典型生產企業(yè)物流采購環(huán)節(jié)技術研究
《典型生產企業(yè)物流采購環(huán)節(jié)技術研究》 1. 緒論 第一節(jié) 研究采購的目的和意義 近年來，隨著改革開放的不斷深入，越來越多的企業(yè)、工廠如雨后春筍般地迅速成長起 來，市場競爭異常激烈。如何使企業(yè)處于長久不敗之地，不僅要在研發(fā)、銷售、制造上 尋找改進點，而且也要在采購上挖掘潛力。利用科學的采購理論方法指導采購運作，形 成企業(yè)采購優(yōu)勢，提高物流管理水平。 眾所周知，公司的根本目標是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。 假設某公司購進50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤為10000元，需實現(xiàn) 銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變，那么銷售額就需實現(xiàn)1 65000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可 實現(xiàn)，假定加工成本不變，可以通過有效的采購管理使原材料只花費45000元，節(jié)余的5 000元就直接轉化為利潤，從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。 上面的案例說明了良好的采購技術將直接增加公司利潤和價值，有利于公司在市場競爭 中贏得優(yōu)勢。 掌握采購技術，在于要學會采購，以最小的開銷，獲得最大的效益，這也是我們學習發(fā) 展現(xiàn)代物流技術理論的根本目標。還要充分發(fā)揮采購的積極作用，彌補肌體的缺陷，增 強生存與發(fā)展能力。對企業(yè)、事業(yè)單位等任何運作實體，采購伴隨著全部生命周期。 對企業(yè)來說，合理的進行采購可以降低成本，為生產持續(xù)供給優(yōu)質的原材料，滿足市場 的需求。 發(fā)揮采購的功能，取他人之長，補己之短，創(chuàng)造新的機會，提高競爭力，是利用采購的 要點。而且還能完善產品構思方案，增加市場機遇，使原來不能實現(xiàn)的產品結構和市場 機會得以實現(xiàn)。 采購是一門科學。一個有組織、有規(guī)模的采購實體，尤其需要采購理論的支持，以便更 好的運作。中國傳統(tǒng)的小作坊式工業(yè)沒有也不必要對其物料購買過程進行規(guī)范化操作， 就如同傳統(tǒng)醫(yī)學的“把脈”，通過感覺判斷。今天有多少民族企業(yè)在珠江兩岸、大江南北 迅速成長起來，他們所從事的事業(yè)一改傳統(tǒng)手工式、家庭式、作坊式的操作方式，而是 運作于現(xiàn)代化的機械、電子、軟件的機器信息工業(yè)時代。這個時代企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)都 有一定的技術和管理理論作為指導，從各種研發(fā)技術理論，生產管理理論，市場銷售學 說到企業(yè)戰(zhàn)略研究理論等；采購是企業(yè)大宗花錢環(huán)節(jié)，而國內恰恰在這方面確有很少參 考方法。中國企業(yè)如何走出國門成為國際化大企業(yè)，如何以全新的姿態(tài)迎接入世以后的 挑戰(zhàn)，如何在日益激烈的市場競爭中求得生機，有許多工作要做，其中一方面是：摒棄 傳統(tǒng)作業(yè)管理方式，采用新理論、新方法來武裝企業(yè)的運營模式，以增強企業(yè)核心競爭 力，而采購理論的建設則是最重要的環(huán)節(jié)之一。 這里結合了“長春軌道客車有限公司采購部”的實際情況給予具體說明，將理論研究結合 到實際企業(yè)生產中去，能起到更好的效果。 第二節(jié) 研究內容與方法 我們研究采購，就不得不了解什么是采購，它由什么構成，各部分的作用又是什么。所 以，首先我將闡述一下采購的主要內容與形式，包括：計劃、認證、訂單、管理等部分 。 然后，就是采購的流程研究，我們只有知道采購是怎么一個過程才能深入的研究它，這 部分包括：采購的流程組織，通過流程圖形象的表明采購具體過程，以及對照流程圖我 們將看到“長春軌道客車股份有限公司” 采購部的采購程序實例。接著，采購流程管理是深入探討采購流程的問題。 成本是所有企業(yè)無時無刻不在關注的一個問題，接下來的第三章將研究的方向轉向采購 成本控制技術。主要通過成本分析來了解各種成本是如何確定的，以及引入“集權采購” 、“價值分析”、“作業(yè)導向成本法”三個方法說明采購成本降低的辦法。 