301500檔案管理制度（市場(chǎng)管理部）(doc)
1.0總則 1.1為規(guī)范公司的檔案、保證各類文件資料和實(shí)物的安全管理，特制定本規(guī)定。 1.2檔案定義：檔案是指公司在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料和實(shí)物。 1.3管理部門：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)此規(guī)定的制定、修改、廢止及起草工作。 1.4適用范圍：市場(chǎng)管理部(包括聯(lián)合經(jīng)營部)。 2.0檔案范圍 2.1公司要求歸檔文件資料、實(shí)物包括： 2.1.1公司下發(fā)規(guī)章制度、總字號(hào)和人字號(hào)等總部文件。 2.1.2人事檔案、工資方案及標(biāo)準(zhǔn)、工資發(fā)放表等。 2.1.3會(huì)議記錄及培訓(xùn)資料等。 2.1.4與經(jīng)銷商簽訂的購銷協(xié)議、專柜協(xié)議、促銷品協(xié)議、年度合作協(xié)議/合同等。 2.1.5行政合同、資產(chǎn)管理資料等。 2.1.6公司機(jī)構(gòu)注冊(cè)、年審資料。 2.1.7與總部、市場(chǎng)聯(lián)絡(luò)的相關(guān)函件。 2.1.8會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、帳簿、經(jīng)銷商檔案等資料。 2.1.9法律文書、打假和訴訟案件資料等。 3.0檔案的分類 3.1檔案按其職能性質(zhì)設(shè)為：一級(jí)類目和二級(jí)類目。 3.2檔案分類，一級(jí)類目設(shè)置如下： 1.總部公文類 代字：01 2.人事行政管理類 代字：02 3.經(jīng)營管理類 代字：03 4.會(huì)計(jì)檔案類 代字：04 5.聲像檔案類 代字：05 3.3檔案分類二級(jí)類目的設(shè)置方法如下：（可根據(jù)需要設(shè)置） 3.3.1總部公文類的二級(jí)類目：按工作職能設(shè)置。如：總字號(hào)、人字號(hào) 3.3.2人事行政管理類的二級(jí)類目：按問題性設(shè)置。人事檔案按照《市場(chǎng)管理部人事檔案 管理制度》執(zhí)行。 3.3.3經(jīng)營管理類的二級(jí)類目：按市場(chǎng)及業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置。 3.3.4會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)類目：按憑證、帳薄、報(bào)表等分別設(shè)置。 3.3.5聲像檔案類的二級(jí)類目：按照片、底片、錄像帶、光碟、磁盤等載體分別設(shè)置。 《分類號(hào)標(biāo)識(shí)和案卷排列方法說明》（格式見附件SZ301501） 《檔案分類表》（格式見附件SZ301502） 《檔案分類、歸檔范圍、保管期限表》（格式見附件SZ301503） 3.4檔案按其密級(jí)分為：通用文件和密級(jí)文件。 3.4.1通用文件：指涉及內(nèi)容無需保密的文件。 3.4.2密級(jí)文件：指涉及內(nèi)容重要、機(jī)密且要求在一定時(shí)間內(nèi)嚴(yán)格限制閱讀范圍的，并由 專人負(fù)責(zé)處理傳遞和保管的文件。分為：絕密、機(jī)密、秘密三類。 3.4.3絕密文件包括：財(cái)務(wù)報(bào)表、經(jīng)銷商檔案（帳務(wù)）、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、活動(dòng)方案、人事 報(bào)表、資產(chǎn)報(bào)表、訴訟文書及案件、刮獎(jiǎng)卡等重要資料。 3.4.4機(jī)密文件包括：總部下發(fā)所有文件、工商注冊(cè)資料、法人身份證復(fù)印件、商標(biāo)、工 資標(biāo)準(zhǔn)方案、組織架構(gòu)圖、經(jīng)銷商檔案、與銷售有關(guān)合同、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、發(fā)貨資料、重要 業(yè)務(wù)問題、重要領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要等資料。 3.4.5秘密文件包括：社會(huì)保險(xiǎn)、銷毀資料、客戶資料、合同/協(xié)議、考核結(jié)果、人事檔 案、員工投訴及合理化建議、重要的證照、重要的圖片、聲像等資料。 4.0檔案的立卷 4.1市場(chǎng)管理部（包括所管轄聯(lián)合經(jīng)營部等市場(chǎng)）在工作中形成、已經(jīng)辦理完畢且具保存 價(jià)值的文件資料，按照它們?cè)谛纬珊吞幚磉^程中的聯(lián)系，對(duì)單份文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理組 合成卷。 