采購(gòu)物流組織與控制
采購(gòu)物流組織與控制 采購(gòu)物流涉及諸多內(nèi)容，需要經(jīng)過比較復(fù)雜的過程，參與作業(yè)活動(dòng)的機(jī)構(gòu)和人員較多 ，為了保證采購(gòu)物流目標(biāo)的完成，提高采購(gòu)物流的效果，必須建立有效的采購(gòu)物流組織 機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)采購(gòu)物流活動(dòng)的組織和控制。采購(gòu)物流組織的建立和運(yùn)行要受到一系列因素 的影響，需要將各種資源有效地整合，特別是要加強(qiáng)人力資源的整合，因此人員管理必 不可少的重要方面。為了保證采購(gòu)物流活動(dòng)按照計(jì)劃實(shí)施，必須加強(qiáng)控制工作，防止出 現(xiàn)各種偏差。本章主要介紹組織機(jī)構(gòu)建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、人員管理和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)與控制 等管理方面的內(nèi)容。 §1 采購(gòu)物流組織機(jī)構(gòu) 1．1 采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)需求的不確定性和多變性導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)的采購(gòu)工作非常復(fù)雜， 特別是一些大中型企業(yè)，采購(gòu)的商品品種繁多、數(shù)量大，采購(gòu)工作往往不是由一個(gè)人來 完成，而是由一部分人組成的采購(gòu)隊(duì)伍來進(jìn)行的。要使采購(gòu)工作高效而順利地開展，保 證商品供應(yīng)不間斷，企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須建立一整套強(qiáng)有力的采購(gòu)機(jī)構(gòu)。在實(shí) 際工作中，采購(gòu)機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循以下原則： 1．1．1 精簡(jiǎn)的原則 精兵簡(jiǎn)政最早是在解放區(qū)的政府建設(shè)中提出的，在企業(yè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)中同樣有效，這個(gè) “精”指人員精干；“簡(jiǎn)”是機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)化，只有人員精干機(jī)構(gòu)才能簡(jiǎn)化；如果人員素質(zhì)差而過 分強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)化機(jī)構(gòu)，應(yīng)該開展的工作開展不起來，應(yīng)該完成的工作完成不了，同樣是不可 取的。 1．1．2 責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則 “責(zé)”指責(zé)任，起約束的作用；“權(quán)”指權(quán)力，是履行職責(zé)的保證；“利”指利益，起激勵(lì)作 用。責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，才能充分調(diào)動(dòng)采購(gòu)隊(duì)伍的積極性，發(fā)揮他們的聰明才智。如果 有權(quán)無責(zé)，必然會(huì)出現(xiàn)瞎指揮、盲目決策甚至損公肥私的現(xiàn)象；如果有責(zé)無權(quán)，什么事 情都要請(qǐng)示匯報(bào)才能決策，也難以真正履行責(zé)任，還會(huì)貽誤時(shí)機(jī)，影響效率。同樣沒有 相應(yīng)的利益刺激，也難以保證采購(gòu)工作的高效、準(zhǔn)確。只有“責(zé)、權(quán)、利”有機(jī)地結(jié)合起 來，發(fā)揮各自的職能，才能保證采購(gòu)組織工作的有效性。 1．1．3 統(tǒng)一的原則 任何一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)組織要順利地完成采購(gòu)任務(wù)，都必須上下一心、齊心協(xié)力、遵循統(tǒng) 一的原則。統(tǒng)一的原則基本上包括三個(gè)方面內(nèi)容：一是目標(biāo)統(tǒng)一，都是為了完成采購(gòu)任 務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)?？偟哪繕?biāo)定下來，再將總目標(biāo)分解到各個(gè)部門、各分支機(jī)構(gòu)的 崗位和個(gè)人，形成子目標(biāo)，當(dāng)子目標(biāo)與總體目標(biāo)出現(xiàn)矛盾或不快調(diào)時(shí)，我們強(qiáng)調(diào)局部應(yīng) 服從總體。