借款和費用報銷及審批程序制度
[pic] [pic] 總 則 1、為嚴格控制費用支出，加強費用管理，提高公司效益，本著合理、節(jié)約的原則， 根據(jù)公司財務管理制度的有關規(guī)定，制定本制度。 2、本制度中所稱費用是指差旅費、市內交通費、業(yè)務招待費、通訊費、辦公費及其 他費用等。 3、本制度適用對象為公司總監(jiān)及以下人員，副總裁及以上高層管理人員費用按實報 銷，無出差補貼。 備用金借支程序 4、各部門人員為保證公務的合理需要，按審批權限報批后，可向財務部預支一定數(shù) 額的備用金。 5、備用金借支程序：借支人填制借支單，按第13條規(guī)定權限審批后交費用會計編制 記賬憑證，由稽核崗位會計復核，出納根據(jù)復核后的記賬憑證，向借支人支付備用金， 同時借支人須在記賬憑證上簽字。 借支2000元以上的大額備用金須提前一天通知財務部。 6、管理部門公務較多的人員可申請實行定額備用金制度，即可預支保證公務合理需 要的一定限額備用金，報銷時可不抵借支，直接支取現(xiàn)金。 實行定額備用金制度的人員須經財務部和總裁認可。 7、備用金借支人須在公務完畢后5個工作日內到財務部結清備用金，實行定額備用 金的借支人須每2個月結清一次。借支人必須按規(guī)定時限及時結清備用金，前款不清后款 不借。 每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有個人借支的備用金都必須結清歸還 ，逾期不還的，一次或分次從工資中扣回。 8、借支單是財務賬務處理的依據(jù)之一，除當日借支當日歸還的以外，報銷費用時借 支單不予退還；歸還多借備用金時，由出納開具收據(jù)給報銷者本人，借支單也不予歸還 ，收據(jù)須妥善保管備查。 9、備用金是為保證公務需要而設，因私不得借支備用金。 費用報銷程序 10、費用報銷程序：報銷人按下款要求自行粘貼票據(jù)并填制費用報銷單或差旅費報 銷單，按第13條規(guī)定權限審批后交費用會計編制記賬憑證，由稽核崗位會計復核，出納 根據(jù)復核后的記賬憑證向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金余款；出納收取歸還的 備用金余款須向報銷人開具收據(jù)，借支單不予退回；報銷人領取報銷款項須在記賬憑證 上簽字。 11、對原始票據(jù)的要求： ⑴、所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是經復寫紙一 次性套寫清楚的票據(jù)，收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷；公務中因個人原因違章 的罰款單據(jù)不予報銷； ⑵、原始票據(jù)的粘貼：交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼 單頂界和右界從右往左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，票據(jù)較 多時，可分行粘貼，不得豎向粘貼。 原始票據(jù)必須按交通票據(jù)、住宿票、招待票、通信票等不同類別和不同金額，分門 別類進行粘貼，不能混合粘貼。 ⑶、除交通票據(jù)外的其他票據(jù)，報銷人須在每張票據(jù)正面空白處注明票據(jù)金額開支的 用途并簽名。裝卸費、運雜費、倉租費、保險費等票據(jù)須注明業(yè)務流水號或出口發(fā)票號 并簽名。 ⑷、不符合上述規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務部有權退回，要求報銷人重新整理。 12、費用報銷后，由財務部記入個人費用登記簿， 按月上報總裁審核。業(yè)務員的費用列入個人銷售費用進行成本考核。 審批權限 13、備用金借支和費用報銷的審批權限： ⑴、備用金借支和費用的報銷金額在2000元（不含本數(shù)）以下的，由部門經理確認， 總監(jiān)或主管副總裁審核，財務部經理復核后，報總裁審批； ⑵、備用金借支和費用的報銷金額在2000元（含本數(shù)）以上的，由部門經理確認，總 監(jiān)或主管副總裁審核，財務總監(jiān)核準后，報總裁審批； ⑶、部門經理的備用金借支和費用報銷由總監(jiān)或主管副總裁審核確認，按第⑴、⑵款規(guī) 定權限分別報財務部經理或財務總監(jiān)審核后，報總裁審批； ⑷、總監(jiān)或副總裁的費用報銷由財務總監(jiān)審核后，報總裁審批； ⑸、財務總監(jiān)和總裁、董事長的費用報銷交叉審批。 出差補貼標準 14、定義：出差是指公司員工受公司主管負責人派遣在公司辦公所在地城市以外的 地區(qū)履行公務，并根據(jù)本制度的規(guī)定享受相應標準的出差補貼、伙食補貼和交通補貼； 在公司辦公所在地城市市內履行公務不享受出差補貼、伙食補貼和交通補貼。 