現(xiàn)代社會經濟已經日趨緊密，采購已不再是單單一家對一家的事了，已經融入整個社會 供應體系之中。本文最后一部分是研究采購績效評價和供應商的管理。這其中還包括供 應鏈的績效評估，供應商交期管理。運用了采購組織績效指標體系，供應鏈衡量指標等 概念對供應商的績效加以評估說明。 2. 采購基本內容研究 第一節(jié) 、采購主要內容與形式 1. 采購主要內容： 通過對采購過程進行研究，可以得出采購由四個環(huán)節(jié)組成，因此，采購技術也就是這 四部分的技術：采購計劃，采購認證，采購訂單，采購管理。下面我們對這四部分進行 逐一說明： 1、采購計劃 計劃的目的是根據市場需求、生產能力和采購環(huán)境容量制定采購計劃，包括認證計劃和 訂單計劃兩方面；充分做好綜合平衡，以便保證物料及時供應，同時降低庫存及成本、 減少急單、降低風險采購率。主要環(huán)節(jié)有：準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容 量、制定認證計劃、準備訂單計劃、評估訂單需求、制定定單計劃。 2. 采購認證 認證的目的是實施認證計劃，建立和維護企業(yè)的采購環(huán)境，為企業(yè)提供物料項目的供 應商群體，滿足采購對象的質量、成本、供應、服務等方面的要求。認證的主要環(huán)節(jié)是 ：認證準備、初選供應商、試制認證、中試認證、批量認證、供應評估。 3、采購訂單 訂單的目的是實施訂單計劃，從采購環(huán)境中購買物料項目，為生產市場輸送合格的原材 料和配件，同時對供應商群體效績表現(xiàn)進行評價反饋。訂單的主要環(huán)節(jié)有：訂單準備、 選擇供應商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤、物料檢驗、物料接受、付款操作、供應評估。 4、采購管理 采購管理的主要目的是分解并執(zhí)行企業(yè)采購政策，具有監(jiān)督管理與服務支持雙重角色 。采購管理的主要環(huán)節(jié)有：單據審批,包括計劃、認證合同、訂單合同、付款審核與批準 ；采購環(huán)境、采購組織的效績測評與策略調整；采購容量、流程、組織、信息、物流的 規(guī)劃建設。管理的主要環(huán)節(jié)有：支持、審核、調整、批準。 二、采購的主要形式： 采購的輸出結果可能是一個有形的物品，或者參與一個系統(tǒng)運行的組成部分，如：一顆 螺釘，一塊集成電路，一支打火機，如此約定為“有形采購”;也可能是無形的，如：一個 軟件，一項技術，一個方法，一項服務，一個保險，約定此類為“無形采購”。在有形采 購中，僅用于生產目的的采購，稱之為物料采購，如為汽車采購齒輪，橡膠等原材料。 在無形采購中，僅用于服務、維修、保養(yǎng)等內容的采購，稱之為服務采購，如買斷兩年 的電梯設備保養(yǎng)服務等。 當一個項目設計完成之后，首先我們選擇一個供應商提供幾件樣品，以檢查設計的可采 購性，以及供應商或代理商的適應性，這叫“開發(fā)采購”；大多數采購方案，如設計圖紙 、技術規(guī)范、物料選型等，都需要根據實際采購環(huán)節(jié)進行調整，有時需要對供應商進行 整改。當開發(fā)采購通過之后，需要進一步驗證設計方案的批量生產性，為此需要進行小 批量采購，此環(huán)節(jié)稱之為“中試采購”。上述全部過程通過后，便進入批量性采購階段， 即“批量采購”；批量采購向設計方案產品的批量生產階段提供物料，鑒此約定“生產采購 ”是批量采購的代名詞。 自己設計圖紙，然后選擇供應商進行外協(xié)加工的采購，約定為“設計型采購”僅僅是購買 一些零部件進行組裝的采購，稱之為“組裝型”采購；有些組織僅將另一組織生產的物品 加以包裝，或加以名稱等，這種采購約定為“包裝型采購” 有些組織為了控制某一區(qū)域、某家產品的銷售權，而將該商品區(qū)域銷售權買斷，我們約 定此類采購為“代理型采購”；從批發(fā)商（代理商）買來商品，然后賣給附近或過往客戶 ，這類采購屬“零售型采購”。 第二節(jié) 、采購流程組織 一定規(guī)模的采購業(yè)務需按照一定的程序運作，尤其是采購。對大多數組織，他們年銷售 額的1/3以上用于采購物料。通過建立采購流程，約束相關采購過程業(yè)務活動，使得各項 采購指標業(yè)界較佳，合理地控制企業(yè)開支的每一過程，以滿足日益發(fā)展的研發(fā)規(guī)模、市 場規(guī)模。