時間管理的改進方法(ppt)
時間管理的改進方法
方法之一：消除電話干擾
原因分析
電話是必須的，設法對次做出評價，也不認為電話是浪費時間的重大因素，所以處理起電話來沒有計劃。
喜歡與下屬或公司各部門進行電話交往，電話多表示自己不可缺少和繁忙

總想與下屬或上司及時溝通，對細節(jié)或小事感興趣。
缺乏有效的授權，下屬依賴性太強，總是不斷的請示和匯報，不厭其煩地請求指導和幫助。
接聽和打電話沒有時間限制、事實不完備、未列出討論項目、談話內容涉及范圍廣，不著邊際或詳盡答復政策。
缺乏自我約束、惟恐得罪和冒犯別人，無法有效的結束電話。
改進方法
首先做一次電話記錄，記下電話來源、內容、接聽時間等，分析電話的重要性及其對正在做的事情的影響，正確對待電話和做出處理計劃。
客觀看待電話的作用和自己的地位，有些電話對工作沒有任何意義。重要與否是要與你的工作相關。
你是經理不再是業(yè)務員，有效的溝通是必須的，摒棄對小事和細節(jié)的過分關注。
培養(yǎng)和鍛煉下屬的能力，分配其職責，實施有效的授權，適當的指導和幫助是有其一定限制的，不是無限的。
著手制訂電話計劃，對時間、需要事實、討論項目、談話內容的范圍、答復的方式等做出嚴格的規(guī)定并執(zhí)行。
嚴格按照計劃行動，采取有效的交談技巧，簡潔明確地進行電話交談，使用談話的一些結束技巧。


無法有效的管理秘書，讓其代為接聽一些無效或不太重要的的電話。

阻擋電話無效。

沒有秘書。

打錯的電話。


職責不清。

落后的電話系統(tǒng)。
明確秘書或助手的職責，提醒需要注意的重要事項、終止無效的電話、訓練秘書等接聽并過濾電話。
分析電話、制訂阻擋電話，與同事或下屬及秘書共同阻擋無用電話。
是否需要秘書做出研究，如果工作量大馬上配備。不需要則自己擬定處理電話的計劃，按照上述有關方法加以改進。
配備人員名單及相關的電話號碼本，規(guī)定電話的時間和各相關人員的職責和答復方式，說明自己接聽電話和解決問題的范圍。
與上司、同級、下屬明確每一個人的職責和詳盡的工作分工，以防打錯電話、職責糾纏。
改進和完善電話系統(tǒng)及設備，使之符合高效優(yōu)質的工作需要。
方法之二：消除不速之客
原因分析
來者不拒、經常被打擾，不能認識到其嚴重的后果，所以處理來訪無計劃。

過高估計自己的作用、愛熱鬧、喜交往，有較強烈的會客欲望。
想保持消息靈通，事事過問導致下屬事事請示，沒有躲避計劃。
缺乏授權，權力欲望過重，不相信下屬、要求下屬多匯報，自己多簽字，其實總是在替下屬背猴子。
無法結束來訪，不切實際的時間估算，會談經常跑題，抓不住關鍵。
不愿意說訪談結束或拒絕之類的話。

改進方法
做出每周的來訪計劃、實行預約，把公事和私事以及預定和未預定的回談加以區(qū)別，深刻認識不速之客干擾的破壞性。
客觀分析自己的重要程度，會談的必要性，控制性格的缺點，區(qū)別公事和私人交往。
制訂躲避和拒絕計劃，用適當的方式保持信息溝通，改變事事過問的不良習慣。
有效授權，不把持過多的權利，培養(yǎng)提高下屬處理問題的能力，簡化工作程序，防止下屬的反授權。
必須事先提出會談時間，對會談內容實施有效控制，抓住主要和關鍵內容。
學習拒絕和結束會談的有關技巧，走到門口或作些提示性的動作及語言；或讓秘書做出提醒之類的舉動，表明你有要事離開。


實行開門辦公，招致順路來訪者增多，公司或部門已經養(yǎng)成隨時訪談習慣。

助手或秘書阻擋來訪無效。

沒有配備得力的助手或秘書。

走錯門或找錯訪談人的訪談者。
各部門或下屬人員職責不清，辦公室設置職責沖突，導致相互影響和干擾。

開門辦公不是真正的打開門使不速之客隨意來訪，重新頒布公司或部門勞動紀律，不允許隨便訪談。
培養(yǎng)、訓練助手和秘書，有效實施阻擋計劃，或由他們直接處理一些事情。
根據需要配備訓練助手和秘書，充分發(fā)揮下屬的職責和發(fā)揮作用。
室外有明確的標志及指示，杜絕次類現象的發(fā)生。
明晰下屬及部門之間的職責、管轄范圍，辦公室設置要合理、分清職責，減少人為制造的訪談干擾的障礙。
方法之三：消除無效會議
原因分析
開會成了慣例，會前不制訂計劃、預期效果、加以貫徹和實施，即經常是沒有任何目的的開會。
沒有會議議程，對會議的組織或控制沒有計劃和決策。