15、公司員工出差應嚴格履行報批手續(xù)，未經批準不得自行出差，自行出差或因私 出差所發(fā)生的旅差費均由其本人自行承擔，公司不予報銷。 16、公司各部門應嚴格控制出差人數(shù)，并考慮其完成任務的期限，確定合理出差日 期，逾期出差應向上一級主管負責人報告，對因公出差人員，按相應標準報銷出差費用 。 17、長途出差交通工具乘坐標準 級 別 飛 機 火 車 輪 船 總 監(jiān) 普通艙 硬臥及以上 二等艙及以上 部門經理 ------ 硬臥 二等艙 主管及以下 ------ 硬臥 三等艙 18、出差補貼實行全額包干制，具體包干標準見下表（元/日）： 級別/出差地點 京、津、滬、穗、深圳、珠海、廈門 其他省會城市 一般地級城市 縣級城市及以下 總 監(jiān) 住宿標準 300 240 200 160 伙食補貼 100 80 60 50 交通補貼 80 60 50 40 合 計 480 380 310 250 部門經理 住宿標準 240 200 160 120 伙食補貼 80 60 50 40 交通補貼 60 50 40 30 合 計 380 310 250 190 主 管 住宿標準 200 160 120 100 伙食補貼 60 50 40 30 交通補貼 50 40 30 20 合 計 310 250 190 150 一般員工 住宿標準 160 120 100 80 伙食補貼 50 40 30 20 交通補貼 40 30 20 10 合 計 250 190 150 110 19、賓館或酒店標準： 級 別 賓館或酒店標準 客房標準 總 監(jiān) 四星級 標準客房 經 理 三星級 標準客房 主管及以下人員 無星級 標準客房 除本制度另有規(guī)定外，公司其他任何員工不得住標準客房以外的各類特色房、普通 套房和豪華套房等高標準客房。 考慮到全國各地住宿實際情況的不同，為避免因住宿標準制訂過低，給住宿帶來困 難，不利于工作開展，給公司形象帶來負面影響及增加個人負擔，個人單獨出差實際住 宿費高于第18條規(guī)定包干住宿標準的，如住本條上表規(guī)定的標準及以下客房的將被視為 合理住宿，允許按實報銷；公司員工應盡量選擇低星級的賓館或酒店住宿，以減少開支 。 20、出差人員的住宿費在住宿標準內據(jù)實報銷，超支部分自理，規(guī)定標準內節(jié)約部 分按60%返還。公司員工出差無住宿發(fā)票的，按實際住宿天數(shù)，每人每天按照包干總額的 40%給予補助。但參加包括住宿、市內交通與生活費用在內的會議和由邀請方承擔費用的 會議，不享受任何補助。 21、出差人員當日有招待費發(fā)票的，當日不計算伙食補貼；當日有出租車票的，當 日不計算交通補貼。招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，招待費發(fā)票未注 明日期的，一張招待費發(fā)票視同一天發(fā)生招待費并不予計算伙食補貼；出租車票必須注 明往返地點及用車事由，出租車票無日期的，且出租車票數(shù)量超過出差天數(shù)2倍及以上的 ，出差期間不予計算交通補貼。 22、出差人員的交通補貼、伙食補貼天數(shù)按出差自然天數(shù)減去一天計算，即算頭不 算尾；住宿補貼按實際住宿天數(shù)計算。 23、出差人員超標準乘坐交通工具須經總裁簽字同意方可報銷，并須事先請示；飛 機票、軟臥火車票、頭等艙輪船票須經總裁簽字同意方可報銷。 24、公司員工出差夜間（指晚8時至次日凌晨7時）連續(xù)乘坐硬坐火車超過8小時以上 的，可給予夜間乘車補貼，補貼標準為票價的50%。 25、長途交通票據(jù)如果遺失，須寫出書面報告，且有1人以上同行人員或有關人員簽 字證明，經部門經理簽署意見，報總監(jiān)或主管副總裁、財務總監(jiān)、總裁審批后，按票價 的50%報銷。 26、公司員工隨同主管及以上級人員一同出差，其住宿標準可按主管及以上級人員 相應標準執(zhí)行；公司員工隨同副總裁及以上級人員一同出差，原則上不予發(fā)放伙食補貼 和交通補貼。 27、司機帶車出差且當天不能返回的，實行每天住宿、生活補貼包干，不享受交通 補貼，標準參見一般員工包干標準。 28、公司員工出差途中，經批準可繞道回家探親，其繞道車船費扣除直線單程車、 船費后全部自負，在家期間不享受伙食補貼、住宿補貼和交通補貼。 公司員工在私房（家）所在地或父母所在地出差，不享受住宿補貼，伙食補貼減半 發(fā)放，交通補貼仍按標準發(fā)放。 29、公司員工在出差地因病住院期間，按標準發(fā)給伙食補貼，不發(fā)住宿補貼和交通 補貼，住院超過1個月的停發(fā)伙食補貼。 30、出國人員差旅費的報銷嚴格按照財政部、外交部（92）財外字第1100號文件執(zhí) 行。 