某空調(diào)公司管理制度-廣告宣傳管理規(guī)定
某某空調(diào)公司管理制度 （市場推廣廣告宣傳管理規(guī)定） 編制: 審核: 批準(zhǔn): 二零零三年十二月 目 錄 1. 廣告業(yè)務(wù)管理制度-------------------------------P2 2. 廣告合同費用結(jié)算規(guī)定-------------------------P7 3. 戶外廣告管理規(guī)定-------------------------------P10 4. 市場推廣計劃及費用審批程序及流程-------P12 5. 終端建設(shè)管理規(guī)定-------------------------------P14 6. 導(dǎo)購代表管理規(guī)定-------------------------------P16 廣告業(yè)務(wù)管理規(guī)定 一、目的 空調(diào)公司市場部在公司領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)下，為實現(xiàn)“貼近市場、快速反應(yīng)、服務(wù)銷售、 促進銷售”的目標(biāo)，特制訂2004年度廣告業(yè)務(wù)管理制度。 二、適用范圍 本規(guī)定適用于格朗靈空調(diào)公司。 三、月度廣告活動與促銷策劃的管理與審批程序 1、市場部整體廣告策劃的貫徹 1）、廣告整體策劃包括：由市場部與一級廣告代理公司會同空調(diào)公司 其他部門及領(lǐng)導(dǎo)共同完成。 整體策劃包括： A 企業(yè)整體形象、品牌廣告； B 全國性的促銷活動方案； C 全國性的新品上市、推廣方案； D 必須由市場部組織的區(qū)域性廣告與公關(guān)活動； E 有必要的跨區(qū)域媒介策劃的購買與集中投放； 2）、每月15日前，市場部將擬訂下月的廣告計劃提案，包括促銷主 題建議及媒介支持與組合建議等內(nèi)容傳真至當(dāng)?shù)胤止?辦事處。 3）、由市場部經(jīng)理或分公司經(jīng)理組織銷售人員征詢本省代理商（或主要商場）意見，確 定并制定適合當(dāng)?shù)厍闆r的一套細(xì)化策劃與執(zhí)行方案將其傳真至市場部廣告企劃。 2、地方月度促銷策劃及廣告活動的實現(xiàn) 1）、促銷策劃的要求 1. 一般情況下，地方分公司/辦事處及二級代理應(yīng)圍繞市場部整體策劃的廣告或促銷主題 進行二級策劃與執(zhí)行細(xì)化。 2. 市場推廣主管或分公司經(jīng)理根據(jù)各地市場的特殊性，特別是代理商的意見或主要經(jīng)銷商 意見，制定目標(biāo)市場或細(xì)分市場的促銷建議與執(zhí)行計劃。 2）、廣告及促銷的策劃審核程序 1. 每月上旬，分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理組織各地業(yè)務(wù)員填寫各地市下月的“月度 廣告計劃表”。 2. 將各地的要求匯總給市場推廣主管或分公司經(jīng)理，分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理進 行各省的廣告與促銷策劃和執(zhí)行細(xì)化方案，征詢銷售代理商或主要經(jīng)銷商意見，方案 于當(dāng)月18日前傳回市場部廣告企劃進行匯總。 3、月度廣告執(zhí)行 1）、每月18—19日（如遇周末往前倒推兩天），市場部與一級廣告代理公司共同論地方 意見，進行審核論證與整合。 2）、每月20日市場部與一級廣告代理公司邀請公司領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)過整合的各省所有促銷方案 與廣告計劃進行一次會審拍板決定。 3）、當(dāng)月23日市場部將公司領(lǐng)導(dǎo)已審批的各省促銷方案與廣告計劃傳真回分公司/辦事 處貫徹。 4）、分公司及相關(guān)單位迅速落實，分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理將執(zhí)行計劃分解情 況通知各地業(yè)務(wù)員及代理商或主要經(jīng)銷商。 4、月度廣告總結(jié) 每月25日前，分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理將各省當(dāng)月廣告促銷活動按各項明細(xì)進 行總結(jié)并傳真回市場部廣告企劃進行匯總。 