開會時間和地點選擇不當，與會者與會議內容關聯很少或無關聯，會議通知不全面。


召集會議過多或過濫，或會議缺乏有效溝通，與會者三但兩兩進場。
改進方法
重新審視每次確定會議的必要性，事先預定會議計劃、會議議題、會議目的、預期效果等相關內容，沒有這些請不要開會。
沒有事先的會議控制和充分組織就不要開會，做出計劃期望結果和決策的擬定，確定會議的功能。
根據會議內容、與會人員狀況等選定合適的地點和時間、相應的會議設備等，會議通知要全面，包括與會者要準備的材料、會議的議題、預期的建議、時間、地點、具體要求等。
適當減少會議次數，精簡會議內容；有效的會議不僅起到決策的作用、還是正式溝通的一種有效方式，并重申開會紀律，懲罰遲到者。

偏離會議主題和議題，經常跑題，偏離會議內容，扯遠話題，對會議沒有有效的控制和組織。
干擾不斷，會議混亂缺乏會議紀律。


沒有規(guī)定會議時間和各個議題的時間分配，屬于自由論壇，時間拖得很長而沒有實際內容。
要求不相關的人陪會。
會議時沒有收集到足夠的資料和信息，決策不當。
不按時結束會議，聽任表現欲望強的人長篇大論，沒有會議總結和記錄等，不對會議任務和期限進行核定。
會議中嚴格按照會議議題進行，偏離后要及時返回，對會議實施組織和控制，不允許閑談和其他與會議無關的活動。
不允許會議期間任何的內在和外來干擾，重申會議紀律、嚴格會議管理，提高與灰者的積極性。
事先確定會議的時間及各個議題的分配，要與會議及議題的重要性緊密相連，圍繞會議主題，防止空、大、假、夸等。
及時清除無關人員。
會議是一個良好的收集信息和資料、制訂決策的時機，充分利用，使信息提供者盡量提供準確可靠的資料供決策者使用。
在規(guī)定時間內結束會議，控制表現力強的人，進行會議總結和記錄并保存，以便隨時查找和對比、檢查實施等功效，重申會議任務、期限、人員。

會議記錄沒有備份，不給與會者發(fā)放會議記錄。
會議后沒有有效的貫徹和實施會議內容，缺乏監(jiān)督的工具，實施的步驟、任務的執(zhí)行等。
當會議任務完成后或目標達到后，會議所設立的委員會等機構仍然存在，善后工作沒有人去處理。
當天發(fā)放會議記錄，明確與會者的職責、完成的期限等。
任務或職責下達后要實施有效的監(jiān)控，組織實施，配備實施的設備工具、資源、條件等，保證所有的議程得到貫徹和執(zhí)行。
對會議設定的項目、內容、任務等及時總結，工作結束后，相關人員的職責相應解除，設立的委員長會等機構職能撤銷，不要浪費人力和物力。
方法之四：有效計劃
原因分析
不明白計劃的重要性。


沒有制定和形成一套計劃的系統(tǒng)。

總覺得沒有時間制訂計劃。


缺乏自我控制，放任自己的懶散。


害怕對自己許下承諾，不能保證完成。
改進方法
周全的計劃不僅僅節(jié)省時間，還能使工作圓滿、優(yōu)質地被完成，良好的計劃是成功的一半。
建立包括計劃目標、完成標準、最后期限、優(yōu)先順序的一套計劃體系。
必須在剛開始時花費一定的時間去計劃，才會對工作做到心中有數，起到事半功倍的結果。
嚴于律己，對自己有獎有罰，經常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查，只有嚴格要求自己才能成就大事，放任和懶散只會毀了自己的事業(yè)。
對自己的事業(yè)和能力充滿信心，敢于承諾和保證，也才能知道自己的事業(yè)到底能做到多大。

