商品監(jiān)控管理制度（財(cái)務(wù)篇）
商品監(jiān)控管理制度（財(cái)務(wù)篇） 摘自《永2004財(cái)（規(guī)）字第04009號(hào)》 為了作好商品進(jìn)、銷、存的管理工作，加強(qiáng)對(duì)存貨的分析，提高商品和資金的周轉(zhuǎn)速 度，降低商品的物流費(fèi)用及資金成本，減少存貨及資金的積壓，提高流動(dòng)資金的使用效 率，特制定本管理制度。 一、相關(guān)人員崗位職責(zé) (一)財(cái)務(wù)經(jīng)理 1、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、安排財(cái)務(wù)人員參與每月規(guī)定的商品盤點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)商品的監(jiān)督。 2、對(duì)分公司所有商品實(shí)施監(jiān)控，確保公司每月盤點(diǎn)的商品數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)。 3、督促存貨管理員履行工作職責(zé)，按時(shí)上報(bào)商品盤點(diǎn)差異報(bào)告。 4、與分公司總經(jīng)理、物流、營(yíng)銷部門協(xié)調(diào)，作好商品盤點(diǎn)差異的分析、處理工作， 并根據(jù)審批后的《盤點(diǎn)差異匯總表》及時(shí)進(jìn)行待處理財(cái)產(chǎn)損益處理。 5、加強(qiáng)商品制度的建設(shè)與檢查工作，作好對(duì)相關(guān)崗位人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。 6、作好新開門店商品流轉(zhuǎn)的指導(dǎo)工作，監(jiān)控好已關(guān)閉門店的財(cái)務(wù)與ERP處理情況。 7、對(duì)于不及時(shí)向財(cái)務(wù)管理中心匯報(bào)盤點(diǎn)結(jié)果或盤點(diǎn)差異數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確給公司造成損失 ，由財(cái)務(wù)經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)損失；分公司的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)性由財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)。 8、每月盤點(diǎn)后結(jié)合盤點(diǎn)日系統(tǒng)庫(kù)存總額與財(cái)務(wù)庫(kù)存商品總額進(jìn)行分析，并根據(jù)差異 情況及時(shí)查找原因、及時(shí)調(diào)整。 9、根據(jù)庫(kù)存管理員提供的庫(kù)存商品狀況分析，及時(shí)要求營(yíng)銷部經(jīng)理處理滯銷機(jī)、殘 次機(jī)、壞機(jī)，并監(jiān)控處理進(jìn)度。 (二)存貨管理員 1、加強(qiáng)商品的基礎(chǔ)管理工作，作好商品管理的制度制定、執(zhí)行、檢查工作。 2、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)對(duì)分公司所有門店及總倉(cāng)的商品監(jiān)控，每月30或31日監(jiān)督門店及 總倉(cāng)是否按照正常流程進(jìn)行盤點(diǎn)。檢查每月30日或31日的ERP庫(kù)存數(shù)據(jù)與用友財(cái)務(wù)帳 庫(kù)存商品進(jìn)行核對(duì)，找出差異原因，并進(jìn)行調(diào)整。備份每月最后一天的ERP庫(kù)存數(shù)據(jù) ，便于查找差異。 3、每月6號(hào)前向財(cái)務(wù)管理中心交上月分公司的《盤點(diǎn)差異匯總表》，并按《盤點(diǎn)差異管 理制度》要求填報(bào)相關(guān)項(xiàng)目及內(nèi)容。每月進(jìn)行庫(kù)存商品分析，整理滯銷機(jī)、殘次機(jī) 、壞機(jī)的數(shù)量，及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理。 4、監(jiān)督檢查分公司商品臺(tái)賬操作規(guī)范的執(zhí)行情況，監(jiān)督檢查分公司臺(tái)賬以及會(huì)計(jì)商 品核算制度的執(zhí)行情況，配合會(huì)計(jì)核算部完善商品的核算工作。 5、每月在財(cái)務(wù)賬上查詢相關(guān)責(zé)任人是否上交個(gè)人賠款，及時(shí)向財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)沒有上 交個(gè)人賠款人員的名單。 6、每月到門店檢查保管帳是否建立健全，ERP保管帳和倉(cāng)管實(shí)物是否相符，不少于兩 次并形成書面記錄。 7、加強(qiáng)對(duì)商品庫(kù)存結(jié)構(gòu)的分析，加強(qiáng)對(duì)滯銷商品的管理，減少庫(kù)存積壓，提高資金 的使用效率。 8、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)差異匯總報(bào)表的填制并上交分公司人事行政部，監(jiān)控處理結(jié)果； 9、分析分公司門店每月盤點(diǎn)差異，及時(shí)處理，處理分公司門店每月盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分 析，并負(fù)責(zé)提出處理意見和提請(qǐng)審批及負(fù)責(zé)執(zhí)行實(shí)施的跟蹤。 （三）門店財(cái)務(wù)主管 1、每周對(duì)主要商品進(jìn)行抽盤并留下書面記錄。 2、每月監(jiān)督門店盤點(diǎn)工作是否正常開展，及時(shí)向分公司財(cái)務(wù)部匯報(bào)門店商品管理的 情況。 3、每月匯總整理門店《盤點(diǎn)差異匯總表》，并將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)盤數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保 差異數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 4、盤點(diǎn)結(jié)束按時(shí)將《盤點(diǎn)差異匯總表》交給門店經(jīng)理審核后報(bào)分公司物流部經(jīng)理。 5、監(jiān)控門店商品流轉(zhuǎn)是否按照總部和公司的規(guī)范要求進(jìn)行操作，監(jiān)控商品流轉(zhuǎn)過程 中手續(xù)的健全性。 6、及時(shí)把運(yùn)輸單在電腦中勾對(duì)，核對(duì)在途商品與集中配送商品，對(duì)長(zhǎng)期在途商品應(yīng) 聯(lián)系相關(guān)部門人員，保證商品的安全完整。 7、妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點(diǎn)資料，應(yīng)包含盤點(diǎn)封面、紙片、盤點(diǎn)差異 表。 8、監(jiān)督門店建立贈(zèng)品手工帳和手機(jī)卡保管帳，每月進(jìn)行兩次抽查并形成書面記錄。 二、商品監(jiān)控管理規(guī)定 (一)進(jìn)貨監(jiān)控 1、每月抽查門店和配送中心進(jìn)貨訂單與實(shí)物貨物之間是否存在差異，單據(jù)填寫是否 正確，進(jìn)貨記錄是否填寫齊全，并與倉(cāng)管保管帳進(jìn)行核對(duì)檢查。 2、每月核對(duì)ERP進(jìn)貨金額和財(cái)務(wù)商品采購(gòu)帳，并對(duì)出現(xiàn)的差異進(jìn)行分析，查找原因， 進(jìn)行處理。 3、定期監(jiān)控ERP訂單進(jìn)貨單價(jià)與發(fā)票單價(jià)之間的差異是否及時(shí)、完整地在ERP或財(cái)務(wù) 系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行了調(diào)整，避免對(duì)當(dāng)期成本進(jìn)行影響。 4、每月分析當(dāng)期進(jìn)貨與上期、去年同期之間的差異原因，并根據(jù)公司庫(kù)存提出合理 的控制建議。 (二)銷售監(jiān)控 1、月末對(duì)已開票未提貨、聯(lián)銷、代銷商品進(jìn)行監(jiān)控，分析ERP保管帳與存貨帳之間存 在差異的原因，以及影響金額。 2、每月清理分公司與分公司之間的內(nèi)部調(diào)撥商品，同往來組一道要求雙方公司及時(shí) 對(duì)帳，對(duì)出現(xiàn)的差異及時(shí)查找原因，并按照《往來對(duì)帳管理制度》要求進(jìn)行處理。 (三)退換貨監(jiān)控 1、每月對(duì)門店和配送中心商品的退貨和換貨流程進(jìn)行監(jiān)控，檢查其是否按總部或公 司要求流程操作，檢查退貨單是否經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)。 2、門店和配送中心應(yīng)在ERP系統(tǒng)建立壞機(jī)庫(kù)，庫(kù)存管理員和財(cái)務(wù)主管應(yīng)檢查倉(cāng)管是否 將所有壞機(jī)錄入ERP系統(tǒng)，并進(jìn)行帳實(shí)核對(duì)。 3、檢查門店和配送中心是否建立壞機(jī)、滯銷機(jī)登記卡，并注有進(jìn)庫(kù)時(shí)間、原因、批 準(zhǔn)人等信息，作好商品進(jìn)出庫(kù)單據(jù)簽收手續(xù)。 (四)庫(kù)存監(jiān)控 1、庫(kù)存管理管理員和財(cái)務(wù)主管每月參與商品的盤點(diǎn)，并嚴(yán)格按照公司下發(fā)的盤點(diǎn)制 度要求對(duì)整個(gè)盤點(diǎn)過程的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行監(jiān)控。 2、每月及時(shí)處理商品盤點(diǎn)差異，并跟蹤處理結(jié)果。 3、每月核對(duì)ERP與財(cái)務(wù)系統(tǒng)庫(kù)存金額，對(duì)出現(xiàn)的差異及時(shí)查找原因、并列出清理計(jì)劃 。針對(duì)出現(xiàn)的差異按以下方法進(jìn)行核查： 1）業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)金額不一致。檢查業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)方案是否出現(xiàn)錯(cuò)誤；出現(xiàn)操作 人員手工調(diào)整現(xiàn)象；業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)出金額與財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)入金額是否存在差異。 2）業(yè)務(wù)結(jié)算的邏輯日和財(cái)務(wù)憑證日期不一致。主要是統(tǒng)計(jì)區(qū)間產(chǎn)生的差異。 3）業(yè)務(wù)傳票未轉(zhuǎn)為正式的財(cái)務(wù)憑證。 