如何了解部屬的工作職責(ppt)
如何了解部屬 的工作職責
大綱
組織的基本概念
職位分析
職位說明書
實際演練
組織的基本概念
組織運作的原理
組織運作是透過一群人，在不同功能部門里承擔不同的任務與職責，完成組織的使命，促使組織不斷成長與發(fā)展，創(chuàng)造最大利潤，也給予組織內人員成長與發(fā)揮其才能的空間。
而任何一個組織皆須具備下列四大要素：
明確的工作目標。
清晰的職位層次序列。
流暢的意見溝通路線。
有效的協(xié)調與合作體系。
組織設計的原則
監(jiān)督幅度
剔除重復
權責一致
授權原則
命令統(tǒng)一
名稱統(tǒng)一

職位分析、職位說明書建立、職位評價作業(yè)的實施是提供公司一個檢核及管理的工具，以有效地達成下列目的 ：
建立職級架構
評估與控制員額數(shù)目
落實部門職責劃分
厘清個人工作之上下游關系
建立人員征聘基準
界定人員訓練需求
訂定績效評估的評核標準
奠定薪資制度建立的基礎
職位分析
什么是職位分析？
職位分析是將企業(yè)組織內部各崗位工作的內容、責任性質，以及員工應具備的基本條件，包括知識、能力等加以研究分析的過程，又稱為工作分析
職位分析是一種在組織內所執(zhí)行的管理活動，專注于收集、分析、整合工作相關資訊，以提供組織規(guī)劃與設計、人力資源管理及其他管理機能的基礎

職位分析的目的
是指全面了解、獲取與工作有關的詳細信息的過程
是對組織中某特定職務的工作內容和職務規(guī)范（任職資格）的描述和研究了解過程
是指定職務說明和職務規(guī)范的系統(tǒng)過程
職務分析為確定職務內容提供了主要依據(jù)
是任何為了證明人員選擇方法和工作績效之間 關系的研究中所不可缺少的部分
職位分析帶來的效益
基本概念與相關術語
職位分析的內容
職位分析在于了解工作的五大特征：
工作的輸出特征
工作的輸入特征
工作的轉換特征
工作的關連特征
工作的動態(tài)特征
工作分析的用途
工作說明書建立
工作流程之厘清
甄選標準之訂立
教育訓練之安排
績效目標之設定
工作職務之設計
職務類別之訂定
生涯前程之分析
組織規(guī)劃之基礎
人力需求之預估
工作評價之基礎
獎懲標準之訂定
何時做職位分析
建立一個新的組織
工作內容、性質發(fā)生變化
重新定崗定員
制度建立的需要
職位分析的前置作業(yè)
成立項目小組
外部專家顧問、人力資源部、公司高階主管
準備相關資料
組織結構圖、部門職責說明書、工作流程圖
設計相關工具及表格
工作日志、調查問卷、訪談表、現(xiàn)場觀察、
工作說明書格式
誰來做工作分析
人力資源管理者
組織內的主管人員
在職員工

透過三者的共同努力與合作來完成
一般部門在職位分析中起的作用
員工及其直接上級主管需協(xié)同人力資源部門人員觀察和分析正在進行的工作，填寫問卷、接受訪談等，然后編寫出一份工作說明和工作規(guī)范。
最后，由承擔工作的員工及其上級主管來審核和修改能反映出他們工作活動和職責的那些結論性描述。