制訂計劃沒有相應的目標和標準。

沒有指定工作的優(yōu)先順序，把所有的工作都排上并試圖都完成。

計劃趕不上變化。擬定計劃沒有用，或幾天就可以完成的任務沒有必要擬計劃。


不必計劃，一切由秘書負責安排我的工作。

有目標和標準的計劃才是真正的計劃，才是可行的實際的計劃。
必須把所有的計劃按照緊迫性、重要性等進行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序，與要實現的目標緊密相連。
每天的計劃都有一定的預留時間來處理變化或危機、偶然事件等，針對短期的行為做計劃也是必要的，這些都會減少經濟的損失以及時間的損失。
自己最清楚自己的目標和標準，秘書只不過是提醒你、幫助你。最終的計劃還是要自己決定。你的時間安排、工作的重要程度，只有你才能與你的目標掛鉤。
方法之五：克服條理不清
原因分析
從不整理和思考自己的思路，沒有認識到條理的重要性。缺乏形成一套清晰有條理的思路。
由于工作內容和時間沒有條理，故不知如何安排時間，沒有條例性的時間計劃，每天都在瞎忙。
認為沒有計劃性的安排，目標照樣能完成。喜歡隨意、無拘束，并總以危機出現為理由。
善于行動，不愿意思考和整理工作，決國導致盲目的行動。
由于害怕承擔義務和責任，不愿意將工作細分和條理化，因此導致工作缺乏具體說明和優(yōu)先順序。
改進方法
認識到條理清楚的狀態(tài)下，時刻對自己的工作和任務進行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。
重新對工作和需要的時間進行目標、優(yōu)先順序、每日計劃等的整理和思考。首先忙最重要的事，一定要抽時間進行工作時間的條理化。
為預計危機的出現留出一定時間，改變隨意和無拘束的行為模式。有計劃的工作安排必將使目標順利高效的 完成。
改變麻木 的行動，定期整理思路和規(guī)劃工作內容有萬利無一弊。人生的重大改變可能來自于不起眼的地方。
將工作進行細分和條理化，責、權、利分明，制作詳細的工作說明書，制訂出優(yōu)先順序。

認為每一件事都重要、都應該做，故不能確定優(yōu)先順序。

外部干擾太大，不能理清思路，包括電話、客人、下屬的不停打擾。
外部環(huán)境不佳，諸如辦公桌混亂、文件處理不當、秘書工作安排不妥。
整個公司內部一片混亂，已形成條理不清的狀況，自己一不能自拔。
工作和任務肯定有輕重和緩急之分，與你的目標掛鉤確定重要工作及每日的工作擾先順序。
找到外部干擾的根源，排除干擾，制訂排除方案和控制管理技巧。
下大力氣改善所和的外部環(huán)境，建立文檔條理化、秘書工作條理化。
與總經理一直商討改變方案，征得各部及下屬的理解和支持。
方法之六：克服經常救火
原因分析
不了解救火與預防火災的區(qū)別悄了解經常救火的危害及嚴重性。
缺乏救火的計劃和策略，一旦救火只是應急處理，從不預測和估算未來可能出現的火災，盲目處理，往往容易留下后患。

每日工作安排得滿滿的，試圖做更多的事情，結果沒有時間和精力處理危機和變化。
關注所有問題，并把它們都歸結為非你不可，把自己當成救世主。

經常拖延工作導致重要工作沒有時間去做而形成緊急事項和救火對象。


改進方法
搞清救火與預防的區(qū)別，對比救火與預防的不同之處，分析產生原因、嚴重程度、后果、不可控因素等。
預先制訂和計劃救火的策略，對事物的發(fā)展和進程有所估計，不能盲目被動地救火，總結每次救世主火的原因和處理方法，積累經驗和教訓。
每日首先做完自己的優(yōu)先工作、重要工作，留出一定時間和精力（20%）處理和預測可能的救火對象。
你應該只做你應做的事情，不屬于你的不要去做，也不是非你不可，不要等同于你的下屬。
每日定時定量地完成你計劃之內的事項，不要無故拖延，不做合理的時間估算，不要把重大的、不急迫的工作拖延成救火對象。

上司或上級制訂的計劃或要實施的目標等缺乏有效的時間估算，導致經常成為你的救火對象。

上司經常改變想法和進行決策轉換，令你應接不暇，每日工作就是不斷地救火和滅火。
部門或公司設備、機器發(fā)生故障，導致工作中斷和耽誤，你義無反顧地充當消防員的職責。
下屬提供信息不準確和過時、下屬對工作不負責任，報喜不報憂，導致工作出現錯誤和無可挽回的損失，你承擔責任和后果。

與上司或上級在完成工作的時間估算上進行準確評估，達成一致，給自己留出一定的時間去實施，凡事都不是所想的那么容易。
與上司針對任務和工作內容簽訂書面合，以防其反悔，或對上司安排的工作做出記錄，當上司不斷改變時有據可查。
消除機械性、物理性、人為性的故障，減少自己的麻煩，不要因為這些因素耽誤和延遲你的工作，那是非常不明智的。
嚴格下屬對工作的負責標準，要求信息準確和及時，及時指出工作中的隱患并及時清除，明確下屬的責任，不要為下屬背黑鍋。
方法之七：有效授權
原因分析
認為下屬不可靠，對下屬缺乏信心，對下屬缺乏培養(yǎng)和鍛煉。

