時(shí)間管理-舒曉東(ppt)
時(shí)間管理
美國培訓(xùn)與發(fā)展協(xié)會(huì)
湖南某企業(yè)管理顧問有限公司
舒曉東博士
一、單元引導(dǎo)
培訓(xùn)目標(biāo)
學(xué)會(huì)分析“時(shí)間哪里去了”的方法？
掌握時(shí)間管理的幾個(gè)原則
提高時(shí)間管理的技能，并在最差的方面做出改變
二、忙亂的中層經(jīng)理
我們?yōu)槭裁疵y？
二、忙亂的中層經(jīng)理
時(shí)間管理的障礙
障礙一、我的時(shí)間安排的挺好，我是一個(gè)有序的人
障礙二、時(shí)間管理有什么用，計(jì)劃趕不上變化
障礙三、時(shí)間掌握在別人手中
障礙四、時(shí)間管理太麻煩
障礙五、時(shí)間管理各有各的習(xí)慣，我的習(xí)慣就是這樣，不好改
二、忙亂的中層經(jīng)理
中層經(jīng)理時(shí)間管理的特點(diǎn)
特點(diǎn)一、中層經(jīng)理由于關(guān)聯(lián)多，在時(shí)間上處理沒有輕重緩急，沒有主次。
特點(diǎn)二、中層經(jīng)理的任用提拔注重業(yè)務(wù)能力，缺乏組織管理能力
特點(diǎn)三、中層經(jīng)理沒有自己可支配的“自由時(shí)間”，所有時(shí)間都屬于他人或事的“應(yīng)對時(shí)間”，自己處于被動(dòng)、應(yīng)付的狀態(tài)。
特點(diǎn)四、中層經(jīng)理由于受上司決策的影響，掌握不好時(shí)機(jī)，常常過分專注于小事。
特點(diǎn)五、中層經(jīng)理由于其工作的特點(diǎn)經(jīng)常有很多零散時(shí)間，但是往往對零散時(shí)間不能夠有效運(yùn)用
特點(diǎn)六、中層經(jīng)理一般會(huì)議多，會(huì)議管理能力有待加強(qiáng)
三、時(shí)間哪里去了----對時(shí)間分析
分析一、計(jì)算你的時(shí)間價(jià)值
時(shí)間價(jià)值的兩種計(jì)算方法
（1）成本價(jià)值法 （2）收入價(jià)值法
2、時(shí)間管理的啟示
啟示一，你的每一天，每一分鐘都有很大價(jià)值
啟示二、工作業(yè)績需要過程管理，是工作時(shí)間的每一分鐘工作成果的累積
啟示三、確定自己的時(shí)間價(jià)值，肯定自己的價(jià)值
啟示四、規(guī)劃你的時(shí)間，將寶貴的、有限的時(shí)間資源用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上
三、對時(shí)間分析
分析二、你能支配自己的時(shí)間嗎？
目標(biāo)一、分析你支配自己時(shí)間的能力
目標(biāo)二、了解自己的生活規(guī)律，以便科學(xué)地安排你的時(shí)間
三、對時(shí)間分析
分析三、時(shí)間清單分析
目標(biāo)：了解每天的工作時(shí)間是如何應(yīng)用的
方法：運(yùn)用《時(shí)間清單》進(jìn)行分析
時(shí)間管理問題分析：
計(jì)劃性如何
有多少時(shí)段記不起做什么
浪費(fèi)/超時(shí)多少
三、對時(shí)間分析
分析四、工作清單分析
目標(biāo)：分析一個(gè)法定工作日都做了哪些工作事項(xiàng)，用時(shí)如何
方法：運(yùn)用《工作清單分析表》
時(shí)間管理問題：
時(shí)間利用率
各個(gè)工作事項(xiàng)，延誤、浪費(fèi)了多少時(shí)間？
一個(gè)工作日中總共浪費(fèi)和延誤了多少時(shí)間
尋找原因與對策
三、對時(shí)間分析
分析五、工作（活動(dòng)）分項(xiàng)分析
目標(biāo)：分析在一個(gè)工作日，各項(xiàng)工作分別花費(fèi)了多少時(shí)間
方法：運(yùn)用《工作分項(xiàng)分析表》
時(shí)間管理問題：
“計(jì)劃用時(shí)”與“實(shí)際用時(shí)”排序?yàn)槭裁床灰恢?？原因何在?
“計(jì)劃用時(shí)”與“實(shí)際用時(shí)”差異最多的是哪三項(xiàng)工作？
“無計(jì)劃用時(shí)”最多的是哪三項(xiàng)？
三、對時(shí)間的分析
分析六、每周時(shí)間分析
目標(biāo)：分析一周的時(shí)間使用狀況
方法：運(yùn)用《每周時(shí)間分析表》
時(shí)間管理問題：
你的各項(xiàng)工作（活動(dòng)）每周總計(jì)用多少時(shí)間？
各項(xiàng)工作（活動(dòng)）計(jì)劃用時(shí)排序？找出前三項(xiàng)。
各項(xiàng)工作（活動(dòng)）實(shí)際用時(shí)順序？找出前三項(xiàng)。
誤差最大的前三項(xiàng)工作（活動(dòng)）？分析原因。
一周里，誤差的總小時(shí)數(shù)。
三、對時(shí)間分析
分析七、工作分析
目標(biāo)一、分析你的職位在組織中的地位和作用，觀察和分析你工作的內(nèi)容、責(zé)任、特征，必要的資格條件等，從而判斷你的職位與其他職位的性質(zhì)差異。
目標(biāo)二、了解你的職位與時(shí)間管理的關(guān)系
方法：運(yùn)用《工作分析問卷》
三、對時(shí)間分析
分析八、工作緊急性分析
目標(biāo)：分析出每天的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序
方法：運(yùn)用《工作緊急性分析表》
時(shí)間管理問題：
你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？
非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。
“緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問題越大
三、對時(shí)間分析
分析九、工作重要性分析
目標(biāo)：分析出每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。
方法：運(yùn)用《工作重要性分析表》
時(shí)間管理問題：
你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？
非常重要的工作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)。
重要的工作事項(xiàng)所占的時(shí)間越多，時(shí)間管理越合理。
一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。

