怎樣成為一名出色的秘書(shū)(ppt)
成為一名出色的秘書(shū)
一名出色的秘書(shū)
具有良好的專(zhuān)業(yè)技能
提高公司的工作效率
減輕上司的工作負(fù)荷
享受更多的工作樂(lè)趣
秘書(shū)的工作職責(zé)
接待來(lái)訪客人
接聽(tīng)各類(lèi)電話
文檔資料管理
起草或協(xié)助起草各類(lèi)文件
幫助上司安排工作行程，并及時(shí)記錄和提醒
各種會(huì)務(wù)安排及會(huì)議記錄
處理往來(lái)信函和傳真
上司和部門(mén)同事出差安排
辦公設(shè)備和物品的購(gòu)置
Follow Up


秘書(shū)的素質(zhì)
保守機(jī)密
良好的文字處理能力
時(shí)間管理
個(gè)人形象
主動(dòng)性和可靠性
準(zhǔn)確
隨機(jī)應(yīng)變
認(rèn)同不同個(gè)性
冷靜處事
Follow Up
秘書(shū)的重要
現(xiàn)今社會(huì), 一名出色的秘書(shū)不再僅限于做上司的助手, 他/她已經(jīng)承擔(dān)著一個(gè)部門(mén)溝通、協(xié)調(diào)的任務(wù)，成為整個(gè)機(jī)構(gòu)中不可缺少的角色。
保守機(jī)密
Secret Secretary ( 保守機(jī)密的人）
不向任何人透露所見(jiàn)所聞的公司機(jī)密信息：如財(cái)務(wù)報(bào)表、人事變動(dòng)、內(nèi)部策略、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等, 包括自己的家人和朋友。
英文保密標(biāo)識(shí)：Confidential
Private
良好的文字處理能力
熟練使用電腦
掌握辦公文字應(yīng)用軟件：
Word、Excel、Powerpoint
中、英文文字使用能力
熟悉各種辦公文案格式
時(shí)間管理
你一直都覺(jué)得很忙嗎？
你能在被要求的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)時(shí)完成工作嗎？
你怎樣去處理緊急與重要的事情？
個(gè)人形象
員工所制造的印象就是公司的廣告
外人會(huì)從雇員的表現(xiàn)對(duì)機(jī)構(gòu)下判斷
每個(gè)人只有一次機(jī)會(huì)給人第一印象
個(gè)人形象內(nèi)容：
容貌、聲音、衣著、
動(dòng)作、表情
主動(dòng)性和可靠性
主動(dòng)完善與工作相關(guān)的各種技能：如電腦、速記、寫(xiě)作等
主動(dòng)承擔(dān)更多的工作責(zé)任
不斷尋求更有效的工作方法
面對(duì)困難和問(wèn)題，能獨(dú)立思考并找到相應(yīng)的解決方案
把自己的時(shí)間、想法和精力貢獻(xiàn)給團(tuán)隊(duì)
準(zhǔn)確無(wú)誤
我們工作的準(zhǔn)確性會(huì)影響：
— 工作的進(jìn)程
— 上司對(duì)我們工作能力的評(píng)估
— 上司和同事的信任
— 工作效率
隨機(jī)應(yīng)變
尋找不同的方法去適應(yīng)成長(zhǎng)中的變化
不斷改進(jìn)個(gè)人的工作習(xí)慣以適應(yīng)工作需要
對(duì)不期而至的改變要有充分的思想準(zhǔn)備
認(rèn)同不同個(gè)性
學(xué)會(huì)與各種個(gè)性的人打交道
尊重他人的觀點(diǎn)及工作態(tài)度
與人和睦相處
不要對(duì)別人要求過(guò)高
容忍別人的不足
冷靜處事
始終保持平和的心態(tài)
勇于面對(duì)困難和挫折
從不以喜、惡示人
樂(lè)于助人
Follow Up
一件事情有始有終
跟綜事件的進(jìn)程和結(jié)果
這是秘書(shū)工作的重要方法和習(xí)慣
你想成為怎樣的秘書(shū)？
A、“打印這個(gè)文件”、“復(fù)印那個(gè)文件”、
“把這些文件存檔”；
B、“這個(gè)文件要打印嗎？”“需要我去復(fù)印
嗎？”“需要我去復(fù)印嗎？”
C、“我準(zhǔn)備去打印這個(gè)文件”、“我要改變
這種存檔方式”
D、 她已完全知道怎樣安排自己的工作，上司已
不用去過(guò)問(wèn)她的工作細(xì)節(jié)
E、 她已成為上司的得力助手，能幫助上司管理
好一切“后勤”支持工作