習慣將自己陷入細節(jié)和瑣事中，每日忙于事務性工作和例行性工作中，不懂得授權。

下屬有職無權，這不是真正的授權，不明確、不全面及混亂的授權，使下屬無所適從。
害怕下屬超過自己，喪失對下屬的控制，害怕自己的權力轉移和推動，過分仰仗權力的威望，對自己沒有信心。
主人為只有自己才能做好，況且教練和培養(yǎng)下屬不如自己做來的更快，習慣于“執(zhí)行”比“管理”更舒服

改進方法
中層經理應明確授權是必須的一種趨勢，下屬是完全可以承擔的，應盡早培養(yǎng)和鍛煉下屬的工作能務和知識水平。
改變自己的一貫工作作風，敢于將自己從事務和例行工作中解放出來，學習授權的有關技巧和操作。
忌虛假授權，授權必須制定明確的、全面的、清晰的條例，使每一個受權者明確自己的職責和權限，并有嚴格的操作程序。
培養(yǎng)能干的下屬、授權予得力的助手。權力和威望不是長期能夠控制的，威望和權力是有效授權、能干的下屬所體現的。
善于發(fā)揮下屬的不同特點和優(yōu)勢，給予必要的教練和培養(yǎng)，一旦授權得力和找到能干的下屬你會覺得“管理”更具有藝術性。


授權以后未采取控制、跟蹤、反饋等相應措施。
授權以后又對下屬的工作控制過度，注重細節(jié)和不斷過問，使下屬無法開展工作。

授權以后不具備相應的資源和條件，與其他相應部門脫節(jié)。

授權以后下屬實施反授權，還是中層經理不斷地替下屬做工作。
授權以后下屬工作能務不足以承擔重任，或下屬貫徹不得力。
授權之后必須采取相對應的控制、反饋、追蹤等措施，并與下屬達成共識。
既已授權就不要再參與，只要求下屬提供結果，不注重過程，給下屬創(chuàng)造實現自主的能務和機會。
授權是一項全面的工程，需要各部門的配合，各項資源和設備配置，做好基礎性的工作也是必須的。
制訂反授權的方法，抵制和反對下屬的反授權。
明確授權的標準、完成期限等，給下屬適當的操練、培訓機會和時間來提高水平，適應授權和開展工作。
方法之八：克服想干的事太多
原因分析
每天都給自己安排很多事項，也從不計劃，認為自己能干、想干太多的事。
每日事務中大多數都在應付緊急事件和外界干擾，或對工作反映過度，認為自己什么都能干。
自身存在較強的成就感同時又對自己的工作能力缺乏安全感，故在工作中什么都想干又什么都要盡善盡美。
愿意替上司做不屬于自己的事，讓上司感到自己能干，能擔上司的各種事務。
認為下屬都不行，只有自己才能做好。從不放手，什么事情都緊緊的把桌，感到替下屬做是必須的。
改進方法
你的時間是有限的，做出工作計劃和排除優(yōu)先次序，糾正想干太多事的想法。
消除各種干擾，預防、留出一定時間處理緊急事件，對自己的工作進行適當控制。
成就感是建立在你要實現的目標上的，不能脫離你的目標，提高工作能力或加強學習、進行知識和技能的積累，不追求盡善盡美，只追求達到目標，完成職責。
讓上司認可是在完成你的職責內的工作基礎上的，能干是在對你份內事項的處理中體現出來的。
放手讓下屬去干職責內的事務，不要插手，盡量簡化請示和匯報的手續(xù)和過程，尤其不要替下屬做事。

別人來求幫忙辦事不愿意說“不”以免得罪同事，并顯示自己的威信及權力。

總愿意表現得非常繁忙，以示自己的重要，從不制訂計劃和行動的優(yōu)先順序等。

部門內員工嚴重不足或下屬工作能力、經驗等缺乏。

上司對你加壓太多，分擔的事務過多。

機器設備造成工作拖延。
對別人的請求和要求，不屬自己的分內之事要敢于說“不”，威信和權利也不是一味謙讓和助人所能夠提高的。
沒有計劃和頭緒的繁忙只能是亂，重要性也不是靠其來實現的，要做到忙而不亂、緊中有松，制訂計劃和確立優(yōu)先順序是必備的基礎。
確定由于工作任務多和事務忙，招聘員工；下屬工作能力等缺乏時抽出一定時間來進行輔導、培訓。
與上司商談或增派人手，或把不屬于本部門的事務歸還給其他部門，使之職責分明。
提高和改善設備、儀器的使用效果。
方法之九：有效溝通
原因分析
凡事都是自己說了算，用不著與下屬溝通，況且你不找他他也回來找你，再說哪里有那么多的時間去進行所謂的溝通。
溝通目的的不明確，考慮溝通的計劃和內容。

