零售業(yè)采購操作
一． 為使公司采購發(fā)包達到行之有效的執(zhí)行與管理，特制定本辦法

二． 范圍：
　　凡一切需采購之項目，如：財產(chǎn)、設備工具及公司各 項
　　費用申請和支出，均依照本辦法執(zhí)行。

三．管理細則
　　1． 總務處經(jīng)辦人采購需負一切法律責任。不得徇私。
如經(jīng)舉證確實，除賠償所造成集體環(huán)境及損失外
公司將追究其相關法律責任。
　　2． 各類大宗采購必須按合同嚴格執(zhí)行。
公司費用核決、分預算內(nèi)和預算外兩種流程

四．作業(yè)流程：
（一）預算內(nèi)：（指超過月累計預算時）
　　1．凡一切須采購物品及各項費用申請和支出，均需嚴格按著公司財務部相關規(guī)定之流程進行
　　2．每次申請金額核決程序也應嚴格按照財務部相關規(guī)定進行。

（二） 預算外：（指超過累計預算時）
　　1.嚴格按照財務相關規(guī)定進行
　　2.突發(fā)性及預算數(shù)額較大者，應報公司董事會商議解決，并視同預算外。

五．依合同所簽定內(nèi)容支出的費用，嚴格按照財務部流程辦理。

六．各部每月所支出費用如超過月累計預算時，應呈報直屬領導，并由部門主管詳細闡述理由，經(jīng)主管副總或總經(jīng)理批準方可。

七．各項費用支出，以事前申請核準為原則。金額較大的應先行了解價格再作預算。

八．發(fā)包、驗收：
　　1．采購完成后，總務經(jīng)辦應以申購單所列清單進行發(fā)
包。
　　2．發(fā)包中應特別注意物品規(guī)格、單價、數(shù)量等單據(jù)，以做最后確定。
　　3．物品送達后，由申購部門人員進行簽收、領用，如有數(shù)量不附等問題，應及時反映更換，不得進行驗收領用。

九．請款、付款
　　嚴格按照公司規(guī)定財務程序和時間支取。

十．本辦法經(jīng)總經(jīng)理核準、修改時亦同。
采購組織的規(guī)模
完善的商品采購辦法，有賴健全的采購組織來推動運作，而采購組織規(guī)模大小，通常可視經(jīng)營型態(tài)與店鋪多寡而定：

（一）獨立店鋪：獨立店鋪的營業(yè)、商品、人事權(quán)等，通常由店主（負責人）負責。故商品采購等相關事項亦集于店主一身，成敗端視其能力強弱而定。

（二）連鎖體系發(fā)展初期（通常在50店以內(nèi)）：由于店數(shù)不多，店鋪分布不廣，故商品同質(zhì)性較高。而在公司規(guī)模小，編制人數(shù)少的情況下，通常組織編制是以商品采購、促銷計劃、商品陳列規(guī)劃、市場調(diào)查……等，是種分工較粗的組織架構(gòu)。

（三）連鎖體系發(fā)展?jié)u趨成熟之階段（通常在50~100店以內(nèi)）：由于店數(shù)漸多，店鋪分布較廣，商品異質(zhì)性增加，同時廠商數(shù)亦較前增加，管理工作相對增加，因此須逐漸向分工的方向調(diào)整組織架構(gòu) 連鎖體系已臻穩(wěn)定連動作階段（通常在100店以上）：由于店數(shù)眾多，地區(qū)分布很廣，而不同商圈商品差異性大，廠商數(shù)亦多，各種管理工作及門市問題點增輻，所以商品采購機能會從商品行銷、商品指導、物流等機能分離而出，獨立作業(yè)。但采購通常仍會隸屬于商品部門之下，以保持彼此之密切連系與工作協(xié)調(diào)，而產(chǎn)生綜效。
商品采購的原則
便利商店采購商品的原則如下：
　　1.合乎經(jīng)營業(yè)態(tài)特性的原則
　　對消費者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作為思考的基點，從顧客在消費時、使用時、攜帶時的便利等各方面著眼，方可塑造與其它業(yè)態(tài)商品結(jié)構(gòu)的差異性。

　　2．合乎商品組合的原則
　　由于經(jīng)營策略的差異、訴求重點的不一以及商圈客戶的區(qū)別，致使獨立店和連鎖店在商品的分類與組合上有所不同。譬如有些店販賣生鮮，有些則不賣；有些店提供服務性商品，有些店則不提供；有些店設立型錄販售商品，有的店則無法配合……。各種因素所產(chǎn)生的差異性，均會導致商品組合的不同，進而影響商品的采購作業(yè)。