4.2檔案的立卷遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件資 料的保存價(jià)值，確定案卷的保管期限；科學(xué)分類、整理，便于保管與利用。立卷的具體 要求如下： 4.2.1按年度將文件資料按其形成或?qū)?yīng)年度分開；按職別將聯(lián)系緊密文件資料，如上級(jí) 的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起；按問題將文件資料按其內(nèi)容所反映的問題分開。 4.2.2以問題為主，兼顧其他特征（專柜資料：申請(qǐng)、批復(fù)、圖紙、照片等，經(jīng)銷商檔案 包括：協(xié)議/合同原件、送貨單、代墊、回款、詢證代墊函等），使文件之間的聯(lián)系緊密 ，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限準(zhǔn)確。 4.2.3裝訂文件均統(tǒng)一在左邊，左下角與左上角對(duì)準(zhǔn)后打孔裝訂，同時(shí)必須去掉金屬物和 雜物，對(duì)大小不一、長短不齊的文件要折疊整齊，排列時(shí)一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；定 稿在前、草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被發(fā)文在后；其他文件按其重要程度或形成時(shí)間先后 排列。 4.2.4必須用藍(lán)黑墨水鋼筆填寫《卷內(nèi)文件目錄》（格式見SZ301504），并在左上角擬寫簡(jiǎn) 明確切的案卷標(biāo)題，且在右上角編號(hào)，作為案卷文件的封面。檔案夾（盒）側(cè)面標(biāo)明年 份、案卷文件名稱及編號(hào)。 4.2.5報(bào)表類資料必須有制表部門、報(bào)表名稱、所屬期、經(jīng)手人及部門負(fù)責(zé)人簽字。 4.2.6各市場(chǎng)管理部財(cái)務(wù)科立卷要求，按照《市場(chǎng)管理部會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。 4.2.7與經(jīng)銷商簽訂的協(xié)議、合同必須一式四份，總部存一份原件，另一份原件由財(cái)務(wù)科 負(fù)責(zé)郵寄上海麗斯達(dá)（存入經(jīng)銷商檔案），市場(chǎng)管理部留存復(fù)印件。 4.3每年元月15日前，部門負(fù)責(zé)人出具檔案目錄，統(tǒng)一交所屬市場(chǎng)管理部總經(jīng)理核準(zhǔn)后留 存，同時(shí)報(bào)總部總經(jīng)理辦公室備案一份。 5.0檔案的借閱 5.1總經(jīng)理、副總經(jīng)理可直接借閱所管轄市場(chǎng)管理部的文件檔案。 5.2因工作需要，員工借閱非本崗位工作范圍內(nèi)的檔案，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》 （格式見SZ301505），由部門負(fù)責(zé)人審核，及檔案所屬部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。財(cái)務(wù)以外人員 借閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批，方可辦理借閱手續(xù)。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人可隨時(shí)調(diào)閱市場(chǎng)管理部 資料。 5.3借閱聯(lián)合經(jīng)營部的檔案，必須經(jīng)聯(lián)合經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意方可借閱，禁止其他品牌翻閱 、調(diào)閱公司所有檔案。 5.4每人每次僅限借閱一冊(cè)，借閱時(shí)間不得超過五個(gè)工作日，仍需借閱的須辦續(xù)借手續(xù)； 并及時(shí)認(rèn)真做好檔案借閱與歸還登記手續(xù)。 5.5 借出的檔案嚴(yán)禁擅自復(fù)印，確因工作需要復(fù)印，必須經(jīng)市場(chǎng)管理部總經(jīng)理簽字同意方可 復(fù)印，密級(jí)資料禁止復(fù)?。ㄈ纾轰N售報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事報(bào)表等）。 5.6嚴(yán)禁折疊、拆散、損壞、涂改各類檔案，違者給予相關(guān)負(fù)責(zé)人嚴(yán)重警告以上處分。 5.7借閱人必須嚴(yán)格遵守保密原則，不得私自供他人查閱，如有丟失和泄密檔案內(nèi)容，違 者予以開除。 5.8公司所有員工都有保護(hù)好文件檔案的義務(wù)。 6.0檔案的保管 6.1 檔案保管期限分為：永久60年以上，長期15-60年，短期1- 15年。根據(jù)公司管理需要，市場(chǎng)管理部的檔案保存期限統(tǒng)一暫定為短期。 6.2重要檔案必須存放在帶鎖的專用鐵制柜或木柜。