秘書(shū)工作服飾規(guī)范
服裝質(zhì)地要更講究
款式端莊大方、穩(wěn)重高雅，不要太時(shí)髦
更多地選擇裙裝
服裝色彩不能太艷
上下班服裝有別
襪子的搭配要注意顏色
避免平底和超高跟鞋

秘書(shū)工作形象
必要的化妝
化妝的高明與否會(huì)直接影響外界對(duì)你的評(píng)價(jià)
學(xué)會(huì)微笑
秘書(shū)舉止規(guī)范
站立
行走
就座
回頭
下蹲
見(jiàn)面
握手
介紹
交談
有效接聽(tīng)電話
聲音和語(yǔ)氣
迅速接聽(tīng)
應(yīng)答方式
代人留言
準(zhǔn)確、有效地轉(zhuǎn)接電話
不要讓對(duì)方長(zhǎng)久等待
幫上司接聽(tīng)來(lái)電
處理往來(lái)信函
傳真：
- 收到傳真時(shí)查看內(nèi)容是否齊全
- 一份傳真同時(shí)抄送給幾個(gè)人時(shí)
- 有關(guān)人員出差在外時(shí)
- 傳真中沒(méi)有注明收件人姓名
- 發(fā)完一份傳真要注明“已發(fā)”字樣
- 發(fā)傳真時(shí)要留意“C.C”字樣，以免遺漏其他發(fā)
送對(duì)象
- 記住使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真文件格式
處理往來(lái)信函
來(lái)往信件：
- 如發(fā)現(xiàn)信封上注有“Private\Confidential
Personal”字樣，應(yīng)將信件交予本人
- 及時(shí)發(fā)送對(duì)外信件
- 發(fā)送信件前對(duì)地址、姓名和郵編進(jìn)行核 對(duì)，
以防有誤
- 在寄發(fā)平信、國(guó)內(nèi)外特快專(zhuān)遞時(shí)，應(yīng)對(duì)所有發(fā)
送信息進(jìn)行記錄
處理往來(lái)信函
內(nèi)部MEMO（文告）
- 通過(guò)MEMO增進(jìn)部門(mén)與部門(mén)間的溝通
- 當(dāng)收到其它部門(mén)MEMO時(shí)，秘書(shū)應(yīng)將
MEMO內(nèi)容及時(shí)告訴本部員工，可采用
“Circulation Slip”簽字的辦法

處理往來(lái)信函
注意事項(xiàng)：
- 將每天收到的傳真、信件和內(nèi)部文件
按 重要和緊急性分 類(lèi)呈送給上司
- 所有往來(lái)信函除機(jī)密信件外，秘書(shū)應(yīng)
大致了解內(nèi)容，并提醒上司或同事及
時(shí)回復(fù)

使用標(biāo)準(zhǔn)文件格式
傳真
信件
內(nèi)部通知
文具訂購(gòu)單
新員工物品清單
公用財(cái)產(chǎn)記錄
休假單
待客禮儀規(guī)范
儀容整潔，并先整理好房間和接待用品
重要客人應(yīng)提前在門(mén)外迎接
介紹和名片的使用
引導(dǎo)客人就座
茶、水
接待客人時(shí)，不要經(jīng)?？词直?
當(dāng)客人起身告辭時(shí)，再起身相送
送客送到電梯口或大門(mén)口，代按電梯，
電梯關(guān)閉或客戶(hù)上車(chē)后再離開(kāi)

會(huì)議安排
會(huì)議前的準(zhǔn)備：
- 會(huì)議日程表
- 場(chǎng)地的勘查和準(zhǔn)備
- 準(zhǔn)備會(huì)議所需一切設(shè)備與物品：
文具、白板、白紙、筆、投影系統(tǒng)、影響系統(tǒng)
多備一些會(huì)議日程表
如是月/季的會(huì)議，應(yīng)備有上次會(huì)議記錄
來(lái)賓簽到處的安排
會(huì)議安排
會(huì)議日程表：
- 會(huì)議的日期、地點(diǎn)、目的和內(nèi)容，必要的地方還要有
文字說(shuō)明
- 會(huì)議涉及的講座和發(fā)言?xún)?nèi)容需在日程表中列明
- 有時(shí)需將與會(huì)人的名單列于日程表中
- 會(huì)議日程表應(yīng)于開(kāi)會(huì)前兩周通知讓與會(huì)者有充分的時(shí)
間準(zhǔn)備
- 如是公開(kāi)報(bào)名性質(zhì)的會(huì)議，除將日程表發(fā)送外，應(yīng)同
時(shí)附有報(bào)名表或回執(zhí)