3．合乎高回轉(zhuǎn)率的原則
　　由于便利商店的賣場小，無法陳列太多品項，因此在有限的陳列空間內(nèi)，惟有高回轉(zhuǎn)率的暢銷品才能增加米效，壓低庫存量。因此，采購人員應根據(jù)商圈客戶屬性、市場商品情報、市場占有率等，來遴選最合適的商品，在賣場中陳列銷售，以提高商品回轉(zhuǎn)次數(shù)。此外，為增加商品回轉(zhuǎn)及品項，相同或類似的功能、口味、規(guī)格商品通常只陳列1~2種，以避免重復。

4．合乎毛利率目標的原則
　　為達成營運績效，通常各部門陳列商品皆會依業(yè)界行情設定預期之毛利率目標，而采購者即應依此作為商品采購議價的標準，以符合整體毛利率目標之達成，在迷你超市向便利店轉(zhuǎn)型期間，便利店所售價格敏感產(chǎn)品要采用特價促銷策略，與商圈內(nèi)超市、雜貨店、小賣部進行競爭，就會犧牲這類商品的毛利率。

5．合乎安全衛(wèi)生的原則
　　近年偶有不合格商品（例：蜜餞、礦泉水等）于便利商品中銷售，如此極易造成消費者食用不適及企業(yè)形象受損之后遺癥。故供貨廠商之篩選務須嚴謹，除備齊公司營業(yè)執(zhí)照及食品衛(wèi)生檢驗證明等合格文件外，尚應檢查其商品標示項目（品名、含量、原料名稱、食品添加劑名稱、制造廠商名稱、地址、進口廠商名稱、地址、制造日期等）的完整性，以確保采購商品之安全衛(wèi)生。

6．合乎進、退貨規(guī)定的原則
　　近年來，由于便利商店連鎖體系越來越多，為增加配送效率及門市處理效率，一般采由配送中心或中央倉庫直接以多樣少量、多次之配送方式，故采購時，應衡量供貨廠商在配送作業(yè)之頻率、最低訂購量等配合狀況，以合乎門市之訂貨及進貨需求。此外，便利商店屬商品更換率高之零售業(yè)態(tài)，因此銷售不佳之商品須迅速自門市中汰換，并要求廠商處理退貨。故采購商品時，應要求廠商配合辦理，否則可依罰則處理。

7．合乎非營業(yè)收益的原則
　　便利商店由于房租高漲、人事費用逐年遞增等經(jīng)營成本沉重之影響，各連鎖體系莫不以開發(fā)非營業(yè)收益為主要開源途徑。在采購商品時，亦應掌握此原則，與廠商于供貨合約中載明銷售折扣、商品陳列費……等協(xié)議事項，以創(chuàng)造更大之采購效益。

8．追求差異化原則
　　近來便利商店將在大城市急速成長，各式新的業(yè)態(tài)不斷興起，業(yè)者均可感受到競爭日益增強及客源被瓜分的壓力。值此之際，商品如何表現(xiàn)差異性，提供顧客更大的滿足感，以形成經(jīng)營優(yōu)勢，已是商品采購的重要課題。

　　在采購時，除了必要的暢銷品外，更應掌據(jù)市場越勢及顧客需求，以開發(fā)引進差異化商品。目前各連鎖店努力發(fā)展的服務性商品（郵票、影印、、代洗照片）、熟食、快餐及型錄販售等商品，均可說是競爭下所呈現(xiàn)出的差異化產(chǎn)物，不但可滿足顧客需求，提升形象，更可增加營業(yè)績效。
采購管理的重點
1、定位管理
　　賣場的定義簡言之，就是販賣商品的地方。而定位管理則是使商品按照賣場配置（layout）及商品陳列表（facing list）的規(guī)定「各就各位」，以創(chuàng)造最佳的業(yè)績。商品的位置好比商品的住址，如果能確實掌握及執(zhí)行，對進、銷、存管理及分析將大有助益。否則，商品「居無定所」，不但影響訂貨、進貨，更易造成缺貨，使顧客不滿，進而導致銷售分析的失真，而影響商品決策品質(zhì)，故采購者對商品在賣場中的實際陳列位置，應隨時加以了解。