二是命令要統(tǒng)一，采購(gòu)部門的多種決策、指令、命令要及時(shí)下達(dá)，一方面要 防止令出多頭，下級(jí)無法執(zhí)行，無所適從的現(xiàn)象；另一方面也要杜絕上有政策、下有對(duì) 策的散亂現(xiàn)象。三是規(guī)章制度要統(tǒng)一，各種規(guī)章制度是大家行為的準(zhǔn)則，采購(gòu)部門有總 體規(guī)章制度；多分支機(jī)構(gòu)也應(yīng)有自己相應(yīng)的規(guī)章制度，但二者之間不能自相矛盾，應(yīng)形 成一個(gè)相配套的體系，在制度面前人人平等。 1．1．4 高效的原則 采購(gòu)工作要高效開展，必須有一套高效運(yùn)轉(zhuǎn)的組織機(jī)構(gòu)，這種高效的組織機(jī)構(gòu)應(yīng)確定 合理的管理幅度與層次。橫向方面，各部門、各層次、各崗位應(yīng)加強(qiáng)溝通、各負(fù)其責(zé)、 相互扶持、相互配合；縱向方面，上情下達(dá)迅速，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要善于聽取下級(jí)的合理化建 議，解決下級(jí)之間出現(xiàn)的矛盾與不協(xié)調(diào)。這樣形成一個(gè)團(tuán)結(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、戰(zhàn)斗力強(qiáng)的采購(gòu)隊(duì)伍 ，才能使采購(gòu)工作高效地開展。 閱讀助手 組織設(shè)計(jì)是指對(duì)組織結(jié)構(gòu)、部門構(gòu)成、職責(zé)權(quán)利及其相互關(guān)系等組織問題進(jìn)行的系統(tǒng) 規(guī)劃。組織設(shè)計(jì)是組織機(jī)構(gòu)建立和與運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)組織的有效性影響很大，正所謂“設(shè) 計(jì)不良，屬先天缺陷，后患無窮。組織設(shè)計(jì)具有三大任務(wù)：一是職務(wù)分析與設(shè)計(jì)。職務(wù) 是完成工作的基本崗位，要根據(jù)組織使命提出職務(wù)數(shù)量、類型以及要求的基本素質(zhì)；二 是部門劃分與設(shè)計(jì)。將相同職務(wù)或聯(lián)系比較密切的職務(wù)集中在一個(gè)單元中，就形成了部 門。要界定部門的屬性和層次；三是結(jié)構(gòu)分析與設(shè)計(jì)。主要是規(guī)定部門之間的關(guān)系，形 成有效的管理框架和組織體系。 1．2 影響采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的因素 任何組織系統(tǒng)都應(yīng)有對(duì)內(nèi)外環(huán)境的適應(yīng)性，不能適應(yīng)環(huán)境的組織是沒有生命力的，采購(gòu) 機(jī)構(gòu)也是一樣，必須適應(yīng)外部環(huán)境與企業(yè)內(nèi)部條件，并且隨著外部環(huán)境的變化與企業(yè)內(nèi) 部條件的改變，而進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，這樣的機(jī)構(gòu)才會(huì)充滿活力。為此，我們須研究影響 采購(gòu)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的各種因素。概括來講，影響采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的因素有以下幾個(gè)方面： 1．2．1 企業(yè)規(guī)模 一般來說，企業(yè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的大小與企業(yè)規(guī)模成正比關(guān)系。企業(yè)規(guī)模大、業(yè)務(wù)量大，對(duì) 生產(chǎn)企業(yè)而言，所耗費(fèi)的原材料數(shù)量多，就商業(yè)企業(yè)而言，商品的銷售量大，無論是為 了保證生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)需要，還是為滿足商業(yè)企業(yè)的銷售需要，都必須完成大批量的采 購(gòu)任務(wù)，從而也就需要較為龐大的采購(gòu)隊(duì)伍；反之，企業(yè)規(guī)模小、業(yè)務(wù)量小，采購(gòu)人員 數(shù)量也就少。 1．2．