采購與付款控制制度
黑龍江省完達山股份有限公司 采購與付款內(nèi)部控制制度 第一節(jié) 總 則 第一條 為了加強對黑龍江省完達山股份有限公司（以下簡稱本公司 或公司）物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購漏洞，減少采購風險，根據(jù)《中華人 民共和國會計法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度。 第二條 本制度所稱采購是指本公司購進的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原料 及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料）以及達到固定資產(chǎn)管理標準的各種設(shè) 備的行為，付款是指支付與購進物資或設(shè)備有關(guān)的款項的行為。 第三條 對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當分離，其中包 括： （一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應(yīng)商和洽談價格的業(yè)務(wù)； （二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔任； （三）貨物的采購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。 第二節(jié) 分工與授權(quán) 第四條 對在管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品，公司總部、各分公司必須遵循“集中采購 、相互牽制”的原則，各分公司根據(jù)實際情況，參照本制度的有關(guān)規(guī)定制定本單位的具體 實施辦法并組織實施，同時報公司總部備案，堅決杜絕由使用部門直接自行采購本部門 所需物品的多頭采購、各行其是的現(xiàn)象。 第五條 各分公司在公司總部核定的庫存物資定額標準范圍之內(nèi)，除由總部需集中采購的生產(chǎn)消 耗性物資外，可根據(jù)實際需要自主決定生產(chǎn)消耗性物資的采購，批準權(quán)限由各分公司自 行制定并報公司總部備案； 第六條 固定資產(chǎn)的采購原則上由公司總部統(tǒng)一采購，各分公司采購達到固定資產(chǎn)管理標準的設(shè) 備或構(gòu)成固定資產(chǎn)的其他物資要以獲得公司總部固定資產(chǎn)管理部門的批準或授權(quán)為前提 條件。 第七條 公司總部、各分公司應(yīng)設(shè)置專門的物資管理部門，設(shè)置物資主管崗位，在主管副經(jīng)理（ 副廠長）的領(lǐng)導主持本單位的物資采購工作，設(shè)置物資采購員崗位，負責具體辦理物資 主管人員交辦的物資采購任務(wù)。 第三節(jié) 實施與執(zhí)行 第八條 公司總部、各分公司物資管理部門應(yīng)根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營的范圍、特點和供 貨地點的遠近，保持本單位適當品種和數(shù)量的庫存物資，并根據(jù)物資實際庫存情況，在 各自的采購權(quán)限內(nèi)自主決定物資采購的品種、數(shù)量和地點，及時補充物資庫存量。 第九條 物資使用部門應(yīng)按月向本單位物資管理部門報送本部門的物資使用計劃，如所需物資無 庫存或庫存量不足，則由物資管理部門填寫物資請購單，物資使用部門可對無計劃且無 庫存的急用物資直接填寫物資請購單，經(jīng)倉庫保管員在物資請購單上簽字后，報有批準 采購權(quán)限的人員簽字批準，再交采購員進行采購。無物資請購單的物資，倉庫不得驗收 入庫，財務(wù)部門不得給予報賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責任人的責任。 第十條 公司總部、各分公司的物資采購權(quán)由各物資管理部門集中行使，未經(jīng)各本單 位負責人批準和物資管理部門授權(quán)，其他部門一律不得自行采購本部門所需的物資，否 則倉庫不得驗收入庫，財務(wù)部門不得給予報賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責任人的責任。 第十一條 公司總部、各分公司的物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物 資或錢貨兩清的物資采購除外），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標準、數(shù)量、 價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要約，各單位要明確制定簽訂合同 的權(quán)限，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章保管人有權(quán)拒絕蓋 章并向合同簽訂人的上級授權(quán)部門報告。 采購每項物資，應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來源。對一些大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競 價方式來確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。 第十二條 公司總部、各分公司的物資采購由物資管理部門集中辦理，特殊情況經(jīng)本 單位負責人批準并經(jīng)物資管理部門授權(quán)，可由物資使用部門自行采購所需物資。 第十三條 采購物資到貨后，要及時組織物資管理員進行入庫前的清點驗收，精密儀 器、生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門會同相關(guān)專業(yè)部門共同進行驗收，驗收 過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符 ，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣，驗收合格后，驗收部門的人員應(yīng)對已收物資 編制一式多聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據(jù)。 物資驗收入庫后，才能與供貨方結(jié)清貨款，財務(wù)部門必須憑借付款通知書才能支付購 貨款。 第十四條 按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供合同復印件并填寫付款通知 書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準物資采購的權(quán) 限辦理付款批準手續(xù)后，交公司財務(wù)部門辦理預付貨款業(yè)務(wù)。 第十五條 貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，由采 購員填寫付款通知書并經(jīng)有權(quán)批準物資采購的人員簽字批準后連同發(fā)票、入庫清單和入 庫驗收單一起交由財務(wù)部門辦理付款業(yè)務(wù)；貨物已到發(fā)票未到，驗收合格并與購貨合同 核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)本單位有權(quán)批準物資采購的人員簽字批準，可憑付款通 知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不 準支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾 巴”。 第十六條 物資采購除購置固定資產(chǎn)可不必取得增值稅發(fā)票或向農(nóng)民收購的產(chǎn)品不能 夠取得增值稅發(fā)票外，其他管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品、生產(chǎn)消耗性物資 的采購必須取得增值稅發(fā)票方可報銷。 第十七條 物資采購完畢并取得增值稅發(fā)票后，如發(fā)生退貨或銷售折讓，應(yīng)視不同情 況按以下規(guī)定辦理： （一）采購后在未付款的并且未做帳務(wù)處理的情況下，須由采購員將原發(fā)票和稅款 抵扣聯(lián)退還給銷售方，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協(xié)商實物處理退回工作， 屬于銷售折讓的，采購員應(yīng)從銷售方重新取得折讓后的增值稅發(fā)票。 （二）采購后已付貨款或者貨款未付但已做帳務(wù)處理，發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無法退還的 情況下，由公司財務(wù)部門的稅務(wù)核算人員與當?shù)刂鞴芏悇?wù)機關(guān)聯(lián)系開具進貨退出證明單 或索取折讓證明單，由采購員送交銷售方，并取得銷售方開具的紅字發(fā)票，再轉(zhuǎn)交財務(wù) 部門進行帳務(wù)處理，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協(xié)商實物處理退回工作。 第四節(jié) 檢查與監(jiān)督 第十八條 本公司由內(nèi)部審計人員對采購與付款業(yè)務(wù)行使檢查監(jiān)督權(quán)。 第十九條 對采購與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括： （一）采購與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。 （二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權(quán)行為。 （三）物資采購合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。 （四）物資采購專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點檢查物資采購是否由物資管理部門集中辦理 ，其他部門辦理物資采購是否獲得批準并經(jīng)物資管理部門授權(quán)。 （五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效 ，是否憑付款通知書支付購貨款。 第二十條 內(nèi)部審計人員對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié) ，應(yīng)要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)寫出書面檢查報告，向有關(guān)領(lǐng)導和部 門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。 第二十一條 本制度由公布之日起生效，黑龍江省完達山股份有限公司董事會負責解釋。 黑龍江省完達山股份有限公司董事會
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