5、控制與考評 如果不按時向市場部傳回月度計劃與總結(jié)或敷衍了事者按相應(yīng)規(guī)定進行扣罰，并在公司 內(nèi)通報。 四、臨時廣告活動審批與管理程序 1、商家促銷活動的審批與執(zhí)行 2、廠商聯(lián)合促銷的策劃審核程序 1）、廠商聯(lián)合促銷的策劃在正常情況下，應(yīng)預(yù)見在下月的地方整合計劃中，特殊情況另 行解決，其審核程序如下： 1. 各地業(yè)務(wù)員根據(jù)經(jīng)銷商要求進行洽談雙方承擔(dān)責(zé)任項目后，作為“廠商聯(lián)合促銷”項目， 根據(jù)銷售政策，原則上廠家與商家分?jǐn)偞黉N費用。 2. 銷售主管審核后，市場推廣主管進行方案策劃，并取得當(dāng)?shù)胤止窘?jīng)理的確認(rèn)，填寫“ 單項廣告活動費用審批表”及方案傳回市場部。 3. 市場部人員進行方案審核認(rèn)證，并根據(jù)其方案的媒介安排，提出原定媒介的調(diào)整與補充 意見。并審核報批。 4. 報空調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后每一時間回復(fù)地方辦事處并指導(dǎo)其展開。 3、廠商聯(lián)合促銷的執(zhí)行 1）、原則上委托當(dāng)?shù)貜V告公司設(shè)計制作并進行代理執(zhí)行。 2）、確因媒介或活動的特殊性，由市場部根據(jù)本地區(qū)實際情況，可借助當(dāng)?shù)貜V告公司策 劃廣告活動，其設(shè)計制作也由其完成，但必須做到以下三點： ① 廣告表現(xiàn)，主題及識別均須保持宗申廣告的VI統(tǒng)一風(fēng)格。 制作設(shè)計實施前須經(jīng)市場主管審核確認(rèn)，報紙平面創(chuàng)作如離開一級代理作品（從公 司已經(jīng)審核提供的作品）時，須經(jīng)市場部審核確認(rèn)，方可實施。 ② 負(fù)責(zé)廣告發(fā)布的監(jiān)測并反饋市場部。 3. 有關(guān)費用由當(dāng)?shù)貕|付。 4、商家志慶活動（如贊助等）的臨時審批 1）、當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)員根據(jù)經(jīng)銷商要求洽談后，提供要求商家的補償條件，并附商家的公函。 2）、銷售主管審核后，市場部經(jīng)理了解情況確認(rèn)后，填寫“單項廣告活動費用審批表”傳 回市場部呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 五、地方創(chuàng)獎評獎/展覽展示活動的管理與審批程序 1、全國或地區(qū)綜合性的創(chuàng)獎評獎/展覽展示工作，由公司組織實施。 2、地區(qū)單一空調(diào)品牌的創(chuàng)獎評獎/展覽展示工作，由市場部經(jīng)理組織實施，審批程序如 下： 1）、市場部經(jīng)理通過了解并研究各地創(chuàng)獎評獎/展覽展示活動的必要性，由分公司經(jīng)理 確認(rèn)。 2）、報市場部審核轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 3）、地方辦事處負(fù)責(zé)參與活動的有關(guān)聯(lián)絡(luò)并與廣告公司協(xié)調(diào)組織落實。 4）、市場部經(jīng)理負(fù)責(zé)及時反饋活動的有關(guān)情況和結(jié)果。 六、重要要求說明 1、關(guān)于快速反應(yīng)的部長臨時審批 1）、對突發(fā)的地方促銷活動方案與計劃，可由主管部長以上領(lǐng)導(dǎo)審核項目，由地方辦事 處先組織執(zhí)行，并必須在部長審核后的第二天內(nèi)，迅速辦理補批手續(xù)。 2）、市場部對費用構(gòu)成審核，對項目指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。 3）、市場部審核后，報空調(diào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 2、主管部長的審核性質(zhì)：項目的必要性與可行性 1）、審批程序 廣告計劃與促銷方案，必須由地方銷售經(jīng)理，市場部共同完成并確認(rèn)一致，不得將不完 善的計劃或不完善的手續(xù)傳回市場部，否則不予審批。 