與程序繁簡相適應 程序繁簡或被重視的程度應與所處理業(yè)務或采購項目的重要性或價值大小相適應。凡 涉及數(shù)量比較大，價值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應有比較嚴密的處理監(jiān)督；反之 ，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。 1．2．5 避免作業(yè)過程發(fā)生混亂 要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外 部授權”時，應有權宜的辦法或流程來特別處理。 1．2．6 流程設計應適應現(xiàn)實環(huán)境 應當注意流程的及時改進，早期設計的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應加以審視， 不斷加以改進，意適應組織變更或作業(yè)上的實際需要。 1．2．7 配合作業(yè)方式的改善 譬如當手工的作業(yè)方式改變?yōu)殡娔X的作業(yè)方式時，流程就需要做相當程度的調整或重 新設計。 1．3 采購流程實例說明 1．3．1 惠普公司的采購流程 惠普公司在采購方面一貫是放權給下面的，50多個制造單位在采購上完全自主，因為他 們最清楚自己需要什么，這種安排具有較強的靈活性，對于變化著的市場需求有較快的 反應速度。但是對總公司來說，這樣可能損失采購時的數(shù)量折扣優(yōu)惠?，F(xiàn)在運用信息技 術，惠普公司重建其采購流程，總公司與各制造單位使用一個共同的采購軟件系統(tǒng)，各 部門依然是訂自己的貨，但必須使用標準采購系統(tǒng)?？偛繐?jù)此掌握全公司的需求狀況， 并派出采購部與供應商談判，簽訂總合同。在執(zhí)行合同時，各單位根據(jù)數(shù)據(jù)庫，向供應 商發(fā)出各自訂單。這一流程重建的結果是驚人的，公司的發(fā)貨及時率提高150％，交貨期 縮短50％，潛在顧客丟失率降低 75％，并且由于折扣，使所購產(chǎn)品的成本大為降低。 1．3．2 美國福特企業(yè)采購流程 美國福特汽車企業(yè)原有的采購流程，可以說是相當傳統(tǒng)的。采購部將訂單一式三份分送 給會計部、廠商和驗收單位。廠商將貨品送到驗收單位，同時將發(fā)票送給會計部；驗收 單位將驗收結果填寫驗收單送到會計部；會計部將所持的驗收單、訂單和發(fā)票等三種文 件相互查驗，如都相符，就如數(shù)付款給廠商。其過程如圖3—1所示。 經(jīng)重新審視，并應用電腦網(wǎng)絡，福特有了全新的采購作業(yè)流程。采購部將訂單輸給電 腦資料庫，如果是固定往來廠商，則以EOS電腦定貨系統(tǒng)自動向廠商下達訂單。如果不是 固定廠商，則以訂單傳真和信函通知廠商。，廠商交貨給驗收單位后，驗收單位從電腦 資料庫取出訂單資料，再驗收所交的物品。如相符，就將驗收合格資料輸入電腦，經(jīng)一 段時間，電腦自動簽發(fā)支票給廠商；如驗收不符，同時也將驗收結果輸入電腦。如此， 采購部和會計部都可以從電腦資料中，隨時查詢和了解采購狀況。如圖3—2所示。 因為采用了電腦網(wǎng)絡，廢除了發(fā)票，而且核發(fā)支票等改為由驗收單位負責，因此會計 部人員幾乎在整個采購作業(yè)中不需要投入大量人力，僅定期作訂單、驗收等與財務有關 的稽核工作。會計部在改善前職員超過500人，改善后僅需要125人，這個效應也延伸到 其他部門，有的部門人數(shù)甚至縮減為原來的1／20。福特企業(yè)的驗收人員可以利用電腦來 取代會計人員，取得對過去廠商的品質評定，以便于做出是否簽發(fā)支票給廠商的判斷。 同時，借助電腦可以將信息同時傳遞給各相關人員，以同步工程同時處理的方式來縮短 處理時效。如果充分授權而沒有稽核，將變成棄權或濫權，但是若派人來抽樣稽查，又 將被視為不救信任，反而帶來更大的負面效果。采用電腦信息技術，及時依統(tǒng)計資料進 行分析，任何相關業(yè)務人員都可以由電腦提取信息差異、例外分析等資料，從而即時采 取對策進行處理。經(jīng)由這種方式，被充分授權者也不敢再任意濫權。 上述企業(yè)的經(jīng)驗表明，要大幅度縮短流程時效，必須采取一人多能、充分授權，并采 用電腦信息技術來做全方位改革。 §2 采購物流的內容 2．1 采購數(shù)量的確定 采購數(shù)量的多少，直接決定著對生產(chǎn)經(jīng)營的保證和經(jīng)濟效益的高低。在物品的采購儲 存過程中，會產(chǎn)生訂購費用和倉庫儲存費用。在價格一定時，采購批量（即一次采購量 ）較大時，可降低單位訂購費用，但會增加總的倉庫存儲費用；采購批量較小時，可減 少倉庫存儲費用，而單位訂購費用又會提高。因此，采購部門在決定采購批量時，應選 定訂購費用和倉儲費用合計數(shù)量最低時的采購量，即經(jīng)濟訂購量。 閱讀助手 訂購費用是指訂貨、采購、催交的差旅費、管理費等。庫存費用也稱保管費用，指物 品在存儲過程中所發(fā)生的全部費用。經(jīng)濟訂購批量法簡稱EOQ法，即綜合分析訂購、儲存 費用支出后得出的總費用最低時的一次訂購量。 下面我們簡要介紹經(jīng)濟訂購批量的確定方法。 「例」某企業(yè)計劃一年內從外地購進A商品8000噸，每次購進相同的數(shù)量，已知每次 訂購費用為50元，每噸商品的全年庫存費用為5元，A產(chǎn)品的價格為80元／噸，試計算該 企業(yè)A產(chǎn)品的經(jīng)濟訂購批量...
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