新任主管管理技巧--時(shí)間管理(ppt)
新任主管管理技巧--時(shí)間管理
時(shí)間管理 （Time Management） ---個(gè)人計(jì)劃的指南
下面哪些做法是對(duì)您的描述：
您是先撿那些有興趣的事做嗎？ 是 否
您是先做容易的事再做困難的事嗎？ 是 否
您是先做緊急的事再做重要的事嗎？ 是 否
您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？ 是 否
您是不到接近最后期限的時(shí)候不真正投入項(xiàng)目嗎？ 是 否
時(shí)間作為一種資源有什么特點(diǎn)
時(shí)間是一種特殊的稀缺資源
它是不能再生的
它不能被節(jié)省或儲(chǔ)存下來(lái)
它對(duì)每一個(gè)管理者都均等的，但又是有限的
您的一天是怎么渡過(guò)的
要評(píng)價(jià)您一天是怎么渡過(guò)的光憑記憶是不行的：您會(huì)忘記你和同事談話，喝茶，吃中飯的事；
您可能不會(huì)意識(shí)到你的活動(dòng)能量在一天中是在變化的：大多數(shù)人在一天的不同時(shí)間的活躍程度是不一樣的。
活動(dòng)日志（Action Log）
管理者如何判別您們利用自己時(shí)間的有效程度

選擇一段時(shí)間用活動(dòng)日志（Action Log）的形式記錄你們每天的各種活動(dòng)
對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估

分析您的日志
一旦您記了幾天的日志，就可以分析了。您也許會(huì)驚訝地看到你在處理一些小事情上花費(fèi)了大量的時(shí)間
您也許會(huì)看到您在一天中的某個(gè)時(shí)候精力充沛，其他時(shí)間精力差一點(diǎn)，這將由您中間休息，吃飯次數(shù)和數(shù)量，營(yíng)養(yǎng)的質(zhì)量決定
活動(dòng)日志給您分析這些變數(shù)提供了一種基礎(chǔ)
管理者能不能控制他們的全部時(shí)間
被動(dòng)時(shí)間（Response Time）
可支配時(shí)間（Discretionary Time）
您的可支配時(shí)間占你工作時(shí)間的百分之幾最長(zhǎng)一段為幾分鐘
絕大多數(shù)管理者，特別是基層的和中層的管理者，其支配時(shí)間占其工作時(shí)間的25%左右。
其支配時(shí)間趨于零散，那里五分鐘，這里五分鐘，要有效利用它們是非常困難的。
您的時(shí)間值多少

每小時(shí)成本 =工資+福利+辦公場(chǎng)所費(fèi)用+電話、電腦+行政管理費(fèi)用
例如：3000(元/月)/25*8 + 750(元/月)/25*8
+ 4(平方米)*8(元/平方米.天/8 + 20(元/天)/8 +...=25.5元/小時(shí)
您在每小時(shí)要?jiǎng)?chuàng)造的價(jià)值=成本 + 剩余價(jià)值

通過(guò)計(jì)劃幫助你更有效地利用您的時(shí)間
通過(guò)計(jì)劃幫您有效地利用時(shí)間
把每天要做的事情列一份清單
確定優(yōu)先次序，從最重要的事情開(kāi)始做起
每天都這么做
重要性和緊急性釋意
重要性： 與目標(biāo)有關(guān)的活動(dòng)，凡是有價(jià)值的有利于組織和個(gè)人目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的就是重要的事

緊急性： 是指必須立即處理的事，急迫之事通常都顯而易見(jiàn)，拖延不得；也可能較討好、有趣卻不一定很重要
活動(dòng)的重要性和緊急性分析
重要性
A 非常重要；必須做
B 重要；應(yīng)當(dāng)做
C 不太重要；可能有用，但不是非做不可
D 不重要；沒(méi)有任何效果
緊急性
A 非常緊急；必須馬上做
B 緊急；應(yīng)當(dāng)趕緊做
C 不太緊急；推遲一段時(shí)間再做也行
D 時(shí)間不作為考慮的因素

事務(wù)分類表
第一象限：危機(jī)、急迫的問(wèn)題，有直接價(jià)值，即刻就能看到它帶來(lái)的回報(bào)。如：趕工期、有限期壓力的計(jì)劃
第二象限：防患未然，有間接價(jià)值會(huì)取得遠(yuǎn)期收獲的如：做計(jì)劃、學(xué)習(xí)某種東西、改進(jìn)產(chǎn)能，建立人際關(guān)系，發(fā)掘新機(jī)會(huì)，規(guī)劃、休閑
第三象限：必要但卻沒(méi)有價(jià)值的工作，如：不速之客，填稅務(wù)申報(bào)單、某些電話，某些信件與報(bào)告，某些會(huì)議，這類工作很少能給你帶來(lái)滿足
第四象限：徒勞而沒(méi)有價(jià)值的工作，如：找文件、某些信件，電話打擾
時(shí)間管理的策略
第一象限的事情應(yīng)該首先做
應(yīng)該把工作的大多數(shù)時(shí)間放在第二象限的事情上，這樣就可以從容地處理各種問(wèn)題了
第三象限的事盡量少做
第四象限的事最好別做
了解您的生產(chǎn)率周期
在生產(chǎn)率最高的時(shí)間處理最重要的事情；而把例行的和不重要的事情挪到效率低的時(shí)候處理。




您了解自己的日生產(chǎn)率周期嗎
1、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
2、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
3、 a=1, b=2, c=3, d=4;
4、 a=1, b=2, c=3, d=4;
5、 a=1, b=2, c=3, d=4;
6、 a=4, b=3, c=2, d=1;
7、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
8、 a=4, b=3, c=2, d=1;
9、 a=4, b=3, c=2, d=1;
10、 a=4, b=3, c=2, d=1;
11、 a=1, b=2, c=3, d=4；
12、 a=4, b=3, c=2, d=1；
13、 a=4, b=3, c=2, d=1.
時(shí)間管理中一些值得注意的要點(diǎn)
遵循20/80法則
把不太重要的事集中起來(lái)辦
避免將整塊時(shí)間拆散
4D`s原則
4D`s原則
Do it now（要自己做的）： 不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。
Delegate it（可授權(quán)的）： 學(xué)會(huì)授權(quán)，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作。
Do it later（稍后再辦的）： 把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動(dòng)，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時(shí)掛在一邊，待有空時(shí)再去處理。
Don’t do it（丟掉不管）： 把一些與目標(biāo)無(wú)關(guān)的事，無(wú)效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管

時(shí)間管理理論的發(fā)展
第一代：利用便條和備忘錄
第二代：強(qiáng)調(diào)日歷與日程表
第三代：講求優(yōu)先順序
第四代：以原則為重心，著眼個(gè)人計(jì)劃，兼顧重要性和緊急性，強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn)

注重結(jié)果，
而不是注重忙忙碌碌。
（Concentrate on results, not on being
busy）

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