物美集團(tuán)大宗采購工作指南
物美集團(tuán)大宗采購工作指南 說明：大宗采購是指超過各業(yè)態(tài)公司總銷售額1％或全年采購金額超過2000萬人民幣的品 項。 1. 目的 建立和執(zhí)行這個制度是為了建設(shè)物美集團(tuán)高水平的采購環(huán)境，提高供應(yīng)商的素質(zhì)和 供貨質(zhì)量，保證商品供貨的穩(wěn)定，防止發(fā)生質(zhì)量意外事故，同時可以降低采購成本，防 止采購中的徇私舞弊。但對象可口可樂、寶潔、聯(lián)合利華、花王、達(dá)能、帕爾瑪特這樣 物美沒有議價能力的供應(yīng)商，可能也不能采取這套工作指南。 這套工作指南的特點是在制度管理部設(shè)置第三方詢價（至少需兩人）和大宗采購監(jiān) 督員（至少需三人，其中一人負(fù)責(zé)監(jiān)督計劃制定、監(jiān)督流程控制、監(jiān)督要點設(shè)定；一人 負(fù)責(zé)監(jiān)督過程復(fù)核、資料審查；一人負(fù)責(zé)資料收集、檢驗、鑒別。） 2. 工作流程圖 采購流程圖 3. 相關(guān)各方職責(zé) 1．集團(tuán)總裁 （1）。主持供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購合同評審，控制會議進(jìn)程，協(xié)調(diào)各種矛盾和沖突 。保證工作按既定程序和標(biāo)準(zhǔn)完成。 （2）。聘請供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購合同評審的咨詢專家。 （3）。參考各種信息，形成決議，確定合格供應(yīng)商，批準(zhǔn)大宗采購合同的簽約和執(zhí)行。 2．認(rèn)證委員和評審委員： 主要由四個業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理，四個業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)、集團(tuán)財務(wù)部總監(jiān)、集團(tuán)制度管理 部總監(jiān)、集團(tuán)法律事務(wù)部總監(jiān)以及其他聘請人員組成。 根據(jù)咨詢專家調(diào)查報告，評價意見，供應(yīng)商自報材料，第三方詢價報告，其他調(diào)查報告 和信息，具體工作人員的現(xiàn)場說明，投票決策。 3．大宗采購監(jiān)督人員： （1）。執(zhí)行和監(jiān)控的關(guān)鍵點：供應(yīng)商認(rèn)證；合同議價；合同執(zhí)行監(jiān)控。 （2）。執(zhí)行和監(jiān)控的內(nèi)容： a. 檢查是否按程序完成工作 *.供應(yīng)商認(rèn)證程序：核實文件、實地調(diào)查、資質(zhì)評估、會審、儲備、簽約、汰換等等 。 *.合同議價程序：預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準(zhǔn) 、簽約、記帳等等。 *.合同執(zhí)行監(jiān)控程序：時間、數(shù)量、質(zhì)量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷 、生產(chǎn)流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索等等。 b. 檢查工作標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)到 *.供應(yīng)商認(rèn)證工作標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)模、管理、質(zhì)量、裝備、合作度、價格、能力、競爭力評 價等等。 *.合同議價工作標(biāo)準(zhǔn)：雙贏，長期合作，附加條件優(yōu)惠，價格理想（市場平均價）， 其他代價低，風(fēng)險可控等等 *.合同執(zhí)行監(jiān)控工作標(biāo)準(zhǔn):完成率，可靠性，異常率等等。 c. 檢查預(yù)定工作方法是否執(zhí)行，應(yīng)用的工具是否完整和合格 d. 檢查工作是否按時完成 *.供應(yīng)商認(rèn)證工作時間表 *.合同議價工作時間表 *.合同執(zhí)行工作監(jiān)控時間表 e. 檢查所附圖、表、單是否規(guī)范、完整 *.供應(yīng)商認(rèn)證所附圖、表、單： *.合同議價所附圖、表、單： *.合同執(zhí)行監(jiān)控所附圖、表、單： f. 現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商 g. 現(xiàn)場巡查配送、驗收、質(zhì)檢、收貨、運輸、庫存等等、 4．第三方詢價人員： （1）。定期對樣本商品進(jìn)行市場調(diào)查和網(wǎng)絡(luò)查詢； （2）。協(xié)調(diào)各下屬單位采購與銷售在進(jìn)貨價格高低上的扯皮，以便分清責(zé)任，精確考核 ； （3）。為監(jiān)督控制采購合同議價提供依據(jù)； （4）。實時掌握競爭對手的經(jīng)營企圖等等。） 5．大宗采購績效考核人員 按物美集團(tuán)績效考核辦法進(jìn)行考核。 6．大宗采購咨詢專家 主要由物美內(nèi)部有經(jīng)驗的采購人員、財務(wù)人員和店鋪銷售人員組成，由集團(tuán)總裁聘 請，給一定報酬，定期輪換。 