捷銳財務(wù)制度-費用管理制度
捷銳資訊[中國]有限公司 費用管理制度 1. 目的。 為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。 2. 管理方法。 公司費用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法。除公司特別規(guī)定的項目 外，嚴(yán)禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除 該費用金額。 ■ 管理方法①：采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的費用項目有：業(yè)務(wù)單位的交際費、運輸 費、所有部門的手機費、辦公費。 ■ 管理方法②：采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的費用項目有：總部職能部門的交際費、 所有部門的差旅費、廣告費、其他相對變動費用。 ■ 管理方法③：除此之外的相對固定費用采用預(yù)算管理。 ■ 對“廣告費”項目公司單獨制定管理制度。 1. 預(yù)算管理 1.1 定義 預(yù)算管理是指:各職能部門、業(yè)務(wù)單位事先向財務(wù)部提出下期本部門所有費用的計劃 （金額≥1,000元的大額財產(chǎn)購置、修理、裝璜，需另單獨預(yù)算申請），財務(wù)部統(tǒng)一報 預(yù)算委員會或會同相關(guān)部門討論、審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，確定單位下期費用預(yù)算金 額。實際費用報銷時，財務(wù)部門根據(jù)費用預(yù)算，準(zhǔn)予報銷或另行處理。 1.2 具體實施 1.2.1 目前公司對所有費用按月預(yù)算，之后，將逐步向季度預(yù)算、年度預(yù)算目標(biāo)邁進(jìn)。 1.2.2 每月25日前，各職能部門、各業(yè)務(wù)單位向財務(wù)部提交下月的《費用預(yù)算表》，審批 核準(zhǔn)后的預(yù)算在月底前發(fā)回各單位。 1.2.3 各職能部門、各業(yè)務(wù)單位未能在規(guī)定時間內(nèi)提交《費用預(yù)算表》，則該部門的費用 報支順延一個月。 1.2.4 總部由財務(wù)部建立統(tǒng)一格式的《費用報銷手冊》，對報支的費用逐筆登記，并在內(nèi) 部局域網(wǎng)絡(luò)上共享，供各部門查詢本部門費用使用情況。 1.2.5 總部之外由業(yè)務(wù)單位會計自行建立《費用報銷手冊》，每周一向總部費用會計傳送 《費用報銷手冊》。 1.3 超預(yù)算部分審批權(quán)限 1.3.1部門本期費用合計數(shù)超預(yù)算≤500元，或單項費用超預(yù)算≤10％，由各部門、各業(yè) 務(wù)單位經(jīng)理審批。 1.3.2部門本期費用合計數(shù)超預(yù)算≤2,000元，或單項費用超預(yù)算≤30%，總部由胡繼遵 審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。 1.3.3部門本期費用合計數(shù)超預(yù)算＞2,000元，或單項費用超預(yù)算＞30%，由總經(jīng)理審 批。 2. 額度管理 2.1 定義 額度管理是指：費用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工作 職務(wù)、員工人數(shù)等。 2.2 具體實施 2.2.1 根據(jù)銷售額確定額度的費用項目是交際費、運輸費。交際費超額度本期內(nèi)不予報 銷，運輸費超額度需向總部相關(guān)部門提出書面報告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。 2.2.2 根據(jù)工作職務(wù)確定額度的費用項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。 2.2.3 根據(jù)員工人數(shù)確定額度的費用項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內(nèi)不予報銷 。 3. 行政管理 3.1 定義 行政管理是指：費用報銷人在費用產(chǎn)生前，采用口頭或書面的形式向行政領(lǐng)導(dǎo)提出本 次費用計劃，經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)同意后，產(chǎn)生的費用方能按費用報銷流程到財務(wù)部門報銷費 用。 3.2 具體實施 3.2.1 單項費用金額≥200元必須采用書面申請。無批準(zhǔn)的書面申請，在報銷時財務(wù)部門 作退回處理。 3.2.2 行政領(lǐng)導(dǎo)級次：職員→部門經(jīng)理→總經(jīng)辦→總經(jīng)理。 3.3 行政管理審批權(quán)限 3.3.1 單項費用≤500元，由各部門、各業(yè)務(wù)單位經(jīng)理審批。 3.3.2 單項費用≤2,000元，總部由胡繼遵審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。 3.3.3 單項費用＞2,000元，由總經(jīng)理審批。 4. 其他變動費用 其他變動費用項目是：交通費、車管費、會務(wù)費、裝修費、傭金、除手機費外的其他 通訊費。 5. 相對固定費用 除上述變動性費用項目外的所有費用均列入相對固定費用，采用預(yù)算管理方法。 3. 費用內(nèi)容及管理分類。 |管理方法|費用項目 |費用內(nèi)容 | |預(yù)算管理|業(yè)務(wù)單位 |招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門 | |額度管理|的交際費 |票等 | | |手機費 |因工作需要而實際已支付的手機費 | | |辦公費-其 |日常辦公支出，如購買紙筆、印制名片等 | | |他辦公用品| | | |運輸費 |公司承擔(dān)的發(fā)貨費、取貨費、送貨費、維修運費 | | | |等 | |預(yù)算管理|職能部門 |招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門 | |行政管理|的交際費 |票等 | | |差旅費 |出差的在途車費、住宿費宿、市內(nèi)交通費、出差 | | | |生活補貼 | | |交通費 |市內(nèi)出差、辦事所花費車費 | | |車管費 |車輛花費費用，如：汽油、養(yǎng)路費分?jǐn)?、過橋路 | | | |費等 | | |會務(wù)費 |參加各種會議而單獨列明的費用（費用由總部負(fù) | | | |擔(dān)的除外） | | |裝修費 |辦公場地、倉庫等的裝修費用 | | |傭金 |支付的代理費用 | | |其他通訊費|除移動通訊費之外的其他通訊費 | | |廣告費 |支付媒體廣告；宣傳用資料、小禮品、展示攤位 | | | |費等 | |預(yù)算管理|除上述變動性費用項目外的所有費用項目均列入相對固定費用| 4. 費用報銷單填列規(guī)范。 1. 費用報銷單必須用藍(lán)、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針 串別。不符合規(guī)定的，財務(wù)部門作退回處理。 2. 報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實無法取得，可以采用《付款憑單》代替，但需寫明 原因，且金額不得超過100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據(jù)。 3. 對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔(dān)的，報銷單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，并 經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認(rèn),無委托部門經(jīng)理簽字的,費用記入經(jīng)辦部門賬。 4. 報銷單據(jù) 4.1 使用說明 |單據(jù)名稱 |使用說明 | |《差旅費報銷單》 |差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費等）。 | |《支出證明單》 |非差旅費的日常費用的報銷。出差過程中的交際費| | |和手機費補貼也分別單獨填寫《支出證明單》。 | |《原始憑證粘貼單》|對小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報銷 | | |單后面。 | |《借支（暫付）單》|個人差旅費暫借款。 | |《請款單》 |各類貨款和代墊款項的支付，其他金額較大的日常| | |費用支付。 | 4.2 《請款單》使用注意事項 4.2.1 各項貨款的請款必須附加采購合同、入庫單、費用明細(xì)清單作為審核依據(jù)。 4.2.2 辦公場地、倉庫等租賃合同必須報財務(wù)部備案，作為租賃費支出依據(jù)。 4.2.3 《請款單》的審批權(quán)限，等同于“二、費用管理方法”中的權(quán)限?？偛肯逻_(dá)的直接支 付給供應(yīng)商的《付款通知書》除外。 4.2.4 《請款單》的大額日常費用（≥1,000元）支付，以支票形式為主。 5. 費用報銷的步驟和流程。 1. 總部所有報銷的費用均須由總經(jīng)辦主任胡繼遵審批簽字，其中：業(yè)務(wù)部、拓展部、各辦 事處的差旅費、交際費還須營管部經(jīng)理張浩洲審批簽字。 2. 步驟 2.1 判斷所發(fā)生的費用：有無預(yù)算？無預(yù)算或超預(yù)算，走“超預(yù)算部分審批權(quán)限”。 2.2 判斷所發(fā)生的費用：屬哪種管理方法？ 2.2.1 如屬“管理方法①”判斷是否超額度，若超額度不予報銷。 2.2.1 如屬“管理方法②”判斷是否經(jīng)過“行政管理”，單項費用金額≥200元是否有批準(zhǔn)的 書面申請？ 3. 流程 詳見費用報銷流程附件 6. 借支規(guī)定。 1. 公司不開放除差旅費外的其他各種個人借款。 2. 個人差旅費借款，需憑批準(zhǔn)后的《出差申請單》進(jìn)行申請。 2.1 個人差旅費借款的審批權(quán)限，按“二、管理方法---- 行政管理”中的“行政領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限”執(zhí)行。 2.2 職員差旅費借款，最高限額為1,500元。 2.3 部門主管差旅費借款，最高限額為2,500元。 7. 差旅費。 差旅費采用預(yù)算管理和行政管理兩管理種方法。 所謂差旅費的行政管理是指①是否填寫《出差申請單》，并經(jīng)相應(yīng)行政級別批準(zhǔn)（公司 統(tǒng)一組織的出差除外）；②產(chǎn)生的費用是否按行政級別審批。 1. 外埠出差 1.1 外埠出差的差旅費是指因公需要，到外埠出差發(fā)生的費用，包括在途交通費、出差生 活補貼、住宿費、市內(nèi)交通費。 