10S01銷售業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)F(doc)
國(guó)內(nèi)銷售開發(fā)中心管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZT10S01—1997 檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn) 1997-10-24發(fā)布 1997-11-01實(shí)施 國(guó)內(nèi)銷售開發(fā)中心發(fā)布 國(guó)內(nèi)銷售開發(fā)中心管理標(biāo)準(zhǔn) 檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZT10S01—1997 1 目的與適用范圍 為全面及時(shí)掌握銷售網(wǎng)點(diǎn)和直銷客戶的有關(guān)經(jīng)營(yíng)情況,便于為客戶提供優(yōu)良服務(wù),為營(yíng)銷 決策提供有效依據(jù),保證在相關(guān)場(chǎng)所提供完整的后備資料,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本部門各類檔案資料的管理。 2 職責(zé) 2.1 綜合信息部負(fù)責(zé)銷售網(wǎng)點(diǎn)檔案資料、外界往來(lái)信息資料、集團(tuán)公司及部門內(nèi)部文件資料 的管理。 2.2 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)直銷業(yè)務(wù)檔案資料的管理。 3 管理內(nèi)容 3.1 歸檔范圍 3.1.1 銷售網(wǎng)點(diǎn)檔案資料。 3.1.2 直銷客戶檔案資料。 3.1.3 各類信息、憑證、報(bào)表、銷售合同、各類協(xié)議。 3.1.4 集團(tuán)公司文件。 3.2 歸檔要求 3.2.1 歸檔的檔案資料要保證內(nèi)容的完整性。 3.2.2 銷售網(wǎng)點(diǎn)檔案要按銷售公司、特約經(jīng)銷點(diǎn)加以區(qū)分，并按六大片區(qū)分類存檔。 3.2.3 國(guó)內(nèi)直銷業(yè)務(wù)檔案、機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)歸檔。 3.3 歸檔時(shí)間 各類檔案資料應(yīng)于在本部門設(shè)立之日整理歸檔。 3.4 檔案管理 3.4.1 不同類別的檔案資料應(yīng)設(shè)立檔案夾，并進(jìn)行編號(hào)，按編號(hào)順序編造檔案冊(cè)（附件一）。 3.4.2 檔案管理員應(yīng)維護(hù)檔案的清潔和安全，防止損壞和遺失。 3.4.3 檔案管理員必須注意檔案的機(jī)密性，不得私自轉(zhuǎn)借或翻印。 國(guó)內(nèi)銷售開發(fā)中心1997-10-24批準(zhǔn) 1997-11-01實(shí)施 QG/ZT10S01—1997 3.5 保密 3.5.1 凡查閱密級(jí)的檔案，須經(jīng)本部門主管副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，限在本部門內(nèi)查閱、不得 復(fù)印或摘抄。 3.5.2 任何人不得私自將本部門存檔資料提供贈(zèng)送或出賣給外單位及個(gè)人，不得任意帶出本部 門。 3.5.3 檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對(duì)密級(jí)檔案要重點(diǎn)保管，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，并不得 隨便談?wù)摍n案中秘密資料，否則將嚴(yán)肅處理。 3.6 調(diào)閱 3.6.1 各片區(qū)或外類人員因工作需要調(diào)閱檔案時(shí)，必須經(jīng)綜合信息部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 3.6.2 保密性檔案調(diào)閱，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可調(diào)閱，對(duì)調(diào)閱時(shí)間較長(zhǎng)的，要出具借閱 單（附件二），經(jīng)片區(qū)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)、部門領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借出。 3.6.3 檔案管理員應(yīng)根據(jù)“借閱單”按時(shí)向借閱人員催收檔案資料。 3.7 銷毀 3.7.1 符合下列情況之一的，予以銷毀： a.原檔案資料現(xiàn)已修訂、更改。 b.經(jīng)清理鑒定，確屬無(wú)法使用或無(wú)保管價(jià)值的。 C．已超過(guò)保管期限的。 3.7.2 檔案管理員將要銷毀的檔案填入“檔案銷毀清單”（附件三），經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí) 行銷毀。 3.7.3 被銷毀的檔案應(yīng)在檔案冊(cè)上注銷檔案名。 附加說(shuō)明 本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)內(nèi)銷售開發(fā)中心提出并起草。 本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)內(nèi)銷售開發(fā)中心歸口管理。 附件一 檔 案 冊(cè) |序號(hào)|檔 案 名 |發(fā)文號(hào) |存 檔 |檔案夾 編|等 級(jí) |保 存 |備 注 | | | | |時(shí) 間 |號(hào) | |時(shí) 間 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附件二 借 閱 單 年 月 日 |借閱人 | |部 門 | | |電 話 | |借閱時(shí)間 | | |檔案名 | |等 級(jí) | | |借閱原因 | | |片區(qū)領(lǐng)導(dǎo)意| |部門領(lǐng)導(dǎo)意| | |見(jiàn) | |見(jiàn) | | 附件三 檔案銷毀清單 |序號(hào)|檔 案 名 |發(fā) 文 號(hào) |等 級(jí) |檔案夾 |銷毀日期 |備 注 | | | | | |編 號(hào) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
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