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檔案錄入注意事項(xiàng)
一、文件題名：是表達(dá)文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱(chēng)。
1、沒(méi)有題名或者不能揭示內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名，不應(yīng)死板的照搬文章標(biāo)題。要能做到看到題名能大概了解其主要內(nèi)容。自擬題名放在在原題名后面并加[ ]，比如某份文件的題名是：緊急通知，我們應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容自擬一個(gè)題名：緊急通知[關(guān)于加強(qiáng)公共場(chǎng)所消毒預(yù)防非典的緊急通知]

檔案錄入注意事項(xiàng)
2、 涉及人事、干部任免，工資、級(jí)別變動(dòng)人員的。要在原題名后面錄入涉及本單位的相關(guān)人員，加“（）”。目的是為了提高檔案 檢索的準(zhǔn)確率。
3、題名中的簡(jiǎn)稱(chēng)一律寫(xiě)成全稱(chēng)或者規(guī)范性簡(jiǎn)稱(chēng)。如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡(jiǎn)稱(chēng)玉溪行署商業(yè)局，不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡(jiǎn)稱(chēng)。
檔案錄入注意事項(xiàng)
4、題名中涉及到的方塊數(shù)字一般換成阿拉伯?dāng)?shù)字。比如二00一，一律錄成2001。便于查詢時(shí)候的統(tǒng)一。專(zhuān)用名詞就不必，比如：“十一五”規(guī)劃。
檔案錄入注意事項(xiàng)
二、責(zé)任者。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，責(zé)任者之間以“;”相隔。三個(gè)以上責(zé)任者的，著錄前面的兩個(gè)，加“等”。各人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱(chēng)，并加“（）”。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱(chēng)或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱(chēng)。簡(jiǎn)稱(chēng)一旦確定，就必須前后統(tǒng)一，如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡(jiǎn)稱(chēng)玉溪行署商業(yè)局，不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡(jiǎn)稱(chēng)。
檔案錄入注意事項(xiàng)
三、文件形成時(shí)間：一般公私文書(shū)、信札為發(fā)文時(shí)間。決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間。條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間。時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如：“19810824”表示1981年8月24日。由于文件時(shí)間不完整或部分時(shí)間字跡不清，月日缺少，不清楚的部分以“0”補(bǔ)齊8位。
檔案錄入注意事項(xiàng)
四、文件編號(hào)：文件編號(hào)為文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)一般照原文著錄。有多個(gè)文件編號(hào)的，著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)。文件編號(hào)的括號(hào)原文可能采用各種符號(hào)，如：玉政辦發(fā)（1993）9號(hào)，著錄為玉政辦發(fā)[1993]19號(hào)，玉發(fā)（50）10號(hào)，著錄為玉發(fā)[1950]10號(hào)，50玉農(nóng)字第二十號(hào)，著錄為玉農(nóng)字[1950]20號(hào)。
檔案錄入注意事項(xiàng)
五、附件：附件指文件正文后的附加材料，文件題名已反映附件內(nèi)容時(shí)，可以用“附件”代替附件題名。有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名。附件過(guò)多，自擬壓縮附件題名。（可以放在備注里面）。
檔案錄入注意事項(xiàng)
六、密級(jí)：密級(jí)是文件保密程度的等級(jí)，按GB/T7156-1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》將文獻(xiàn)保密等級(jí)劃分為六個(gè)等級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、公開(kāi)。密集一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級(jí)，公開(kāi)級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。
檔案錄入注意事項(xiàng)
七、主題詞：主題詞可不用著錄。
八、保管期限：著錄案卷上的保管期限。

文件編號(hào)、文件題名、責(zé)任者、文件形稱(chēng)時(shí)間、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)、密級(jí)、保管期限為必錄項(xiàng)目
檔案錄入注意事項(xiàng)
九、其他注意事項(xiàng)。
1、簡(jiǎn)化方法整理中的頁(yè)數(shù)為所有的有效頁(yè)面。歸檔了的文件，所有又字的頁(yè)面必須記頁(yè)。
2、本單位的目錄號(hào)如果帶有字母的，統(tǒng)一用大寫(xiě)字母。比如目錄號(hào)為：b1的統(tǒng)一為B1
3、錄入中涉及的各種符號(hào)，如“；”、“* ”、“#”在錄入時(shí)，一律用“半角”錄入。