1.2 出差期間的交際費不列入差旅費報銷單，另行單獨填寫《支出證明單》，與差旅費同時 報銷。若出差期間的交際費，不與差旅費同時報銷，在另行報銷時，財務(wù)部門作退 回處理。 1.3 對不享受手機費月報銷額度≥100元/月的人員，出差期間的手機費補貼，也另行單獨 填寫《支出證明單》，與差旅費同時報銷。 1.4 外埠出差，必須先填《出差申請單》，根據(jù)需要，憑批準(zhǔn)后的《出差申請單》和《借支（ 暫付）單》借支差旅費。 1.5 出差回公司后，在2個工作日內(nèi)，持《出差申請單》，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，無特 殊原因未在2天內(nèi)報銷差旅費的，其差旅費節(jié)約部分不再補貼給出差人，返回公司 時間以回程車、船票時間為準(zhǔn)。 1.6 在途交通費 1.6.1 乘火車10小時內(nèi)可以到達(dá)的，原則上不得乘坐飛機和軟臥；乘火車5小時內(nèi)可到 達(dá)的，以硬座為準(zhǔn)，不得乘坐硬臥。未經(jīng)批準(zhǔn)，超標(biāo)部分個人自理。 1.6.2 在途交通費按路途時間、職務(wù)級別的乘坐標(biāo)準(zhǔn)，給予報銷。乘坐火車、長途汽車 ，符合乘坐臥鋪條件而不買臥鋪的，給予票價的40%補助。 1.6.3 在途交通費還包括： 1. 飛機場至賓館的往返出租車費。 2. 機場建設(shè)費、保險費。 1.7 出差生活補貼 出差生活補貼按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、出差天數(shù)給予補助。 1.7.1 出差天數(shù)以中午12:00為界限，以車、船票的時間為標(biāo)準(zhǔn)。 1.7.2 出發(fā)時間≤12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。 1.7.3 到達(dá)時間＞12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。 1.7.4 部門主管以上級別人員到公司業(yè)務(wù)單位所在地出差，期間接受業(yè)務(wù)單位接待的， 則生活補貼不予發(fā)放。 1.7.5 參加各種會議、培訓(xùn)，期間的生活補貼、市內(nèi)交通費不予發(fā)放。 1.7.6 出差期間如有餐費支出，則該天的出差生活補貼減半發(fā)放，判斷的標(biāo)準(zhǔn)是餐費發(fā) 票號是否相連，如發(fā)票號是兩組號碼，則算兩天，依次類推。 1.8 住宿費 住宿費按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、職務(wù)級別給予報銷。節(jié)約或超過標(biāo)準(zhǔn)的部分，公司個人均四六分 擔(dān)，（即公司40%，個人60%）。 1.8.1 出差同行人員中職務(wù)級別不一致，其他同行人員可享受最高級別人員的住宿標(biāo)準(zhǔn) 。但超過最高級別住宿標(biāo)準(zhǔn)的部分仍須四六分擔(dān)。 1.8.2 出差人員如為單數(shù)，或同行人員中有異性，住宿費可以按標(biāo)準(zhǔn)乘以2的范圍內(nèi)報 銷，超出部分四六分擔(dān)，如住宿包間未超過住宿標(biāo)準(zhǔn)，則出差人員仍可享受節(jié) 約歸己部分。 1.8.3 住宿費按實際住宿天數(shù)平均計算，以車船票的時間為準(zhǔn)。 1.9 市內(nèi)交通費 市內(nèi)交通費（含出租車費）按地區(qū)包干使用，不再憑據(jù)報銷。市內(nèi)交通費包括除飛機 票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關(guān)機場費、保險費以外的所有交通費用，未 能認(rèn)定為長途汽車票的一律視同市內(nèi)交通費。 1.9.1 出差人員因病在外地住院，期間的市內(nèi)交通費不再發(fā)放，生活補貼視同出差。 1.9.2 長期駐外人員（指在同一城市、連續(xù)出差≥15天），期間的市內(nèi)交通費不實行包 干制，按實報銷。 1.9.3 公司人員自備車外埠出差，期間的市內(nèi)交通費不再發(fā)放。 1.10 出差人員趁出差之便，事先經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣 除直線單程車船費，多開支的部分由個人自理。不報銷繞道和在家期間的出差生活 補貼、住宿費和市內(nèi)交通費。 1.11 出差人員因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用均個人自理。 2. 本市出差（列入“交通費”費用項目） 2.1 本市出差（或辦事）僅有市內(nèi)交通費，無在途交通費、出差生活補貼、住宿費項目。 在會計費用科目中列入“交通費”，報銷人填寫《支出證明單》。 2.2 市內(nèi)交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若 有特殊情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準(zhǔn)后方可乘坐。 2.3 因工作需要而加班或外出辦事的，時間在8:00前或22:00后，可乘坐出租車。 2.4乘坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明①乘坐原因②起訖地點， 不寫明①②兩項內(nèi)容的，在報銷時財務(wù)部...
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