溝通的時間和地點或時機選擇不當，使共同雙方感到緊張有壓力。
沒有利用正確是溝通渠道，偏聽偏信，致使不正常的溝通泛濫，影響部門內工作的順利進行，沒有建立有效信息聯系的各種政策和程序。
溝通時內容不明確、方式方法不恰當、措辭引起歧義。
改進辦法
認識到正確的溝通是雙方的交互行為，不是你下命令，必要及時的溝通是組織內部訊息暢通的重要環(huán)節(jié)，對組織發(fā)展有重要意義。
明確每一次溝通的目的，對溝通的內容做出計劃、時間、地點等的安排。
選擇易于雙方溝通的有利環(huán)境、緩解壓力，在一個比較輕松愉快的場合下進行，溝通時要避免干擾。
形成和采用正確有效的溝通渠道，不允許不正確的溝通散播，建立有效信息聯系的各種政策和工作程序。
溝通時必須明確溝通內容，采取恰當的方式方法，慎用措辭，以免造成不必要的誤會和麻煩。

下屬對溝通缺乏接受能力，產生抵制、怨恨、不滿等消極情緒。

溝通時中層經理一味批評和教訓下屬，不傾聽下屬的建議和意見。
雙方不同的價值觀容易產生歧義、曲解等溝通障礙。

溝通時缺乏溝通的技巧、傾聽藝術、缺乏相互的欣賞、贊同和認可等。
溝通時容易走向生活化。
溝通時缺少及時有效的反饋。
培養(yǎng)下屬的溝通能力，消除下屬的抵觸、怨恨、不滿等，找出不愿意溝通、溝通不暢的根源。
改變工作作風—溝通主要是傾聽下屬的意見，學會和發(fā)展、鍛煉自己的傾聽技能。
溝通前要了解溝通方的背景資料，理解和認可對方的價值觀，盡量化解雙方的曲解、歧義等障礙。
學習并善于使用溝通的技能、技巧，學會行聽的藝術，會欣賞、贊同、認可對方。
溝通時避免走向生活化，不要變成嘮家常等生活交流。
溝通要及時發(fā)現和了解對方的各種反饋信息。
方法之十：克服拖延
原因分析
經常拖延工作而沒有認識到其嚴重后果，抓不住優(yōu)先次序和制訂計劃。
不檢查工作進度、對自己要求不嚴格，不規(guī)定完成的期限，容易被外界干擾并不斷改變優(yōu)先次序。
已形成拖延的不良習慣，或整個部門等工作作風都是拖拖拉拉的。
喜歡做令人愉快的、容易的、瑣碎的事，把困難或不熟悉、不喜歡的事情盡量往后拖。
怕把事情搞砸或追求完美，做事小心翼翼，結火是時間比預計的估算要長，導致重要的工作被延遲。
改進方法
拖延工作的最終惡果是重要的工作延誤，大量的時間被用來做不重要的事。
制訂工作進度檢查的制度，嚴格要求自己，規(guī)定任務完成的期限，排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。
改變自己的不良習慣，形成穩(wěn)妥而不延遲的工作風格。
制訂工作優(yōu)先次序和計劃，首先保重做最重要的事情，把應授權的工作交給下屬去做，不要只做熟悉的事務性工作。
準確估算任務完成的時間，不要追求盡善盡美，你只需完成你職責內的事項即可。


部門或公司工作氣氛不佳，拖拉、推委、職責不清，常導致工作失誤和拖延。
下屬工作沒有積極性，不按時完成交與的任務，各部門工作不配合，沒有形成一個戰(zhàn)斗的團隊。
機器設備等的使用和配置不合理，缺乏現代化的辦公設備，沒有使設施等得到完全、高效的利用。
針對不速之客等因素的干擾，沒有采取任何措施。
與同事、上司、下屬探討改進工作方法，辯清各自的職責，不推委和相互扯皮。
給與下屬激勵，培養(yǎng)和授權，嚴格工作任務的完成期限等標準，各部門緊密配合，形成良好的特別能戰(zhàn)斗的團隊。
對公司設備儀器進行檢修，配備現代化的設備，最高效地使設備被利用。
制訂抗干擾的全面措施，不允許工作之余聊天等，養(yǎng)成良好的工作氣氛。