系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
一、系統(tǒng)維護(hù)
1、軟件安裝：盡可能不安裝在系統(tǒng)盤(pán)下。
2、全宗管理設(shè)置：全宗名稱(chēng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；原文存放于非系統(tǒng)盤(pán)。
3、輔助字典：在相應(yīng)的字典類(lèi)目下分層設(shè)置對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。

系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
4、檔號(hào)格式：依據(jù)單位檔案分類(lèi)方案設(shè)置。檔號(hào)規(guī)范：
傳統(tǒng)方法的檔號(hào)：
全宗號(hào)（3位）-目錄號(hào)（2位）-案卷號(hào)（3位）-頁(yè)號(hào)（4位）
簡(jiǎn)化方法的檔號(hào)：
全宗號(hào)（3位）-歸檔年度（4位）-機(jī)構(gòu)問(wèn)題（一般10位）-保管期限（2位）-件號(hào)（3位）


系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
5、用戶界面設(shè)置
信息門(mén)類(lèi)結(jié)構(gòu)定義：需錄入的字段須先在對(duì)應(yīng)的檔案門(mén)類(lèi)中進(jìn)行結(jié)構(gòu)和屬性的定義

錄入界面設(shè)置：通過(guò)插入文字標(biāo)題和文本框（下拉框、復(fù)選框）添加新增的錄入字段；
選擇需調(diào)整的字段拖放到合適的位置改善錄入截面。

系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
二、數(shù)據(jù)管理
1、數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出：選擇對(duì)象進(jìn)行對(duì)應(yīng)操作即可。
（對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入前，做好數(shù)據(jù)的備份，便于數(shù)據(jù)重復(fù)導(dǎo)入或者導(dǎo)入出問(wèn)題后的恢復(fù)）
《Word、WPS、Excel文檔目錄導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)的方法》參閱http://www.yxdaw.com/newsshow.asp?NewsId=37

下載地址：http://www.yxdaw.com/works.asp，點(diǎn)擊“檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法.doc”下載后以只讀方式打開(kāi)。
系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
2、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)
方法一：利用軟件自帶的功能進(jìn)行操作
方法二：利用公文包進(jìn)行操作
安裝路徑下的數(shù)據(jù)庫(kù)文件：is_archive.db
（最好刻錄成光盤(pán)存放，注意保管好刻好的光盤(pán)）
3、報(bào)表設(shè)計(jì)
軟件使用中的一些注意事項(xiàng)
1、設(shè)置符合規(guī)范的檔號(hào)格式，掃描原文的命名與檔號(hào)格式一致。
2、定期做好數(shù)據(jù)備份。
3、系統(tǒng)變動(dòng)，重新安裝的時(shí)候注意數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。
4、加強(qiáng)用戶間的交流。
QQ群：22247282（世紀(jì)科怡公司客戶服務(wù)）
軟件使用中的一些小竅門(mén)
1、排序。在檔案錄入界面或者檔案檢索界面的列標(biāo)題上面單擊就可以時(shí)間該列的升序或者降序排列。
2、查詢。查詢時(shí)，如果查詢窗口沒(méi)有自己需要的查詢字段?？梢酝ㄟ^(guò)查詢窗口上面的設(shè)置查詢項(xiàng)來(lái)進(jìn)行添加。（所有錄入的相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)目都可以作為查詢字段來(lái)進(jìn)行查詢檢索）
軟件使用中的一些小竅門(mén)
3、快捷鍵。檔案錄入界面：保存：Ctrl+S，存加：Ctrl+Z
4、可以通過(guò)設(shè)置目錄序列來(lái)分年度，問(wèn)題，期限的來(lái)顯示不同的檔案目錄數(shù)據(jù)。
5、可以通過(guò)設(shè)置記錄數(shù)來(lái)設(shè)置瀏覽界面顯示的檔案目錄數(shù)據(jù)量。
關(guān)于本課件
下載地址：
本課件可通過(guò)《玉溪檔案信息網(wǎng)》業(yè)務(wù)指導(dǎo)欄目中的“常用下載”列下載（http://www.yxdaw.com/works.asp）
名稱(chēng)：《檔案管理軟件培訓(xùn).ppt》
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