行政事務(wù)管理制度
一、為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
二、本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。
檔案管理
一、歸檔范圍：
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有三考價值的文件材料。
二、檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
三、檔案的借閱與索?。?
1.總經(jīng)理、中心總監(jiān)、部門經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；
2.公司其它人員需借閱檔案時，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；
3.借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
四、檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；
2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
印鑒管理
一、公司印鑒由總經(jīng)理負(fù)責(zé)保管。
二、公司印鑒的使用一律總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。
三、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存盤。
四、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
五、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。
公文打印管理
一、公司公文的打印工作由人力資源部負(fù)責(zé)。
二、各部門需外送打印的公文或其它資料須經(jīng)本部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
三、公司各部門所有打印公文、文件，必須保留一份交由人力資源部留底存盤。

辦公及勞保用品的管理
一、辦公用品的購發(fā)：
1.每月23日前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交至人力資源部。
2.人力資源部負(fù)責(zé)制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要由領(lǐng)用人簽字領(lǐng)回。
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。
4.公司新聘工作人員的辦公用品，人力資源部根據(jù)部門經(jīng)理提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。
5.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好。
6.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字。
7.辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。
二、勞保用品的購發(fā)：勞保用品的配給，由人力資源部根據(jù)各部門的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。
庫房管理
一、庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
二、采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知人力資源部經(jīng)理。
三、物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。
四、嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出庫。
五、庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或行政總監(jiān)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。
六、嚴(yán)格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。
七、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。
報刊及郵發(fā)管理
一、人力資源部行政專員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。
二、行政專員每日負(fù)責(zé)將報刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，應(yīng)妥善保管。行政專員按季度定期收回并統(tǒng)一保管、存盤備查。
三、任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)行政專員批準(zhǔn)。
四、公司人力資源部負(fù)責(zé)為各部門郵發(fā)信件、郵件。
1、私人信件，一律實行自費(fèi)，貼足郵票，交人力資源部行政專員送往郵局。
2、所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由行政專員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；
3、控制各類掛號信、特快專遞，凡因公需掛號者，特快專遞者，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，人力資源部登記后方可郵發(fā)。
附則
一、本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交人力資源部研究并提請總經(jīng)理批復(fù)。
二、本規(guī)定解釋權(quán)歸人力資源部。
三、本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。


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