主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商的資質(zhì)、規(guī)模、質(zhì)量管理水平、衛(wèi)生管理水平、生產(chǎn)管理 水平、運營管理水平、配送能力、財務(wù)狀況等等，并作出個人評價，以供集團(tuán)決策。 4. 程序和方法 1．供應(yīng)商資格認(rèn)證 （1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備 （2）。投寄招標(biāo)文件 （3）。檢核投標(biāo)文件 （4）。樣品檢驗和評估 （5）。供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查 （6）。供應(yīng)商資格評估 （7）。會審 （8）。投寄供應(yīng)商入圍通知 2．大宗采購合同評審 （1）。大宗采購合同評審準(zhǔn)備 （2）。供應(yīng)商報價 （3）。議價和第三方詢價 （4）。其他附加條款 （5）。專家審核 （6）。會審 （7）。核實 a. 預(yù)算 b. 價格 c. 法律 （8）。簽約 3．大宗采購合同執(zhí)行 （1）。供貨時間和數(shù)量控制 （2）。商品質(zhì)量和衛(wèi)生控制 （3）。商品價格、包裝、規(guī)格、品種搭配和品項控制 （4）。運輸、配送、保險、返傭和贊助控制 （5）。商品促銷計劃控制 （6）。商品生產(chǎn)流程控制 （7）。異常預(yù)警、汰換 （8）。合同修改 （9）。退貨和索賠 4．大宗采購合同支付 （1）。單據(jù)核實 （2）。對帳 （3）。審核 a. 預(yù)算 b. 第三方詢價 c. 質(zhì)檢 （4）。傳票 （5）。劃款 5. 主要表單 1．供應(yīng)商資格認(rèn)證 （1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式 （2）。大宗采購招標(biāo)邀請格式 （3）。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式 （4）。樣品檢驗和評估表格式 （5）。對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式 （6）。供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表格式 2．大宗采購合同評審 （1）。大宗采購合同評審準(zhǔn)備工作清單格式 （2）。大宗采購合同專家審核表格式 （3）。簽約程序傳票格式 （4）。大宗采購合同要點 為降低工作成本和磨合成本，盡量使用物美原來的工作程序和表單，這樣可以盡快 的取得成效。 附錄：主要表單格式 1．供應(yīng)商資格認(rèn)證 （1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式 供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單 （2）。大宗采購招標(biāo)邀請格式 物美集團(tuán)大宗采購招標(biāo)邀請書 編號; （3）。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式 物美集團(tuán)大宗采購供應(yīng)商投標(biāo)書 編號： （4）。樣品檢驗和評估表格式 物美集團(tuán)大宗采購樣品檢驗和評估表 編號： （5）。對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式 物美集團(tuán)大宗采購對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單 編號： （6）。供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表格式 物美集團(tuán)供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表 編號： 2．大宗采購合同評審 （1）。大宗采購合同評審準(zhǔn)備工作清單格式 大宗采購合同評審準(zhǔn)備工作清單 （2）。大宗采購合同專家審核表格式 物美集團(tuán)大宗采購合同專家審核表 編號： （3）。簽約程序傳票格式 物美集團(tuán)大宗采購合同簽約程序 編號 （4）。大宗采購合同要點 物美集團(tuán)根據(jù)自己具體情況，對不同的種類的商品，應(yīng)分別制定制式合同。但大宗 采購合同有一些要點要注意： a.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定 顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時， 可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。 b.商品的質(zhì)量和包裝:合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)； 無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨，并要封樣待查并要封樣待查。