《秘書與人力資源管理》-工作分析(ppt)
《秘書與人力資源管理》-- 工 作 分 析
工作任務(wù)一：
熟悉工作分析的流程
秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)工作分析
工作分析（職務(wù)分析、職位分析），是對(duì)組織中某個(gè)特定工作職務(wù)的目的、任務(wù)或職責(zé)、權(quán)力、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格等相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)查、收集與分析，以便對(duì)該職務(wù)的工作做出明確的規(guī)定，然后加以系統(tǒng)、科學(xué)的描述和規(guī)定的活動(dòng)。
要素：工作內(nèi)容（what），責(zé)任者（who），工作崗位（where），工作時(shí)間（when），如何工作（how）為何進(jìn)行這項(xiàng)工作（why），然后再將該工作的任務(wù)要求進(jìn)行書面描述，整理成文的過(guò)程。
工作分析的結(jié)果將形成工作描述書與工作規(guī)范書。

工作分析的秘書工作流程
一、準(zhǔn)備階段的秘書工作
1.協(xié)調(diào)組建結(jié)構(gòu)合理的工作分析專家機(jī)構(gòu)。
2.協(xié)調(diào)確定工作分析的原則、目的、方法及步驟。
3.協(xié)調(diào)宣傳、發(fā)動(dòng)。
4.協(xié)調(diào)選定樣本。
5.把各項(xiàng)工作分解成若干個(gè)工作元素和環(huán)節(jié)。
二、調(diào)查階段的秘書工作

1.設(shè)計(jì)各種調(diào)查問(wèn)卷和提綱。
2.靈活運(yùn)用調(diào)查方法。
3.廣泛收集有關(guān)信息。
4.信息評(píng)價(jià)。
三、分析階段的秘書工作

1.仔細(xì)審核已收集的各種信息。
2.創(chuàng)造性發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和任職人的關(guān)鍵信息。
3.歸納、總結(jié)出工作分析所需要的材料和要素。
四、完成階段的秘書工作
1.草擬“工作描述”、“工作規(guī)范”。
2.對(duì)比“工作描述”、“工作規(guī)范”。
3.完善“工作描述”、“工作規(guī)范”。
4.評(píng)估“工作描述”、“工作規(guī)范”。
5.歸檔保存，建立管理制度，為以后的工作分析提供信息。

工作任務(wù)二：
遴選工作分析方法

一、職能工作分析法

以員工應(yīng)完成的職能與應(yīng)盡的責(zé)任為核心，列舉員工要從事的工作活動(dòng)，確定工作活動(dòng)程度或結(jié)果的測(cè)量方法。
該方法對(duì)每項(xiàng)任務(wù)要求作某種詳細(xì)的分析，撰寫起來(lái)相當(dāng)費(fèi)力費(fèi)時(shí)；以定性分析為主，缺乏定量分析，不利于進(jìn)行不同職位之間的職位信息比較。
二、工作分析問(wèn)卷法

管理職位描述問(wèn)卷法
職位分析問(wèn)卷法
任務(wù)清單問(wèn)卷法
生理素質(zhì)分析法
三、工作面談法

工作面談法是工作分析中大量運(yùn)用的方法之一，其特點(diǎn)是側(cè)重于對(duì)工作本身有關(guān)特征的分析和研究。該方法主要用于對(duì)管理職務(wù)的分析，面對(duì)面地交流信息，能得到問(wèn)卷調(diào)查難以獲得的許多其他信息，如任職人的工作態(tài)度與動(dòng)機(jī)等，。
面談的主要內(nèi)容：工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作的性質(zhì)與范圍、所負(fù)的責(zé)任。
面談法不宜單獨(dú)使用，要與其他方法結(jié)合使用。

四、關(guān)鍵事件法

關(guān)鍵事件即是指讓工作成功或失敗的行為特征或事件，側(cè)重于對(duì)人員本身的特征進(jìn)行分析和研究，主要目的在于對(duì)工作行為準(zhǔn)則的研究。
關(guān)鍵事件法的不足之處就是：收集關(guān)鍵事件要花費(fèi)大量時(shí)間，而且由于這一方法過(guò)分關(guān)心工作績(jī)效的兩種極端情況(“很好”和“很壞”，“有效”和“無(wú)效”)，所以忽略了對(duì)平均工作績(jī)效的考察，且不能對(duì)工作提供一種完整的描述。

