深圳市高倫技術(shù)有限公司行政辦公規(guī)范管理制度
綜合能力考核表詳細(xì)內(nèi)容
深圳市高倫技術(shù)有限公司行政辦公規(guī)范管理制度
版本:A (編號(hào):QT-XZ-WJ-2004-002) 目 錄 1. 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 …………(3---4) 2. 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 …………(5---6) 3. 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 …………(7---7) 4. 第四章 語言規(guī)范 …………(8---8) 5. 第五章 嚴(yán)禁事項(xiàng)及行政辦公要求 …………(9---9) 6. 第六章 公文管理制度 …………(10-12) 7. 第七章 印章管理制度 …………(13-14) 8. 第八章 辦公物品管理制度 …………(15-16) (9) 第九章 會(huì)議管理制度 ………… (17-18) (10)第十章 保安及保潔管理制度 …………(19-21) (11)第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 …………(22-24) (12)第十二章 保密管理制度 …………(25-27) (13)第十三章 車輛管理制度 …………(28-31) (14)第十四章 文件管理與控制制度 …………(32-33) (15)第十五章 相關(guān)表格 …………(34-45) 行政辦公規(guī)范管理制度 概述:是對(duì)企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語 言和行為等基礎(chǔ)性事項(xiàng)進(jìn)行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之 一; 設(shè)計(jì)依據(jù):(1)體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng); (2)體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公紀(jì)律; (3)體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識(shí); (4)體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌; 1. 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 1. 工牌 (1)上班時(shí)間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗; (2)工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外; ※第二條 工裝: (1)生產(chǎn)區(qū)域的工作人員,必須著工裝工作,辦公區(qū)人員作便裝。 (2)工裝分春、秋工裝各一套; (3)凡進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員,著備用工裝; (4)備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里; (5)員工工裝由部門負(fù)責(zé)人向行政部申請(qǐng),財(cái)務(wù)部領(lǐng)取; (6)員工負(fù)責(zé)定時(shí)自行清洗整燙工作服,工裝要保持整潔和完好無損,如有破 損或丟失,自行購買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織 購買; (7)不得在工作時(shí)間外穿著工裝(具體情況可另定); (8)工裝費(fèi)用由公司承擔(dān),員工在離職時(shí): 1. 員工自收到工裝后,在本公司工作一到三個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的100%,工裝歸員工所 有; 2. 員工自收到工裝后,在本公司工作三個(gè)月到六個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的50%,工裝歸員工 所有; ③員工自收到工裝后,在本公司工作六個(gè)月到一年的承擔(dān)工裝費(fèi)用的20%,工裝 歸員工所有; ④員工自收到工裝后,在本公司工作一以上年的,工裝歸員工所有; 第三條 儀表——端莊、整潔 (1)頭發(fā):——員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗,保持清潔,男性員工頭發(fā)不宜太長; (2)指甲:——指甲不能太長,應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色 ,不宜戴假甲; (3)胡子——不留胡須,應(yīng)經(jīng)常修剪; (4)口腔——保持清潔,上班前不能喝酒或吃有異味食品; (5)面部——女性員工化妝應(yīng)給人清潔健康的印象,不能濃妝艷抹,(不宜用香 味濃烈的香水),男性職員應(yīng)保持面部清潔; (6)服飾——清潔、方便 a> 男性職員——在工作場所必須著西裝,打領(lǐng)帶; ①襯衫:顏色白、灰、淡藍(lán)為主——襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢; ②領(lǐng)帶:注意與西裝、襯衫顏色相配,原則上以黃、紅、蘭為主調(diào); ※領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳; b> 女性員工 ※在工作場所著職業(yè)裝(顏色以深色為主)不追求華麗; (7)員工工作時(shí)不得穿大衣或過分臃腫的服裝; (8)鞋子應(yīng)保持清潔(以黑色為主),如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ); 第四條 姿勢和動(dòng)作——保持優(yōu)雅 (1)站姿——兩腳腳跟著地,腳尖離開約45度;腰背挺直,胸膛自然,頸脖伸直 ,頭微向下,使人看清你的面孔;兩臂自然下垂,不聳肩,身體重心在兩腳中間。 