職務(wù)分析與工作說明書-寇家倫(ppt)
職務(wù)分析與工作說明書
了解崗位——職務(wù)分析
什么是職務(wù)分析 ？

或稱工作分析，指系統(tǒng)的收集崗位相關(guān)信息，分析并確定職位的工作目標、工作內(nèi)容、任職資格等內(nèi)容的過程。
工作分析的作用
工作分析是人力資源管理的基石
人力資源規(guī)劃的依據(jù)
招聘與選拔的依據(jù)
培訓(xùn)的依據(jù)
績效管理的基礎(chǔ)
工作分析后進行工作評價，決定不同崗位的價值貢獻度，確定薪酬體系
基于不同目的的工作分析
以招聘為目的
——側(cè)重于任職資格
以培訓(xùn)為目的
——側(cè)重于工作內(nèi)容分析
以績效管理為目的
——側(cè)重于工作成果與績效影響因素的分析
以綜合性管理為目的
——系統(tǒng)的工作分析
工作分析的流程
成立工作分析小組
工作分析技術(shù)培訓(xùn)
確定收集信息的種類與內(nèi)容
確定收集信息的方法
開展信息收集工作
信息處理與分析工作
編寫《職務(wù)說明書》
修訂《職務(wù)說明書》
1、成立工作分析小組
2、工作分析技術(shù)培訓(xùn)
工作分析培訓(xùn)與動員的區(qū)別
3、確定收集信息的種類與內(nèi)容
一般情況下收集信息的種類
職務(wù)基本信息
工作目標
工作內(nèi)容
工作特征
完成工作所需的設(shè)施或設(shè)備、工具
任職資格
培訓(xùn)與開發(fā)要求
績效考核標準
法律、法規(guī)強制要求的條件
職務(wù)基本信息

職務(wù)名稱
隸屬關(guān)系
所屬部門
職務(wù)編號
職務(wù)等級
* . 上級、下級
工作目標

為什么—— 目標
例如：為實現(xiàn)年度生產(chǎn)計劃

做什么—— 職責
例如：制定、執(zhí)行采購計劃，檢驗貨品質(zhì)量。
工作內(nèi)容
工作內(nèi)容中包含的具體任務(wù)；
流程中與其他工作聯(lián)系的行為；
每項任務(wù)中的工作流程；
不同階段工作成果的保存或記錄；
每個流程中的工作行為。
工作特征
時間特征<作息時間特征>；
工作空間環(huán)境特征；
工作的人際環(huán)境特征；
工作的技術(shù)性、創(chuàng)新性。
完成工作所需設(shè)施（備）或工具
一般設(shè)備/設(shè)施
辦公設(shè)備
交通工具

專有設(shè)備/設(shè)施
游標卡尺
航空器
任職資格
知識 （專業(yè)、管理知識）
能力、技能
經(jīng)驗
個性特征
生理特征
特殊要求
培訓(xùn)與開發(fā)要求
能力培訓(xùn)
技術(shù)培訓(xùn)
制度培訓(xùn)
其他培訓(xùn)
績效考核標準
工作數(shù)量
E：營業(yè)額、銷售額、平均成績
工作質(zhì)量
E：客戶滿意率、廢品率、部級評比
工作態(tài)度
E：出勤情況、合作意識、全局意識
工作能力
E：溝通能力、應(yīng)變能力、邏輯推理能力
法律、法規(guī)強制要求的條件
強制性執(zhí)業(yè)資格（ ）
生理素質(zhì)要求 （ ）
確定收集信息的方法
請問有哪些方法？
訪談法
三種訪談方法

群體對個體
個體對群體
群體對群體
群體對個體
工作分析小組的若干成員對一位訪談對象。
適合高層職位
優(yōu)點是信息被充分挖掘
缺點是工作效率低

個體對群體
一位工作分析人員同時對若干個訪談對象
適合基層職位
優(yōu)點是工作效率高
缺點是信息收集可能受影響

群體對群體
可以是工作分析小組的若干成員同時對若干個被分析崗位的任職者。也可以是工作分析小組的若干成員同時對崗位任職者及該崗位的上級、下屬、同級進行同時訪談
優(yōu)點是信息可以得到充分挖掘
缺點是以座談會的形式收集信息，會議主題及進程如不能很好的把握，同樣會影響收集信息的質(zhì)量
訪談提綱的設(shè)計
設(shè)計心得：
訪談提綱的結(jié)構(gòu)
指導(dǎo)語：說明訪談的目的
訪談人基本信息）任職時間
工作目標
工作內(nèi)容
工作的特點
任職資格
培訓(xùn)條件
考核指標
訪談人著重指出的內(nèi)容
選擇訪談對象的原則
理論界的觀點：工作分析要分析的崗位的任職資格，任職資格是崗位要求的最低素質(zhì)標準，因此訪談對象不宜選擇優(yōu)秀的崗位任職者，因為這些人有更多的個人想法，這些想法會影響訪談?wù)叩呐袛唷?

