行政部規(guī)范化管理工具箱-辦公用品管理制度
辦公用品管理制度
以下是某公司辦公用品管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 辦公用品管理制度 編 號
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范辦公用品的發(fā)放流程，讓員工按照節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司所有辦公用品的發(fā)放和管理工作。
第2章 辦公用品的申請
第3條 對于日常易耗品的申請，直接由申請部門填寫“申請單”（如下表所示），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，到行政部登記領(lǐng)取。
公司易耗品申請單
部門 領(lǐng)用人 領(lǐng)用時間
序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價 總價



領(lǐng)用人（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）：
年 月 日 年 月 日
第4條 各部門如需申購辦公用品，還必須另填一份“訂購審批單”（如下表所示），經(jīng)辦公事務(wù)部門確認審核后，由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。
公司辦公用品訂購審批單
部門 使用人 填表時間
序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 特殊要求 需求時間



訂購原因：

部門主管審批意見：
簽字：
年 月 日
行政部審批意見：
簽字：
年 月 日
如果金額超過審批權(quán)限須請行政總監(jiān)簽批
意見：
簽字：
年 月 日
第5條 “申請書”中要寫明所需物品、數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格。
第3章 辦公用品的購買
第6條 辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買辦公用品，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品訂購審批單”的前提下就近采購，由辦公事務(wù)部審核，并且把審核結(jié)果連同“審批單”一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后《辦公用品使用情況報告書》的審核與檢查依據(jù)。
第7條 根據(jù)辦公用品的庫存情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。
第8條 辦公事務(wù)部門在購買辦公用品時，要貨比三家，選擇其中價格、質(zhì)量最優(yōu)者。
第9條 辦公事務(wù)部門必須依據(jù)“訂購單”，填寫“訂購進度控制卡”（如下表所示），卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及物品來源等。
訂購進度控制卡
項 目
物品名稱 訂購日期 訂購數(shù)量 單價 物品來源 到貨日期




辦公事務(wù)人員（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)確認（簽字）：
第10條 收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要按“送貨單”驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無誤后，在“送貨單”上加蓋印章，然后在“訂購進度控制卡”上登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。
第11條 收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要對照“訂貨單”與“訂購進度控制卡”，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室支付或結(jié)算。
第4章 辦公用品的核發(fā)
第12條 辦公事務(wù)部門依據(jù)申請部門的“申請單”，在所需物品全部到庫后，填寫“辦公用品分發(fā)通知單”。
辦公用品分發(fā)通知單
需求部門 需求人 到貨時間
物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價



合計
今物品已于____年____月____日到達本部門，請于____年____月____日之前領(lǐng)取
接收人員（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)確認（簽字）：
第13條 辦公事務(wù)專員核對后，把全部用品備齊，分發(fā)給各部門。
第14條 辦公用品分發(fā)后辦公事務(wù)專員需做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。將一份“申請單”連同“辦公用品分發(fā)通知單”轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為辦公用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。
第5章 辦公用品的保管
第15條 辦公事務(wù)部門必須對所有入庫辦公用品一一填寫臺賬（如下表所示）。
項目
物品名稱 編號 數(shù)量 單價 入庫時間 備注



第16條 辦公事務(wù)務(wù)專員必須掌握辦公用品的庫存情況，并經(jīng)常整理與清掃，必要時要做好防蟲等保護工作。
第17條 辦公用品倉庫一年盤點兩次。盤點工作由辦公事務(wù)主管負責。盤點要求做到賬物相符，如果不相符必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，保證兩者一致。
第18條 印刷制品與各種用紙的管理以盤存的臺賬為基準，隨時記錄領(lǐng)用數(shù)量并進行加減，計算余量。一旦用完一批消耗品，應(yīng)立即寫報告遞交辦公事務(wù)主管。
第19條 非易耗類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償。
第20條 非工作原因嚴禁將辦公用品帶出公司。
第6章 辦公用品的報廢處理
第21條 對于各部門提交的“報廢物品清單”（如下表所示），辦公事務(wù)專員要認真審核，確認其不能再次利用后，經(jīng)辦公事務(wù)主管簽字方可作報廢處理。
報廢物品清單
物品編號 物品名稱 數(shù)量 單價 出廠時間 使用時間 報廢類型 報廢原因




以上物品本部門申請報廢處理：
部門主管（簽字）：
辦公事務(wù)專員 □同意報廢處理 □不同意報廢處理 辦公事務(wù)專員（簽字）：
辦公事務(wù)主管 □同意報廢處理 □不同意報廢處理 辦公事務(wù)主管（簽字）：
第22條 對于決定報廢的辦公用品，辦公事務(wù)專員要做好登記，在“報廢處理冊”上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。
第23條 不得隨意丟棄報廢品，應(yīng)集中存放、集中處理。
第7章 辦公用品使用的監(jiān)督
第24條 辦公事務(wù)部門應(yīng)定期核對“辦公用品申請單”與辦公用品的實際使用情況。
第25條 辦公事務(wù)部門要不定期核對辦公用品領(lǐng)用傳票與辦公用品臺賬。
第26條 辦公事務(wù)部門要對各部門辦公用品的使用情況進行不定期檢查，杜絕浪費辦公用品的行為。
第8章 附則
第27條 本制度自發(fā)布之日起實行。

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