會(huì)議安排
會(huì)議中：
- 提前到達(dá)開(kāi)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，仔細(xì)檢查是否按計(jì)
劃準(zhǔn)備好
- 檢查現(xiàn)場(chǎng)投影、麥克風(fēng)效果
- 照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用水
- 帶好開(kāi)會(huì)所需的文件，當(dāng)需要是及時(shí)提供
- 做好會(huì)議記錄
- 協(xié)調(diào)開(kāi)會(huì)時(shí)可能發(fā)生的緊急事件
會(huì)議組織安排
會(huì)議結(jié)束后：
- 檢查現(xiàn)場(chǎng)，確保公司的財(cái)產(chǎn)和物品都帶
回公司
- 準(zhǔn)備會(huì)議記錄，并將由上司簽字認(rèn)可的
會(huì)議記錄發(fā)送給有關(guān)人員
- 將開(kāi)會(huì)所用任何文件及資料存檔，方便
以后查詢(xún)
會(huì)談/會(huì)見(jiàn)的安排
會(huì)談：
- 場(chǎng)地布置為談判式
- 主、賓座位安排
會(huì)見(jiàn)：
- 主、賓座位
- 翻譯或記錄員座位
文檔資料管理
兩種類(lèi)型的文件夾：
- 普通型（厚/?。簩?duì)每個(gè)檔案名略作
注釋
- 懸掛式文件夾
首先應(yīng)與你的上司商量選用哪種文件夾存檔
存檔方式
按A—Z的順序來(lái)分：人事檔案
按內(nèi)容和主題來(lái)分：需保留一份檔案索引
按地域來(lái)分：如銷(xiāo)售報(bào)告
按數(shù)字來(lái)分：1— X，同樣需要一份檔案索引
按時(shí)間先后次序來(lái)分：如會(huì)議記錄、工資評(píng)定等
“其它文檔”：一些沒(méi)有特別實(shí)用價(jià)值，但可以作參考的文件可以存放于此。
文檔資料管理
中央文檔（ Central Filing )
文檔資料借閱制度
幫助上司和同事做好文檔資料管理
用懸掛式文件夾來(lái)放置日常文件
存檔文件柜應(yīng)靠近你的辦公區(qū)域，以便及時(shí)尋找文件

出差安排
機(jī)票預(yù)定
- 聯(lián)系旅行社預(yù)定最佳路線及價(jià)格的機(jī)票
- 與上司確定一個(gè)后備的訂票時(shí)間，以防第一選擇時(shí)間的機(jī)票已滿
- 特價(jià)機(jī)票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到確認(rèn)后再出票
- 如果是出國(guó)旅行，切記時(shí)間差問(wèn)題
- 在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變
- 拿到機(jī)票后，仔細(xì)核對(duì)航班號(hào)、客人姓名及艙 位情況
出差安排
Thing to bring list: 提醒上司和同事勿忘應(yīng)帶的物品：
- 身份證件和機(jī)票
- 入住酒店的名稱(chēng)及地址
- 參加會(huì)議的日程表
- 開(kāi)會(huì)用的文件資料
- 整個(gè)出差行程安排
- 如是海外會(huì)議，更應(yīng)提供每程轉(zhuǎn)機(jī)行程
出差安排
用標(biāo)準(zhǔn)傳真格式，通過(guò)酒店銷(xiāo)售部預(yù)定房間：包括 — 公司名稱(chēng)、客人姓名、入住時(shí)間、入住天數(shù)、付款情況、房型要求、特別要求
與上司或同事確定接機(jī)安排，同時(shí)要確認(rèn)費(fèi)用
出差安排
公司出差政策：
應(yīng)熟悉公司的出差政策，特別留意針對(duì)不同級(jí)別員工入住酒店、預(yù)定機(jī)票的規(guī)定。
如何與你的上司及同事相處
成功秘書(shū)的共同優(yōu)點(diǎn)：
- 知道如何將對(duì)立轉(zhuǎn)為合作
- 永遠(yuǎn)知道自己的上司和同事下一步需要
什么，將要做什么
- 合理安排時(shí)間，懂得輕重緩急處理上司
或同事交待的工作
- 會(huì)控制自己的情緒，在工作時(shí)間內(nèi)永遠(yuǎn)保持
專(zhuān)業(yè)的形象
與上司相處
了解你的上司
與上司溝通他/她的期望
每天工作前，與你的上司碰個(gè)頭或開(kāi)個(gè)短會(huì)
常向上司征求意見(jiàn)和對(duì)你工作的評(píng)價(jià)
如果對(duì)交予的工作不明白，聰明的秘書(shū)會(huì)與上司確認(rèn)，這是有效防止你做錯(cuò)事的好方法
與其他主管和同事
當(dāng)你同時(shí)支持兩個(gè)或以上部門(mén)時(shí)，可以遵循以下原則做好你的工作：
- 自己的上司優(yōu)先
- 先來(lái)后到原則
- 共同商量
- 良好的溝通永遠(yuǎn)是第一的
- 工作安排和工作計(jì)劃表
用適合的方式表示“拒絕”
仔細(xì)聽(tīng)清對(duì)方的請(qǐng)求，并表示同情和理解
講明原因，說(shuō)出不能立即去做的理由
為對(duì)方出主意，找到其它解決辦法
永遠(yuǎn)不說(shuō)“不”
Questionnaire
你需要與你的上司討論以下這些問(wèn)題
[有關(guān)電話]：
- 當(dāng)你的上司在開(kāi)會(huì)或見(jiàn)客時(shí)，如有電話找你
的上司，你可以打斷他嗎？
- 當(dāng)你的上司外出時(shí)，他/她愿意將其它聯(lián)絡(luò)
電話交給你嗎？他/她會(huì)告訴你何時(shí)回公司嗎？
- 當(dāng)你的上司外出時(shí)，有客戶(hù)因急事找他/她，
你可以將他/她的聯(lián)絡(luò)電話告訴客人嗎？如果
不可以，你應(yīng)該怎么辦？