2 采購(gòu)供應(yīng)狀況 采購(gòu)供應(yīng)工作實(shí)在一定的市場(chǎng)上進(jìn)行的，因此，確定企業(yè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)思考市場(chǎng)供應(yīng)狀 況，一般應(yīng)思考兩個(gè)方面的問題： （1）市場(chǎng)供求態(tài)勢(shì)。如果市場(chǎng)的商品供不應(yīng)求，采購(gòu)較為困難，要四處求購(gòu)，采購(gòu) 隊(duì)伍應(yīng)龐大些；反之，如果市場(chǎng)上的商品供過于求，貨源充足，購(gòu)買方便，采購(gòu)隊(duì)伍可 小些。 （2）供應(yīng)點(diǎn)的分布情況。有些產(chǎn)品產(chǎn)地分散、供應(yīng)點(diǎn)多面廣，這種采購(gòu)帶有一種“收 集”的性質(zhì)，采購(gòu)隊(duì)伍應(yīng)龐大些；反之，采購(gòu)地點(diǎn)集中的產(chǎn)品，采購(gòu)人員可少些。 1．2．3 經(jīng)營(yíng)范圍 值得提出的是不同類型的企業(yè)對(duì)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的要求也有差異。經(jīng)營(yíng)品種繁多的綜合性商場(chǎng) ，由于貨源來源廣泛、采購(gòu)業(yè)務(wù)量大、采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)該大些；相反，經(jīng)營(yíng)品種較為單一的 企業(yè)，如：專業(yè)商店由于進(jìn)貨地點(diǎn)較為集中，業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，采購(gòu)機(jī)構(gòu)可小些。 1．2．4 采購(gòu)人員素質(zhì) 企業(yè)采購(gòu)人員素質(zhì)的高低不僅決定了采購(gòu)工作的質(zhì)量，也影響著采購(gòu)機(jī)構(gòu)的大小。一般 來說，采購(gòu)人員素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟練、工作能力強(qiáng)、效率高，采購(gòu)隊(duì)伍可小些，這也符合 精簡(jiǎn)的原則；反之，如果采購(gòu)人員素質(zhì)差、業(yè)務(wù)生疏、工作責(zé)任心差、效率低下，這樣 要完成相應(yīng)的采購(gòu)工作，只能使用更多的采購(gòu)人員，采購(gòu)機(jī)構(gòu)也就較為龐大。 1．2．5 企業(yè)內(nèi)部各部門的配合程度 采購(gòu)工作是由一系列相互配合的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所組成的，包括選貨——面談——簽訂合同——運(yùn) 輸——驗(yàn)收——入庫——結(jié)算付款等，要使采購(gòu)工作效率高，采購(gòu)部門應(yīng)與企業(yè)內(nèi)的其他部門 （如運(yùn)輸、倉庫、財(cái)務(wù)部門等）加強(qiáng)配合，使采購(gòu)員集中精力搞好采購(gòu)工作。相反，如 果一個(gè)企業(yè)采購(gòu)員將大量精力放在發(fā)運(yùn)驗(yàn)收、付款上其工作效率就會(huì)非常低下，這樣要 完成相應(yīng)的采購(gòu)任務(wù)，需要的采購(gòu)人員也會(huì)較多。 1．2．6信息傳遞形式與速度 市場(chǎng)需求信息是企業(yè)采購(gòu)的依據(jù)，這樣，我們要求企業(yè)應(yīng)有一整套靈敏的信息傳輸系統(tǒng) ，及時(shí)把握市場(chǎng)行情的變化，信息傳輸速度越快，采購(gòu)決策越及時(shí)，效率越高，采購(gòu)工 作的準(zhǔn)確性越高，無效勞動(dòng)越少，采購(gòu)人員數(shù)量可少些；反之，如果企業(yè)沒有靈敏的信 息傳輸系統(tǒng)，企業(yè)采購(gòu)人員滿天飛，必然效率低，采購(gòu)隊(duì)伍就會(huì)龐大。 1．2．7 其他因素 其他影響采購(gòu)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的因素也很多，如國(guó)家相關(guān)政策、交通運(yùn)輸條件、通信現(xiàn)代化水 平、自然條件等都從不同的方面影響著一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)組織的設(shè)立。 1．3 采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)的類型 按照采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則，在充分考慮影響采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)因素的前提下，不同 的企業(yè)有不同的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)，按一定標(biāo)準(zhǔn)劃分，有以下幾種采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)的形式： 1．