；對 于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對實行保換、保修、保退辦法的商品 ，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物 的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。 c.商品的價格和結(jié)算方式:合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處 理等，以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。 d.交貨期限、地點和發(fā)送方式:交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的 實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式（送貨、代 運、自提）。 e.商品驗收辦法:合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地 點。 f.違約責(zé)任：簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽 訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金： *未按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品； *未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨； *逾期發(fā)送商品，臨時更改到貨地點等，應(yīng)付違約金或賠償金。 g．合同的變更和解除條件:在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解 除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。 　　除此之外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切 實際，更有效力。 在我們的實際工作中，發(fā)現(xiàn)大宗采購合同有以下風(fēng)險： a.主體沒有訂立合同的資格，沒有實際履行能力,主要表現(xiàn)形式為：訂立合同的一方根 本沒有提供法人資格證明；合同一方雖提供了《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》，但為副本或復(fù)印件 ，其實為偽造的證明；合同一方提供了正式的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》但其實際虛報注冊資 本，無實有資金，并沒有實際履行能力;合同一方在訂立合同時雖提供了正式的《企業(yè)法 人營業(yè)執(zhí)照》，但因未參加工商局年檢已被吊銷營業(yè)執(zhí)照;代理人超越代理權(quán)限，以被代 理人名義簽訂買賣合同。 b. 合同中由于用詞不準(zhǔn)確，導(dǎo)致雙方經(jīng)常有爭議，常見的有：質(zhì)量約定不明確； 履行地點不明確； 付款期限不明確；違約責(zé)任不明確；付款方式不明確；履行方式不明確；計量方法不明 確；檢驗標(biāo)準(zhǔn)不明確等等。 ----------------------- 后備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作規(guī)范，數(shù)據(jù)庫管理操作規(guī)范 銷售模塊訂貨 訂單處理操作規(guī)范： 新品開發(fā)操作規(guī)范： 老品補貨 老品新合同 新品 供應(yīng)商資格認(rèn)證操作規(guī)范：認(rèn)證計劃、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證程序、認(rèn)證方法、認(rèn)證結(jié)果處置 、認(rèn)證表格匯總 新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作規(guī)范： 第三方詢價模塊 庫存充足 采購合同作業(yè)操作規(guī)范：預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核 準(zhǔn)、簽約、記帳 促銷計劃訂貨操作規(guī)范： 庫存不足 配送模塊 配送指令 合同執(zhí)行操作規(guī)范：時間、數(shù)量、質(zhì)量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn) 流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索 預(yù)算模塊 結(jié)算支付申請操作規(guī)范： 執(zhí)行模塊 集團(tuán)信息系統(tǒng)：采購品項數(shù)量和價格、市場價格、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、合同執(zhí)行數(shù)據(jù)、預(yù)算數(shù) 據(jù)、結(jié)算數(shù)據(jù) 監(jiān)控模塊 （1）。完成分店鋪商品規(guī)劃 （2）。完成新開店鋪計劃和商品規(guī)劃 （3）。完成大宗采購招標(biāo)計劃 （4）。印刷大宗采購招標(biāo)邀請書 （5）。印刷供應(yīng)商投標(biāo)書 （6）。印刷樣品檢驗和評估表 （7）。