關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求
附件二 關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求 總的質(zhì)量要求: 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值, 便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點: 一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù), 均應(yīng)齊全完整。 二、 遵循文件的形成規(guī)律和特點, 層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù) 、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目從立項到結(jié)束形成的材料組在一起, 準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程,盡量做 到一事一卷。 三、 卷內(nèi)文件的排列: 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起, 即:批復(fù)在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷, 再按供貨時間依序排列；上級政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨組卷, 卷內(nèi)文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌?zhí)行GB/T11822-89國家標準。 四、 區(qū)分不同價值: 各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限 分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。 五、 跨年度材料的處理: 除產(chǎn)品、項目、設(shè)備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的請示與批復(fù), 放在批復(fù)年立卷； 沒有批復(fù)放在請示年立卷, 跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷, 跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷； 跨年度的會議放在開幕年立卷。 六. 具有長期保存的案卷, 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印, 連同原件一同歸檔。 七. 卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文 件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫） 。圖紙在右下角編寫頁號。 八、 裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”號 順序排列裝盒，一盒為一卷。 九、卷內(nèi)目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項要填寫齊全。 序號：填寫文件的件號。 文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。 責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準。 題名：填寫文件標題，一般應(yīng)照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明 文件內(nèi)容的標題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件 題名下寫明會議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對方單位。 日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責(zé) 任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。 頁號：填寫每份文件的頁數(shù)。 十、 備考表的填寫: 每個案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明, 都應(yīng)填在備考表內(nèi), 若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。 十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。題名主要由三個 部分組成：文件的主要制發(fā)機關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出 年代特征，即：在制發(fā)機關(guān)后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股 份公司內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機關(guān)。 十二、 歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內(nèi)容, 攝制人。照片要連同底片一起歸檔。 十三. 歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內(nèi)應(yīng)填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、 硬平臺等。
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