秘書工作環(huán)境-學習目的與要求(ppt)
秘書工作環(huán)境
[學習目的與要求]
通過本章學習，了解影響秘書工作的環(huán)境有哪些種類，它們是如何影響秘書工作的效率以及如何適應與改善這些環(huán)境。
問題：
1、請你描述秘書的工作環(huán)境是怎樣的？
（提示：工作場所、工作設施、辦公用品……)
2、你認為在秘書的工作環(huán)境中最重要的是什么?
第三章 秘書工作環(huán)境
秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。
秘書工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書工作功效會受到各種環(huán)境因素的影響。
環(huán)境有各種各樣的類型。這些環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護，使秘書工作適應這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。

第三章 秘書工作環(huán)境
影響秘書工作的環(huán)境有:
宏觀環(huán)境
中觀環(huán)境
微觀環(huán)境
第一節(jié) 秘書工作的宏觀環(huán)境
一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點
二 、秘書工作的宏觀環(huán)境

一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點
環(huán)境是指對工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。
一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點
秘書工作環(huán)境特點有：
1.復雜和多樣性：社會與自然環(huán)境，物質與精神環(huán)境，宏觀、中觀與微觀環(huán)境。
2.差異性：各國、各地區(qū)、各單位工作環(huán)境。
3.變異性：社會變遷，環(huán)境的變化。

一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點
環(huán)境的上述特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程：
1.環(huán)境決定、影響或制約秘書工作；
2.秘書工作必須適應環(huán)境；
3.環(huán)境的變化必然導致秘書工作發(fā)展變化；
4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。
二、秘書工作的宏觀環(huán)境
宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并對組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應的不可控制的環(huán)境。

二、秘書工作的宏觀環(huán)境
秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：
政治法律環(huán)境
經(jīng)濟環(huán)境
科技環(huán)境
文化環(huán)境等
二、秘書工作的宏觀環(huán)境
1.政治法律環(huán)境與秘書工作
2.經(jīng)濟環(huán)境與秘書工作
3.科技環(huán)境與秘書工作
4.文化環(huán)境與秘書工作
（見教材32頁）

第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境
秘書工作的中觀環(huán)境是指秘書所處的組織的性質，制度與結構方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要 的影響。
第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境
企業(yè)的組織結構 :
現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責任公司，國營獨資公司，股份有限公司。

第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境
任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為:
高級管理人員
中級管理人員
操作執(zhí)行人員
第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境
在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，又由中級管理人員組織實施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔負起一個企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門（見閱讀資料43頁）。
公司的各個部門的職能及形成的相關文件表格（略）
第三節(jié) 秘書工作的微觀環(huán)境
微觀環(huán)境，又叫辦公室環(huán)境，是指一定的組織機構的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。
一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響
二、辦公室環(huán)境的管理原則
三、辦公室的空間設計
四、辦公室的視覺環(huán)境管理
五、辦公室的聽覺環(huán)境管理
六、辦公室的空氣環(huán)境管理
七、辦公室的保健與安全環(huán)境





一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書 工作效率的影響
辦公室環(huán)境包括：
第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋建筑與分配，辦公 空間的大小，家具的布置；
第二、辦公室的視覺環(huán)境，它包括色彩，光線；
第三、辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處的有益或無益聲音；
第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（濕度，溫度，空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個氣氛；
第五、辦公室的健康與安全環(huán)境。

一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書 工作效率的影響
作業(yè)方面

生理方面

心理方面
一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書 工作效率的影響
1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。
2.生理方面：環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。
3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應。這種心理反應自然降低工作效率。心理厭煩導致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。

二、辦公室環(huán)境的管理原則

辦公環(huán)境的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設計，組織和控制，使其達到最符合秘書工作的需要，進而提高工作效率，完成組織欲達到的使命。在對辦公環(huán)境進行管理的過程中，要堅持以下的原則：
二、辦公室環(huán)境的管理原則
1.方便，即辦公室的布局應該力求方便省時，如相關的部門及設備應盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的協(xié)調(diào)和同步進行；
2.舒適整潔，即無論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦公無關的東西。辦公文具的擺放要井然有序。
3.和諧統(tǒng)一，即辦公桌椅，文件柜，辦公自動化設備等的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅能增加辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境。
4.安全，即布置辦公室時要留意附近的辦公環(huán)境和辦公室存放財物的安全條件；信息如紙質文件存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障；電器的電源.電線.器物的擺放是否對人員造成生理上的危害等。

三、辦公室的空間設計
所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好工作環(huán)境，并促進秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。
三、辦公室的空間設計
辦公室空間管理的內(nèi)容包括：
1.各職能部門的場地設計
2.工作中心的設計
特殊工作中心，指特殊用途或專門業(yè)務的工作中心，它包括：
⑴接待中心，該中心是公司機關和外界接觸的媒介，故布置應井然有序。其設計要點是：遠離公司機關主要部門，以免訪客的干擾；放置公司簡報或其它閱讀資料的地方，應光線充足以利閱讀。
⑵計算機中心，其布置要點：注意適當?shù)臐穸群蜏囟龋鄬穸葹?40℅—60%之間，溫度在18℃—20℃之間。
3.開放式辦公場地的布局
開放式辦公場地又叫自由式的聚集辦公室。其特點有：
⑴沒有個人辦公室，工作空間的位置通過安排可活動的物件來確定；
⑵每次進行工作間布局規(guī)劃時，并不考慮窗戶或其它常規(guī)結構的限制，而是以信息流和工作運轉的自然路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排的；
⑶工作人員的地位更多地是由分配給他們的任務，而不是由他們的位置來確定的，如高級管理人員可以有較大的辦公室及不同顏色，不同形狀的辦公桌，除此以外，幾乎沒有可以看得見的等級標志。

4.辦公房間的空間設計
開放式辦公室有以下優(yōu)點：
⑴降低能源成本和建筑成本；
⑵減少占地面積；
⑶降低了重新布局的成本；
⑷由于拆除了辦公室的隔屏，管理者與被管理者的交往障礙減少了這有利于排除心理障礙

四、辦公室的視覺環(huán)境管理
辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物的顏色和照明。
1.覆蓋物，它包括墻壁，天花板，地面，門窗，支柱等上面的覆蓋物。
⑴有效的使用顏色。
⑵地面覆蓋物的顏色和類型應與墻壁，天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的，和諧的環(huán)境。


2.照明，指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。
⑴光線的量。光線的量一般用w(瓦)代表。
⑵光線的質。
⑶光的設計。

五、辦公室的聽覺環(huán)境管理
1.消除噪音的來源。
2.用吸音的材料以減少噪音的影響。
3.適量音樂的播放。

六、辦公室的空氣環(huán)境管理
溫度
      濕度
     空氣流通
空氣的凈化
七、辦公室的保健與安全環(huán)境
保健，又叫健康保護。辦公室的健康環(huán)境對秘書人員具有不可忽視的意義和重要性。秘書人員保持良好的健康的身體，足以促進工作效率的提高?？芍^“健全的精神寓于健全的身體中”。
七、辦公室的保健與安全環(huán)境
組織應如何推行對秘書人員的保健方法呢？其主要方法有：
1.定期健康檢查。
2.灌輸衛(wèi)生知識。
3.采行疾病預防。
4.保持環(huán)境整潔。
5.推行健身運動。
6.舉辦康樂活動。


要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理：
1.防盜。
2.防火。
3.防止意外傷亡。

第三章 秘書工作環(huán)境

第四節(jié) 閱讀資料 P43-52
第五節(jié) 技能訓練 P52


秘書工作環(huán)境-學習目的與要求(ppt)