方法之十一：明確職責
原因分析
區(qū)分不清自己的職責，經常做下屬職責范圍之內的事，或經常替上司承擔不屬于自己的任務。
自己的工作缺乏工作說明和職務說明書，工作起來沒有職責標準，經常與其他部門的工作重復或互相扯皮。
沒有把自己的職責與個人目標、公司、部門發(fā)展掛鉤，認識不到職責不清的危害性。

公司、部門沒有組織圖和職位說明書，或有也是掛在了墻上，職位說明書形同虛設。

不同部門之間職責不清、上司控制中級權限，下屬越級工作。

改進方法
分辨自己的職責是什么，保證完成自己職責范圍內的事。不為下屬做事、不過多替上司承擔工作。
與上司、下屬和人力資源部門確定職責范圍、實施標準、制訂詳細的工作說明書，區(qū)分各部門的職責，并遵照執(zhí)行。
職責不清會使你做了別人的工作而耽誤了自己的工作。你是一個有個人目標、個體職責的、有限的個體。
用組織圖明確公司、部門的權力關系，使每一個人都準確了解和知道自己的職責和權限，并在實際中貫徹實施。
要求自己相應的權限，與上司、下屬、各部門管理者討論、澄清、劃清職責權限的范圍。


下達指示或命令含糊不清、信息溝通不暢或職級混亂，職責隨命令改變，沒有一致性。
沒有相應的激勵懲罰機制，員工不愿意承擔責任和發(fā)揮主動性。
公司擴大，部門業(yè)務量增多，導致工作內容增加，卻沒有相應建立起擴大的職責范圍。
公司或部門機制造成的人浮于事，沒有競爭，導致員工不認真完成自己的職責。
準確接受和下達指示和命令，最好有書面化，與各部門之間、與上司、與下屬保持信息暢通，使命令一職責一致。
建立相應的獎懲機制，建立正常的晉升機制，與相應的職責緊密相連。
及時調整職責范圍擴大權限，并及時劃分和區(qū)別擴大后的職責范圍。
調整公司、部門人事機制，形成正常的競爭機制，使員工努力完成自己的職責，形成良好的工作氣氛。
方法之十二：學會說“不”
原因分析
不愿意拒絕別人，很想做個人人都喜歡的角色，想贏得贊許和別人的認可與接受，不會拒絕不合理的要求，害怕因此斷送自己的事業(yè)前程。
精力比較旺盛，工作能力很高，很想幫助別人的高尚情操。
沒有原則的老好人，助長了別人的懶惰和其他人求你辦事的機會，逐漸形成了習慣，而不能說“不”。

自我價值觀不強，缺乏自信，很想讓別人來認可自己。
找不到合適的借口拒絕別人，擔心別人也會從此拒絕自己和采取報復的手段。
改進方法
不會說“不”是你浪費時間的一個重要方面，每個人都不會做到人見人愛，著重自己的事業(yè)和規(guī)劃你的發(fā)展，你會明白哪些是應拒絕的。
保持這份精力和能力，把他運用到你應該發(fā)揮作用的地方，你更應集中精力關注你自己的工作。
沒有原則的幫助別人，不僅耽誤了自己也會助長下屬的依賴性，使之失去工作和解決問題的主動性。
基于這種心理反而使自己更缺乏自信和降低自我價值。
有時不需要任何借口，只要你的拒絕對你來說是合理的，實行公平交易，給自己找出拒絕的理由即可。


由于沒有自己的優(yōu)先順序，由別人來確定工作，容易產生先替別人工作的行為。

不拒絕別人也能完成自己的工作，為什么要得罪人呢。
你的上司總是給你加壓、加任務，讓你惟命是從，你不能加以拒絕。

整個部門或公司已形成了這個慣例，有少數的人就是非常能干的，他們不能拒絕任何事。
公司或部門其他的人可以拒絕承擔責任，而你不能；或別人輕率地承擔責任而引起不良后果，使你也不能說“不”。
計劃好自己的工作計劃和優(yōu)先次序就可以有理由拒絕別人，是主動的時間管理；反之則會被動的、由別人牽制你的行為。
如果這樣當然更好，但是遲早他會影響到你的工作的完成。
上司也是看你好說話，不過對上司要有合理的、確切的解釋和說明，因為上司不好惹。
必須每個人承擔自己的職責，這是整個機構或公司的大事，但是你也不能充當犧牲品。
實際和理智一些，你不是救世主，而且不要做得過分，否則會被視為理所當然，當你拒絕時卻引起怨恨，及早擺脫，別形成慣性。
方法之十三：克服工作擱置
原因分析
工作經常被打斷后又忙其他的事務，不認為自己擱置了工作，覺察不到擱置任務的嚴重性。
工作沒有目標、沒有優(yōu)先次序、不做計劃等，最后不知完成了什么，還有什么沒有完成，結果是眉毛胡子一把抓，理不出頭緒。
沒有時限控制、沒有工作完成后對自己的獎賞，似乎總有完不了的工作壓在頭上，每天不得喘氣的機會。
每天都在處理緊急事件和忙于處理危機，負擔過重，又想干太多的事，經常是干了這個忘了那個。
改進方法
判別擱置的影響程度，區(qū)分工作擱置的原因、最好做一個時間記錄，認清被擱置的工作對事業(yè)的影響和引起的不良后果。
計劃、確定優(yōu)先次序、明確目標是你工作的首要，必須對工作有一個條理化的思路，完成后就著手下一個目標。
對工作進行的時間控制，要給自己留有余地，完成后對自己來一個小小的獎賞，輕松一下，使自己總是精力充沛地投入工作。
預留出救火的時間不要太多，你不是消防員。抓住重要的事優(yōu)先處理，不要設想自己什么都行，要分派下屬和助手。