在會(huì)見客戶或出席儀式時(shí)的站立場合,或在長輩、上級(jí)面前,不得把手交叉抱在胸 前; (2)坐姿——坐下后,應(yīng)盡量坐端正,把雙腿平行放好;不得傲慢地把腿向前伸 或向后伸,或俯視前方; ※要移動(dòng)椅子的位置時(shí),應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方,然后再坐; (3)走姿——①挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動(dòng);②步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、 不跨步、不跑步; 第二章員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 一、 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)相互點(diǎn)頭行禮表示致意; 二、 握手時(shí)的禮儀: (1)目視對(duì)方眼睛; (2)握手時(shí)脊背要挺直,不彎腰低頭; (3)要大方熱情,不卑不亢; (4)伸手時(shí)同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的; (5)異性間女性應(yīng)先向男性伸手; 三、 出入房間的禮貌: (1)進(jìn)入房間,要先輕輕敲門,聽到應(yīng)答再進(jìn); (2)進(jìn)入后,回手關(guān)門,不能大力,粗暴; (3)進(jìn)入房間后,如對(duì)方正在講話,要稍等靜候,不要中途插話; (4)如有急事要打斷說話,也要看住機(jī)會(huì)。而且要說:“對(duì)不起,打斷您們的談 話”; 四、 遞交物件時(shí) (1)如遞文件等,要把正面、文字朝著對(duì)方的方向遞上去; (2)如是鋼筆,要把筆尖向自己,使對(duì)方容易接著; (3)至于刀子或剪刀等利器,應(yīng)把刀尖向著自己; 五、 走通道、走廊時(shí)要放輕腳步 無論在自己的公司,還是對(duì)訪問的公司,在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲 說話;更不得唱歌或吹口哨等;在通道、走廊時(shí)遇到上司或客戶要禮讓,不能搶行 。 六、 物品和設(shè)備使用 (1)公司的物品不能野蠻對(duì)待,挪為私用; (2)及時(shí)清理、整理帳簿和文件、對(duì)墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時(shí)關(guān)閉; (3)借用他人或公司的東西,使用后及時(shí)送還或歸放原處; (4)工作臺(tái)上不能擺放與工作無關(guān)的物品; (5)公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱; (6)未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等; 七、 電話使用 (1)電話來時(shí),聽到鈴響,至少在第二聲鈴響前取下話簡; (2)通話時(shí)先問候,并自報(bào)公司、部門; (3)對(duì)方講述時(shí)要留心聽,并記下要點(diǎn); (4)未聽清時(shí),及時(shí)告訴對(duì)方; (5)結(jié)束時(shí)禮貌道別,待對(duì)方切斷電話,自己再放話簡; (6)隨時(shí)準(zhǔn)備紙和筆; (7)通話簡明扼要,不得在電話中聊天; (8)對(duì)不指名的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對(duì)方,并馬上將電話交 給能夠處理的人; (9)在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人; (10)工作時(shí)間內(nèi),不得打私人電話; 八、會(huì)議——注意 (1)提前到會(huì)場做好準(zhǔn)備,并將手機(jī)調(diào)整到帶震狀態(tài); (2)領(lǐng)導(dǎo)入會(huì)時(shí),應(yīng)起立示意; (3)會(huì)議中不準(zhǔn)隨便出入,若有急事請(qǐng)假,要放輕腳步,輕輕離開; (4)他人發(fā)言時(shí),要注意凝聽,且不得在下面小聲討論,防止語言、表情作出不 禮貌的表現(xiàn); 九、 接待工作 (1)在規(guī)定的接待時(shí)間內(nèi),不缺席; (2)有客戶來訪,馬上起來接待,并讓座; (3)來客多時(shí)以序進(jìn)行,不能先接待熟悉客戶; (4)對(duì)事前已通知來的客戶,要表示歡迎; (5)應(yīng)記住常來的客戶; (6)接待客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑服務(wù); 十、 介紹和被介紹 (1)無論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹,應(yīng)該對(duì)介紹負(fù)責(zé); (2)直接見面介紹的場合下,應(yīng)先把職位資格低者介紹給職位資格高者; ※ 若難以判斷,可把年輕的介紹給年長的,在自己公司和其他公司處理業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí),可 把本公司的人介紹給別的公司的人; (3)把一個(gè)人介紹給很多人時(shí),應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定; 男女間的介紹,應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時(shí),若女 性年輕可先把女性介紹給男性; 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的: 一、 辦公桌:桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等,不允許放其它無關(guān)物品。