市內公共交通費標準 31、市內交通費是指公司員工在公司所在地辦理公務所發(fā)生的交通費（包括公共汽 車費和出租車費），公司員工上下班或因私所發(fā)生的交通費不在此列。 32、市內出租車費報銷標準： 部 門 級 別 每月限額 營銷部門 總 監(jiān) 400元 經 理 300元 綜合部門 總 監(jiān) 300元 經 理 200元 限額以下憑票據(jù)實報銷，差額不補。 33、凡市內辦理公務的主管及以下人員，一般只能乘坐市內公共汽車，特殊情況下 需要乘坐出租車的，事先必須取得部門經理的批準。 34、所有因公報銷出租車費用的員工，必須在出租車票背面注明往返地點及用車事 由。 35、報銷的市內公共交通費嚴格限定為辦理公務所發(fā)生的交通費，不得將個人上下 班交通費混同報銷，如經發(fā)現(xiàn)將追繳當次報銷的所有市內公共交通費，第二次發(fā)現(xiàn)將予 以通報批評，第三次發(fā)現(xiàn)將移交人力資源部處理。 通訊費標準 36、通訊費指因公使用通訊工具而發(fā)生的費用，包括移動電話、尋呼機等。通訊費 一律實行憑票限額包干報銷制。 37、移動電話指入網(wǎng)電話，充值卡不予報銷。使用移動電話的員工，其裸機的購置 費及上戶費等一律由使用者本人負擔。 38、通訊費報銷標準： 部 門 級 別 每月限額 營銷部門 總 監(jiān) 600元 經 理 400元 主 管 300元 業(yè)務員 200元 綜合部門 總 監(jiān) 500元 經 理 300元 主 管 200元 特別崗位 200元 限額以下憑話費單據(jù)實報銷，差額不補；享受通訊費補貼的出差人員的國內漫游費 按80%據(jù)實報銷，其當月話費單除國內漫游費外，其余話費按規(guī)定標準報銷，超支月份不 彌補不足月份的通訊費。 綜合部門特別崗位人員須由部門上報，經總裁批準確定。 39、享受通訊費報銷標準的人員必須保持24小時（含節(jié)假日）通訊暢通。 業(yè)務招待費標準 40、業(yè)務招待費是指因工作需要招待客戶和有關部門人員而發(fā)生的費用。 41、各部門人員因公接待外單位人員，建議安排工作餐，需要到外面宴請的，須事 先取得部門經理、總監(jiān)或主管副總裁同意，否則不予報銷。部門需安排接待工作餐的， 須經部門經理、總監(jiān)或主管副總裁批準并報行政辦公室登記備案 ，記入部門招待費。 42、各部門人員因公出差確需應酬的，須事前電話請示部門經理、總監(jiān)或主管副總 裁同意，限額接待。 43、招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由。 辦公費標準 44、辦公費是指辦公用品、印刷品及其他辦公物料等項目的支出。公司辦公費統(tǒng)一 由行政辦公室指定專人進行控制與管理。各部門年初編制預算，按月分解編制，經研究 核準后，必須在限額內領取使用，超支不報。 45、各部門申請購置辦公用品、印刷品時，需注明用途、數(shù)量、規(guī)格型號，行政辦 公室需查明是否可調節(jié)使用，再確定是否購買，報行政總監(jiān)審批后執(zhí)行。 46、行政辦公室負責辦公用品領發(fā)的人員，每月需填報辦公用品、印刷品的領、發(fā) 、存報表，按部門分類歸檔，報送財務部和各有關部門。 其他費用標準 47、誤餐補貼。公司員工根據(jù)公司規(guī)定，免費享受工作午餐，如員工在市內辦理公 務，因故不能返回享受工作午餐的，按工作餐標準給予誤餐補貼，但陪同宴請客戶及市 外出差人員不享受誤餐補貼。 誤餐補貼由行政辦公室負責發(fā)放，公司員工憑領取的未使用的工作餐券每月最后一 天到行政辦公室換取現(xiàn)金，由行政辦公室統(tǒng)一到財務部報賬。 48、禮品費。因工作特殊需要，需贈送有關部門人員或客戶禮品的，須經總裁同意 由行政辦公室統(tǒng)一采購，個人不得私自贈送禮品。 49、加班費。加班費由人力資源部按國家和公司有關規(guī)定辦理，月底隨同工資一起 發(fā)放。 50、司機出車補貼。司機工作時間（9：00—17：00）在市區(qū)內出車，不計算出車補 貼；司機工作時間以外加班，視不同情況分別處理： ⑴、加班取件：按實際用車時間，填寫加班單，行政辦公室統(tǒng)一上報，由人力資源部 計入當月工資發(fā)放； ⑵、接送客戶：只負責接送客戶，按加班取件辦法處理；全程跟車陪同客戶的，原則 上不得隨同客戶一起用餐和娛樂，司機用餐須自行解決： a、司機自己解決用餐的，公司按工作餐標準發(fā)放伙食補貼，并按實際用車時間（含 等候時間）計算加班補貼； b、司機隨同客戶一起用餐未與客戶一起娛樂的，不計算伙食補貼，但按實際用車時 間（含等候時間）計算加班補貼； c、司機隨同客戶一起用餐和娛樂的，不計算伙食補貼，但按實際接送時間（不含等 候時間）計算加班補貼。 ⑶、其它情況：按加班取件辦法處...
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