企業(yè)按照業(yè)務建立流程，不應把業(yè)務流程作為一種運動形式對待，以應付檢查 或表示公司實力的出發(fā)點將導致所建立的流程體系支離破碎，產生有流程而不予實施的 現(xiàn)象，這將對采購產生嚴重的傷害。因此，采購流程體系的建立健全應該是采購戰(zhàn)略的 首要任務。 采購核心流程應圍繞采購主要環(huán)節(jié)：計劃、認證、訂單、管理評審而建立；除此之外， 還應有相關特殊輔助流程、規(guī)定及制度等。 流程要根據采購物料項目的具體情況來制定。機械采購流程與電子、軟件、設備的流程 在許多環(huán)節(jié)上有很多區(qū)別。機械采購過程監(jiān)控起到很大的作用，因為機械加工過程人為 因素較多，特別是批量不大的情況下，即使是已采用了數控設備，忽略也不可避免。由 于大多數電子物料的生產是在現(xiàn)代化自動化機電設備上進行，其加工過程無需采購方監(jiān) 測，但其新產品不斷涌現(xiàn)，昨日采購電子知識概念，可能今天就已經落后，具有高性能 、低價格的元件使你促不及防，因此流程應設有快速跟蹤機制。采購流程的建立和運用 不能一刀切，應因地制宜，靈活運用。 流程建立之后，在運行過程中，要根據業(yè)務情況的變化進行調整。信息時代，市場變化 萬千，老產品的淘汰，新產品的推出，采購物料種類、規(guī)模的變化，新管理方法思路的 出現(xiàn)等等，這一切都表明任何固定不變的流程都不能適應企業(yè)的發(fā)展，采購流程重整煥 發(fā)組織生機是創(chuàng)業(yè)者、守業(yè)者的操作手段。通過定期對業(yè)務流程運行情況進行審核，獲 知流程是否適應、是否被執(zhí)行；既要參照ISO9002標準，又要根據實際流程制定采購審核 標準和控制點。根據審核結果衡量采購組織、團隊、操作者的工作狀況，洞察將要爆發(fā) 的供應問題，借以制定預防方案。 根據采購流程設置采購組織結構。綜合考慮公司物料采購種類、采購數量、采購區(qū)域等 因素，建立充分匹配市場、生產、科研規(guī)模的采購組織結構；同時要考慮采購行業(yè)的特 點，充分發(fā)揮計劃、認證、訂單、管理多種角色的作用；業(yè)務流程上分清工作職責范圍 ，相互支持，互相制約，并能隨著企業(yè)規(guī)模的發(fā)展進行適應性變化。保證采購運作的準 確、快速、廉潔。采購組織結構形式取決于以下三個方面的因素。 1. 采購物料的種類 機械、電子、軟件三者在采購方法上有很大區(qū)別，而且設備又是由上述三種物料融合 而成，其采購過程更加復雜。因此不同物料其采購模式不同，監(jiān)控過程也不同，需要不 同的組織結構及擁有相關專業(yè)知識人員去操作。 2. 采購物料的數量 對每種物料來說，一年100萬元采購額和一年10億元采購額所需要的組織結構是不相同 的。前者可能是老板過多的自己決策，有些親自認證采購。而后者不僅要具備采購專業(yè) 知識的采購人員專職操作，而且需要資深采購專家進行戰(zhàn)略定位，把握方向。 3. 物料分布的區(qū)域 國際物料的采購運作復雜度遠遠大于國內物料采購的運作，但是一個出色的公司往往 會搜盡世界范圍內的先進及新功能的元器件，以集融到自己開發(fā)的機器中去，獲得在產 品性能的絕對優(yōu)勢，從而帶來高回報。這時，國際采購機構應運而生。 第三節(jié)、 采購程序 | | |物料 物料 | |采購計劃 采購認證 采購訂單 管理評審 | | | |需求 供應 | |供應 |對預測做準備、|參選供應商、 |接受訂單 |提供供貨商實 | |商 |備貨 |簽訂認證合同 |執(zhí)行訂單 |際情況表現(xiàn) | | | | | |根據要求整改 | |設計 |配合認證采購計|配和做好技術 |提供技術支持 |修改設計方案 | |開發(fā) |劃 |認證 | |解決物料供應 | | | | | |技術問題 | |中試 |配合認證采購計|配合做好工藝 |提供工藝支持 |修改工藝方案 | |工藝 |劃 |認證 | | | | | | | | | |采購 |制定認證計劃、|跟蹤認證計劃 |跟蹤訂單計劃 |總結物料采購 | |計劃 |訂單計劃 | | |計劃及執(zhí)行情 | | | | | |況 | |采購 |配合認證計劃 |通過認證為企 |協(xié)調處理訂單 |全面審核供應 | |認證 | |業(yè)提供采購環(huán) |執(zhí)行問題 |商 | | | |境 | |調整供應商供 | | | | | |應比例 | |采購 |配合定單計劃 |熟悉采購環(huán)境 |制定訂單合同 |提供供貨商及 | |訂單 | | |跟蹤實施...
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