3．1 按業(yè)務(wù)過程分工劃分的組織形式 按照采購(gòu)業(yè)務(wù)過程，將采購(gòu)計(jì)劃的制定、詢價(jià)、比價(jià)、簽訂合同、催貨、提貨、貨款 結(jié)算等工作交給不同人員辦理。這種組織形式適合采購(gòu)量大。采購(gòu)物品品種較少、交貨 期長(zhǎng)的企業(yè)采用，這種組織形式要求部門內(nèi)各成員密切配合，具體形式如圖10- 1所示。 1．3．2 按物品類別劃分的組織形式 不同的物品有不同的特點(diǎn)，按物品的類別將采購(gòu)部門劃分為不同的采購(gòu)小組，每一小 組承擔(dān)物品采購(gòu)的計(jì)劃制定、詢價(jià)、招標(biāo)、比價(jià)、簽訂合同、貨款結(jié)算等一系列采購(gòu)業(yè) 務(wù)，這種形式適合于采購(gòu)物品繁雜的企業(yè)采用。圖10—2為某制造企業(yè)按物品的類別劃分 的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)的形式。 1．3．3 按采購(gòu)地區(qū)劃分的組織形式 企業(yè)采購(gòu)的貨源來自不同的地區(qū)?？梢允潜镜?，也可以是外地，可以是國(guó)內(nèi)，也可以 是國(guó)外，可以按采購(gòu)地區(qū)的不同，將采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)分為不同的小組，每個(gè)采購(gòu)小組承擔(dān) 一系列的采購(gòu)業(yè)務(wù)，具體形式如圖10—3所示。 1．3．4 按采購(gòu)物品的價(jià)值劃分 為了加強(qiáng)對(duì)物品的管理，一般將采購(gòu)的對(duì)象按其價(jià)值和品種分為A、B、C三類物品， 如表10-1和圖10-4所示。 表10—1 ABC分類表 |物品 |采購(gòu)額 / 總采購(gòu)額 |品種數(shù) / 總品種 | |A |70% |10% | |B |20% |20% | |C |10% |70% | A類物品，價(jià)值高，是重要的物品，具體表現(xiàn)在：價(jià)值高，采購(gòu)合理與否直接影響采 購(gòu)成本；要確保其貨源的質(zhì)量關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的大小，一般交由采購(gòu)主管負(fù)責(zé)。B、 C類物品價(jià)值不高，可交給一般采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。 1．3．5 混合式組織形式 不同的企業(yè)有不同的特點(diǎn)，一般企業(yè)將以系列的物品、地區(qū)、價(jià)值、業(yè)務(wù)等為基礎(chǔ)， 混合式構(gòu)建組織形式，可以形成不同的混合式組織形式，如圖10—5和圖10—6所示。 總之，不同的企業(yè)要根據(jù)采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則，充分考慮企業(yè)內(nèi)外部影響因素，建 立適合本企業(yè)的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)。同時(shí)，值得注意的是，采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)建立后不是一成不 變的，隨著企業(yè)所面臨的內(nèi)、外部環(huán)境的變化，要不斷調(diào)整自身的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)，以便 于更好地適應(yīng)環(huán)境，完成采購(gòu)任務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，但就短期而言，采購(gòu)機(jī)構(gòu)是 相對(duì)穩(wěn)定的。 §2 采購(gòu)物流管理制度 2．1采購(gòu)管理制度的含義 為了規(guī)范采購(gòu)工作，提高采購(gòu)工作的效率，我們必須建立健全多種采購(gòu)管理制度，以 此作為采購(gòu)人員與采購(gòu)部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購(gòu)工作健康、有序、高效 地運(yùn)行，從而圓滿地完成采購(gòu)任務(wù)，滿足企業(yè)其他部門對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的要求。 采購(gòu)管理制度是指以文字的形式對(duì)采購(gòu)組織工作與采購(gòu)具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī) 范等做出的具體規(guī)定。 