關(guān)于應(yīng)收帳款報(bào)表體系的合并、審核及跟蹤要求
關(guān)于應(yīng)收帳款報(bào)表體系的合并、審核及跟蹤要求 為了加強(qiáng)對(duì)往來(lái)帳務(wù)的規(guī)范管理，切實(shí)做到“事前引導(dǎo)、事中控制、事后跟蹤”，維護(hù)公 司財(cái)產(chǎn)安全，充分發(fā)揮應(yīng)收帳款報(bào)表體系在帳務(wù)管理中的作用，現(xiàn)就報(bào)表合并、審核及 跟蹤方面提出如下要求： 1. 報(bào)表合并要求 1. 應(yīng)收帳款分析表合并要求： 本表匯總目的是要獲得全國(guó)分公司應(yīng)收帳款K3帳面數(shù)、經(jīng)過(guò)項(xiàng)目調(diào)整后的實(shí)際應(yīng)收帳 款數(shù)、扣除賒銷因素后應(yīng)催收貨款數(shù)，本期應(yīng)催收帳款與上年底應(yīng)催收帳款比較數(shù)、 本期應(yīng)催收帳款與上期應(yīng)催收帳款比較數(shù)，本期應(yīng)收帳款正數(shù)合計(jì)，本期應(yīng)收帳款負(fù) 數(shù)合計(jì)等。通過(guò)對(duì)應(yīng)收帳款業(yè)務(wù)的監(jiān)控，一方面要杜絕應(yīng)收帳款的增加，另一方面要 對(duì)前期或上年度應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行清欠追蹤。本表合并要求如下： A：對(duì)往來(lái)客戶按調(diào)整后實(shí)際應(yīng)收帳款余額數(shù)降序排列，屬于同一客戶的多個(gè)戶頭應(yīng)排列 在一起，并應(yīng)有客戶“小計(jì)”行，按“小計(jì)”的“調(diào)整后實(shí)際應(yīng)收帳款余額”為準(zhǔn)參與排列； 所有客戶按降序排列后，按“調(diào)整后實(shí)際應(yīng)收帳款余額”的正、負(fù)分兩類進(jìn)行合計(jì)，生成 “正數(shù)小計(jì)”行和“負(fù)數(shù)小計(jì)”行。報(bào)表最后一行為“合計(jì)”行，合計(jì)行為正數(shù)小計(jì)、負(fù)數(shù)小 計(jì)以及其他內(nèi)部往來(lái)客戶的合計(jì)數(shù)。 B：如果只有正數(shù)小計(jì)而無(wú)負(fù)數(shù)小計(jì)的，負(fù)數(shù)小計(jì)必須添加空行；如果只有負(fù)數(shù)小計(jì)而無(wú) 正數(shù)小計(jì)的，正數(shù)小計(jì)要添加空行。 C：“正數(shù)小計(jì)”、“負(fù)數(shù)小計(jì)”和“合計(jì)”標(biāo)識(shí)只能列示在報(bào)表第一列（客戶編碼列），不能 列在第二列（客戶名稱列），而且在第一列只能出現(xiàn)一次。 D：“正數(shù)小計(jì)”、“負(fù)數(shù)小計(jì)”和“合計(jì)”三個(gè)標(biāo)識(shí)不能隨意改變名稱，不能擅自增加或減少 字符，字符與字符之間不能隨意增加空格，如“合計(jì)”不能改成“合 計(jì)”。 2. 應(yīng)收帳款大客戶分析表要求： A：該表共計(jì)12行，第8、9、10、11行第二列依次分別填列國(guó)美、蘇寧、家樂(lè)福、好又 多，次序不能隨便更改。 B：如果一個(gè)客戶存在多個(gè)戶頭，不要將每個(gè)戶頭都列在大客戶分析表中，只需將應(yīng)收 帳款分析表（主表）中該客戶的“小計(jì)”行復(fù)制到該表即可，不得擅自增刪行次或列次 。 C：國(guó)美、蘇寧、家樂(lè)福、好又多都沒(méi)有與分公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的，只刷新該表表頭日 期即可，表的格式不要更改。 3. 清理跟蹤表填制要求 A：對(duì)于截止當(dāng)月應(yīng)收帳款余額為借方余額的客戶全部列示在應(yīng)收帳款清理跟蹤表中。 B：該表中必須將客戶按“目前狀況”分為有往來(lái)和無(wú)往來(lái)兩類，無(wú)往來(lái)的在前，有往來(lái) 的在后，并且要分別進(jìn)行“小計(jì)”；有往來(lái)的客戶不要放在無(wú)往來(lái)客戶中，反之亦然。 最后一行為“合計(jì)”行，數(shù)值為“無(wú)往來(lái)小計(jì)”與“有往來(lái)小計(jì)”之和。 （二）、應(yīng)收帳款報(bào)表體系審核與跟蹤要求 1. 檢查表頭和表尾日期有無(wú)更新，表尾有無(wú)制表人與審核人，并且核對(duì)是否與分公司實(shí)際 制表人、審核人相符，人員有離職或調(diào)動(dòng)的要及時(shí)更新。 