經理時間管理通則
□ 作業(yè)促效法
1．將公司報表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來
 最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，復印機自動送稿(ADF)，即為功能之
因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大
的節(jié)省人力與時間。
可是，這種精心設計出來的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應用。其原因之一在于原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表文件上經?？梢园l(fā)現(xiàn)，文章是用文書處理機打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復印上，在各方面都將大大提高效率。
2．單面使用活頁紙
從學生時代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。當然，有時也會使用一般的筆記本。不過，從講究效率的觀點來說，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。
或許，這樣會令人覺得太浪費，但是以單面使用每一張只記一個項目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調整頁碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說，必要的時候活頁紙可以插換。此外復印時只單面使用，可以免去一張張翻頁的麻煩，得以順利的進行作業(yè)。
3．把書架上大套書籍書背向下排置
百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識的寶庫，平常應經常翻閱利用才是。事實上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。
把大套書籍排上書架時，都要書背向下排置。大套書籍所以被人敬而遠之的原因之一，在于難以放在普通的書架上。只要向下排置，就可以解決這個困擾。把書背向下排置時，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來就可以隨手抽取查閱，不會再有笨重、不便的感覺了。
4．利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效
把百科全書排上書架時，應該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。
百科全書或全集之類的大套書，一套都有數(shù)十冊之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是最理想不過了。以后檢索找尋，自是“手到擒來”。
5．將經常使用的工作用語記號化、簡略化
在處理的事務過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經濟使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點，得以省去不少麻煩。
不只是一般的事務工作，連書信中經常使用的客套話也可加以簡略化。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。
6．將重要的剪貼資料印成B5大小
很多人都有剪貼報紙、雜志的習慣，不過，如果以此來整理應用資料，未必是提高效率的方法。
例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當不便。 在管理者辦公室中，剪下的報紙、雜志文章一律要復印，而且利用復印機放大縮小的功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來，不但日后容易整理，而且檢索工作也會更為輕松愉快。
7．在活頁紙的兩側打孔
我們習慣在活頁紙的兩側打上二十六個孔，因為想同時對照兩種資料時，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。單面使用法的優(yōu)點是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點。
如果有兩側打孔的活頁紙，在裝訂歸檔之時，就更加方便，何樂而不為呢?
8．參考書籍在復印出所需資料后，要立刻歸位
書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當然會導致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊，如此工作才能順利的進行下去。整理的要訣在于——盡快將使用過的書籍歸位。
通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應都應只把必要的章節(jié)…………
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