行政部規(guī)范化管理工具箱-公司保密管理制度
公司保密管理制度
以下是某公司保密管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 公司保密管理制度 編 號
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合《公司知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定》及具體情況，為保障公司整體利益和長遠(yuǎn)利益，使公司長期、穩(wěn)定、高效地發(fā)展，適應(yīng)激烈的市場競爭，特制定本制度。
第2條 適用范圍
1．本制度適用于公司所有員工。
2．公司所有人員，包括技術(shù)開發(fā)人員、銷售人員、行政管理人員、生產(chǎn)和后勤服務(wù)人員等（以下簡稱“工作人員”），都有保守公司商業(yè)秘密的義務(wù)。
第2章 公司秘密的范圍
第3條 公司秘密是指不為公眾所知曉、能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性且由公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。
1．本制度所稱的不為公眾所知曉，是指該信息不能從公開渠道直接獲取。
2．本制度所稱的能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，是指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或者競爭優(yōu)勢。
3．本制度所稱的公司采取保密措施，包括訂立保密協(xié)議、建立保密制度及采取其他合理的保密措施。
4．本制度所稱的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括內(nèi)部文件，如設(shè)計(jì)、程序、產(chǎn)品配方、制作工藝、制作方法、管理訣竅、客戶名單、貨源情報(bào)、產(chǎn)銷策略、招投標(biāo)中的標(biāo)底及標(biāo)書內(nèi)容等。
第4條 公司秘密包括但不限于以下事項(xiàng)。
1．公司生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項(xiàng)。
2．公司就經(jīng)營管理作出的重大決策中的秘密事項(xiàng)。
3．公司生產(chǎn)、科研、科技交流中的秘密事項(xiàng)。
4．公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項(xiàng)以及對外承擔(dān)保密義務(wù)的事項(xiàng)。
5．維護(hù)公司安全和追查侵犯公司利益的經(jīng)濟(jì)犯罪中的秘密事項(xiàng)。
6．客戶及其網(wǎng)絡(luò)的有關(guān)資料。
7．其他公司秘密事項(xiàng)。
第3章 密級分類
第5條 公司秘密分為三類：絕密、機(jī)密和秘密。
第6條 絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容。
1．公司股份構(gòu)成，投資情況，新產(chǎn)品、新技術(shù)、新設(shè)備的開發(fā)研制資料，各種產(chǎn)品配方，產(chǎn)品圖紙和模具圖紙。
2．公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、營銷策略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)議文書。
3．按《檔案法》規(guī)定屬于絕密級別的各種檔案。
4．公司重要會議紀(jì)要。
第7條 機(jī)密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會使公司安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容。
1．尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對管理人員的考評材料。
2．公司與外部高層人士、科研人員的來往情況及其載體。
3．公司薪金制度，財(cái)務(wù)專用印簽、賬號，保險(xiǎn)柜密碼，月度、季度、年度財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，電腦開啟密碼，重要磁盤、磁帶的內(nèi)容及其存放位置。
4．公司大事記。
5．產(chǎn)品的制造工藝、控制標(biāo)準(zhǔn)、原材料標(biāo)準(zhǔn)、成品及半成品檢測報(bào)告、進(jìn)口設(shè)備儀器圖紙和相關(guān)資料。
6．按《檔案法》規(guī)定屬于機(jī)密級別的各種檔案。
7．獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應(yīng)對策。
8．外事活動中內(nèi)部掌握的原則和政策。
9．公司總監(jiān)（助理級別）以上管理人員的家庭住址及外出活動去向。
第8條 秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容。
1．消費(fèi)層次調(diào)查情況，市場潛力調(diào)查預(yù)測情況，未來新產(chǎn)品的市場預(yù)測情況及其載體。
2．廣告企劃、營銷企劃方案。
3．總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部、商務(wù)部等有關(guān)部門所調(diào)查的違法違紀(jì)事件及責(zé)任人情況和載體。
4．生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)部門的安全保衛(wèi)情況。
5．各類設(shè)備圖紙、說明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術(shù)通知及文件等。
6．按《檔案法》規(guī)定屬于秘密級別的各種檔案。
7．各種檢查表格和檢查結(jié)果。
第4章 保密措施
第9條 各密級知曉范圍
1．絕密級