4）有些財(cái)務(wù)憑證直接在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中填制，沒有在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行操作。出現(xiàn)此種情 況應(yīng)先核對(duì)余額，再核對(duì)發(fā)生額；ERP中核對(duì)的每月系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)后進(jìn)行核對(duì)。 (五)庫(kù)存分析 1、每月6號(hào)向財(cái)務(wù)管理中心報(bào)送《庫(kù)存狀況表》和《庫(kù)存周轉(zhuǎn)表》。 2、門店倉(cāng)儲(chǔ)主管每旬（每月10日、20日、30日）填報(bào)《門店退殘旬報(bào)表》，如實(shí)填寫 退貨產(chǎn)品型號(hào)、退貨原因、殘次狀況（外傷、全損、產(chǎn)品質(zhì)量等）、退貨日期等 情況，交財(cái)務(wù)主管審核后報(bào)分公司庫(kù)存管理員。 3、庫(kù)存管理員將《門店退殘旬報(bào)表》審核后填制《門店退殘商品處理反饋表》交財(cái)務(wù)經(jīng) 理，由財(cái)務(wù)經(jīng)理與總經(jīng)理、營(yíng)銷、物流部經(jīng)理對(duì)滯銷商品、壞機(jī)、殘次機(jī)進(jìn)行分 析，并提出清理原因、清理方式（調(diào)撥、降價(jià)、主力推銷、退供應(yīng)商等），規(guī)定 最后清理期限、清理責(zé)任人等后下發(fā)到各門店執(zhí)行。庫(kù)存管理員將相關(guān)部門責(zé)任 人簽字后《門店退殘商品處理反饋表》傳真至財(cái)務(wù)管理中心，財(cái)務(wù)管理中心庫(kù)存管 理專員定期對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行檢查。 (六)在途商品監(jiān)控 1、每周在系統(tǒng)中檢查調(diào)撥商品是否及時(shí)進(jìn)行了清理，對(duì)于在途時(shí)間超過10天的應(yīng)及 時(shí)查找原因、及時(shí)處理。 2、每周檢查門店調(diào)出商品總倉(cāng)配送中心是否及時(shí)進(jìn)行了驗(yàn)收，對(duì)于超過10天未驗(yàn)收 的應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)處理，要求進(jìn)行驗(yàn)收，辦理相關(guān)手續(xù)。 3、每周檢查門店商品調(diào)撥是否根據(jù)調(diào)撥單及時(shí)入帳，對(duì)于開出的調(diào)撥單超過3天未入 帳，應(yīng)要求立即入帳。 4、每周廠家直送商品業(yè)務(wù)訂單是否及時(shí)進(jìn)行了勾對(duì)，對(duì)于超過2天仍未勾對(duì)的，應(yīng)要 求說明原因，及時(shí)處理。 三、獎(jiǎng)懲規(guī)定 1、沒有按規(guī)定時(shí)間向財(cái)務(wù)管理中心上報(bào)相關(guān)表格的，每遲延一天罰款50元。 2、調(diào)撥商品在途時(shí)間超過10天未進(jìn)行清理, 對(duì)庫(kù)存管理員罰款50元。 3、沒有根據(jù)公司商品管理制度制定適宜細(xì)則，對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)理和庫(kù)存管理員罰款50元。 4、盤點(diǎn)差異確定的應(yīng)收賠款未在30天內(nèi)收回，對(duì)庫(kù)存管理員和財(cái)務(wù)主管罰款50元。 5、每月抽查倉(cāng)管實(shí)物帳少于兩次并未留下記錄，對(duì)庫(kù)存管理員罰款50元。 6、上報(bào)的《盤點(diǎn)差異匯總表》未按商品串號(hào)、商品盤虧、商品盤盈、商品被盜、前期遺 留差異進(jìn)行分類填報(bào)，對(duì)庫(kù)存管理員罰款50元。 7、月未核對(duì)業(yè)務(wù)帳存貨金額同財(cái)務(wù)帳存貨金額不一致，對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)理和庫(kù)存管理員罰款 50元。 8、未及時(shí)處理滯銷商品、壞機(jī)、殘次機(jī)的，對(duì)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、營(yíng)銷經(jīng)理、物流經(jīng) 理罰款100元。 9、沒有在次月5日內(nèi)提供庫(kù)存商品帳齡分析（滯銷商品、壞機(jī)、殘次機(jī)），對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng) 理和庫(kù)存管理員罰款50元。 10、填寫商品調(diào)價(jià)通知單中實(shí)際庫(kù)存調(diào)整數(shù)、實(shí)際調(diào)價(jià)總額錯(cuò)誤，罰款50元。 11、沒有妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點(diǎn)資料，對(duì)庫(kù)存管理員和財(cái)務(wù)主管罰款 50元。 12、凡上報(bào)到中心的報(bào)表中每出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的，給予每個(gè)數(shù)據(jù)50元的罰款。 本制度從二○○四年三月三十日起執(zhí)行。
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