2. 檢查每列最后一行合計(jì)項(xiàng)是否有錯(cuò)誤標(biāo)識(shí)出現(xiàn)，如有，要讓分公司及時(shí)更改，如沒(méi)有， 則檢查合計(jì)取數(shù)的公式是否正確，有無(wú)漏行取數(shù)或超行取數(shù)現(xiàn)象。 3. 檢查主表第三列“應(yīng)收帳款帳面余額”最后一行合計(jì)數(shù)是否與當(dāng)期資產(chǎn)負(fù)債表中“應(yīng)收帳 款余額-預(yù)收帳款余額”相符。 4. 檢查“已批準(zhǔn)賒銷額度”列，該列如有額度列示，需從總部文件夾找出有效對(duì)應(yīng)批文（或 讓分公司傳真過(guò)來(lái)），檢查有無(wú)到期或超期現(xiàn)象，有無(wú)超額度使用款項(xiàng)現(xiàn)象。 5. 檢查有2個(gè)或多個(gè)戶頭的單位有無(wú)進(jìn)行小計(jì)，其中有康拜恩帳戶的有沒(méi)有單獨(dú)列示。 6. 檢查報(bào)表P、S、T列所用條件公式是否正確。S列的“本期與上年末的催收比較數(shù)”適用公 式為IF（P-Q>0,P-Q,0）,T列的公式為IF（P-R>0,P- R,0）；對(duì)需要小計(jì)匯總的客戶，其單個(gè)戶頭以P-Q和P- R直接取數(shù)，不適用條件公式，但小計(jì)項(xiàng)要使用條件公式。 7. 對(duì)于“本期與上期催收比較數(shù)”、“本期與上年底催收比較數(shù)”為正數(shù)的行次，要檢查相應(yīng) 的原因分析欄有無(wú)列示充分理由，理由是否有依據(jù)可考證；理由沒(méi)列示或列示不充分 或理由不真實(shí)的，要查究責(zé)任人。需要強(qiáng)調(diào)的是，在沒(méi)有辦理完轉(zhuǎn)款手續(xù)之前，同一 客戶在冰箱和空調(diào)帳戶上的款項(xiàng)不能擅自調(diào)劑使用；客戶的廣告費(fèi)在沒(méi)有批準(zhǔn)轉(zhuǎn)貨款 之前，不能提前用來(lái)提貨。凡是原因分析欄列有“換票”或“退票”原因的，原則上不能 作為正當(dāng)理由，要讓分公司將原錯(cuò)票傳真過(guò)來(lái)考證。支持科在收票時(shí)必須嚴(yán)格審查票 據(jù)合格性，客服專員在開(kāi)票前必須審查票據(jù)無(wú)誤后才能開(kāi)單。 8. 檢查“調(diào)整項(xiàng)目- 在途資金”合計(jì)數(shù)是否與附表中在途資金合計(jì)數(shù)以及當(dāng)月底日?qǐng)?bào)表在途資金合計(jì)數(shù)相一 致，并且應(yīng)注意跟蹤在途資金的回籠情況，防止出現(xiàn)在途不到帳情況的發(fā)生。 9. 對(duì)于“調(diào)整項(xiàng)目- 退貨未沖帳”所列金額，要向分公司落實(shí)該批退貨是否經(jīng)過(guò)有效審批，已批示退貨的要 找出有效批文，如沒(méi)有審批，需落實(shí)該批退貨是否已退至中轉(zhuǎn)倉(cāng)，已退至中轉(zhuǎn)倉(cāng)的需 督辦審批手續(xù)；貨物沒(méi)退至中轉(zhuǎn)倉(cāng)而在調(diào)整項(xiàng)目列示的要追究責(zé)任人。 10. 對(duì)于“調(diào)整項(xiàng)目- 出庫(kù)未開(kāi)票”一欄，需從K3系統(tǒng)查證，杜絕在K3系統(tǒng)存在“出庫(kù)未開(kāi)票”而在分析表中沒(méi) 列示的現(xiàn)象。 11. 對(duì)于返利臺(tái)帳，要重點(diǎn)檢查本月使用情況，查證本月使用金額是否與返利臺(tái)帳中“返利 兌現(xiàn)憑證號(hào)”一欄所列憑證號(hào)內(nèi)容相符。 12. 對(duì)于應(yīng)收帳款控制、清理跟蹤表中“無(wú)往來(lái)”客戶，應(yīng)收款項(xiàng)金額較大的要敦促支持科 有計(jì)劃地安排對(duì)帳，以取得對(duì)帳詢征函回執(zhí)為準(zhǔn)。對(duì)于有往來(lái)客戶尤其是新開(kāi)發(fā)客戶 ，要嚴(yán)格要求支持科每月或每季對(duì)帳，必須取得對(duì)帳詢征函回執(zhí)原件。 加強(qiáng)帳務(wù)管理和控制，需要分公司支持科所有人員與總部區(qū)域管理員共同配合，分公 司支持科應(yīng)與相應(yīng)區(qū)域管理員保持溝通，有問(wèn)題及時(shí)反映。區(qū)域管理員要樹(shù)立起高度責(zé) 任感，加強(qiáng)監(jiān)控力度，不能僅僅充當(dāng)信息傳遞員的角色。 營(yíng)銷財(cái)務(wù)處 2003年8月21日
關(guān)于應(yīng)收帳款報(bào)表體系的合并、審核及跟蹤要求