缺乏自律、懶惰、經常拖拉、不敢授權下屬、猶豫不決等行為習慣。
經常推遲自己不喜歡或不熟悉、不合意的工作，沒有躲避干擾的計劃，工作單調、沒有激情和自我激勵。

上司經常變換工作重點、朝令夕改，你不得不適應他的變化，擱置你手下的工作已是常事。
對下屬和同級不會說“不”，經常幫助別人救火，迫不得已擱置了自己的工作，結果自己的工作只能靠夜里加班。
信息收集不完整、不及時，準備工作做得不好，相應的工作不配套，影響和擱置任務的完成。
下定決心、嚴格自己的行為習慣、不要猶豫而拖延重要的工作，實行有效授權，委派給能承擔任務的人。
要看工作是否重要，不然寧可不做，消除干擾制訂抗干擾計劃讓下屬配合，自我變換、調動激情、適當激勵、調節(jié)工作，不要產生厭煩擱置工作。
與上司溝通；或對他的命令稍晚一些執(zhí)行等他最后的決定；與上司簽署一些書面協(xié)議，避免其反悔和追究責任。
確定自己工作的優(yōu)先次序，拒絕不合理要求和幫助，別人也可以救火。首先要完成你這一天的重要工作。
做好完成工作的基礎工作，要求下屬提供及時可靠的信息資料，對相應設備進行確認以避免認為的工作擱置。
方法之十四：克服文件雜陳
原因分析
每天先大量的讀的讀文件、做批示，以為這樣才是領導的工作。

處理文件猶豫不決、拖拉，導致文件大量積壓。

文件處理過程中經常被打擾，或一邊處理文件一邊做其他的工作，諸如提交報告、給下屬分派工作、與別人溝通事等。
閱讀文件速度慢、工作節(jié)奏也慢半拍，致使文件流通過于停滯。

工作要求盡善盡美，處理文件也同樣，對每一份文件都力求體現自己的風格和美感。

改進方法
每天在一個特定的時間內處理文件，做到定時定量，只處理你應該處理的文件才是你的職責。
快速瀏覽文件不擱置、不拖拉、讓文件流動，牢記80%的文件只有20%的意義，集中處理具有80%意義的20%文件。
每天選擇在特定的時間內處理文件，形成規(guī)律，避免打擾和同時做別的事情，使用權下屬和有關人員了解你的規(guī)律和遵守。
快速處理文件，把不屬于你處理的文件要快速分散出去，不滯留文件，但同時要加快工作的節(jié)奏。
處理文件等事務性工作要示快速、簡潔、規(guī)范化等，要求指示內容和日期等明確，不猶豫、不擱置、不模糊。

不會使用現代化的文件處理工具，使用手工操作，對來往文件處理不當，致使文件經常被擱置。
文件過多，未經秘書過濾和篩選。

文件處理沒有規(guī)范化。

處理文件的設施陳舊、使用者有待提高技術水平和更新設備。

盡快學習和使用現代化的文件處理工具，對文件處理達到準確、及時和恰當。
訓練秘書和下屬過濾和篩選往來文件，只交給你應該處理的部分文件。
在部門或公司形成良好的文件制度，諸如簡化文件系統(tǒng)、減少副本、標準格式、規(guī)定文件過濾、存檔等相應制度。
全面提高文檔設立、使用、處理者的業(yè)務水平，淘汰舊設備，購入相應的儀器和設備提高辦公效率。


方法之十五：克服辦公桌雜亂和個人混亂
原因分析
缺乏個人管理，不知道個人混亂會造成極大的時間損失，每天若總是找東找西會耽誤大事等的后果。
處理往來文檔等缺乏系統(tǒng)化管理，沒有時間進行辦公桌的整理。