2、數(shù)字管理
　　商品是用以創(chuàng)造業(yè)績和利潤，因此店內(nèi)的商品須是易賣又易賺錢的暢銷品。而衡量商品好壞的指針有下列幾項：

　?。ㄒ唬╀N售量：最易判斷商品銷售好壞的資料即銷售量，通常在一定期間內(nèi)（1個月或3個月）沒有銷售交易的商品即呆品（Error Product），應優(yōu)先考慮淘汰。

　?。ǘ┗剞D(zhuǎn)率：回轉(zhuǎn)率=平均銷售額÷平均存貨額，而平均存貨額=（期初存貨額+期末存貨額）÷2。商品回換率的高低，可判斷其銷售的快慢，并作為與否的參考。便利商品回轉(zhuǎn)率以每月或每季計算，正常之回轉(zhuǎn)率為每月4次（即商品每周約回轉(zhuǎn)1次。）不過，目前國內(nèi)便利商店之水準約為1至2次，若商品回轉(zhuǎn)率是在1次以下者，即可列為優(yōu)先淘汰的商品。

　　（三）交叉比率：交叉比率=回轉(zhuǎn)率×毛利率，通常以每月或每季為計算期間。以交叉率衡量商品好壞，只基于商品對店鋪整體貢獻的多寡，故應同時考慮銷售快慢及毛利高低等因素，才較具客觀性。便利商店國外標準的交叉比率為100以上，而目前國內(nèi)便利商店之交叉比率水準約為30至50之間，若交叉比率在30以下者，則可列為優(yōu)先淘汰之商品；反之，則可加強高交叉比率商品之銷售，以擴大店鋪整體之利益。

3、品質(zhì)管理
　　目前便利商店的型態(tài)為食品型的便利商店，食品類占銷售比重70%，故品質(zhì)良否影響顧客健康及商店形象至巨 。在食品采購方面，采購人員除應定期與不定期至門市檢查商品品質(zhì)外，更應教育第一線門市人員了解商品知識，協(xié)同做好商品管理工作，以達到便利商店評估辦法之規(guī)定。
便利商店賣場食品評核表
項目 評 估 標 準
營
業(yè)
場
所
及
設
備 1.地面、墻壁、天花板、門窗應堅固美觀、無破損、并且經(jīng)常保持清潔，地面不得積水，且設有自動門以防止病菌侵入。
2.光度應保持2000LUX以上。
** 3.冷凍食品之溫度應保持在-18℃以下，冷藏食品之溫度應保持在7℃至結(jié)冰點之間。
** 4.熟藏食品之中心溫度應保持在60℃以上。
5.冷凍調(diào)理食品解凍后，不得再度冷凍出售，亦不得以冷藏型態(tài)出售。
* 6.冷藏柜、冷凍柜應于明顯處設置溫度計，并有管理記錄可查，且柜溫必須符合保存食品之溫度。
* 7.開放式冷凍柜中之冷凍食品需堆放整齊，并不得超越最大裝載線（load line），以確保柜中的冷凍食品均能受到良好的低溫保護。
* 8.設有食品衛(wèi)生管理制度，并有完整記錄可查。
9.凈水使用之濾材應視用水量定期更換并記錄之。
10.各項供應食品之設備及器具應每日清洗消毒，并記錄之。
販
賣
食
品 1.販賣冷凍食品、肉制加工品、國產(chǎn)果汗及良質(zhì)米等產(chǎn)品時，產(chǎn)品上要有合格標志，未有合格標志者，則必須為具有合格食品工廠登記證之制造廠所供應者。
2.販賣之食品來源必須為合格之食品廠商，并標示符合食品衛(wèi)生管理法有關規(guī)定。
* 3.販賣之低酸性食品罐頭應經(jīng)查證登記核可者。
* 4.冷凍、冷藏食品應有完善之密封包裝，且標示完整，而且內(nèi)外包裝袋不得使用金屬材料或橡皮圈等釘封。
5.冷凍食品、冷藏食品包裝袋內(nèi)不得放置標簽、印刷品及其它雜物。
* 6.冷凍食品不得冷藏販賣，冷藏儀器不得冷凍販賣。
* 7.販賣業(yè)者不得任意改變原制造者制定之保存溫度條件。
** 8.販賣生鮮農(nóng)、水、畜產(chǎn)品時，須有完整包裝清楚標示。
儲
存
場
所 1.倉儲之管理應以先進先出為原則。
2.倉庫應設置 棧 板，離墻壁、地面5公分以上，以利清掃，并保持良好通風。
* 3.冷凍庫（柜）、冷藏（柜）應設置有溫度計并有記錄可查，而且溫度必須符合保存食品之溫度。

零售業(yè)采購操作