常用的職位分析方法
問卷調查法
觀察法
工作日志法
訪談法
關鍵事件法

職位說明書
職位說明書的來源和目的
職務說明書是根據(jù)職務分析所得到的資料，而對工作的職務、所負的責任、以及應具備的條件所做成的書面文件
即：職位分析的直接結果，就是產生職位描述、職位規(guī)范，進而形成職位說明書
目的：確認工作職責，并說明工作的范圍和內容。
職位描述和職位規(guī)范的編寫
職位描述(Job Description)：對有關工作職責、工作活動、工作條件以及工作安全等方面的書面描述文件。
職位規(guī)范(Job Specification)：全面反映對工作承擔者在個性特征、技能以及工作背景等方面的要求的書面文件。
職位描述與職位規(guī)范的區(qū)別
編寫目的的區(qū)別：職位描述是以“工作”為中心對職位進行深入的說明，為職位評價、職位分類及人事管理提供依據(jù)。職位規(guī)范是在工作描述的基礎上，解釋什么樣的人才能勝任此一職位的工作，以便為招聘、培訓、考核、選拔、任用提供依據(jù)
內容范圍的區(qū)別：職位描述的內容很廣泛，包括對職位的性質、特征、程序、方法的說明，而職位規(guī)范的內容則主要涉及到該職位對任職人員資格條件的要求
職位描述的價值
對員工：工作描述可以幫助員工了解工作的內容及義務，并且讓員工了解組織對他們的期望值。
對管理者：書面的工作描述可以盡可能地減少在工作要求上與員工的沖突。當工作描述中所包含的義務沒有做到時，管理者就有了采取糾正行動的依據(jù)。
職位規(guī)范的價值
對員工：職位規(guī)范可讓員工了解每一職位所需具備之最低任職要求，從而依自己有興趣之職系或職位，訂定相關職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。
對管理者：有一清晰標準之招聘標準，可提高人員選拔及任用之適任性。
職位說明書的失敗原因
員工及部門主管因工作忙碌，配合意愿低，為免麻煩，僅以口頭約定代替，不落書面文字
工作描述撰寫不清，和實際工作內容差異太大
修改增刪不便，工作變動后或因職位之更替頻繁，其內容早不合實際，流于形式
對工作說明書編制過程之相關理念不清楚，格式及形式無法充分發(fā)揮其功能，導致誤用
對工作說明書與整個管理制度之聯(lián)結，欠缺系統(tǒng)性之構想，無法有效支持其它制度之設計，限制其可能之功能發(fā)揮。
職位說明書
填寫職位說明書的一般原則
以簡潔而直接的方式填寫職位說明書，用詞力求簡單
系針對“職位”，而非針對“個人”
主管仍有權指定其他相關的職責或工作
職位說明書的長度并不能表示該職位的重要程度
職位規(guī)范中需避免種族、性別、年齡、身體殘疾方面的歧視。
基本資料
職位名稱：本職位現(xiàn)行職位名稱。如：人力資源專員、系統(tǒng)分析師、行政助理、財務經(jīng)理等。
職位代碼：系統(tǒng)中本職位之代碼
職位類別：本職位為管理職或專業(yè)職，及其工作性質為何
所屬處／部門：本職位所屬之職能組織。如：人力資源部。
所屬單位：本職位所屬最小功能單位，如：訓練課、電子工程課
職位層次：本職位所屬之專業(yè)及能力階層
職位描述
面對內外部客戶
內部伙伴
外部顧客
工作內容與職責概述
職責范圍
負責程度：主要負責／部分／支持
要達成的目的
職位規(guī)范
職位資格
教育程度及專業(yè)類別：本職位需具備之學歷及專業(yè)
職位專長類別
培訓／證照要求：與本職位工作相關所需必備之培訓經(jīng)歷或專業(yè)證照
資歷與經(jīng)驗
職位標準
主要知識技能／項目描述／重要程度
操作技能／項目描述／重要程度
其他人格特質／項目描述／重要程度
職位設計的主要原則
因事設崗原則：職位設置應按照企業(yè)各部門職責范圍來設定職位，而不應該“因人設崗”，“職位”和“人”的關系應是“設置”和“配置”的關系
職位的規(guī)范：職位名稱及職責范圍均應加以規(guī)范，且職位名稱應該很接近工作內容的性質
最少職位數(shù)原則：考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，并盡可能地縮短職位之間訊息傳遞時間
人事相宜原則：根據(jù)職位對人的素質要求，選擇相應的工作人員，并將人安排到合適的職位上。
職位說明書－實例
職位說明書－實例
人事行政助理
DSP軟件工程師
產品專員
實際演練
職位類別
A主管職
B管理行政職
C技術職
D生產職
職位層次
B1非專業(yè)人員/助理 ：單純從事執(zhí)行性、操 作性之工作
B2專業(yè)人員 ：需具備策劃、思考能力，能獨立進行工作
B3基層主管/資深專業(yè)人員：需至少具備在該專業(yè)領域3年以上工作經(jīng)驗
B4中階主管/高級項目人員：需至少具備在該專業(yè)領域5年以上工作經(jīng)驗