五、觀察法
觀察法是指在工作現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)用感覺器官或其他工具、觀察員工的實(shí)際工作過(guò)程、行為、內(nèi)容、特點(diǎn)、性質(zhì)、工具、環(huán)境等，并用文字或圖表形式記錄下來(lái)以收集工作信息的一種方法。
第一，直接觀察法。
第二，階段觀察法。
第三，工作表演法。

工作分析觀察法提綱（案例）
被觀察員姓名： 日期：
觀察者姓名： 觀察時(shí)間：
工作類型： 工作部門：
觀察內(nèi)容：
1．什么時(shí)候開始正式工作?
2．上午工作多少小時(shí)?
3．上午休息幾次?
4．第一次休息時(shí)間從 到 ？
5．第二次休息時(shí)間從 到 ？
6．上午完成產(chǎn)品多少件？
7．平均多少時(shí)間完成一件產(chǎn)品?
8．與同事交談幾次？
9．每次交談約幾分鐘？
10．室內(nèi)溫度多少度。
11．上午抽了幾支香煙?
12．上午喝了幾次水?
六、工作實(shí)踐法


七、實(shí)驗(yàn)法

實(shí)驗(yàn)法主要可以分為兩種：實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)法和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)法，它們的主要區(qū)別在于實(shí)驗(yàn)的地點(diǎn)是在實(shí)驗(yàn)室，還是在工作現(xiàn)場(chǎng)。
實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目：裝卸工裝卸貨車上的貨物，一般是四個(gè)人合作，30分鐘可以裝滿一輛10噸的貨車。實(shí)驗(yàn)?zāi)康模憾嗌偃撕献餮b卸貨物效率最高?？煽刂频淖兞渴呛献鞯娜藬?shù)與貨車的載重量；觀察變量為裝貨的時(shí)間，也是因變量。先由兩個(gè)人合作，再由三個(gè)人合作，最后由五個(gè)人合作，任務(wù)都是裝滿一輛10噸的貨車，觀察每次在不同的人數(shù)下所需要的裝載時(shí)間為多少分鐘。將幾次結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，驗(yàn)證假設(shè)前提。
八、工作日志法

工作日志法是通過(guò)工作任職人自己以工作日記或工作筆記的形式記錄其每天工作活動(dòng)獲得內(nèi)容的方法。
職業(yè)能力分析：德國(guó)模式
界定職業(yè)能力：中國(guó)模式
案例分析
案例分析

工作任務(wù)三：
編寫工作說(shuō)明書
認(rèn)識(shí)工作說(shuō)明書
工作說(shuō)明書（職位說(shuō)明書、職務(wù)說(shuō)明書），是對(duì)組織各類崗位在工作性質(zhì)、工作任務(wù)、工作責(zé)任、工作權(quán)限、工作內(nèi)容和工作方法以及本崗位人員的資格條件等所做的統(tǒng)一要求。
工作說(shuō)明書一般包括兩大部分，即工作描述書與工作規(guī)范書。
工作描述書：對(duì)工作所包含的任務(wù)、職責(zé)、責(zé)任以及其他特征的確定。
工作規(guī)范書：對(duì)完成工作的任職人所具備的知識(shí)、技能及其他特征的說(shuō)明。

工作說(shuō)明書一般由組織的人力資源部門協(xié)調(diào)各部門統(tǒng)一制作、歸檔并管理。實(shí)際的工作說(shuō)明書一般由職位所在部門秘書擬寫，經(jīng)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后向人力資源部門提交。

工作描述具體說(shuō)明工作的目的與任務(wù)、工作內(nèi)容與特征、工作責(zé)任與權(quán)利、工作標(biāo)準(zhǔn)與要求、工作時(shí)間與地點(diǎn)、工作流程與規(guī)范、工作環(huán)境與條件等問(wèn)題。
工作描述沒有標(biāo)準(zhǔn)的格式，但是規(guī)范的工作描述書一般應(yīng)包含以下內(nèi)容：工作概況、工作目的、工作職責(zé)、工作規(guī)模、工作條件與物理環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、聘用條件。
“招聘主管”工作描述

