采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理(ppt)
采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理
7.3
　
一、請購
采購請購是指企業(yè)內部向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內部采購需求提出采購清單。請購是采購業(yè)務處理的起點，用于描述和生成采購的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時使用、誰用等內容；同時，也可為采購訂單提供建議內容，如建議供應商、建議訂貨日期等。
操作要點：
1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“業(yè)務/請購/請購單”，進入采購請購單界面，如圖7-11所示。
2.采購請購單中可參照錄入的欄目有：業(yè)務類型、采購類型、單據(jù)日期、部門、業(yè)務員、存貨編碼、供貨單位、項目編碼；單據(jù)日期、存貨編碼、數(shù)量、供貨單位為必填欄目；稅率默認為17，可修改，0≤稅率＜100，一張單據(jù)中可以有不同的稅率；根據(jù)存貨編碼，系統(tǒng)帶入存貨名稱、規(guī)格型號、存貨自定義項等欄目。

3.請購單可以修改、刪除、審核、棄審、關閉、打開。已審核未關閉的請購單可以參照生成采購訂單，或比價生成采購訂單。
4.“制單人”、“審核人”、“關閉人”欄目分別在單據(jù)保存、審核、關閉時，自動帶入當前操作員。

故障：某存貨已建立存貨檔案且已錄入期初余額，但是錄入請購單時卻無法參照輸入該存貨。
診斷：無法參照的原因之一是該存貨不具有“外購”的屬性，原因之二是該存貨已停用。
解決方法：在該存貨檔案的“基本”頁中將存貨屬性“外購”選中；若誤設了停用日期，可在存貨檔案的“其他”頁中將停用日期欄設為空。

二、訂單
采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的采購合同、購銷協(xié)議等，主要內容包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時間到貨、到貨地點、運輸方式、價格、運費等。它可以是企業(yè)采購合同中關于貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)議。通過采購訂單的管理，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)采購業(yè)務的事前預測、事中控制、事后統(tǒng)計。
操作要點：
1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“業(yè)務/訂貨/采購訂單”，進入采購訂單界面，如圖7-12所示。
2.采購訂單可以手工錄入，也可以參照請購單、銷售訂單、采購計劃生成；直運采購訂單必須參照直運銷售訂單生成。

3.采購訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關閉、打開。已審核未關閉的采購訂單可以參照生成采購到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票。
4.對于已審核未關閉的訂單，可能因為意外情況而需要修改業(yè)務，此時用訂單變更功能實現(xiàn)，變更后即生效不必再次審核，即狀態(tài)依然為“已審核”。

5.變更已審核的采購訂單有兩種方法：在單據(jù)卡片界面進行變更；在單據(jù)列表界面選擇單據(jù)，進入單據(jù)卡片界面進行變更。只能對表體的數(shù)量、計劃到貨日期、價格、金額、備注等內容進行修改操作，不可修改表頭內容。
6.已執(zhí)行的訂單行可以修改數(shù)量，但變更后的數(shù)量必須大于等于訂單累計到貨量、訂單累計開票量、訂單累計入庫量中的任一個。

三、到貨
采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確認對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。
操作要點：
1.在目錄區(qū)樹型列表中選擇“業(yè)務/到貨/到貨單”，進入采購到貨單界面，如圖7-13所示。

2.采購到貨單可以手工新增，也可以參照采購訂單生成；但必有訂單時，采購到貨單不可手工新增。采購到貨單可以只錄入數(shù)量，不錄入單價、金額。
3.采購到貨單可以修改、刪除，不需審核，保存單據(jù)即為有效單據(jù)，可以參照生成到貨退回單、入庫單。

四、入庫
采購入庫是通過采購到貨、質量檢驗環(huán)節(jié)，對合格到貨的存貨進行入庫驗收。本月存貨已經入庫，但采購發(fā)票尚未收到，可以對貨物進行暫估入庫；待發(fā)票到達后，再根據(jù)該入庫單與發(fā)票進行采購結算處理。