企業(yè)界的觀點：優(yōu)秀的崗位任職者與一般任職者能夠提供給訪談?wù)叩男畔⒉町惡艽?。突出的表現(xiàn)是一般任職者對崗位的理解程度、概括與表達能力比優(yōu)秀任職者要低得多。相對而言，優(yōu)秀的任職者提供的信息要更有價值。
訪談信息的記錄與整理
訪談對象語速不同，工作分析人員的記錄速度不同，特別是訪談對象在“談”，而工作分析人員在“記”，為確保信息在傳遞的過程中能夠保證質(zhì)量，建議工作分析小組配備錄音機、MP3等錄音設(shè)備。在記錄不全面的情況下，可以通過語言記錄還原信息，保證質(zhì)量。
訪談的9個技巧
坦誠的向訪談對象說明訪談的目的；
按照訪談提綱提問，但不能拘泥于提綱；
避免呆板，從訪談對象感興趣的話題開始；
與訪談對象進行平等的、開放的溝通；
做優(yōu)秀的傾聽者，做談話的控制者；
要接受訪談對象的抱怨，并善于調(diào)節(jié)氣氛；
適當?shù)挠涗?，過多的記錄會影響訪談效果；
使用錄音設(shè)備（或速錄員協(xié)助）完整記錄信息；
最后請訪談對象回顧重點，并感謝訪談對象。
訪談法的優(yōu)點

其一，方法簡單，所收集信息準確；
其二，為企業(yè)提供了一個機會向員工說明訪談的作用的機會，使其看到組織為改善工作條件而做出的努力。
甚至可以讓員工釋放不滿情緒。
訪談法的缺點
其一、需要花費大量的時間和精力，特別是在企業(yè)整體工作分析的過程中，要求花費大量的時間和精力，特別是在企業(yè)整體工作分析過程中，更是如此。
其二、訪談對象對工作分析的目的不了解，可能會提供與事實不太符合的信息來保證自己利益。
練習一

請以小組為單位，設(shè)計一份應(yīng)用于培訓(xùn)主管的訪談提綱。

設(shè)計完成后由大家進行點評。
問卷法
工作分析小組先設(shè)計針對特定崗位的標準化問卷，然后分發(fā)給崗位任職者或信息的相關(guān)者。員工通過填寫問卷的問題來描述其工作中包括的任務(wù)，崗位素質(zhì)要求等方面的信息。
常用問卷種類
職位分析問卷（PAQ）主要適合于技術(shù)和半技術(shù)性工作；
管理職位描述問卷（MPDQ）是專門針對管理類工作設(shè)計的：
通用職位分析問卷（CMQ）
問卷法—問卷的形式
調(diào)查問卷包括兩種形式的問題。
開放性問題，讓被調(diào)查者在題目的引導(dǎo)下自由地、不受局限的描述。
封閉性問題，是在問卷中詳盡的列出工作可能出現(xiàn)的情況，然后讓被調(diào)查者根據(jù)他們工作的實際情況來選擇。然后分別注明每項工作的重要程度和占用的時間。
通過實踐證明，這兩種問題在一份標準化問卷中根據(jù)不同信息的特點可以進行有機組合，往往可以取得較好的效果。
問題形式的適用原則
問卷法的局限性
由于被調(diào)查者的書面表達能力不同，對問題的理解不同，有可能針對同一問題，被調(diào)查的回答之間可能會出現(xiàn)較大的差異，在這種情況下，工作分析人員不能單純的依賴書面信息的分析與評估。
問卷調(diào)查的三個要點
出現(xiàn)針對同一問題，被調(diào)查者之間差異較大的回答，應(yīng)結(jié)合其他方式進行求證，不能過度的依賴書面信息。

標準化問卷的開頭要對工作分析的目標及對被調(diào)查者的填寫要求簡述清楚。

注意問卷的長度，如問卷設(shè)計過長，必然會引起被調(diào)查者的厭煩情緒，影響調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量，一般情況下問卷的長度不宜超過5頁。
問卷結(jié)構(gòu)設(shè)計
指導(dǎo)語
問卷結(jié)構(gòu)設(shè)計
被調(diào)查者的基本情況
問卷結(jié)構(gòu)設(shè)計
工作職責
問卷結(jié)構(gòu)設(shè)計
工作特征

問卷結(jié)構(gòu)設(shè)計
工作關(guān)聯(lián) （您在從事本職工作時，與其他哪些部門哪些職位發(fā)生哪些聯(lián)系？請列舉關(guān)聯(lián)內(nèi)容）
問卷結(jié)構(gòu)設(shè)計
任職資格
問卷結(jié)構(gòu)設(shè)計
培訓(xùn)要求

績效考核標準

法律、法規(guī)規(guī)定的其他條件
問卷調(diào)查 — 優(yōu)缺點
優(yōu)點
對企業(yè)進行整體工作分析而言，問卷調(diào)查法可以快速高效的獲取特定職位相關(guān)的工作信息。
節(jié)省信息收集過程中的人力成本與時間成本。
缺點
標準化問卷的設(shè)計需要耗費工作分析小組大量的時間，信息收集前的準備時間較長。
存在由于被調(diào)查者的書面表達能力不強，導(dǎo)致對工作的描述信息不夠準確的風險。