工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部 直接上級(jí)：人力資源部經(jīng)理
工作代碼：XL—HR一021 工資等級(jí)：9～13
工作目的：為企業(yè)招聘優(yōu)秀、適合人才
工作要點(diǎn)
1.制定和執(zhí)行企業(yè)的招聘計(jì)劃
2.制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度
3.安排應(yīng)聘人員的面試工作
工作要求：認(rèn)真負(fù)責(zé)、有計(jì)劃性、熱情周到
工作責(zé)任
1.根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況，提出人員招聘計(jì)劃
2.執(zhí)行企業(yè)招聘計(jì)劃
3.制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度
4.制定面試工作流程
5.安排應(yīng)聘人員的面試工作
6.應(yīng)聘人員材料的管理，應(yīng)聘人員材料、證件的鑒別
7.負(fù)責(zé)建立企業(yè)人才庫(kù)
8.完成直接上級(jí)交辦的所有工作任務(wù)
衡量標(biāo)準(zhǔn)
1.上交的報(bào)表和報(bào)告的時(shí)效性和建設(shè)性
2.工作檔案的完整性
3.應(yīng)聘人員材料完整性
工作難點(diǎn)：如何提供詳盡的工作報(bào)告
工作禁忌：工作粗心，留有首尾，不能有效地向應(yīng)聘者介紹企業(yè)情況
職業(yè)發(fā)展道路：招聘經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理
工作規(guī)范
對(duì)工作任職人要求的說(shuō)明，即為完成特定工作所需必備的生理要求與心理要求。主要包括以下方面的內(nèi)容。
一般要求。包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等。學(xué)歷可分為六個(gè)等級(jí)：研究生以上、大學(xué)本科、大學(xué)?？?、高中和中專、初中、小學(xué)以下。
生理要求。包括健康狀況、力量與體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺器官靈敏度。
心理要求。包括一般智力、觀察力、集中力、記憶力、理解力、學(xué)習(xí)能力、解決問(wèn)題能力、創(chuàng)造力、數(shù)學(xué)計(jì)算能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、決策能力、交際能力、性格、氣質(zhì)、興趣、愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領(lǐng)導(dǎo)能力等。
“招聘主管”工作規(guī)范
工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部 直接上級(jí)：人力資源部經(jīng)理
工作代碼：XL—HR—021 工資等級(jí)：9～13
(一)生理要求
年齡：23歲至35歲 性別：不限 身高：女性1．55～1．70米 男性1．60～1．85米
體重：與身高成比例，在合理范圍內(nèi)均可 聽力：正常視力；矯正視力正常
健康狀況：無(wú)殘疾、無(wú)傳染病 外貌：無(wú)畸形，出眾更佳
聲音：普通話發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)音和語(yǔ)速正常
(二)知識(shí)和技能要求
1.學(xué)歷要求：本科，大專以上需從事專業(yè)3年以上
2.工作經(jīng)驗(yàn)：3年以上大型企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)
3.專業(yè)背景要求：曾從事人事招聘工作2年以上
4.英文水平：達(dá)到國(guó)家四級(jí)水平
5.計(jì)算機(jī)：熟練使用WINDOWS Ms Office系列
(三)特殊才能要求
1.語(yǔ)言表達(dá)能力
2.文字表述能力3.觀察能力：能夠很快的把握應(yīng)聘者的心理
4.邏輯處理能力：能夠?qū)⑾嗖⑿械氖聞?wù)安排得井井有條
(四)綜合素質(zhì)
1.有良好的職業(yè)道德，能夠保守企業(yè)人事秘密
2.獨(dú)立工作能力強(qiáng)，能獨(dú)立完成布置招聘會(huì)場(chǎng)、接待應(yīng)聘人員，評(píng)價(jià)應(yīng)聘者非智力因素
3.工作認(rèn)真細(xì)心，能認(rèn)真保管好各類招聘相關(guān)材料
4.有較好的公關(guān)能力，能準(zhǔn)確地把握同行業(yè)的招聘情況
(五)其他要求
1.能夠隨時(shí)準(zhǔn)備出差
2.不可請(qǐng)一個(gè)月以上的假期
《秘書與人力資源管理》-工作分析(ppt)