采購入庫單按進出倉庫方向分為：藍字采購入庫單、紅字采購入庫單；按業(yè)務類型分為：普通采購入庫單、受托代銷入庫單（商業(yè)）。庫存管理系統(tǒng)未啟用前，可在采購管理系統(tǒng)錄入入庫單據(jù)；庫存管理系統(tǒng)啟用后，必須在庫存管理系統(tǒng)錄入入庫單據(jù)，在采購管理系統(tǒng)可查詢入庫單據(jù)，可根據(jù)入庫單生成發(fā)票。

操作要點：
1.在目錄區(qū)樹型列表中選擇“業(yè)務/入庫/入庫單”，進入采購入庫單界面，如圖7-14所示。

2.采購入庫單可以手工新增，也可以參照采購訂單、到貨單填制，也可以拷貝其他采購入庫單、采購發(fā)票。必有訂單時，不可手工新增。
3.采購入庫單可以修改、刪除，可以參照生成發(fā)票，采購入庫單與發(fā)票可以進行采購結算。
4.采購入庫單中，入庫單號、入庫日期、倉庫、供貨單位、存貨編碼、數(shù)量、件數(shù)等欄目必填。單價、金額欄手工錄入，不能為負數(shù)。公式：金額＝單價*數(shù)量。輸入其中兩項，系統(tǒng)自動反算第三項。單價改變，反算金額，數(shù)量不變；金額改變，反算單價，數(shù)量不變；數(shù)量改變，反算金額，單價不變。

五、開票
采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本，并據(jù)以登記應付賬款。
企業(yè)在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達后，再輸入系統(tǒng)做報賬結算處理；也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便實時統(tǒng)計在途貨物。
運費發(fā)票，運費主要是指向供貨單位或提供勞務單位支付的代墊款項、運輸裝卸費、手續(xù)費、違約金（延期付款利息）、包裝費、包裝物租金、儲備費、進口關稅等。運費發(fā)票的單價、金額都是含稅的。運費發(fā)票的默認稅率為7，可修改。

采購發(fā)票按業(yè)務性質分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。采購發(fā)票按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。增值稅專用發(fā)票的單價為無稅單價；普通發(fā)票的單價、金額都是含稅的，默認稅率為0，可修改。

操作要點：
1.在目錄區(qū)樹型列表中選擇“業(yè)務/發(fā)票/專用采購發(fā)票”，進入采購專用發(fā)票界面，如圖7-15所示。

2.采購發(fā)票可以手工新增，也可以參照采購訂單、采購入庫單（普通采購）填制；或者拷貝其他采購發(fā)票填制。必有訂單時，采購發(fā)票（專用、普通）不可手工新增，只能參照生成。采購發(fā)票可以修改、刪除。

3.采購發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付?，F(xiàn)付業(yè)務指在采購業(yè)務發(fā)生時，立即付款開發(fā)票。在采購發(fā)票保存后就可以進行現(xiàn)付款處理，已審核的發(fā)票不能再做現(xiàn)付處理。對當前單據(jù)現(xiàn)結時，點擊〖現(xiàn)付〗按鈕，系統(tǒng)彈出現(xiàn)付窗口，如圖7-16所示，錄入結算方式、結算金額、票據(jù)號、銀行賬號等現(xiàn)付內容。
4.按〖確認〗按鈕，則對當前單據(jù)進行現(xiàn)付，發(fā)票上角注明“已現(xiàn)付”紅色標記?，F(xiàn)付處理后可在應付款管理系統(tǒng)進行付款核銷處理。

六、結算
采購結算也稱采購報賬，是指采購核算人員根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成本；采購結算的結果是采購結算單，它是記載采購入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應關系的結算對照表。

采購結算從操作處理上分為自動結算、手工結算兩種方式；另外運費發(fā)票可以單獨進行費用折扣結算。自動結算是由系統(tǒng)自動將符合結算條件的采購入庫單記錄和采購發(fā)票記錄進行結算。系統(tǒng)按照三種結算模式進行自動結算：
①入庫單和發(fā)票--即將供應商、存貨、數(shù)量完全相同的入庫單記錄和發(fā)票記錄進行結算，生成結算單。