在排列上柜時(shí)，按照類別自左向右， 自上而下排列，并分別在每一個(gè)柜上標(biāo)明案卷類別，以便于管理和查找。 6.3對(duì)照片、聲像、磁盤等載體的檔案統(tǒng)一存放專用柜。 6.4檔案要遠(yuǎn)離易燃、易爆和腐蝕性氣源，嚴(yán)禁吸煙和使用明火，檔案柜內(nèi)應(yīng)施放 防霉、防蟲藥劑，檔案柜要嚴(yán)密上鎖，確保檔案安全性。 6.5財(cái)務(wù)科資料保管要求，按照《市場(chǎng)管理部會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。 6.6不具保存、利用價(jià)值的檔案：部門之間工作知會(huì)函、放假通知等一次性處理完畢的公 文、有時(shí)效性證書，及市場(chǎng)函件保存期限超過6個(gè)月后，可出具銷毀處理報(bào)告，由部門負(fù) 責(zé)人審核，財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人核實(shí)，總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀。其余一律上報(bào)相關(guān)中心主任審 批，后由部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行銷毀，雙方在銷毀清單上簽字后，郵寄總 部總經(jīng)理辦公室備案。 6.6.1聯(lián)合經(jīng)營部的檔案必須專人專管，保證安全。公司下發(fā)的制度、政策性文件以及操 作手冊(cè)等，必須妥善保管；由市場(chǎng)管理部人資科負(fù)責(zé)將下發(fā)已廢止的文件全部收回，統(tǒng) 一銷毀；訂貨會(huì)方案、促銷方案資料，活動(dòng)結(jié)束后，立即作銷毀處理；市場(chǎng)函件保管期 限超過3個(gè)月后可銷毀。銷毀檔案必須列清單，由兩人以上進(jìn)行銷毀，聯(lián)合經(jīng)營部負(fù)責(zé)人 監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字后交市場(chǎng)管理部人資科負(fù)責(zé)人備案。 6.7嚴(yán)禁擅自變賣、銷毀處理各類檔案。 7.0檔案的移交 7.1每年5月之前將具有保存價(jià)值，不再使用的檔案郵寄公司總部。 7.2必須用藍(lán)黑墨水筆填寫《檔案移交清單》（格式見SZ301506），財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理 監(jiān)交時(shí)必須審核是否齊全、完整，簽字后連同檔案一并郵寄至總部。 7.3財(cái)務(wù)方面資料是密級(jí)類資料，應(yīng)與其他資料分開單獨(dú)整理裝箱。郵寄時(shí)指明財(cái) 務(wù)管理中心收，其余檔案均郵寄給營銷中心收。 7.4因公司管理需要機(jī)構(gòu)撤銷、合并，市場(chǎng)管理部必須按公司總部相關(guān)中心的指令辦理交 接和工商注銷、注冊(cè)手續(xù)，并在3個(gè)月之內(nèi)辦妥。 7.5確因業(yè)務(wù)關(guān)系經(jīng)常使用，不能移交的檔案，需填寫《未移交檔案清單》（格式見SZ301 507），由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理核準(zhǔn)，傳真給相關(guān)中心主任審批后交總 部總經(jīng)理辦公室備案。 8.0其他要求 8.1檔案是商業(yè)機(jī)密，保守機(jī)密是檔案保管人應(yīng)盡職責(zé)，保管人應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行保密制度，提 高警惕，堅(jiān)持原則，樹立嚴(yán)格的保密觀念，做到不失密，不泄密，確保檔案的安全。否 則給予責(zé)任人警告以上處分，后果嚴(yán)重的予以開除。 8.2嚴(yán)禁非工作人員進(jìn)入檔案區(qū)域，檔案保管人不得議論檔案內(nèi)容，不得將檔案私自提供 給他人，更不得利用工作之便私自拍照、復(fù)制和抄錄密級(jí)檔案損害公司利益，違者予以 開除。 8.3總經(jīng)理必須每半年對(duì)所管轄市場(chǎng)管理部的檔案是否規(guī)范立卷、全面歸檔、保管安全等 情況進(jìn)行檢查。 9.0附則 9.1本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室制訂并負(fù)責(zé)解釋。 9.2本規(guī)定自2002年11月1日起執(zhí)行，原相關(guān)規(guī)定，同時(shí)廢止。 ----------------------- |制度編號(hào) |檔案管理規(guī)定 |版本號(hào) |第 1 頁 | | |（市場(chǎng)管理部） | |共 4 頁 | |SZ301500 | |2002年第1版 | | | | |擬稿： |審核： |審批： |簽發(fā)： |
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