印刷供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單 （8）。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表 （9）。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證會審表 （10）。印刷供應(yīng)商入圍通知 交貨時間： 數(shù)量、交貨批次： 規(guī)格、包裝： 品項： 促銷條件： 交貨地點： 退貨條件： 支付條件： 支付方式： 驗收辦法： 衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)： 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)： 初審合格 招標(biāo)流程 供應(yīng)商提供樣品 供應(yīng)商投標(biāo) 招標(biāo)邀請 對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查 樣品合格 樣品檢驗和評估 專家評估 發(fā)入圍通知書 認(rèn)證合格 供應(yīng)商資格認(rèn)證委員會會審 進(jìn)入大宗采購合同談判程序 聯(lián)絡(luò)電話： 領(lǐng)取投標(biāo)文件地點 截標(biāo)時間 招標(biāo)時間 法人代表： 電話： 公司地址： 公司名稱： 生產(chǎn)許可證 衛(wèi)生許可證 稅務(wù)登記號碼： 營業(yè)執(zhí)照號碼： 代理許可證： 注冊資金： 員工人數(shù)： 生產(chǎn)工廠： 經(jīng)營品項： 生產(chǎn)設(shè)備清單 質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件 三年銷售記錄和主要客戶 三年財務(wù)報表 衛(wèi)生檢疫證號 產(chǎn)權(quán)證明 管理制度 配送能力 品項、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時間、交貨批次、交貨地點、質(zhì)量保 證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結(jié)算要求等等 投標(biāo)品項 促銷安排 返傭、贊助承諾 配送承諾 報價 投標(biāo)日期 保證人電話 代理人電話 投標(biāo)人電話 樣品送審公司名稱： 公司地址： 電話： 安全許可證 衛(wèi)生許可證 稅務(wù)登記號碼： 營業(yè)執(zhí)照號碼： 生產(chǎn)許可證： 生產(chǎn)工藝： 員工人數(shù)： 生產(chǎn)工廠： 送審品項： 生產(chǎn)設(shè)備清單 質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件 主要客戶 保質(zhì)期 衛(wèi)生檢疫證號 檢驗地點、設(shè)備、技術(shù) 檢驗時間 送審時間 品項、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質(zhì)量、衛(wèi)生、保 質(zhì)期、成分、有毒物質(zhì)等等 檢驗項目結(jié)果 檢驗結(jié)論 采購監(jiān)督簽名 檢驗員簽名 專家評分 1. 核實營業(yè)執(zhí)照（到當(dāng)?shù)毓ど叹趾藢崳?2. 核實稅務(wù)登記證（到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局核實） 3. 核實衛(wèi)生許可證（到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生部門核實） 4. 核實產(chǎn)權(quán)證明（到當(dāng)?shù)赝恋鼐?、房產(chǎn)局核實，機器設(shè)備要求供應(yīng)商提供原始發(fā)票，到原 生產(chǎn)廠家核實。） 5. 銀行存款核實，要求供應(yīng)商提供每月隨機抽取三天得銀行對帳單，共計十二個月，到銀 行核實。 6. 應(yīng)收應(yīng)付要求供應(yīng)商提供清單，發(fā)函或電話核實。 7. 測試質(zhì)量控制系統(tǒng)的有效性。 8. 測試衛(wèi)生檢疫控制系統(tǒng)的有效性。 9. 檢查原料進(jìn)貨渠道。 10．考察現(xiàn)場管理。 11．核實目前主要客戶的真實性。 12．抽查管理制度執(zhí)行的有效性。 13．評估設(shè)備水平、生產(chǎn)能力。 14．評估工藝路線和操作方法。 15．評估設(shè)備、儀器維護(hù)水平。 16．過去供應(yīng)其他公司是否按期，是其他否有不良記錄。 17．供應(yīng)商領(lǐng)導(dǎo)的個人評價, 人品、性格;組織能力;計劃能力;執(zhí)行能力;控制能力。 18．表格 a.規(guī)模:.資產(chǎn)及結(jié)構(gòu)，重點是分析資產(chǎn)質(zhì)量 b.負(fù)債及結(jié)構(gòu)，重點是分析債權(quán)人結(jié)構(gòu) c.生產(chǎn)設(shè)備和工藝，重點是分析質(zhì)量和產(chǎn)能 d.員工人數(shù)及結(jié)構(gòu)，重點是分析管理水平 e.行業(yè)水平，重點分析競爭力和發(fā)展?jié)摿?f.效益、/銷售收...
物美集團(tuán)大宗采購工作指南