②紅藍入庫單—即將供應商、存貨相同、數(shù)量絕對值相等符號相異的紅藍入庫單行記錄進行對應結算，生成結算單。
③紅藍發(fā)票—即將供應商、存貨相同、金額絕對值相等符號相異的采購發(fā)票記錄對應結算，生成結算單。手工結算時可拆單拆記錄，一行入庫記錄可以分次結算；可以同時對多張入庫單和多張發(fā)票進行手工結算；支持到下級單位采購、付款給其上級主管單位的結算；支持三角債結算，即甲單位的發(fā)票可以結算乙單位的貨物。
操作要點：
1.如選用自動結算，在目錄區(qū)樹型列表中選擇“業(yè)務/采購結算/自動結算”，進入自動結算界面，顯示條件過濾窗口；系統(tǒng)根據(jù)輸入的條件范圍自動結算，并產生結算結果列表。如沒有則提示“沒有符合條件的單據(jù)，不能繼續(xù)”。

2.如選用手工結算，在目錄區(qū)樹型列表中選擇“業(yè)務/采購結算/手工結算”，進入手工結算界面；在手工結算界面按〖選單〗按鈕，進入結算選單界面；在結算選單界面，按〖過濾〗按鈕，顯示過濾條件界面，輸入條件過濾、過濾高級條件，按〖確定〗返回結算選單界面。
3.按〖刷票〗按鈕，系統(tǒng)將符合過濾條件的未結算完畢發(fā)票記錄帶入屏幕上方的發(fā)票列表；按〖刷入〗按鈕則將符合過濾條件的未結算完畢的入庫單記錄帶入屏幕下方的入庫單列表，如圖7-17所示。

4.選擇要結算的入庫單或要結算的發(fā)票，可打勾“全選”；若選擇了入庫單記錄，可點擊〖按入〗按鈕，即按入庫單匹配發(fā)票，系統(tǒng)自動尋找所選入庫單記錄的匹配記錄，提示“可以匹配的發(fā)票找到[×]條”，并將匹配的記錄打勾，未匹配的記錄取消選擇。若選擇了發(fā)票記錄，可點擊〖按票〗按鈕，即按發(fā)票匹配入庫單，操作同上。
5.選單完畢后返回按〖確定〗按鈕返回手工結算界面，窗口上方帶入發(fā)票記錄、入庫單記錄，窗口下方帶入費用折扣存貨發(fā)票記錄、運費發(fā)票記錄，如圖7-18所示。如果有費用需要分攤，可選擇分攤方式：按金額或按數(shù)量，然后按〖分攤〗則將費用折扣分攤到入庫單記錄。
6.按〖結算〗按鈕，系統(tǒng)自動將本次選擇的數(shù)據(jù)進行結算。結算完成后，系統(tǒng)把已結算的單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清除。結算的結果可以在結算單列表功能中查看。

結算規(guī)則：
1.入庫單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫單金額可以為空。采購結算后，入庫單上的單價都被自動修改為發(fā)票上的存貨單價，即發(fā)票金額作為入庫單的實際成本。
2.采購結算按照單據(jù)行記錄進行結算，結算后生成結算單，分別記下入庫單和發(fā)票的相應信息，修改入庫單的結算數(shù)量，在當前發(fā)票的左上角增加“已結算”紅色標記。

3.如果需要修改或刪除入庫單、采購發(fā)票等，必須先取消采購結算，即刪除采購結算單。取消了結算的入庫單、發(fā)票，其左上角的“已結算”紅色標記消失。
4.已被存貨核算系統(tǒng)記賬的采購入庫單、已在存貨核算系統(tǒng)作暫估處理再結算的入庫單不能取消結算

5.如果存在一次入庫、多次結算時，入庫單和發(fā)票上的項目（即項目檔案的項目）不要求一致，可以均為空，可以一方為空。結算單項目繼承入庫單項目；但如果入庫單項目為空，發(fā)票項目非空，則繼承發(fā)票項目。
6.如果沒有期初記賬，則不能進行采購結算。
7.本月已做月末結賬后，不能再做本月的采購結算，只能在下個月做。如果采購結算確實應核算在已結賬的會計月內，那么可以先取消該月的月末結賬后再做采購結算。
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