(私人皮 包、報(bào)紙等),保持桌面物品擺放整齊,桌面干凈; 二、 電腦:置辦公桌面左前角,呈30度貼墻(或貼卡座屏風(fēng))放置; 三、 坐椅:靠背、坐椅、一律不能放任何物品,人離開時(shí)椅子須調(diào)正貼桌放好; 四、 卡座屏內(nèi):內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼; 五、 垃圾簍:置辦公桌子下左前角; 六、 提包/手袋:置員工抽屜或柜子內(nèi),嚴(yán)禁隨意放置; 4. 語言規(guī)范 一、 交往語言: (1)致敬打招呼——你好!XX您好!您早!早上好!早!XX早! (2)請(qǐng)求協(xié)助或詢問——請(qǐng)、請(qǐng)問、請(qǐng)您、勞駕您; (3)表示感謝——謝謝!多謝! (4)打擾別人——對(duì)不起!很抱歉! 二、 電話語言: (1)總機(jī)接轉(zhuǎn)電話(鈴響最多不得超過三次):您好!高倫公司; (2)分機(jī)轉(zhuǎn)接(鈴響一次):您好!XX部,我是XX; (3)替人接轉(zhuǎn)電話:您好!XX部,對(duì)不起,XX不在,需要我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎? 三 、接待語言: (1)您好! (2)能為您做點(diǎn)什么嗎:有什么可以幫您的嗎? (3)請(qǐng)登記! (4)請(qǐng)稍候! (5)請(qǐng)坐! (6)請(qǐng)?jiān)试S我先通報(bào)一聲; (7)對(duì)不起; (8)我立即去聯(lián)系; (9)打擾您一下! (10)好的或行; (11)我?guī)湍蚵犚幌?,待?huì)給您回復(fù); 5. 行政辦公管理要求 一、 嚴(yán)禁在上班時(shí)間、辦公區(qū)進(jìn)餐; 二、 嚴(yán)禁在整個(gè)工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙; 三、 嚴(yán)禁上班時(shí)間吃零食; 四、 嚴(yán)禁工作時(shí)間串崗,大聲喧嘩、談笑; 五、 嚴(yán)禁工作時(shí)間看報(bào)紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等; 六、 嚴(yán)禁參加會(huì)議時(shí)無故早退、交頭接耳等; 七、 嚴(yán)禁工作時(shí)間講臟話、粗話、開玩笑、叫小名等; 八、 會(huì)議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排,使用會(huì)議室要與行政部聯(lián)系確定,用后及時(shí)清 理干凈,關(guān)好電源、鎖門; 九、 講究衛(wèi)生、維護(hù)環(huán)境的清潔不準(zhǔn)隨地吐痰、倒水、不準(zhǔn)亂扔紙屑、雜物; 十、 堅(jiān)持勤儉辦事,節(jié)約用水、用電; 十一、 上班時(shí)間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內(nèi)容無關(guān)的事情,不將 個(gè)人情緒帶到工作中去,認(rèn)真履行工作職責(zé); 十二、 不在辦公室內(nèi)化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào),禁止女性 穿低胸等過于暴露衣裝及穿拖鞋上班; 十三、 工作時(shí)間不得因私事打公司長途電話,不得在公司電腦上發(fā)私人郵件;凡以公司名 義發(fā)出的郵件須本人上級(jí)主管審核、報(bào)行政部批準(zhǔn)(特殊情況除外); 十四、 不得隨意使用其他部門的電腦,私客未經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn),不準(zhǔn)使用公司電腦; 十五、 謹(jǐn)慎保管好各自的辦公用品,未經(jīng)同意,不得擅自使用他人物品,借用他人物品要 及時(shí)歸還原處; 十六、 愛護(hù)環(huán)境衛(wèi)生,保持辦公桌及辦公室的干凈整潔,注意辦公室的安靜; 十七、 尊重他人風(fēng)俗習(xí)慣,不議論、不指點(diǎn)、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人, 不故意損壞公物,不拉幫結(jié)派,不做有損團(tuán)結(jié)的事; 十八、 接待來訪和業(yè)務(wù)洽談,請(qǐng)?jiān)诮哟一驎?huì)議室進(jìn)行,私客不得在卡座區(qū)停留; 十九、 接待客人時(shí)面帶微笑,與賓客談話時(shí)站立端正,講究禮貌,用心聆聽,不搶話插話 ,不爭辯; 二十、 因故外出,必須請(qǐng)示部門經(jīng)理,各部門全體外出,必須通知行政部; 二十一、 無工作需要,不要擅自進(jìn)入機(jī)要地,研發(fā)技術(shù)室、財(cái)務(wù)室等、檔案室、會(huì)議室、 接待室、總經(jīng)理辦公室; 二十二、 愛護(hù)辦公財(cái)產(chǎn),正確操作辦公設(shè)備設(shè)施,節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。