面對內外部客戶
指擔任本職位者在執(zhí)行工作時，不論對公司內、外，以文字或口頭，透過溝通、協(xié)調、接洽之表達方式，進行其正常而合理接觸之必要性，進而形成良好之人際關系及工作關系，有助其任務之完成。
內部伙伴：指本職位因工作需要，需與公司內所屬單位以外之那些人員進行聯(lián)系及合作
外部顧客：指因工作需與公司外部單位或人員之必要接觸對象
具體寫明接觸內容，如資料交換、談判溝通、協(xié)調等
職責范圍
條理分明：職位之主要工作職責明確而肯定。
工作職責應以重要程度為順序排列
每一要點之開始，要以肯定之動詞開始
每一行動動詞后均應有其受詞，以及可能之行動目的及結果。
如：培訓專員：執(zhí)行公司教育訓練活動，以提高員工之專業(yè)及管理技能
敘述現(xiàn)在應該做的工作，而非過去是怎么做的，也不是將來要怎么做或將來計劃要做的工作

不得有否定的詞句
避免使用縮寫或簡稱
避免含糊、不明確的詞句，如設法、盡力、嘗試等。
避免使用技術性的詞句或文字
避免使用敘述式的填寫方式
避免使用“得”或“偶爾”等文字
提供參考之動詞
督導、分析、執(zhí)行、評估、協(xié)助、審核、參加、收集、整合、協(xié)調、擬訂、指導、編輯、檢查、維護、操作、調查、規(guī)劃、采購、修訂、記錄、提供、研究、訓練、實施、發(fā)放、追蹤、觀察、比較、提供、 等等．．．
教育程度及專業(yè)類別
教育程度：指擔任本職位最低必要之教育層次，而非填寫者目前之教育程度。如初中、高中、?？啤⒈究?、碩士等。
專業(yè)類別：如“電機系”、“會計系”、“資訊管理系”，或較大彈性之“工商管理相關科系”、“機械工程相關科系”等，如能與職位描述所需專業(yè)類別越相近越好。
職位專長類別
A ：行政管理類
D ：工業(yè)工程類
E ：電子類
M ：機械類
S ：軟件類
I ：資訊管理類
O ：其他
經(jīng)歷與經(jīng)驗
指擔任本職位所需之必要該專業(yè)或相關經(jīng)驗年數(shù)，以便能有相應具備之工作經(jīng)驗，執(zhí)行其日常工作，并能達成任務目標。
若本職位需有主管工作經(jīng)驗，則需注明需具備之擔任主管經(jīng)驗年數(shù)。
主要知識技能／操作技能
指擔任本職位需已具備的專業(yè)知識及能力；因工作之難易度及復雜度不同。
需具備之知識技能如：Oracle資料庫撰寫、C++程序設計、人力資源管理技能等
需具備之操作技能（需以手動操作為主）如：電腦Microsoft Office操作技能、水電管線裝配技術、
人格特質
擔任本職位所需具備之較重要，且與工作相關之人格特質，如：
財務人員－嚴謹?shù)?、細心的、正直?
業(yè)務人員－具彈性、高挫折容忍力、善溝通
研發(fā)人員－專心一致、有創(chuàng)造力的
生產技術人員－可靠的、有條理的

如何了解部屬的工作職責(ppt)