行政部規(guī)范化管理工具箱-辦公文書管理制度
辦公文書管理制度
以下是某公司辦公文書管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 辦公文書管理制度 編 號(hào)
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為確保公司文書事務(wù)能夠正常進(jìn)行，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。
第2條 管理原則
準(zhǔn)確、快速。
第3條 適用范圍
本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有公文文書的管理。
第2章 文書的種類
第4條 文書的范圍
本公司文書包含公司業(yè)務(wù)工作中的往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報(bào)、各種賬簿和圖標(biāo)參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。
第5條 文書保密等級(jí)劃分
1．絕密，指極為重要且不得向無(wú)關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。
2．秘密，指次重要且不能向無(wú)關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。
3．機(jī)密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。
4．普通，指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類的重要資料，則另當(dāng)別論。
第3章 文書制作規(guī)范
第6條 文書的制作要領(lǐng)
1．文書內(nèi)容必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言、措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
2．起草文書的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程，必要時(shí)另附相關(guān)材料與文件。
3．必須明確起草文書人的責(zé)任，并正確署名。
4．修改請(qǐng)示提案文書時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱文書原件，修改后必須署名。
第7條 文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進(jìn)行。重要文件還應(yīng)經(jīng)過(guò)公證，并在正式文書形成前，附上有價(jià)值的證明文件。
第8條 文書的署名
1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來(lái)文書，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)。
2．對(duì)外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書、回執(zhí)和公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指定責(zé)任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第9條 文書的蓋章
1．在文書正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
2．如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。
3．以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。
第4章 文書的收發(fā)
第10條 文書主管部門負(fù)責(zé)接收文書，并按下列要點(diǎn)處置。
1．如果一般文書，予以啟封，分送各部門。
2．將私人信件直接送交收信人。
3．分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即追回。
第11條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上登記。
第12條 需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須寫清發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時(shí)還需交文秘室回復(fù)或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。
第5章 文書的處理
第13條 普通文書處理
1．部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管人員，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審批、答復(fù)、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。
2．處理中如遇重大問(wèn)題或異?，F(xiàn)象，需及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。
第14條 機(jī)密文書處理
1．機(jī)密文書原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。
2．親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。
第15條 與多個(gè)部門有關(guān)的文書，在處理意見(jiàn)上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商；如果協(xié)商無(wú)法達(dá)成一致，則應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決。
第6章 文書的整理與保存
第16條 文書的整理與保存
1．全部完結(jié)的文書，應(yīng)在結(jié)辦后三日內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對(duì)文件進(jìn)行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。
2．個(gè)人不得保存公司文書，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，離職員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
3．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。
第17條 文書的保存年限
1．永久保存的文書包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書；股權(quán)關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。
2．保存10年的文書包括：請(qǐng)求審批提案文書；人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼的有關(guān)文書；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。
3．保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。
4．保存一年的文書，指無(wú)關(guān)緊要或臨時(shí)性的文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管確定保存年限。
第18條 注意事項(xiàng)
1．對(duì)于重要的機(jī)密文件，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
2．對(duì)于保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機(jī)要文件。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
3．銷毀秘密級(jí)以上文件前要進(jìn)行登記，由專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。
4．如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
5．必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。借閱前必須出示借閱證。
第7章 附則
第19條 行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。
第20條 本制度自公布之日起實(shí)行。

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