2）、媒介實施 音像平面等媒介執(zhí)行原則上二級代理完成，個別特殊媒介可報告市場部審批后另行執(zhí)行 。 七、公關(guān)企劃的管理與要求 1、基本工作任務(wù)： 1）、建立健全的公關(guān)新聞發(fā)布網(wǎng)絡(luò)； 1. 國家級媒介網(wǎng)絡(luò)； 2. 省地級媒介網(wǎng)絡(luò)； 3. 二、三級地區(qū)媒介網(wǎng)絡(luò)； 2）、規(guī)劃、組織、實施可行且具成效的公關(guān)企劃方案 1. 新聞公關(guān)； 2. 事件公關(guān)； 3. 危機公關(guān)； 4. 人員公關(guān)； 3）、建立健全的公關(guān)預(yù)警體系，及時處理各種危機事件； 4）、動態(tài)新聞網(wǎng)絡(luò)的終端管理； 2、項目工作流程： 申請立項 項目審批 項目執(zhí)行 項目監(jiān)控 項目評估 廣告合同費用結(jié)算規(guī)定 一、目的 為縮短廣告費用審核結(jié)算的周期，加快費用結(jié)算速度，從而更好地服務(wù)市場，根據(jù) 公司財務(wù)結(jié)算的有關(guān)要求，特制定本管理規(guī)定。 二、適用范圍 本管理適用于格朗靈空調(diào)公司廣告費用的結(jié)算。 三、廣告費用的承付依據(jù) 空調(diào)公司根據(jù)“合同手續(xù)齊備，刊播手續(xù)齊全，財務(wù)憑據(jù)無誤”把關(guān)，然后按財務(wù)程 序通過各級審批支付。 1、合同 1）、廣告合同必須為原件。 2）、廣告合同必須按照范本中的空格認(rèn)真填寫每一項目，字跡清晰。 3）、計劃開支的每筆廣告費都必須事先填寫“費用開支審批表”后回傳市場部。 4）、寄回市場部結(jié)算的每筆廣告費者必須附上“費用開支審批表”（不能為傳真件， 須為復(fù)印件），并經(jīng)過分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理嚴(yán)格審核結(jié)算手續(xù)，合格后方 可寄往市場部，否則延誤結(jié)算時間由辦事處負(fù)責(zé)。 5）、每一份廣告合同必須由分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理簽定或市場推廣主管 委托業(yè)務(wù)員簽定（須有書面委托書），合同中還必須有分公司經(jīng)理的確認(rèn)方可生效。 6）、合同應(yīng)分類（制作、促銷、報紙、電視、電臺、戶外、其它）簽定，以便計算 機的分類統(tǒng)計。 2、刊播憑據(jù) 憑據(jù)依不同媒介，分別如下： 1）、報紙廣告：附媒介單位本階段價位表及報樣。 2）、電視、電臺廣告：附媒介單位本階段價目表，電視、電臺播出通知單原件（由 廣告公司執(zhí)行的必須附監(jiān)播證明）。 3）、戶外廣告（燈箱、布幅）：附材料預(yù)算表、驗收單（按公司標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)填寫） 、照片（必須用A4紙將照片貼好）及戶外廣告發(fā)布證明（工商部門開出的證明或商場開 出的收據(jù)），燈箱照片必須分日景照和夜景照。 4）、制作廣告（含印刷）：附照片或樣品、驗收單、發(fā)放各地的簽發(fā)記錄。 5）、促銷活動廣告：促銷現(xiàn)場照片、促銷抽獎記錄表、抽獎活動必須有公證處的證 明、臨時促銷員工資簽收單。 6）、其它廣告（場地費、進場費）：附公司售點支持協(xié)議、收款單位開戶行、帳號 。 7）、若樣報確實丟失，無法找到，需經(jīng)辦人寫說明并在報樣復(fù)印件上加蓋報社的財 務(wù)專用章。 四、發(fā)票種類規(guī)范化的具體說明 1、 票據(jù)種類 1）、直接與傳播媒介或廣告公司、裝修公司廣告業(yè)務(wù)結(jié)算，需要使用統(tǒng)一的廣告專 業(yè)發(fā)票。 2）、直接與機關(guān)行政事業(yè)單位廣告業(yè)務(wù)結(jié)算，原則上應(yīng)使用廣告業(yè)專用發(fā)票，至少 是國家規(guī)范行政事業(yè)類專用收據(jù)。 3）、制作廣告、促銷小禮品必須開具增值稅發(fā)票。 4）、由第三方代墊費用的發(fā)票要求： ← 第三方（代墊方）對本司的發(fā)票或正式財務(wù)收據(jù)，要求代墊項目說明清晰。 ← 發(fā)布單位開具給第三方（代墊方）的發(fā)票原件或復(fù)印件（復(fù)印件要求條款清晰無 誤）其抬頭必須是給代墊方（第三方），廣告/制作發(fā)布項目內(nèi)容必須清晰。 5）、由第三方代墊獎品發(fā)放款項或發(fā)補津貼，則要求： ← 由代墊方開具發(fā)票或正式財務(wù)收據(jù)。 ← 獎品清單及領(lǐng)獎記錄：對較重獎項（100元以上的獎品）之獲獎人要求簽領(lǐng)及身 份證復(fù)印件。 ← 屬津貼（出席會議之津貼）則應(yīng)有簽到記錄。 2、票據(jù)要求 1）、開具的發(fā)票必須有熒光、水印、不可為過期發(fā)票；若確實是過期發(fā)票的繼續(xù)延 用則須稅務(wù)局開具證明原件。 2）、發(fā)票收據(jù)大小寫金額應(yīng)準(zhǔn)確無誤，倘若小寫更改，須在更改處加蓋財務(wù)專用章 ；大寫金額錯則必須重開發(fā)票。 3）、發(fā)票大寫金額，在金額開頭可用“?”或“零”表示，但其后“零”不可用“?”代替， 其它任何符號都不可代替“零”。如：123元，大寫可寫為：“零萬零仟壹佰貳拾叁元零角 零分”，也可寫為“?萬?仟壹佰貳拾叁元零角零分”，不可寫為“?萬?仟壹佰貳拾叁元?角? 分”。 4）、發(fā)票、收據(jù)章必須為財務(wù)專用章。 5）、增值稅發(fā)票章不能亂蓋，須蓋在“銷貨單位欄”處，稅額允許誤差值為“1分”， 超過“1分”不行。 6）、代墊款收據(jù)中的金額與發(fā)票中金額相符，如有代理費須另開發(fā)票。 7）、發(fā)票抬頭必須寫“格朗靈空調(diào)公司”。 五、承付手續(xù) 1、必須先返回發(fā)票后，方可申請辦理匯款手續(xù)。 2、除全國性的大媒介單位以外，地方各單位不給預(yù)付款。 六、廣告費用的特殊支付方式 1、商業(yè)部門代墊廣告費的結(jié)算辦法: 1）、應(yīng)具有本司業(yè)務(wù)員的已審批計劃的合同執(zhí)行委托書及商業(yè)與媒介的正式合同， 并由本司業(yè)務(wù)員補簽，市場推廣主管確認(rèn)。 2、關(guān)于代墊廣告費沖抵貨款的結(jié)算辦法: 1）、由代墊方（經(jīng)銷單位）開具財務(wù)證明同時附上。 2）、廣告費用由廣告帳直接匯入銷售帳內(nèi)。 七、以上規(guī)定是費用結(jié)算時最基本的一些要求，希望各推廣經(jīng)理、業(yè)務(wù)員必須嚴(yán)格 按照以上要求通知合同經(jīng)辦人辦好廣告合同簽訂、費用結(jié)算有關(guān)手續(xù)，認(rèn)真審核，手續(xù) 齊全后方可寄回公司結(jié)算。 戶外廣告管理規(guī)定 一、目的 空調(diào)公司為實現(xiàn)“貼近市場、快速反應(yīng)、服務(wù)銷售、促進銷售”的目標(biāo)，特制訂2004年度 戶外廣告的管理規(guī)定。 二、適用范圍 本規(guī)定適用于宗申空調(diào)公司。 三、申請原則 1、各辦事處根據(jù)地區(qū)實際情況，制訂本地區(qū)戶外廣告整體規(guī)劃，報市場部審批后執(zhí)行。 2、各辦事處應(yīng)遵循市場部制定的各地市場推廣費用預(yù)算，上報戶外廣告發(fā)布計劃。 3、因市場客觀實際需發(fā)布戶外廣告時，由各地辦事處在計劃發(fā)布日前30日將戶外廣告發(fā) 布申請報市場部，批準(zhǔn)后實施。 4、片區(qū)辦事處上報的本片區(qū)戶外廣告發(fā)布計劃應(yīng)包括如下內(nèi)容：發(fā)布形式、規(guī)格、地點 、期限、費用預(yù)算。 四、申請程序 填寫戶外廣告 上報 地區(qū)辦事處經(jīng)理 同意上報 市場部 發(fā)布申請表 審核意見 審核批準(zhǔn) 同 意 上 報 同意 地區(qū)辦事處執(zhí)行 主管總經(jīng)理批準(zhǔn) 五、實施流程 1、遵循“貨比三家”的原則，辦事處需推薦三家以上戶外廣告公司供市場部選擇。 備注：三家公司須將以下資料傳至格朗靈空調(diào)公司市場部：媒體計劃、最新媒體價格表 及折扣、費用清單及付款方式、公司價格（工商證明、業(yè)務(wù)能力等）以及現(xiàn)有通訊方式 （地址、電話、 傳真、E-mail及聯(lián)絡(luò)人）。 2、市場部在收到地區(qū)申請48小時內(nèi)完成價格審核；48小時內(nèi)完成簽約（需報經(jīng)主管副總 經(jīng)理通過的，在主管副總經(jīng)理通過后48小時...
某空調(diào)公司管理制度-廣告宣傳管理規(guī)定