自我與文書檔案管理(ppt)
自我與文書檔案管理

大綱
I. 時間管理經(jīng)驗法則之搜集
36 Time Management Tips: Finding Time - Breathing Space for Women Who Do Too Much

II.歸納推導(dǎo)自己的管理方式
時間管理的架構(gòu)
實踐自我管理的途徑
文書檔案管理

時間管理架構(gòu)： 技巧重點條列
時間管理架構(gòu)：步驟與內(nèi)容
自我管理心圖
自我– 以個人為范圍，考量可擴及家人與工作同事
提升工作效率– 以工作成果為主要目標(biāo)衡量之導(dǎo)向，目標(biāo)卻仍可是狀況調(diào)整
合乎自己個人特質(zhì)的方式- 某人的方法或工具未必適合自己，但應(yīng)廣納他人成功經(jīng)驗法則
自我管理步驟范例：前置條件
假設(shè)
小孩與老婆上課時間限制
健康與個人嗜好考量：每天早上游泳
納入家庭與家族活動時間
期望
快速回應(yīng)
盡心盡力
敢言敢作
學(xué)習(xí)成長
自我管理步驟范例：目標(biāo)
短期
推教中心較長遠(yuǎn)之運作機制與流程建立
實務(wù)導(dǎo)向的教學(xué)設(shè)計
兼顧研究與就業(yè)的研究生指導(dǎo)與訓(xùn)練
中期
教授升等
持續(xù)穩(wěn)定之論文發(fā)表
深耕研究領(lǐng)域與加強深度
長期
結(jié)合其他興趣至研究中
提出具前瞻性之大型或整合型計劃
協(xié)調(diào)產(chǎn)官學(xué)研究與合作
自我管理步驟范例：優(yōu)先順序
系上教學(xué)
課程，含專題學(xué)生
系務(wù)，會議與委員
推教中心
行政業(yè)務(wù)
學(xué)校會議
研究
帶研究生
發(fā)表論文

  自我管理步驟范例：周行程
自我管理步驟范例：執(zhí)行條件
隨身攜帶行事歷(闔家外出例外) (工具)
隨時更新調(diào)整行事歷(變數(shù))
離開辦公室前整理桌子并檢查帶回家東西(品質(zhì)稽核)
晚上盡量不排工作事項，但會準(zhǔn)備隨時可做(休息、個人時間、提早開始)
每日至少一次調(diào)整工作優(yōu)先順序與時間(果斷、不等待)
就寢前確認(rèn)明天工作事項及必備東西(品質(zhì)稽核)
盡量利用email聯(lián)絡(luò)(工具、單向溝通)

文書檔案管理
范圍：與自身相關(guān)的文書檔案
種類：名片、公文、書籍、電腦檔案、論文、工作紀(jì)錄
原則：
具時效性者優(yōu)先處理
具實用性者排入時間處理
不用或過時者，可直接丟棄
有電腦檔者，盡量不存紙本
定期整理與更新
工作空間規(guī)劃與維護
文書檔案管理：名片
紀(jì)錄何時、何地拿到這張名片，本人的特征、談過得重要話題
輸入電腦或PDA (email為主)
直接輸入 或
先推放、歸類至名片整理盒需要用時，再輸入
偏好整理盒或滾筒式，較便利
輸入過或定期檢查久不用者就丟棄
文書檔案管理：公文
開會通知或具時效性之通知
登入行事歷，不重要者隨即丟棄
重要者，使用過后再丟棄
法令、條文、辦法等公文內(nèi)容
分類歸檔并以抽屜內(nèi)檔案吊架與資料夾儲存
較正式且須于他人分享者，以資料夾存檔至于書架或書柜上
隨時更新
廣告DM
丟棄或
近期內(nèi)詢問后丟棄
三層式資料柜(夾)
待處理、處理待歸類、待送出

文書檔案管理：電腦檔案
建立資料夾結(jié)構(gòu)
有新的檔案，歸入現(xiàn)有資料夾或建立新資料夾
有空時，整理資料夾之檔案結(jié)構(gòu)
檔案或資料夾命名
有意義，含人、事、時、地、物
注意版本管理
檔案文件
內(nèi)含時間、主題、作者、修改紀(jì)錄等
注重備份與防毒
定時備份
盡量用抽取式資料儲存設(shè)備，如MO片、磁帶、 Mini Drive、抽取式硬碟、光碟片
安裝掃毒軟體，定時更新病毒碼

文書檔案管理：書籍
簡單分類放置
書籍要豎立于書架或書柜中，便于查詢與抽取
出借單貼在書架或書柜旁，隨時紀(jì)錄進出
便利區(qū)塊
留一塊暫存區(qū)給工作中書籍
留一塊常用工具書
外帶使用少數(shù)頁數(shù)或供討論用時，可影印
過時或久不用的書捐贈圖書館
文書檔案管理：論文、工作紀(jì)錄
適用所有紙本資料
存于三孔資料夾中
重要者可用保護套
不重要者直接打孔插入資料夾中
資料夾外層需有標(biāo)題與簡單目錄
準(zhǔn)備不同大小資料夾，便于調(diào)整攜帶
結(jié)語
羅馬不是一天造起來的，時間、自我與文書檔案管理是需要時間養(yǎng)成習(xí)慣的
什么時候開始并不重要，重要的是知道了就立即開始
開始了，就不要停止
有初步成效后，應(yīng)逐步調(diào)整方法或工具，朝向更有效率的目標(biāo)努力
此份講義是教授釣魚基本技巧的方式編制，搜集不同的時間管理技巧與自身體驗后，同樣的方法，可輕易調(diào)整自己的步驟內(nèi)涵。

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