行政文秘的時(shí)間管理(ppt)
行政文秘的時(shí)間管理
課程程序
1．分析時(shí)間
2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率
3．立即改變
4. 跨越時(shí)間管理陷阱

一. 分析時(shí)間
每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無(wú)效的工作
分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破
在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作
將工作日以30分鐘進(jìn)行分割
及時(shí)更新工作日志—記憶往往是不可靠的。
診斷工作環(huán)境，提高工作效率
辦公室里彌漫的4大效率毒素：
聲音干擾
職能干擾
空間干擾
設(shè)備干擾

討論：
如何排除辦公室4大效率毒素？
辦公室“排毒4味丸”
第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦
公桌
第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立
第三味：有效利用辦公設(shè)備
第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾

小辦公室排毒案例
辦公室面積：14平方米
辦公室人員：
主管1人
秘書1人
下屬3人
辦公設(shè)備：
文件柜、公用電腦、5張辦公桌等
小辦公室排毒案例（續(xù)）
個(gè)人辦公需求：
主管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）
秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、接受主管安排的）
下屬：?jiǎn)雾?xiàng)（個(gè)人任務(wù)）

小辦公室排毒案例（續(xù)）
主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬造成干擾
秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會(huì)影響其他同事
下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間
效率專家挑錯(cuò)辦公室
（圖1）80分
錯(cuò)誤1：辦公室沒(méi)有隔斷就會(huì)有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺(tái)燈。
錯(cuò)誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會(huì)影響他人
效率專家挑錯(cuò)辦公室
（圖2）60分
錯(cuò)誤1 公共通道和私人空間交叉
錯(cuò)誤2 接待空間在辦公室盡頭
錯(cuò)誤3 秘書與主管座位離開(kāi)太遠(yuǎn)
錯(cuò)誤4 電腦顯示器朝向不對(duì)，造成反光
錯(cuò)誤5 辦公室沒(méi)有隔板，聲音干擾嚴(yán)重
錯(cuò)誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)
效率專家挑錯(cuò)辦公室
（圖3）70分

錯(cuò)誤1 公共通道過(guò)長(zhǎng)
錯(cuò)誤2 主管個(gè)人空間失去接待功能


效率專家挑錯(cuò)辦公室
（圖4）滿分

優(yōu)點(diǎn)1 充分利用有陽(yáng)光的窗口位置
優(yōu)點(diǎn)2 私人空間和公共空間交叉減少
優(yōu)點(diǎn)3 利用隔板阻斷過(guò)多噪音
優(yōu)點(diǎn)4 主管與秘書溝通方便
優(yōu)點(diǎn)5 減少訪客對(duì)其他人的干擾

辦公室排毒DIY
自我檢測(cè)問(wèn)題：

我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？
我的工作空間和公共通道是否過(guò)近？
我每天來(lái)往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？
我遭受的最主要的辦公干擾來(lái)自哪里？

提出辦公室改善建議。

二. 時(shí)間管理的陷阱
豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里
不好意思拒絕別人
“反正時(shí)間還早”——拖延
文件滿桌病
喋喋不休的“電話粥”
源源不斷的信息

1.豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里
沒(méi)時(shí)間做計(jì)劃
工作是程序化，規(guī)律化，根本沒(méi)必要做計(jì)劃
計(jì)劃常常被打斷
不喜歡被計(jì)劃束縛
“船到橋頭自然直”
2. 不好意思拒絕別人
——接受請(qǐng)托比拒絕更容易
——拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而
導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù)
——我想做一個(gè)廣受愛(ài)戴的人
——我不懂得如何拒絕
3．“反正時(shí)間還早”——拖延
帕金森定律
工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。
時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過(guò)多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。
4．文件滿桌病
安全感
猶豫的個(gè)性
半途而廢的工作習(xí)慣
個(gè)人的喜好
5．喋喋不休的“電話粥”
不分優(yōu)先順序打電話
沒(méi)有充分準(zhǔn)備就打重要電話
電話的談話離題
與喜歡的人打電話，容易失去對(duì)時(shí)間的控制
6．源源不斷的信息
紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告
電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)
聲音的形式：面談、電視、廣播、電話
三. 如何跨越時(shí)間陷阱
要事第一
以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng)（以終為始）
學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”
辦公桌上的“5 S”運(yùn)動(dòng)
恰當(dāng)、有效地使用電話
篩選信息
1. 要事第一
“大石頭”理論與“二八”定律
ABC法則
辦事的優(yōu)先次序
并行工作法

2. 以終為始
是必須要做的嗎？
不完成會(huì)怎樣？
是自己想要的嗎？
和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？
回報(bào)及收益高嗎？
3. 學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”
3. 學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”
6.指出拒絕的理由
7.拒絕的是請(qǐng)托而不是他
8.如有可能為他提供其他可行途徑
9.切忌透過(guò)第三者來(lái)拒絕

4．辦公桌上的“5 S”運(yùn)動(dòng)
整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng)
整理廢紙簍的作用
文件存檔系統(tǒng)
“各就各位”的擺置
集中精力做一件事
不要總是重復(fù)處理同一文件
不要為了表面的整潔而塞入一處
下班前的清理
5．有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫?
選擇打電話的時(shí)間
按照優(yōu)先順序打電話
清楚每個(gè)電話要討論的要點(diǎn)
對(duì)于自己花在每個(gè)電話的時(shí)間，做到心中有數(shù)
6 ．篩選信息
迅速處理
妥善存放
沒(méi)有保存價(jià)值的資料就銷毀
運(yùn)籌他人的時(shí)間
時(shí)間管理矩陣圖
五、時(shí)間管理的工具
1．月歷
2． 行事歷與甘特表
3． 效率手冊(cè)
4． 商務(wù)通與訂房卡
5． 鬧鐘
6. 其它工具
六. 你的計(jì)劃
確立目標(biāo)

探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑

轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事

編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之

定期檢討

謝謝大家！

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