( 如內(nèi)部公文正反打印等) 二十三、 下班后切斷所用電源,檢查門窗是否關(guān)好,以免發(fā)生意外; 二十四、 嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念:公文管理制度是對(duì)企業(yè)文書進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專 項(xiàng)制度; 設(shè)計(jì)依據(jù): (1)貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)決議和指令; (2)記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的全部信息; (一)公文的范圍 1. 內(nèi)部公文: 是指公司內(nèi)各部門、部門與部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往來文 書,分為上行文(如:請(qǐng)示、報(bào)告、提案等)、下行文(如:命令、決定、指令、通 知、章程、制度、公告)、平行文(協(xié)作單、勞動(dòng)合同)。 2. 外部公文: 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人等外界進(jìn)行往來的 文書,大致可分為經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞?lì)悺⒍Y儀類等; (二)公文的寫作 1. 寫作要求: 遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求,簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 2. 格式要求: 1. 內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外,加注公司統(tǒng)一文眉、頁尾; 2. 外部公文視行文內(nèi)容加蓋公司印鑒; 三、擬文 公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)。 (三)公文的存檔和編號(hào) 1. 分內(nèi)部公文(N)和外部公文(W); 2. 公文發(fā)文時(shí)編號(hào): QT-N(W)-部門-年代號(hào)(04)-次序號(hào) 如:行政部文件編號(hào)(內(nèi)部)QT-N-XZ-年代號(hào)-001 3. 科目代碼號(hào): 1. 公文——G; 2. 文件——W; 3. 會(huì)議紀(jì)要——H; 4. 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位——X; 5. 合同——T; 6. 資料——z; 7. 其它—...
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版本:A (編號(hào):QT-XZ-WJ-2004-002) 目 錄 1. 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 …………(3---4) 2. 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 …………(5---6) 3. 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 …………(7---7) 4. 第四章 語言規(guī)范 …………(8---8) 5. 第五章 嚴(yán)禁事項(xiàng)及行政辦公要求 …………(9---9) 6. 第六章 公文管理制度 …………(10-12) 7. 第七章 印章管理制度 …………(13-14) 8. 第八章 辦公物品管理制度 …………(15-16) (9) 第九章 會(huì)議管理制度 ………… (17-18) (10)第十章 保安及保潔管理制度 …………(19-21) (11)第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 …………(22-24) (12)第十二章 保密管理制度 …………(25-27) (13)第十三章 車輛管理制度 …………(28-31) (14)第十四章 文件管理與控制制度 …………(32-33) (15)第十五章 相關(guān)表格 …………(34-45) 行政辦公規(guī)范管理制度 概述:是對(duì)企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語 言和行為等基礎(chǔ)性事項(xiàng)進(jìn)行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之 一; 設(shè)計(jì)依據(jù):(1)體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng); (2)體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公紀(jì)律; (3)體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識(shí); (4)體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌; 1. 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 1. 工牌 (1)上班時(shí)間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗; (2)工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外; ※第二條 工裝: (1)生產(chǎn)區(qū)域的工作人員,必須著工裝工作,辦公區(qū)人員作便裝。 (2)工裝分春、秋工裝各一套; (3)凡進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員,著備用工裝; (4)備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里; (5)員工工裝由部門負(fù)責(zé)人向行政部申請(qǐng),財(cái)務(wù)部領(lǐng)取; (6)員工負(fù)責(zé)定時(shí)自行清洗整燙工作服,工裝要保持整潔和完好無損,如有破 損或丟失,自行購買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織 購買; (7)不得在工作時(shí)間外穿著工裝(具體情況可另定); (8)工裝費(fèi)用由公司承擔(dān),員工在離職時(shí): 1. 員工自收到工裝后,在本公司工作一到三個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的100%,工裝歸員工所 有; 2. 員工自收到工裝后,在本公司工作三個(gè)月到六個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的50%,工裝歸員工 所有; ③員工自收到工裝后,在本公司工作六個(gè)月到一年的承擔(dān)工裝費(fèi)用的20%,工裝 歸員工所有; ④員工自收到工裝后,在本公司工作一以上年的,工裝歸員工所有; 第三條 儀表——端莊、整潔 (1)頭發(fā):——員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗,保持清潔,男性員工頭發(fā)不宜太長; (2)指甲:——指甲不能太長,應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色 ,不宜戴假甲; (3)胡子——不留胡須,應(yīng)經(jīng)常修剪; (4)口腔——保持清潔,上班前不能喝酒或吃有異味食品; (5)面部——女性員工化妝應(yīng)給人清潔健康的印象,不能濃妝艷抹,(不宜用香 味濃烈的香水),男性職員應(yīng)保持面部清潔; (6)服飾——清潔、方便 a> 男性職員——在工作場所必須著西裝,打領(lǐng)帶; ①襯衫:顏色白、灰、淡藍(lán)為主——襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢; ②領(lǐng)帶:注意與西裝、襯衫顏色相配,原則上以黃、紅、蘭為主調(diào); ※領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳; b> 女性員工 ※在工作場所著職業(yè)裝(顏色以深色為主)不追求華麗; (7)員工工作時(shí)不得穿大衣或過分臃腫的服裝; (8)鞋子應(yīng)保持清潔(以黑色為主),如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ); 第四條 姿勢和動(dòng)作——保持優(yōu)雅 (1)站姿——兩腳腳跟著地,腳尖離開約45度;腰背挺直,胸膛自然,頸脖伸直 ,頭微向下,使人看清你的面孔;兩臂自然下垂,不聳肩,身體重心在兩腳中間。 在會(huì)見客戶或出席儀式時(shí)的站立場合,或在長輩、上級(jí)面前,不得把手交叉抱在胸 前; (2)坐姿——坐下后,應(yīng)盡量坐端正,把雙腿平行放好;不得傲慢地把腿向前伸 或向后伸,或俯視前方; ※要移動(dòng)椅子的位置時(shí),應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方,然后再坐; (3)走姿——①挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動(dòng);②步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、 不跨步、不跑步; 第二章員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 一、 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)相互點(diǎn)頭行禮表示致意; 二、 握手時(shí)的禮儀: (1)目視對(duì)方眼睛; (2)握手時(shí)脊背要挺直,不彎腰低頭; (3)要大方熱情,不卑不亢; (4)伸手時(shí)同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的; (5)異性間女性應(yīng)先向男性伸手; 三、 出入房間的禮貌: (1)進(jìn)入房間,要先輕輕敲門,聽到應(yīng)答再進(jìn); (2)進(jìn)入后,回手關(guān)門,不能大力,粗暴; (3)進(jìn)入房間后,如對(duì)方正在講話,要稍等靜候,不要中途插話; (4)如有急事要打斷說話,也要看住機(jī)會(huì)。而且要說:“對(duì)不起,打斷您們的談 話”; 四、 遞交物件時(shí) (1)如遞文件等,要把正面、文字朝著對(duì)方的方向遞上去; (2)如是鋼筆,要把筆尖向自己,使對(duì)方容易接著; (3)至于刀子或剪刀等利器,應(yīng)把刀尖向著自己; 五、 走通道、走廊時(shí)要放輕腳步 無論在自己的公司,還是對(duì)訪問的公司,在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲 說話;更不得唱歌或吹口哨等;在通道、走廊時(shí)遇到上司或客戶要禮讓,不能搶行 。 