三、對時(shí)間分析
分析十：高效益活動(dòng)分析
什么是高效益活動(dòng)？
就是單位時(shí)間內(nèi)投入產(chǎn)出比最大的活動(dòng)。
目標(biāo)：分析出每天（每周、每月）中的高效益活動(dòng)，為根據(jù)活動(dòng)（工作事項(xiàng)）的效益高低使用時(shí)間提供依據(jù)。
方法：運(yùn)用《高效益活動(dòng)分析表》
時(shí)間管理啟示：
優(yōu)先做高效益活動(dòng)。
根據(jù)活動(dòng)效益的高低安排工作時(shí)間和順序，以保證效益活動(dòng)的進(jìn)行。
高效益活動(dòng)的衡量有三個(gè)指標(biāo)：目標(biāo)（職務(wù)）貢獻(xiàn)度、必要程度、所需時(shí)間
三、對時(shí)間分析
分析十一、低效益活動(dòng)分析
目標(biāo)：分析出每天、每周、每月中的低效益活動(dòng)，為克服低效益活動(dòng)提供依據(jù)。
方法：與高效益分析的方法相同，方向相反。運(yùn)用《低效益活動(dòng)分析表》

三、對時(shí)間分析
分析十二、授權(quán)分析
目標(biāo)：分析各項(xiàng)工作的授權(quán)程度，以便采取相適應(yīng)的授權(quán)策略。
方法：運(yùn)用《授權(quán)分析表》
時(shí)間管理的啟示：
把可以由下屬做的事情，一定交給下屬去做。
大多數(shù)的工作，下屬絕對沒有你做得好，但并不等于下屬永遠(yuǎn)沒有你做得好。
授權(quán)剛開始時(shí)，會(huì)花費(fèi)你較多的時(shí)間。一旦下屬能夠勝任，你就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。
自己做應(yīng)該下屬做的事情的原因常常是很可笑的。

三、對時(shí)間分析
分析十三、會(huì)見分析
目標(biāo)：公司里有太多的會(huì)見和會(huì)談。分析出會(huì)見中所浪費(fèi)的時(shí)間，為提高會(huì)見效率提供依據(jù)。
方法：運(yùn)用《會(huì)見分析表》
時(shí)間管理的啟示：
不良的會(huì)見容易浪費(fèi)時(shí)間，而且還會(huì)打亂其他時(shí)間安排，所以，要堅(jiān)決克服。
學(xué)會(huì)約定會(huì)見用時(shí)。
盡可能事先確認(rèn)會(huì)見目標(biāo)，以便較為準(zhǔn)確的予估用時(shí)。
學(xué)會(huì)應(yīng)對無故拖延的方法。
三、對時(shí)間分析
分析十四、會(huì)議分析
目標(biāo)：分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求響應(yīng)的解決方法。
方法：運(yùn)用《會(huì)議分析表》。
時(shí)間管理的啟示：
中層經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間會(huì)占到工作時(shí)間的20%以上。
對需要開的會(huì)議必須要先評估。
嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律
三、對時(shí)間分析
分析十五、公出分析
目標(biāo)：對于公出的必要性和用時(shí)情況進(jìn)行分析，從中尋求節(jié)省時(shí)間的措施。
方法：運(yùn)用《公出分析表》
時(shí)間管理啟示：
外出頻繁的中層經(jīng)理，應(yīng)進(jìn)行公出必要性評估。
外出中最浪費(fèi)時(shí)間的環(huán)節(jié)是拜訪后。
減少拜訪后時(shí)間浪費(fèi)的方法：合理安排拜訪線路、剩余的時(shí)間回公司
三、對時(shí)間分析
分析十六、干擾因素分析
目標(biāo)：分析都是哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。
方法：運(yùn)用《干擾因素分析表》
時(shí)間管理啟示：
通過對干擾性因素，找出最需要克服的因素。
在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。
在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”
四、時(shí)間原理的原則
原則一、80/20原則
原則二、目標(biāo)ABC
原則三、排出優(yōu)先順序
原則四、制訂計(jì)劃
原則五、養(yǎng)成習(xí)慣

時(shí)間管理-舒曉東(ppt)