Questionnaire
[ 有關(guān)來(lái)往信件]：
- 當(dāng)收到傳真或信件時(shí)，你的上司需要你
幫他/她按內(nèi)容重要程序分好嗎？
- 你的上司是否允許你幫他/她拆開(kāi)私人
信件？
Questionnaire
[ 有關(guān)文檔資料管理]
- 哪些文檔你的上司需要你來(lái)整理？哪些
文件你的上司希望自己來(lái)整理？
- 哪些文檔需要放在你的文件柜內(nèi)？哪些文件
需要放在你上司的文件柜內(nèi)？
- 你的上司喜愛(ài)哪種存檔方式？
Questionnaire
[ 有關(guān)時(shí)間安排]：
- 誰(shuí)來(lái)安排他/她的工作時(shí)間表
- 如果你的上司自己安排他/她的工作時(shí)間表，
請(qǐng)他/她給你一個(gè)復(fù)印件，以便了解你上司的
工作行程
- 每天花一些時(shí)間確認(rèn)上司的時(shí)間表
- 事先將你的休假和不在辦公室的時(shí)間告訴你的
上司，并提前做好安排
Questionnaire
[有關(guān)出差]：
- 與你的上司確認(rèn)他/她喜愛(ài)的航空公司、
機(jī)型和乘坐時(shí)間
- 他/她喜歡的座位，靠窗或靠走道
- 他/她喜愛(ài)的酒店




時(shí)間管理辦法
列出當(dāng)天必須完成的每一項(xiàng)工作
排出每項(xiàng)工作的優(yōu)先順序
每項(xiàng)工作爭(zhēng)取一次性處理完畢
每天中午將已完成的工作從“to-do-list”劃去，看余下的工作是否可以做完
尋求伙伴、分工合作
有效地委托給別人
多問(wèn)問(wèn)自己，“我這樣安排時(shí)間合理嗎？”發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整
時(shí)間管理
時(shí)間管理的“黃金法則”
了解時(shí)間的價(jià)值
設(shè)定每一天的工作目標(biāo)
個(gè)人的長(zhǎng)、短期目標(biāo)
列出“to-do-list”
合理分配每天的時(shí)間
隨機(jī)應(yīng)變
學(xué)會(huì)“拒絕”
做好工作計(jì)劃
不要吹毛求疵
請(qǐng)求幫助
個(gè)人發(fā)展
職業(yè)技能+積極的工作態(tài)度
積極的態(tài)度包括：
承擔(dān)責(zé)任
樂(lè)于助人
積極主動(dòng)
擅于溝通
渴望學(xué)習(xí)
接受挑戰(zhàn)

個(gè)人發(fā)展
了解自己：
- 你知道兩、三年后你會(huì)在做什么？
- 有任何的具體計(jì)劃來(lái)增加自己的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)
嗎？
- 你對(duì)最近一次的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估滿意嗎？為什么？
- 你常愿意做一些額外的工作以增加學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)
- 跟你的同齡人相比，你算成功嗎？
PRIDE的含義
P personality 個(gè)性
R responsibility 責(zé)任
I in 投入
D development 技能發(fā)展
E excellence 追求卓越

怎樣成為一名出色的秘書(shū)(ppt)