六、 物品和設(shè)備使用 (1)公司的物品不能野蠻對(duì)待,挪為私用; (2)及時(shí)清理、整理帳簿和文件、對(duì)墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時(shí)關(guān)閉; (3)借用他人或公司的東西,使用后及時(shí)送還或歸放原處; (4)工作臺(tái)上不能擺放與工作無關(guān)的物品; (5)公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱; (6)未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等; 七、 電話使用 (1)電話來時(shí),聽到鈴響,至少在第二聲鈴響前取下話簡; (2)通話時(shí)先問候,并自報(bào)公司、部門; (3)對(duì)方講述時(shí)要留心聽,并記下要點(diǎn); (4)未聽清時(shí),及時(shí)告訴對(duì)方; (5)結(jié)束時(shí)禮貌道別,待對(duì)方切斷電話,自己再放話簡; (6)隨時(shí)準(zhǔn)備紙和筆; (7)通話簡明扼要,不得在電話中聊天; (8)對(duì)不指名的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對(duì)方,并馬上將電話交 給能夠處理的人; (9)在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人; (10)工作時(shí)間內(nèi),不得打私人電話; 八、會(huì)議——注意 (1)提前到會(huì)場做好準(zhǔn)備,并將手機(jī)調(diào)整到帶震狀態(tài); (2)領(lǐng)導(dǎo)入會(huì)時(shí),應(yīng)起立示意; (3)會(huì)議中不準(zhǔn)隨便出入,若有急事請(qǐng)假,要放輕腳步,輕輕離開; (4)他人發(fā)言時(shí),要注意凝聽,且不得在下面小聲討論,防止語言、表情作出不 禮貌的表現(xiàn); 九、 接待工作 (1)在規(guī)定的接待時(shí)間內(nèi),不缺席; (2)有客戶來訪,馬上起來接待,并讓座; (3)來客多時(shí)以序進(jìn)行,不能先接待熟悉客戶; (4)對(duì)事前已通知來的客戶,要表示歡迎; (5)應(yīng)記住常來的客戶; (6)接待客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑服務(wù); 十、 介紹和被介紹 (1)無論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹,應(yīng)該對(duì)介紹負(fù)責(zé); (2)直接見面介紹的場合下,應(yīng)先把職位資格低者介紹給職位資格高者; ※ 若難以判斷,可把年輕的介紹給年長的,在自己公司和其他公司處理業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí),可 把本公司的人介紹給別的公司的人; (3)把一個(gè)人介紹給很多人時(shí),應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定; 男女間的介紹,應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時(shí),若女 性年輕可先把女性介紹給男性; 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的: 一、 辦公桌:桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等,不允許放其它無關(guān)物品。(私人皮 包、報(bào)紙等),保持桌面物品擺放整齊,桌面干凈; 二、 電腦:置辦公桌面左前角,呈30度貼墻(或貼卡座屏風(fēng))放置; 三、 坐椅:靠背、坐椅、一律不能放任何物品,人離開時(shí)椅子須調(diào)正貼桌放好; 四、 卡座屏內(nèi):內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼; 五、 垃圾簍:置辦公桌子下左前角; 六、 提包/手袋:置員工抽屜或柜子內(nèi),嚴(yán)禁隨意放置; 4. 語言規(guī)范 一、 交往語言: (1)致敬打招呼——你好!XX您好!您早!早上好!早!XX早! (2)請(qǐng)求協(xié)助或詢問——請(qǐng)、請(qǐng)問、請(qǐng)您、勞駕您; (3)表示感謝——謝謝!多謝! (4)打擾別人——對(duì)不起!很抱歉! 二、 電話語言: (1)總機(jī)接轉(zhuǎn)電話(鈴響最多不得超過三次):您好!高倫公司; (2)分機(jī)轉(zhuǎn)接(鈴響一次):您好!XX部,我是XX; (3)替人接轉(zhuǎn)電話:您好!XX部,對(duì)不起,XX不在,需要我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎? 三 、接待語言: (1)您好! (2)能為您做點(diǎn)什么嗎:有什么可以幫您的嗎? (3)請(qǐng)登記! (4)請(qǐng)稍候! (5)請(qǐng)坐! (6)請(qǐng)?jiān)试S我先通報(bào)一聲; (7)對(duì)不起; (8)我立即去聯(lián)系; (9)打擾您一下! (10)好的或行; (11)我?guī)湍蚵犚幌?,待?huì)給您回復(fù); 5. 