采購(gòu)管理制度居于上層建筑的范圍，體現(xiàn)一定的生產(chǎn)力與市產(chǎn)關(guān)系的發(fā)展要求，企業(yè)采 購(gòu)管理制度的建立不是一蹴而就的．而是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，應(yīng)由企業(yè)管理層所倡導(dǎo)，能 被廣大的采購(gòu)員工所認(rèn)可，在實(shí)際工作中，它往往是集體智慧的結(jié)晶。 建立企業(yè)采購(gòu)管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系；明確采購(gòu) 人員的業(yè)務(wù)操作要求，從而有利于加強(qiáng)考核；有利于在采購(gòu)部門貫徹按勞分配制度，有 利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。值得提出的是，采購(gòu)管理制度作用的發(fā)揮是建立在采 購(gòu)制度本身科學(xué)性的基礎(chǔ)上的，為此，企業(yè)采購(gòu)管理制度應(yīng)體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)： 2．1．1 文字化 任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購(gòu)制度也不例外。制度不是上級(jí)的口頭命令 或要求，口說無憑，應(yīng)以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動(dòng)綱領(lǐng)，對(duì)任何人、 任何采購(gòu)活動(dòng)均起規(guī)范作用。文字化的采購(gòu)制度可以張貼起來，也可以打印成冊(cè)，分發(fā) 給每一個(gè)采購(gòu)人員，要求大家領(lǐng)會(huì)其內(nèi)容，自覺地按采購(gòu)制度要求自己。 2．1．2可行性 任何企業(yè)的采購(gòu)制度都應(yīng)在充分考慮企業(yè)內(nèi)外部條件、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、行業(yè)特點(diǎn)以 及采購(gòu)人員本身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上制定，應(yīng)切實(shí)可行。不同類型企業(yè)的采購(gòu)制度可以有 差異，即使是同一個(gè)企業(yè)在不同時(shí)期也應(yīng)有不同的采購(gòu)制度，我們反對(duì)照搬照抄和一成 不變的采購(gòu)制度，強(qiáng)調(diào)采購(gòu)制度在實(shí)施貫徹中的切實(shí)可行性，而不是僵化的教條與清規(guī) 戒律。 2．1．3 嚴(yán)肅性 采購(gòu)管理制度一旦確定，采購(gòu)人員應(yīng)不折不扣地執(zhí)行，只制定制度而不加強(qiáng)執(zhí)行與實(shí)施 的監(jiān)督，這樣的規(guī)定、制度是毫無價(jià)值的。在實(shí)際運(yùn)作中，對(duì)違反制度的采購(gòu)人員應(yīng)有 相應(yīng)的制裁措施，應(yīng)提倡采購(gòu)制度的嚴(yán)肅性。 2．1．4協(xié)調(diào)性 采購(gòu)管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)，把上下級(jí)工作、前后環(huán)節(jié)工作有機(jī) 地協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來，以體現(xiàn)集體利益。 2．1．5 相對(duì)穩(wěn)定性 采購(gòu)制度已確定，一般地，短期內(nèi)不要變動(dòng)，通常一兩年、甚至更長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)保持穩(wěn)定， 便于大家執(zhí)行。如果經(jīng)常變動(dòng)，采購(gòu)人員剛剛領(lǐng)會(huì)了老制度，又出現(xiàn)了新制度，這樣就 會(huì)難以適應(yīng)，容易造成采購(gòu)工作的混亂。當(dāng)然，采購(gòu)制度并不是長(zhǎng)期固定不變的，隨著 外部環(huán)境的變化，企業(yè)內(nèi)部條件的改進(jìn)，采購(gòu)制度也可以適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整。 2．2 采購(gòu)管理制度的內(nèi)容 采購(gòu)管理的主要制度有采購(gòu)領(lǐng)...
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