會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度(樣例) 一、系統(tǒng)使用管理 １、為保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行,必須對(duì)系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制。 　　２、在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)投入運(yùn)行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用 人員及其操作權(quán)限,并報(bào)單位主管審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運(yùn)行中需要增減使 用人員,按同樣手續(xù)辦理。 　?。场?duì)各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限,形成適當(dāng)?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度 。 　　４、本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)原則上專機(jī)專用,謝絕無(wú)關(guān)人員使用機(jī)器做其他工作。 　?。?、設(shè)立“計(jì)算機(jī)使用登記簿”，任何人均須登記方可用機(jī)。 ６、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù) 據(jù)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)。 ７、出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。 ８、操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、記帳和打 印有關(guān)帳表。 ９、存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對(duì) 和保管。 １０、系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時(shí)制止,并采取措施 避免同樣情況再次發(fā)生。 二、上機(jī)操作規(guī)程 　?。薄⒉僮魅藛T必須是合法有權(quán)使用人員,經(jīng)過(guò)培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后, 才能上機(jī)操作。 ２、操作人員上機(jī)操作前后,應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記,必須填寫真實(shí)姓名、上機(jī)時(shí)間、操作 內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。 ３、操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,盡量減少占用機(jī)器時(shí)間,提高工作效率。 ４、操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。 　?。怠⒉僮魅藛T必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。 　?。?、操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會(huì)計(jì)員，則 應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性）。如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入前及時(shí)反映給憑證編 制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證進(jìn)行修改， 如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機(jī)內(nèi)，任何人不能隨意修 改帳目。 　?。?、每次上機(jī)工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟盤 ，應(yīng)由財(cái)務(wù)處保管，下次上機(jī)備份要與機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)復(fù)核無(wú)誤后方可開始運(yùn)行。 　?。?、在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場(chǎng),必須在離開前退出系統(tǒng),以防止 其他人員越權(quán)操作。 ９、任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤等行 為，依照《會(huì)計(jì)法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。 三、帳務(wù)處理程序 １、帳務(wù)系統(tǒng)初始化:在初次建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí),需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作,在會(huì)計(jì)主 管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會(huì)計(jì)科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項(xiàng)內(nèi)容的設(shè)定。 　?。?、帳務(wù)系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，任何對(duì)帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動(dòng)，必須得到會(huì) 計(jì)主管的批準(zhǔn)。 　?。场⑷粘?wù)處理： 　　　　(1)憑證處理: 　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機(jī)制記帳憑證和手工編制的記帳憑證 。記帳憑證要嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)會(huì)制度規(guī)定編制，對(duì)不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不 予受理，對(duì)記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應(yīng)予以退還，并要求更改和補(bǔ)充。為 適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，編制記帳憑證還必須做到： 　　?。痢C(jī)制記帳憑證的編制： 　　機(jī)制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單）由計(jì) 算機(jī)，按有關(guān)規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機(jī)制記帳憑證直接通過(guò)機(jī)內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務(wù)處 理系統(tǒng)進(jìn)行記帳、編報(bào)表等業(yè)務(wù)處理。 　　機(jī)制記帳憑證編制前，要認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計(jì)算機(jī)及打印 出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。打印出的機(jī)制記帳憑證需加蓋制 單人、審核人、記帳員及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人章，連同所附原始憑證裝訂成冊(cè)妥善保管。 Ｂ、手工記帳憑證的編制： 　　手工編制記帳憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編 記帳憑證需通過(guò)帳務(wù)處理系統(tǒng)用鍵盤輸入。 　　手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉(zhuǎn)帳憑證。 手工編制的記帳憑證必須做到： 　　a.原始憑證必須是合法憑證。 　　經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、摘要應(yīng)規(guī)范化，措詞要確切，其中標(biāo)準(zhǔn)摘要按規(guī)范填寫正確。 　　b.帳戶使用正確。 　　c.借貸方金額相等。 　　　　d.原始憑證同記帳憑證金額一致。 　　　　e.轉(zhuǎn)帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。 　　對(duì)會(huì)計(jì)分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即：一種摘要內(nèi)容，只能對(duì)應(yīng)一個(gè)最細(xì)的明細(xì)科 目，據(jù)此確定其隸屬于那一個(gè)一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)科目。 　　要求摘要內(nèi)容簡(jiǎn)潔、扼要，用盡量少的字表達(dá)出該筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容。 　　凡能歸入標(biāo)準(zhǔn)摘要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)盡量的使用標(biāo)準(zhǔn)摘要。對(duì)于新的業(yè)務(wù)內(nèi)容可按上 述原則編寫新的標(biāo)準(zhǔn)摘要，并注明所對(duì)應(yīng)的科目名稱及科目代碼。 Ｃ、記帳憑證編號(hào)必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說(shuō)明斷號(hào)原因并簽字 蓋章。 　　?。?、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機(jī)器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工 作方便，出納人員可以自設(shè)備查輔助帳。 　　　　(2)記帳憑證的審核與保管 　　?。?、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴(yán)格審核無(wú)誤后方可進(jìn)行登帳處理。 　?。?、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無(wú)誤后再按結(jié)束鍵。 　?。?、輸入計(jì)算機(jī)的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字后 方為有效憑證。 　?。?、已輸入的憑證應(yīng)在輸入操作完畢裝訂成冊(cè)后，交會(huì)計(jì)檔案資料保管員存檔保管 。 　　　?。?、同一張憑證，制單和復(fù)核不能是同一個(gè)人。 　　(3)帳表打印和結(jié)帳: 　　Ａ、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應(yīng)與出納庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無(wú)誤。 　　　?。?、銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次。 　?。?、科目匯總表、總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。 　?。?、在結(jié)帳前按有關(guān)規(guī)定做好當(dāng)月各類帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表的備份工作。 　　　　Ｅ、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行結(jié)帳，系統(tǒng)自動(dòng)生成下月 期初余額。 Ｆ、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存。 (4)會(huì)計(jì)報(bào)表 Ａ、單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須 銜接一致。 　　　?。?、會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時(shí)間打印輸出 ，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后簽字蓋章方可生效。 　　　　Ｃ、單位上報(bào)會(huì)計(jì)主管部門的會(huì)計(jì)報(bào)表格式與要求，按會(huì)計(jì)主管部門的統(tǒng)一設(shè) 計(jì)和布置。 　　　?。?、單位必須以軟盤和書面形式上報(bào)報(bào)表，軟盤和書面報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致， 書面報(bào)表必須由機(jī)器打印并按規(guī)定由有關(guān)人員簽字蓋章。
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