行政辦公管理要求 一、 嚴(yán)禁在上班時(shí)間、辦公區(qū)進(jìn)餐; 二、 嚴(yán)禁在整個(gè)工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙; 三、 嚴(yán)禁上班時(shí)間吃零食; 四、 嚴(yán)禁工作時(shí)間串崗,大聲喧嘩、談笑; 五、 嚴(yán)禁工作時(shí)間看報(bào)紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等; 六、 嚴(yán)禁參加會(huì)議時(shí)無故早退、交頭接耳等; 七、 嚴(yán)禁工作時(shí)間講臟話、粗話、開玩笑、叫小名等; 八、 會(huì)議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排,使用會(huì)議室要與行政部聯(lián)系確定,用后及時(shí)清 理干凈,關(guān)好電源、鎖門; 九、 講究衛(wèi)生、維護(hù)環(huán)境的清潔不準(zhǔn)隨地吐痰、倒水、不準(zhǔn)亂扔紙屑、雜物; 十、 堅(jiān)持勤儉辦事,節(jié)約用水、用電; 十一、 上班時(shí)間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內(nèi)容無關(guān)的事情,不將 個(gè)人情緒帶到工作中去,認(rèn)真履行工作職責(zé); 十二、 不在辦公室內(nèi)化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào),禁止女性 穿低胸等過于暴露衣裝及穿拖鞋上班; 十三、 工作時(shí)間不得因私事打公司長途電話,不得在公司電腦上發(fā)私人郵件;凡以公司名 義發(fā)出的郵件須本人上級(jí)主管審核、報(bào)行政部批準(zhǔn)(特殊情況除外); 十四、 不得隨意使用其他部門的電腦,私客未經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn),不準(zhǔn)使用公司電腦; 十五、 謹(jǐn)慎保管好各自的辦公用品,未經(jīng)同意,不得擅自使用他人物品,借用他人物品要 及時(shí)歸還原處; 十六、 愛護(hù)環(huán)境衛(wèi)生,保持辦公桌及辦公室的干凈整潔,注意辦公室的安靜; 十七、 尊重他人風(fēng)俗習(xí)慣,不議論、不指點(diǎn)、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人, 不故意損壞公物,不拉幫結(jié)派,不做有損團(tuán)結(jié)的事; 十八、 接待來訪和業(yè)務(wù)洽談,請(qǐng)?jiān)诮哟一驎?huì)議室進(jìn)行,私客不得在卡座區(qū)停留; 十九、 接待客人時(shí)面帶微笑,與賓客談話時(shí)站立端正,講究禮貌,用心聆聽,不搶話插話 ,不爭辯; 二十、 因故外出,必須請(qǐng)示部門經(jīng)理,各部門全體外出,必須通知行政部; 二十一、 無工作需要,不要擅自進(jìn)入機(jī)要地,研發(fā)技術(shù)室、財(cái)務(wù)室等、檔案室、會(huì)議室、 接待室、總經(jīng)理辦公室; 二十二、 愛護(hù)辦公財(cái)產(chǎn),正確操作辦公設(shè)備設(shè)施,節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。( 如內(nèi)部公文正反打印等) 二十三、 下班后切斷所用電源,檢查門窗是否關(guān)好,以免發(fā)生意外; 二十四、 嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念:公文管理制度是對(duì)企業(yè)文書進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專 項(xiàng)制度; 設(shè)計(jì)依據(jù): (1)貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)決議和指令; (2)記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的全部信息; (一)公文的范圍 1. 內(nèi)部公文: 是指公司內(nèi)各部門、部門與部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往來文 書,分為上行文(如:請(qǐng)示、報(bào)告、提案等)、下行文(如:命令、決定、指令、通 知、章程、制度、公告)、平行文(協(xié)作單、勞動(dòng)合同)。 2. 外部公文: 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人等外界進(jìn)行往來的 文書,大致可分為經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞?lì)悺⒍Y儀類等; (二)公文的寫作 1. 寫作要求: 遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求,簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 2. 格式要求: 1. 內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外,加注公司統(tǒng)一文眉、頁尾; 2. 外部公文視行文內(nèi)容加蓋公司印鑒; 三、擬文 公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)。 (三)公文的存檔和編號(hào) 1. 分內(nèi)部公文(N)和外部公文(W); 2. 公文發(fā)文時(shí)編號(hào): QT-N(W)-部門-年代號(hào)(04)-次序號(hào) 如:行政部文件編號(hào)(內(nèi)部)QT-N-XZ-年代號(hào)-001 3. 科目代碼號(hào): 1. 公文——G; 2. 文件——W; 3. 會(huì)議紀(jì)要——H; 4. 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位——X; 5. 合同——T; 6. 資料——z; 7. 其它—...
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