會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度
會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度(樣例) 單位的會計檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會 計報表等書面形式的會計核算資料。 一、數(shù)據(jù)資料管理與保密 　　機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應 按有關(guān)財會制度使用、保管。 　?。?、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。 　　　　　　現(xiàn)金收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員 手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出 納人員核　　　對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝 訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。 　?。?、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。 　　　　　　銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財務人員必須及時把 經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出 納當日業(yè)務當日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂 成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。 　　　　　　現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。 　　３、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管 　　　　　　轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關(guān)會計人員應及時將審核無誤 的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出 ，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。 　?。?、科目匯總表、帳簿打印時間。 　　(1)現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。 　　(2)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。 　　(3)總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。 　　(4)現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證 一起裝訂。 　　(5)會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核 無誤后簽字生效。 ?。?、其他 　　　　由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打 印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。 二、數(shù)據(jù)備份管理 ?。?、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。 ２、在日常工作中,準備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對 工作的干擾。 ３、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、 報 表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。 ４、機內(nèi)憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份， 交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。 三、會計檔案管理 　?。?、會計檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能 存檔保管。 　?。?、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存 放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。 　?。?、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》 規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。 　?。础㈦S計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算 系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。 　　５、各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤 的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操 作。 　?。?、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù) 據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任 。
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