汽車銷售服務(wù)有限責(zé)任公司內(nèi)部控制程序DOC-47P
對與組織質(zhì)量管理體系有關(guān)文件進(jìn)行控制,確保各部門所使用文件為有效版本。
2范圍
適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)文件控制。
3職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊、程序文件。
3.3各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。
3.4辦公室負(fù)責(zé)組織對體系文件的管理。
3.5各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件收集、整理和歸檔等。
4程序
4.1文件分類及保管
4.1.1公司第一級文件質(zhì)量手冊、第二級程序文件，并由辦公室備案保存；
4.1.2公司第三級文件包括質(zhì)量記錄和作業(yè)指導(dǎo)書及其他相關(guān)文件等，由各相關(guān)部門自行保存并報辦公室備案存檔。
4.2文件的編號
GS: ---公司代號；
QA：---質(zhì)量手冊 如:GS-QA-2002A 為公司代號-質(zhì)量手冊-年號+版本號；
QB：---程序文件 如:GS-QB-01-2002A 為公司代號-程序文件號-年號+版本號；
QC：---作業(yè)文件/質(zhì)量記錄(第三級文件) 如:QC-4.2-01A為質(zhì)量記錄-標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號-序號＋版本號（A-第一版，B-第二版）；
質(zhì)量手冊和程序文件版本說明則直接注明在封面，如第A版；外來文件沿用原編號,方針目標(biāo)文件以方針目標(biāo)發(fā)布年份作為標(biāo)識，不設(shè)編號。
4.3文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放
a)公司管理體系文件如：質(zhì)量手冊和程序文件由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；
b)各部門文件由各部門組織編寫、匯總，管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。
4.4文件的受控狀況
文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件首頁加蓋“受控”印章，非受控文件則無“受控”印章。
4.5文件的更改
a)質(zhì)量手冊由辦公室組織更改，填寫《文件更改申請》，經(jīng)管理代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由辦公室發(fā)放。辦公室應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；
b)其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。
c)少許修改可采用劃改和加上更改內(nèi)容。
d)具有較多更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。
4.6文件的領(lǐng)用
文件使用者應(yīng)填寫《文件登記表》，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。
4.7 文件的保存、作廢與銷毀
4.7.1文件的保存
a)質(zhì)量管理體系文件由辦公室保管
b)各部門文件由本部門保管。
c)對受控文件,各部門應(yīng)及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。
d)任何人不得在受控文件上亂涂亂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.7.2文件的作廢和銷毀
a)所有失效或作廢文件，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；
b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件，加蓋“保留”印章 .
c)對要銷毀的作廢文件，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后銷毀。
4.7.3文件的借閱、復(fù)制
借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件登記表》，向資料管理員借閱、復(fù)制。
4.8外來文件的控制
4.8.1辦公室負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受控印章。


4.8.2各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入“部門受控文件清單”，并報辦公室備案。
4.9每年由辦公室組織對現(xiàn)有質(zhì)量體系文件進(jìn)行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審。
5相關(guān)文件
《質(zhì)量記錄控制程序》
6質(zhì)量記錄
6.1《文件登記表》
6.2《受控文件清單》
6.3《文件更改申請》
6.4《文件銷毀申請》



















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