愿意表現出辦公桌的多而亂和個人混亂，認為這是自己重要和不可缺少的象征。

沒有計劃和工作日志，害怕自己忘記一些事情都把他們擺在桌面上。
大事小事都插手、允許各種打擾、擱置未完的工作、猶豫不決、辦事效率低等。

改進方法
文件雜亂或丟失是自我干擾的原因，加強自我管理，使辦公桌有條理，常用的、重要的、緊急的分類管理。
對往來文檔等實施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，移交出80%的文檔給相應的秘書或助手，建立歸檔和備忘。
只能表示你的混亂、拖延、工作不嚴謹、不可靠等工作作風，并使別人對你不尊重，下屬和同事更會給你添亂。
實施計劃和工作日志，確定時限和優(yōu)先次序等才能有效控制和安排工作。
有效授權、不許和實施躲避干擾、在規(guī)定時間內完成工作不擱置、提高工作效率。


沒有工作計劃、優(yōu)先次序、任務安排不恰當等。

沒有適當放權，下屬總是請示、過問細節(jié)和過程、應付緊急事件。


工作量大而多，沒有秘書或缺助手。
秘書或助手工作不得力，事務性或例行性工作安排不妥。

下屬能力不高或缺乏工作積極性，部門工作氣氛不佳、互相扯皮、推諉等延誤工作。
部門工作量過大，下屬知識技能缺乏或人手嚴重不足。

必須在工作之后進行工作總結、工作開始前制訂計劃、確定重點和優(yōu)先次序，合理恰當地工作。
不要總是接受下屬的請示和匯報、不替下屬出主意等，既已授權應關注結果和工作追蹤，預留出處理緊急事件的時間和估算影響等。
秘書或助手的工作必須由專門人來干，中層經理要明確自己的職責。
培養(yǎng)和訓練秘書或助手，許多工作他們都可以處理和安排。
提高下屬工作能力給與鍛煉、制訂相關激勵政策等活躍工作氣氛，建立良好的工作機制和工作作風。
實施培訓提高知識和技能水平，增加部門人員擴大員工隊伍。

方法之十六：自律
原因分析
沒有計劃、沒有目標、沒有標準、沒有期限，放任自我。
自己有一套固定的習慣、行事方式，由秘書安排、應付緊急事項等。

隨自己的好惡做事，先做喜歡的、熟悉的、愉快的，后做不熟悉的、困難的事項等。

即使有計劃也沒有貫徹執(zhí)行，沒有監(jiān)督、沒有檢測、沒有獎勵。

任由別人打擾和擱置工作，懶散，不會利用可利用的工具，不做時間預測和期限規(guī)定。


改進方法
生活、工作、事業(yè)必須有目標，人生必須有所規(guī)劃，給自己嚴一些，成功就大一些。
改變固有的思維模式，在這個需要變化的年代你會更高、更強、更快地實現你的宏偉目標。
審視你的好惡，根據你的人生目標，事業(yè)發(fā)展、工作需要等重新安排活動規(guī)律，優(yōu)先做好重要的、關鍵的、具有挑戰(zhàn)的事項。
不要把計劃作為一種形式，實施它、檢查其進度、適時調整、給與獎懲和恰當激勵，作為人生的一些小小插曲。
妥善安排自己的工作和生活，凡事爭取主動、不妥協(xié)、遵守自己的約定，做好時間預算。


認為沒有嚴格的自律行為也一樣取得成功，我沒有浪費時間。

對工作和周圍的環(huán)境、下屬等缺乏興趣，工作提不起精神來。
辦公桌雜亂、粗心大意、大大咧咧、經常陷入空想和瑣事中不能自拔。

常感疲勞，有許多壞習慣，擱置工作、拖延到成為緊急事項。
不愿說“不”，受制于下屬和上司、外在打擾等。
整個組織和部門、上司等都缺乏紀律性、組織性。
客觀環(huán)境、工作任務等易變，自律缺乏周圍氣氛配合。

缺乏自律的確大量地浪費了時間和耗費精力，效果不突出；如果改變則會飛躍超出同級一大節(jié)，何樂不為呢。
檢查現象的深層原因，是你內心不是環(huán)境使然，或改變你、或改變它、或去找合適的地方。
個人的不良習慣如果確實得到變化，工作作風也能加以變化，你會是一個全新的你、還有全新的事業(yè)。
檢查身心的健康，調理工作與休閑、生活與事業(yè)、家庭與公司之間的關系。
不受制于他人，主動決定自己的工作和時間，你是一個有理性、有智慧、自律的個體。
與部門、級織、上司商討這個問題，加強組織性紀律性。
找到根源，調動周圍的環(huán)境，主動改變它，否則該怎么辦就怎么辦。
時間管理的改進方法(ppt)