董事會成員、總經(jīng)理、監(jiān)事會成員及與絕密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。
2．機(jī)密級
總監(jiān)（助理）級別以上管理人員以及與機(jī)密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。
3．秘密級
部門經(jīng)理級別以上管理人員以及與秘密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。
第10條 公司員工必須具有保密意識，做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。
第11條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)保密的全面工作，各部門負(fù)責(zé)人為本部門的保密工作負(fù)責(zé)人，各部門及下屬單位必須設(shè)立兼職保密員。
第12條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應(yīng)先由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第13條 嚴(yán)禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項(xiàng)，不準(zhǔn)在私人交往中泄露公司秘密。
第14條 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理辦公室應(yīng)立即作出相應(yīng)處理。
第15條 董事長、監(jiān)事會主席、總經(jīng)理、總監(jiān)（助理）辦公室及各機(jī)要部門必須安裝防盜門窗、嚴(yán)格保管鑰匙，非本部人員得到獲準(zhǔn)后方可進(jìn)入，離開時(shí)要落鎖，清潔衛(wèi)生要有專人負(fù)責(zé)或者在專人監(jiān)督下進(jìn)行。
第16條 備有電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的部門都要依據(jù)本制度制定本部門的保密細(xì)則，并嚴(yán)格執(zhí)行。
第17條 文檔人員、保密人員出現(xiàn)工作變動時(shí)應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，交由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。
第18條 司機(jī)對領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話要嚴(yán)格保密。
第5章 保密環(huán)節(jié)
第19條 文件打印
1．文件由原稿提供單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽字領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)，文件內(nèi)不得出現(xiàn)對公司不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時(shí)確定文件編號、保密級別、發(fā)放范圍和打印份數(shù)。
2．打印部門要做好登記，打印、校對人員的姓名應(yīng)反映在發(fā)文單中，保密文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)打印。
3．打印完畢，所有文件廢稿應(yīng)全部銷毀，電腦存盤應(yīng)消除或加密保存。
第20條 文件發(fā)送和E-mail使用
1．文件打印完畢，由文印室專門人員負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交發(fā)文部門，并作登記，不得轉(zhuǎn)交無關(guān)人員。
2．發(fā)文部門下發(fā)文件時(shí)應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)文記錄。
3．保密文件應(yīng)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽收，不得交給其他人員。
4．對于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失。
5．發(fā)送保密文件時(shí)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁讓試用期員工發(fā)送保密文件。
6．公司禁止員工在工作期間登陸個(gè)人E-mail。員工在上班期間，應(yīng)用公司的個(gè)人郵箱傳遞信息。
第21條 文件復(fù)印
1．原則上保密文件不得復(fù)印，如遇特殊情況需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可執(zhí)行。
2．文件復(fù)印應(yīng)做好登記。
3．復(fù)印件只能交給部門主管或其指定人員，不得交給其他人員。
4．一般文件復(fù)印應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人簽字，注明復(fù)印份數(shù)。
5．復(fù)印廢件應(yīng)即時(shí)銷毀。
第22條 文件借閱
借閱保密文件時(shí)必須經(jīng)借閱方和提供方領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，提供方負(fù)責(zé)做到專項(xiàng)登記，借閱人員不得摘抄、復(fù)印或向無關(guān)人員透露，確需摘抄、復(fù)印時(shí)，要經(jīng)提供方領(lǐng)導(dǎo)簽字并注明。
第23條 傳真件
1．傳遞保密文件時(shí)，不得通過公用傳真機(jī)。
2．收發(fā)傳真件時(shí)應(yīng)做好登記。
3．保密傳真件的收件人只能為部門主管負(fù)責(zé)人或其指定人員。
第24條 錄音、錄像
1．錄音、錄像應(yīng)由指定部門整理并確定保密級別。
2．保密錄音、錄像材料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)存檔管理。