其他工作分析方法
工作日志法

由任職者本人詳細記錄自己所進行的工作活動，經(jīng)過一定時期的積累后，再由專業(yè)人員進行歸納總結(jié)，然后，擬定該崗位的工作說明書。
現(xiàn)場觀察法

由工作分析人員在工作現(xiàn)場直接對任職者進行觀察的方法。
練習二
請以5人為一小組，設(shè)計一份應(yīng)用于培訓(xùn)主管的調(diào)查問卷。

設(shè)計完成后由其他學員進行點評。
各種方法的優(yōu)缺點分析與對比
我們必須認識到各種方法都有其局限性

單純依賴一種分析方法的風險

現(xiàn)實中應(yīng)有較多的是訪談法與問卷法
不同類型的崗位適用的分析方法
訪談法適用于（ ）崗位

問卷法適用于（ ）崗位

觀察法適用于操作性（ ）崗位

日志法適用于（ ）崗位（可靠性差）
方法組合論
為什么要組合？


如何組合？
5.開展信息收集工作
如何保證信息收集的效率：

科學計劃工作進度、調(diào)查安排
主管配合、動員員工積極參與
對象準確、提供有價值的信息
6.信息處理與分析工作
整理訪談報告和調(diào)查問卷：甄別無效問卷與信息、信息補救


信息核準：利用其他方法再次挖掘信息，要向訪談對象說明情況
7.編寫《職務(wù)說明書》
確定職務(wù)說明書的結(jié)構(gòu)
確定職務(wù)說明書的內(nèi)容
確定職務(wù)說明書的編寫原則
確定職務(wù)說明書成型的程序（初稿、討論與修改、審批）
職務(wù)說明書的結(jié)構(gòu)

基本信息
工作目標/工作摘要（簡述）
工作職責（不超過10條）
任職資格
培訓(xùn)要求
考核標準
職務(wù)發(fā)展（可替代、晉升、降職）
任職人聲明
任職人聲明
本人聲明：我同意并且愿意按照本文件規(guī)定的本崗位應(yīng)完成的工作職責、并愿意按照要求努力完成工作任務(wù)；認真學習與遵守公司的規(guī)章制度；并且遵守文件所規(guī)定的匯報路線與聯(lián)系關(guān)系，努力完善自己的專業(yè)能力，提高自己的業(yè)務(wù)水平。
任職人：
日 期：
職務(wù)說明書（范例）
請按小組設(shè)計職務(wù)說明書格式
中國銀行的職務(wù)說明書格式
職務(wù)說明書的編寫原則
根據(jù)崗位特點編寫工作內(nèi)容，普通崗位按工作流程編寫，管理崗位、特別是高級管理崗位按分類編寫。
工作內(nèi)容是詳細還是簡單？我的個人觀點是詳細，為入職培訓(xùn)、績效考核做好基礎(chǔ)工作。另外還應(yīng)該結(jié)合分析目標綜合考慮。
刪除無效語言（重復(fù)交叉事項、繁瑣的語言）
職務(wù)說明書的編寫原則
工作目標：
依據(jù)……為……做……

工作職責：
負責……工作，注意任務(wù)與職責的關(guān)系，不要將任務(wù)與職責混淆。

任職資格：
知識、能力、技能、個性、生理要求。
工作職責表述的困惑？
操作性崗位的描述：按照業(yè)務(wù)流程順序表述。

管理性崗位的描述：按工作性質(zhì)分類表述。

注意事項：在訪談中普遍認為容易出錯的職責要重點描述。
管理行為綜合分類模式
8.修訂《職務(wù)說明書》
征求崗位任職者與其主管的意見

采用德爾菲法確定職務(wù)說明書有爭議的內(nèi)容

人員構(gòu)成：
練習三
案例背景
某公司培訓(xùn)主管，主要負責該公司新近員工入職培訓(xùn)、在職員工培訓(xùn)與管理者培訓(xùn)組織工作，講師管理工作，同時負責制定公司的培訓(xùn)計劃與培訓(xùn)制度。從2006年開始公司決定培訓(xùn)主管也要參與對新員工授課（擔當講師的職責）。由于崗位職責發(fā)生變化，現(xiàn)在請大家為該主管進行工作分析。
任務(wù)目標：設(shè)計分析過程、選定方法、設(shè)計工具、收集信息、分析信息編寫簡單的職務(wù)說明書。
職務(wù)說明書的應(yīng)用
人力資源規(guī)劃
流程重組
招聘應(yīng)用
培訓(xùn)應(yīng)用
績效應(yīng)用
薪酬應(yīng)用
員工職業(yè)規(guī)劃應(yīng)用
戰(zhàn)略性工作分析
戰(zhàn)略性工作分析與傳統(tǒng)工作分析的區(qū)別
戰(zhàn)略性工作分析的特點：
工作再設(shè)計——基于未來工作分析的預(yù)想

戰(zhàn)略性工作分析的應(yīng)用
在人才測評中應(yīng)用較多，多用于員工評價與發(fā)展中心項目。
聯(lián)系方式
手機電話：13910082053
電子郵件：jialunk2002@yahoo.com.cn
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