五、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則
五、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則 （一）請購 第一條 請購部門的劃分 各項材料的請購部門如下： 1．常備材料生產(chǎn)管理部門。 2．預(yù)備材料物料管理部門。 3．非常備材料： （1）訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門。 （2）其他用料：使用部門或物料管理部門。 第二條 請購單的開立、遞送 1.請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算,參酌庫存情況開立請購單,并注明材料 的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依請購核決權(quán)限呈核并編號(由 各部門依事業(yè)部別編訂),“請購單(內(nèi)購)（外購）”附“請購案件寄送清單”送采購部門。 2.需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料,請購部門應(yīng)以請購單附表，一單 多品方式，提出請購。 3.緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因,并加蓋“緊急采購”章，以 急件卷宗遞送。 4.材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應(yīng)于“請購單”上注明“試車檢驗”及“預(yù)定 試車期限”。 5.庶務(wù)用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請 購。 表12-4 材料請購單 部門: 年 月 日填制 |材 料 |規(guī)范 |部門 |核定 |請購 |估計 |估計 |預(yù)算 | | | | |數(shù)量 |數(shù)量 |單價 |總價 |月份 | |材 |編號 |核 |新 | |料 | |對 |舊 | |別 | |碼 |廢 | |備 注 | | | |請料單|字第 號 | 第三條 免開請購單部分 1．下列總務(wù)性物品免開請購單，并可以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，但其 核決權(quán)限另訂，其列舉如下： （1）賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。 （2）招待用品：飲料、香煙等。 （3）書報（含技術(shù)性書籍及定期刊物）、名片、文具等。 （4）打字、刻印、報表等。 2．零星采購及小額零星采購材料項目。 第四條 請購核決權(quán)限 1．內(nèi)購： （1）原物料： ①請購金額預(yù)估在1萬元以下者，由科長核決。 ②請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預(yù)估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 （2）財產(chǎn)支出： ①請購金額預(yù)估在2000元以下者，由科長核決。 ②請購金額預(yù)估在2000元至2萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預(yù)估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 （3）總務(wù)性用品 ①請購金額預(yù)估在1000元以下者，由科長核決。 ②請購金額預(yù)估在1000元至1萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預(yù)估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 附注:凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。 2．外購 （1）請購金額預(yù)估在10萬元（含）以下者，由經(jīng)理核決。 （2）請購金額預(yù)估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 第五條 請購案件的撤銷 1．請購案件的撤銷應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在“請購單（內(nèi) 購）”或“請購單（外購）”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。 2．采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理： （1）采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。 （2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理 部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。 （3）原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。 （二）一般采購規(guī)定 第六條 采購部門的劃分 1．內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理。 2．外購：由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 3．總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價。專案用料， 必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。 第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的 方式進(jìn)行采購： 1．集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核 定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 2．長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠 商，議定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。 第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通 知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。 （三）國內(nèi)采購作業(yè)處理 第九條 詢價、比價、議價 1．采購經(jīng)辦人員接獲“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及 過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)應(yīng)以電話詢價之外，另需精選三家以上的供 應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。 2．若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢查 所附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，先讓使用部門或請購部門簽注意見 后呈核。 3．屬于買賣慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購經(jīng)辦人員于議價后，應(yīng) 于請購單“詢價記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。 4．對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠 商議價。 5．采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先 進(jìn)行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 6．“試車檢驗”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”注明與廠商議定的付款條件 呈核。 第十條 呈核及核決 1．采購經(jīng)辦人員詢價完成后，在“請購單”上詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商” “交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。 2．采購核決權(quán)限見表12-5。 表12-5采購核決表 |采 購 類 別 |核 決 限 額 |采購核決權(quán)限 | |列屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃|不論金額多少 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |料） | | | |非屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃|不論金額多少 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |料） | | | |財產(chǎn)支出（包括雜項購置）的非生產(chǎn)|3000元以下 |采購主管 | |器材 |3001元至100000元 |經(jīng)理直接核決 | | |100000元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | | |3000元以下 |采購主管 | |財產(chǎn)支出（包括雜項購置）的生產(chǎn)器|3001元至20000元 |經(jīng)理直接核決 | |材 |20001元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |庶務(wù)用品 |3000元以下 |采購主管 | | |3001元至50000元 |經(jīng)理直接核決 | | |50001元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | 附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。 第十一條 訂購 1．采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后，應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或 傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方 式”。 2．若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。 3．采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別 。 第十二條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系 1．國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進(jìn)度控制表”控制采購作 業(yè)進(jìn)度。 2．采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”并注明“異常 原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核實后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理 。 第十三條 整理付款 1．物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料 檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核 對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如 為分批收料的，“請購單（內(nèi)購）”的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。 2．內(nèi)購材料須待試車檢驗的，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部 分，依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。 3．短交應(yīng)補(bǔ)足的，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。 4．超交應(yīng)經(jīng)主管核示，方能依照實收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 （四）境外采購作業(yè)處理（含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù)） 第十四條 詢價、比價、議價 1．外購部門依“請購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料 ，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價作業(yè)，但因特殊情況（ 獨家制造或代理等原因）應(yīng)于“請購單（外購）”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商 詢價、比價或經(jīng)分析后議價。 2．請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意 見后，再讓請購部門確認(rèn)。 第十五條 呈核及核決 1．比價、議價完成后，外購部門應(yīng)填制“請購單（外購）”，擬訂“訂購廠商”“預(yù)定裝 船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權(quán)限核決。 2．核決權(quán)限 （1）采購金額以CIF美元總價折合在×××元（含）以下者由經(jīng)理核決。 （2）采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由總經(jīng)理核決。 3．采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采 購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核 決主管核決。 第十六條 訂購與合同 1．“請購單（外購）”經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。 表12-6 物資境外請購單 廠 商： 電 話 地 址： 請購單編號 |項 次 |物資編號 |品名規(guī)格 |單 位 |數(shù) 量 |單 價 |合 計 | | | | | | | | | |交貨日期 | | |交貨地點 | | |注 | | |交 | | | | |意 | | |易 | | | | |事 | | |條 | | | | |項 | | |款 | | | | 審核： 經(jīng)辦： 2．需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購 核決權(quán)限呈核后辦理。 第十七條 進(jìn)度控制及異常處理 1．外購部門應(yīng)以“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。 2．外購部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時，應(yīng)主動開立“進(jìn)度異常及反應(yīng)單”，記明異常原 因及處理對策，據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請購部門。 3．外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立 “進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。 第十八條 進(jìn)口簽證前（“請購單（外購）”核準(zhǔn)后）的專案申請 1．專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備的申請 專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備時，外購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并 應(yīng)請求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)口單位憑 以向海關(guān)申請專案進(jìn)口及分期繳稅。 2．進(jìn)口度量衡器及管理物品時，外購部門應(yīng)于申請“輸入許可證”之前，準(zhǔn)備“報價單 ”及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機(jī)關(guān)申請核準(zhǔn)進(jìn)口。 第十九條 進(jìn)口簽證 外購材料訂購后，外購部門應(yīng)立即檢具“請購單（外購）”及有關(guān)申請文件，以“申請 外匯處理單”（需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”）送進(jìn)口單位辦理 簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準(zhǔn)時通知外購 部門。 第二十條 進(jìn)口保險 1．FOB、FAS、C＆F條件的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依“請購單（外購）”外購部門指示 的保險范圍辦理進(jìn)口保險。 2．進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請購單（外購）”上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)口 必須公證時，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。 第二十一條 進(jìn)口船務(wù) 1．FOB、FAS的進(jìn)口案件，...
五、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則