第25條 檔案
1．檔案室為材料保管重地，無關(guān)人員一律不準(zhǔn)出入。
2．借閱文件時(shí)應(yīng)填寫“申請借閱單”，并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。
3．秘密文件僅限下發(fā)范圍內(nèi)人員借閱，如遇特殊情況需由總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)借閱。
4．秘密文件的保管應(yīng)與普通文件區(qū)別開，按等級、期限加強(qiáng)保護(hù)。
5．檔案銷毀應(yīng)經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷，要保證兩人以上參加，并做好登記。
6．不得將檔案材料借給無關(guān)人員查閱。
7．秘密檔案不得復(fù)印、摘抄，如遇特殊情況需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
第26條 客人活動范圍
1．保安部應(yīng)加強(qiáng)保密意識，無關(guān)人員不得在機(jī)要部門出入。
2．客人到公司參觀、辦事，必須遵循有關(guān)出入廠管理規(guī)定，無關(guān)人員不得進(jìn)入公司。
3．客人到公司參觀時(shí)，不得接觸公司文件、貨物和營銷材料等保密件。
第27條 保密部門管理
1．與保密材料相關(guān)的部門均為保密部門，如董事長、監(jiān)事會主席、總監(jiān)（助理）辦公室，傳真室，收發(fā)室，檔案室，文印室，工藝室，研發(fā)室，實(shí)驗(yàn)室，配料室，化驗(yàn)室以及財(cái)務(wù)部，人力資源部等。
2．各部門需指定兼職保密員，從而加強(qiáng)保密工作。
3．保密部門應(yīng)對出入人員進(jìn)行控制，無關(guān)人員不得進(jìn)入并停留。
4．保密部門的對外材料交流應(yīng)由保密員操作。
5．保密部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況制定保密細(xì)則，做好保密材料的保管、登記和使用記錄工作。
第28條 會議
1．所有重要會議均由總經(jīng)理辦公室協(xié)助相關(guān)部門做好保密工作。
2．應(yīng)嚴(yán)格控制參會人員，無關(guān)人員不應(yīng)參加。
3．會務(wù)組應(yīng)認(rèn)真做好到會人員簽到及材料發(fā)放登記工作。
4．保衛(wèi)人員應(yīng)認(rèn)真鑒別到會人員，無關(guān)人員不得入內(nèi)。
5．會議錄音、攝像人員由總經(jīng)理辦公室指定。
第29條 保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議
1．公司要按照有關(guān)法律規(guī)定，與相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議。
2．保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議一經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字蓋章，即發(fā)生法律效力，任何一方違反協(xié)議，另一方都可以依法向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。
第30條 員工離職規(guī)定
1．員工離開公司時(shí)，必須將有關(guān)本公司技術(shù)信息和經(jīng)營信息的全部資料（如試驗(yàn)報(bào)告、數(shù)據(jù)手稿、圖紙、軟盤和調(diào)測說明等）交回公司。
2．員工離開公司時(shí)，公司需要以書面或者口頭形式向該員工重申保密義務(wù)和競業(yè)限制義務(wù)，并可以向其新任職的單位通報(bào)該員工在原單位所承擔(dān)的保密義務(wù)和競業(yè)限制義務(wù)。
3．員工離開公司后，利用在公司掌握或接觸的由公司所擁有的商業(yè)秘密，并在此基礎(chǔ)上作出新的技術(shù)成果或技術(shù)創(chuàng)新，有權(quán)就新的技術(shù)成果或技術(shù)創(chuàng)新予以實(shí)施或者使用，但在實(shí)施或者使用時(shí)利用了公司所擁有的且本人負(fù)有保密義務(wù)的商業(yè)秘密時(shí)，應(yīng)當(dāng)征得公司的同意，并支付一定的使用費(fèi)。
4．未征得公司同意或者無證據(jù)證明有關(guān)技術(shù)內(nèi)容為自行開發(fā)的新的技術(shù)成果或技術(shù)創(chuàng)新的，有關(guān)人員和用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
第6章 違紀(jì)處理
第31條 公司對違反本制度的員工，可視情節(jié)輕重，分別給予教育、經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。情節(jié)特別嚴(yán)重的，公司將依法追究其刑事責(zé)任。對于泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果者，公司將給予警告處分，處以 元至 元的罰款。
第32條 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反本制度者，公司將給予開除處理，并處以 元以上的罰款。
第33條 泄露公司秘密造成嚴(yán)重后果者，公司將給予開除外理，并處以 元以上的罰款，必要時(shí)依法追究其法律責(zé)任。
第7章 附則
第34條 本制度由行政部負(fù)責(zé)制定，總經(jīng)理審閱后報(bào)董事會批準(zhǔn)。
第35條 本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)行。
第36條 本規(guī)定未盡事宜，按國家相關(guān)法律規(guī)定辦理。

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