中煤第六十八工程處會(huì)計(jì)檔案管理辦法
為了加強(qiáng)我處會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本制度。
凡我處進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的各級(jí)單位，應(yīng)當(dāng)依照本制度管理會(huì)計(jì)檔案。
各基層單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
處財(cái)務(wù)資產(chǎn)部是全處會(huì)計(jì)檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)出臺(tái)會(huì)計(jì)檔案管理辦法，審查解體項(xiàng)目部送存的會(huì)計(jì)檔案，協(xié)助解體項(xiàng)目部把會(huì)計(jì)檔案送存處檔案室。
本辦法解釋修改權(quán)歸處財(cái)務(wù)資產(chǎn)部，與上級(jí)文件有抵觸的，按上級(jí)文件執(zhí)行。
一、會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。
財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
二、會(huì)計(jì)檔案日常管理
（一）賬冊(cè)管理
當(dāng)月工作結(jié)束后，須及時(shí)將記賬憑證裝訂成冊(cè)。
月末結(jié)賬后，須及時(shí)編制并打印月度會(huì)計(jì)報(bào)表，并連同報(bào)表附注及文字說明等歸檔；
月末結(jié)賬后，須將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單及其他應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料及時(shí)歸檔；
年終決算后，須及時(shí)打印會(huì)計(jì)賬簿，裝訂成冊(cè)并歸檔。
年終決算后，須將年度財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)歸檔。
（二）磁介質(zhì)管理
軟盤數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬后須將明細(xì)賬、參數(shù)文件（包括科目明細(xì)、部門明細(xì)、客戶明細(xì)）用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時(shí)性備份；
硬盤數(shù)據(jù)備份：每年應(yīng)定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點(diǎn)。
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，按照歸檔要求，由我處財(cái)務(wù)資產(chǎn)部部和各基層單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
三、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
會(huì)計(jì)年度終了后，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，及分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號(hào)。
分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一
一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他；
檔案形成統(tǒng)一
案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；
管理要求統(tǒng)一
建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。
四、會(huì)計(jì)檔案的裝訂
會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他文字資料的裝訂。
（一）會(huì)計(jì)憑證的裝訂
一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份和月份妥善保管歸檔。
會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全；
按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)；
摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對(duì)大的賬頁或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；
整理和檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。要檢查附件是否漏缺，發(fā)票、耗料單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單、結(jié)算單是否隨附齊全；
記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全；
會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：
用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在憑證左側(cè)打三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，節(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：
每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章；
在封面上編號(hào)卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號(hào)，以便調(diào)閱。
（二）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂
各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。基本要求是：
賬簿裝訂前
首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂；
活頁賬簿裝訂要求
保留已用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)量好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊(cè)；
多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；
在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
賬簿裝訂后的其他要求
會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、調(diào)頁、加空白紙的現(xiàn)象；
會(huì)計(jì)賬簿封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章；
封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、分戶明細(xì)賬；
會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號(hào)；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號(hào)。
（三）會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部將基層單位報(bào)送的報(bào)表，按月裝訂成冊(cè)。基層單位可按年裝訂成冊(cè)；
會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺的裝訂；
會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、財(cái)務(wù)情況說明書、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表附注。
按保管期限編制卷號(hào)。
五、會(huì)計(jì)檔案的移交
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：
開列清冊(cè)，填寫交接清單；
在帳簿使用日期欄填寫移交日期；

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